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ビデオミーティングのエチケット: 出席者に素晴らしい参加体験を提供する 7 つのヒント

マナーを守ることは、特に顧客との会話において重要です。集中して、効果的な Zoom Meeting を開催するための 7 つのヒントをご紹介します。

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公開日 2019年11月27日

本ブログの内容

01 1. 最初に全員を紹介すること - Jumplink to 1. 最初に全員を紹介すること
02 2. 背景が仕事にふさわしい環境で、整理整頓されていること - Jumplink to 2. 背景が仕事にふさわしい環境で、整理整頓されていること
03 3. 画面に表示された自分ではなく、カメラを見て話すこと - Jumplink to 3. 画面に表示された自分ではなく、カメラを見て話すこと
04 4. 気が散る要因を排除し、アジェンダに集中すること - Jumplink to 4. 気が散る要因を排除し、アジェンダに集中すること
05 5. オーディオとビデオの設定を重視すること - Jumplink to 5. オーディオとビデオの設定を重視すること
06 6. 必要な参加者だけを招待すること - Jumplink to 6. 必要な参加者だけを招待すること
07 7. ホストの場合は退室しないこと - Jumplink to 7. ホストの場合は退室しないこと
08 ビデオミーティングのマナーを身につけよう - Jumplink to ビデオミーティングのマナーを身につけよう

Bryce Colburn

Content Strategist, SMB

日常的な人づきあいの中でマナーほど大切なものはありません。もちろん、職場のミーティングでもこれまで以上に「マナー」が求められています。ミーティングのエチケットには、時間厳守、相手の目をしっかり見る、注意を払うなど、古くから守られてきた指針がありますが、この原則をビデオミーティングにも適用することで、生産性の高いビジネス環境を実現することができます。また、「素晴らしいミーティングのホスト」として、あなた個人の評価を上げることができます。従来のビジネスミーティングは、遅延や中断が多く、生産性が低いと思われがちでした。Zoom などの信頼性の高い、使いやすいビデオミーティング用プラットフォームが普及し、ミーティングに対するイメージはよくなりましたが、出席者全員に与えられた時間を最大限に有効活用するには、まだまだ余地があります。飲食をしない、ボディランゲージに気を配る、話している人に敬意を払うなど、ほとんどのミーティングのマナーは常識の範疇で、特別なものではありません。そこで、集中力を持続し、効果的な Zoom Meeting を行うための。7 つのエチケットを紹介します。

現実のミーティングや社交イベントと同様、紹介もせずに初対面の知人が会話を始めることはありません。同じ原則がバーチャルミーティングにも適用されます。和やかな雰囲気を作り、参加意欲を高めるためにも、最初に必ず出席者全員を紹介してください。

出席者には、散らかったオフィスや芸術作品ではなく、ミーティングの内容に集中してもらいたいものです。仕事に適したアートや装飾を施したクリーンな環境であれば、出席者の気が散ることも少なくなります。また、周囲の騒音や動きが少ない静かな場所でミーティングに参加するようにしましょう。Zoom のバーチャル背景機能を使えば、散らかった場所やにぎやかな場所でミーティングに参加しなければならない場合でも、背景の気になる部分を簡単に消すことができます。

画面に映る自分を見ながら話をすると、注意が散漫になっているような印象を与えます。発言するときはカメラに目線を合わせることで、出席者は自分に向かって話しかけられているという印象を持ち、会話に全員参加する環境を作り出すことができます。ウェブカメラとモニターの位置を目の高さにそろえ、カメラに目線を合わせることで、出席者に向かって話しかけるようにしましょう。

メッセージアプリケーションからの通知、着信音、デスクトップで動作しているアプリケーションなどは、気が散る原因になり、出席者が蔑ろにされている印象を与えてしまいます。こうした気が散る要素を軽減することで、全員がミーティングに集中でき、中断を防ぐことができます。

マイクのミュートが解除されているか、カメラがオンになっているかをチェックし、参加者全員の画面に自分の姿が表示されているか、声が聞こえているかを確認します。ミーティングの参加者が発言中にもかかわらず、マイクがミュートになっていることに気づいた場合、[参加者の管理] タブでオーディオのミュート解除を要求し、ミュートになっていることを知らせることができます。また、Zoom Meetings の設定では、ビデオをオンにした状態でミーティングを開始したり、参加する方法、ミュートに設定してのミーティング参加などを管理することができます。

参加や意思決定の必要のないメンバーを招待してしまうと、ミーティングの質が低下してしまいます。他の関係者には Zoom Chat でミーティングの概要を送ることができるので、出席者を限定して、効率的な会議を行うことができます。予定参加者は、受け取ったミーティングの招待状を確認し、実際に出席する必要があるかどうかを判断します。必要ない場合は、ミーティングのレコーディングやサマリーを請求して、必要な情報を入手しするようにしましょう。

ミーティングのホストの一般的なルール: 出席者が自分の好きなように退室し、最後の挨拶ができるように、全員がミーティングから退室したのを確認してから、終了しましょう。当初のホストが先に退出した場合、Zoom は代替ホストを割り当てますが、印象はあまり好ましくありません。ホストが出席者を置いて退室するのは、自分の開いたパーティから逃げ出すようなものです。

組織の中で「生産性の低いミーティングばかり開く人」というイメージを植え付けないようにしたいものです。プロフェッショナルかつ効率的、そして価値あるミーティングを開催するうえで、ビデオミーティングのマナーを守ることは、非常に重要です。このほか、快適なビデオミーティングを開催するためのコツを知りたい場合は、Zoom 製品スペシャリストによる 1 対 1 のデモをご予約ください。