會議與聊天 Zoom Workplace 操作說明

視訊會議禮節：確保良好觀眾體驗的 7 大秘訣

良好的會議禮節可讓您受惠無窮，特別是與客戶開會時。下列是可確保 Zoom 會議讓人專注且有生產力的七大秘訣。

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更新日期 September 12, 2022

發佈日期 November 27, 2019

在此網路日誌中

01 1. 確保在會議一開始先介紹每一個人。 - Jumplink to 1. 確保在會議一開始先介紹每一個人。
02 2. 確保您的背景乾淨整潔，適用於工作。 - Jumplink to 2. 確保您的背景乾淨整潔，適用於工作。
03 3. 交談時要眼看攝影機，而不是看著自己。 - Jumplink to 3. 交談時要眼看攝影機，而不是看著自己。
04 4. 排除干擾並專注在議程上。 - Jumplink to 4. 排除干擾並專注在議程上。
05 5. 留意您的音訊和視訊設定。 - Jumplink to 5. 留意您的音訊和視訊設定。
06 6. 僅邀請需要出席的與會者加入會議。 - Jumplink to 6. 僅邀請需要出席的與會者加入會議。
07 7. 如果您是主持人，應留到最後才離開。 - Jumplink to 7. 如果您是主持人，應留到最後才離開。
08 使用良好的視訊會議禮節 - Jumplink to 使用良好的視訊會議禮節

John Montgomery

行銷內容作家

在我們日常的交流中，表現出好的禮儀永遠是無可取代，且對工作場所的會議來說比以往更加重要。一些約定俗成的原則構成了良好的會議禮節，例如：準時、保持眼神交流、專注。在視訊會議中運用這些原則，有助於建立一個具生產力的業務環境。其也有助於提升您個人的聲譽，將您歸類在「傑出的會議主持人」之中。傳統的商業會議往往被認為沒有生產力，因為會議常發生延遲和中斷問題。如 Zoom 這樣可靠易用的視訊會議平台已幫助會議重建形象，但仍然有其他方式可確保您的所有觀眾都可充分利用所分配的時間。在最常見的會議禮儀中，有一些是非常容易執行的，例如：避免飲食、注意身體語言，還有尊重說話者。下列是其他七大禮節秘訣，這些秘訣有助於確保 Zoom 會議讓人專注且有生產力。

就如真實的會議或社交活動一樣，您不會在未介紹兩個互相不認識的人之前就直接展開對話。虛擬會議也同樣適用這一個常規。確保在您主持活動的一開始就介紹所有的人，以創造一個令人愉悅的環境，且可激發參與程度。

您會想要觀眾的焦點放在會議內容，而不是放在凌亂的辦公室，或是搶眼的藝術收藏上。讓背景配置保持整潔，且擺飾和藝術品適合工作環境，如此才能降低觀眾分心的機會。您也應嘗試從一個安靜的區域參加會議，讓背景噪音和人遠走動保持在最低程度。如果您不得不在凌亂或吵雜的地點舉行會議，Zoom 所提供的虛擬背景功能是一個杜絕背景干擾的簡易方式。

如果您在談話時看著畫面上的自己，會讓人感覺您似乎沒有專心於此。談話時對著攝影機進行眼神直接交流，可給予觀眾您是看著他們，而不是望著旁邊的印象，如此可製造一個大家都有融入對話的氣氛。確保將您的網路攝影機和顯示器對準在眼睛高度，如此就可以對著攝影機看，並提高與其他觀眾眼神交流的機會。

傳訊應用程式的提醒通知、鈴響和您桌上型電腦上的應用程式可能會造成干擾，讓您的觀眾感覺被看輕，不受尊重。減少這些干擾有助於提升對會議的專注性，且可保持會議不被中斷。

檢查您的麥克風是否解除靜音，以及攝影機是否開啟，以確保所有觀眾在您說話時都可聽到和看到您。如果您注意到有人在會議中說話，但他的麥克風是靜音時，您可以在「管理與會者」標籤中要求他們解除靜音音訊來提醒他們。您也可在 Zoom 會議設定中管理開始和加入會議的方式，如視訊開啟、以靜音方式進入會議等。

邀請不需要出席或是不參與決策的同事加入會議，會對會議品質造成不利。您可以透過 Zoom Team Chat 為其他相關人員寄送會議摘要，如此您可以限制觀眾人數，以保持會議順暢。作為受邀者，您被邀請加入會議時應檢視任何您所收到的會議邀請，以確保您是否真的需要參加。如果沒有參加會議的需要，可要求給予您會議錄製內容或是摘要，來獲得您所需的資訊。

會議主持人的一般通則是等到所有人都離開會議後才切斷連線，如此可讓觀眾以自己的步調離開，並在斷線前進行最後的交流。如果原來的主持人先行離開，Zoom 會指派一位備選主持人，只是這會留下不好的印象。留下會議中的人自己先行離開的主持人，有如從您自己的宴會中不告而別一樣。

您不會想讓自己成為那一個在組織裡，被人指說是安排很多會議都沒有生產力的人。使用良好的視訊會議禮節極為重要，可確保您的會議具有專業性、效率和價值。如需其他秘訣和技巧，了解如何主持一場讓人留下深刻體驗的視訊會議，請即刻安排由 Zoom 產品專員為您提供一對一示範。