オフィス マネージャーが Zoom Phone を選ぶ 8 の理由

企業の中で、オフィス マネージャーほど忙しく、重要なロールをこなす従業員はいません。 新入社員の研修、管理業務の取り組み、IT 部門との調整、役員の対応など、マルチタスクをこなすスーパースターたちは、仕事が楽になるテクノロジー ソリューションを必要としています。

今回は、Zoom Phone を利用している数名のオフィス マネージャーにインタビューし、日常のコミュニケーション ニーズについて、また多彩な機能を搭載したクラウド電話システムがワークフローの軽減と生産性の向上を実現し、煩雑な管理業務から解放する様子について伺いました。

Zoom Phone がオフィス マネージャーにとって欠かせないソリューションである理由を紹介します。

権限の変更、Zoom Phone アカウントを使用したユーザーのプロビジョニング、コール パッケージの割り当てまたは削除を Zoom 管理ポータルから直接実行できるので、日常的なシステムの管理作業を合理化し、貴重な時間を節約できます。 Zoom Meetings をすでに使用している場合は、一元化されたダッシュボードからすべての Zoom ソリューションを簡単に管理できます。インターフェースもユーザー管理要件もバラバラな複数のソリューションを操作する必要がありません。

Zoom ダッシュボードには簡単に問題を特定できる診断機能が備わっており、パフォーマンスの問題の診断に費やす時間を大幅に削減できます。 問題を素早く診断し、通話パフォーマンスを確認できるので、Zoom ダッシュボードさえ見れば、単純な修理で対応できるのか、IT のサポートが必要かをすぐに見極められます。

毎朝、何件ぐらいのボイスメールをチェックしますか？ ボイスメールの文字起こし機能を使用すれば、ボイスメッセージを並べ替えて、優先順位付けできるので、最初に返信が必要な電話をサッと判断することができます。 メールを開いて文字起こしに目を通せば、一番に対応が必要な電話がすぐに判断できるので、重要な電話から先に処理できます。

オペレーターに接続しなくても、必要な担当者と連絡が取れる自動受付機能を使えば、もうお客様を待たせたままにすることはありません。 営業時間のルーティング設定では、営業時間外でも連絡が取れるよう設定することができます。

代理通話機能で、自分の時間もエクゼクティブの時間も有効に使いましょう。 Zoom Phone では、代理で電話の着信と発信が可能です。エクゼクティブの邪魔をすることなく、素早く効率的に通話を管理できます。

Zoom Phone の直感的な企業ディレクトリなら、かけたい番号が簡単に見つかります。Zoom Phone では相手先の番号を覚える必要はありません。担当者の名前を入力するだけで、ディレクトリに表示されます。ディレクトリには、相手が通話中か、電話に出られるかステータスが表示されるので、時間を節約できます。

Zoom Phone のリモート管理は、自宅にいるときでも、業務用電話システムを管理できる機能です。インターネット接続と管理権限さえあれば、どこにいても、サインインして電話ソリューションを管理できます。

Zoom Phone の営業時間設定をオンにすれば、仕事はオフィスを出れば終了。 営業時間を設定できるので、就業時間が終われば電話が鳴ることはありません。家族や友人との時間をゆっくり楽しむことができます。 また、モバイル デバイスでも仕事の電話には Zoom Phone の番号を割り当てられるので、プライベートな番号を公開せずに済みます。

Zoom Phone 101 ウェビナーでは、Zoom Phone の詳細、主な機能、組織のつながりを維持する仕組みをご紹介します。