Migrazione di un PBX locale al cloud: Attivazione dell'ufficio ibrido
- 01 Panoramica sintetica - Jumplink to Panoramica sintetica
- 02 Questo è il momento giusto per passare al cloud - Jumplink to Questo è il momento giusto per passare al cloud
- 03 Perché Zoom Phone? - Jumplink to Perché Zoom Phone?
- 04 Una piattaforma conveniente e di livello superiore - Jumplink to Una piattaforma conveniente e di livello superiore
- 05 Collegamento flessibile del cloud alla PSTN - Jumplink to Collegamento flessibile del cloud alla PSTN
- 06 Per iniziare - Jumplink to Per iniziare
Panoramica sintetica
Quando si tratta di comunicazioni vocali, il cloud è uscito vincitore dalla diatriba fra sistemi cloud e locali. La maggior parte delle aziende si sta muovendo verso il cloud e sceglie sempre più il modello UCaaS (Unified Communications as a Service) per tale migrazione.
In effetti, negli ultimi anni, le implementazioni voce basate su strutture locali sono in declino, mentre le implementazioni di soluzioni cloud sono in aumento.
Comunicazioni sul luogo di lavoro – Licenze e unità spedite | T3 2017 – 3° trimestre 2020
Dal T3 2017 al T3 2020, le spedizioni di linee IP in sede sono diminuite del 6%, le spedizioni di telefoni del 29% e le spedizioni di client UC in sede sono diminuite del 4%. Da trimestre a trimestre (QoQ), le installazioni di linee IP in sede sono diminuite del 9% e le spedizioni di telefoni sono diminuite dell'11%.
Dall'inizio della pandemia di COVID-19, gli adeguamenti delle aziende per supportare la continuità aziendale indicano che le organizzazioni che non migrano nel cloud rischiano di rimanere indietro.
Nota: i numeri sono espressi in migliaia
Fonte: Wainhouse, T3 2020 UC SpotCheck
Un altro fattore che influisce sulla migrazione nel cloud è il fatto che molti sistemi PBX tradizionali sono alla fine del ciclo di vita e i produttori stanno iniziando a interrompere il supporto. Trovare le risorse in grado di gestire un PBX tradizionale può essere difficile, in quanto la maggior parte degli amministratori ha adottato le competenze più moderne di amministrazione cloud.
Man mano che le organizzazioni si muovono verso ambienti di lavoro ibridi, la modernizzazione delle comunicazioni diventa un fattore critico per l'azienda. Nel prossimo futuro, molti dipendenti continueranno a lavorare da casa o da un'altra località remota.
"La nostra ricerca mostra che mentre che le società di tutto il mondo iniziano a riportare i dipendenti in ufficio, il 38% delle aziende avrà aumentato le percentuali di lavoratori a distanza. Le aziende continuano a cercare soluzioni UC per aumentare la produttività dei dipendenti fornendo loro maggiore flessibilità e più applicativi comprese collaborazione e comunicazioni video e audio. Il cloud offre agli amministratori più opzioni di implementazione e gestione delle comunicazioni unificate, oltre a funzionalità e applicazioni più recenti e aggiornate".
Diane Myers, Chief Analyst, Enterprise Communications presso Omdia
Uno dei vantaggi della migrazione delle comunicazioni vocali al cloud è la possibilità di disporre di un'offerta UCaaS completa che facilita le comunicazioni interne ed esterne in modalità diverse e sostituisce una soluzione unicamente vocale.
Inoltre, molte organizzazioni preferiscono una soluzione cloud. Questa offre un controllo più prevedibile della spesa, consentendo di espandere e contrarre i servizi secondo l'andamento delle esigenze aziendali.
Questo è il momento giusto per passare al cloud
Le esigenze di comunicazione della maggior parte delle aziende hanno superato le capacità di un PBX tradizionale. I dipendenti stanno lavorando sempre più da casa o da un'altra località remota. Ci sarà sempre bisogno di un "guerriero di strada" che si affida a un dispositivo mobile per tutte le comunicazioni personali e aziendali. Di conseguenza, le comunicazioni basate sul cloud continueranno a crescere rapidamente, man mano che le aziende si renderanno conto della flessibilità, della semplicità e della riduzione dei costi generali connesse a una soluzione cloud.
Anziché sostituire semplicemente un vecchio sistema telefonico con un nuovo sistema, potete utilizzare la migrazione per offrire le funzionalità avanzate della comunicazione unificata, che includono messaggistica e riunioni e rendono i dipendenti più produttivi ed efficienti. Questa soluzione telefonica dovrebbe consentire agli utenti di commutare facilmente tra chat, chiamate e riunioni. Dovrebbe inoltre offrire un'esperienza intuitiva sui diversi dispositivi, dal cellulare al computer da scrivania, al telefono fisso.
Lo sfruttamento di questa opportunità per espandere le funzionalità del sistema telefonico con una soluzione UCaaS completa offre diversi vantaggi:
- Continuità aziendale. Le applicazioni e le opzioni di connettività cloud eliminano le possibilità di interruzione del servizio relative all'hardware locale e alle linee che collegano la sede locale alla rete PSTN. La logica, le funzionalità e la connettività del servizio PBX cloud sono basate su data center geograficamente ridondanti e affidabili nel cloud, in modo che le chiamate possano sempre essere instradate e ricevute grazie a opzioni flessibili. Le aziende possono pubblicizzare un unico numero identificativo per modalità diverse, come chiamate, SMS, chat, insieme a funzionalità aggiuntive come collaborazione, riunioni video, lavagne e sale flessibili. I dipendenti possono lavorare ovunque si trovino, in qualunque momento e su qualsiasi dispositivo, senza diminuire la produttività.
- Mobilità. Le soluzioni di comunicazione nel cloud come Zoom offrono un'esperienza affidabile sia sui dispositivi mobili sia sui desktop, rendendo disponibile il telefono aziendale agli utenti ovunque si trovino. Un'unica applicazione garantisce ai dipendenti un'esperienza utente intuitiva, indipendentemente dal luogo in cui si trovano e dal dispositivo che utilizzano.
- Integrazione con applicazioni di terze parti. Le soluzioni cloud vengono costantemente innovate e la possibilità di un'integrazione perfetta con le applicazioni aziendali rappresenta la chiave di volta di UCaaS. I dipendenti apprezzeranno la possibilità di avviare le comunicazioni direttamente dalle applicazioni, come parte del loro lavoro. Zoom aggiunge regolarmente integrazioni per le app specifiche del settore.
- Gestibilità. L'amministrazione e la gestione di una soluzione di comunicazione nel cloud tramite portale web semplifica l'accesso in qualsiasi momento e ovunque l'amministratore abbia una connessione Internet. Inoltre, Zoom progetta portali di amministrazione semplici e intuitivi, in modo che gli amministratori non debbano essere esperti nel campo informatico per poter gestire il sistema.
- Esperienza utente su un'unica piattaforma. In passato, un PBX tradizionale era dedicato alla sola telefonia, quindi gli utenti dovevano avere un software a parte per le conferenze web e la messaggistica. Con le moderne soluzioni unificate, sono necessari una sola piattaforma e un solo client perché l'utente possa disporre di una gamma completa di modalità per comunicare. L'onboarding e l'adozione da parte degli utenti sono molto più semplici se devi installare e imparare il funzionamento di un solo client.
- Scalabilità. Le comunicazioni nel cloud si espandono e si contraggono secondo i flussi di lavoro della tua attività. Quando aggiungi dipendenti o sedi, è sufficiente aggiungere utenti alla licenza, creando un nuovo account. Allo stesso modo, quando chiudi una sede o riduci le dimensioni, puoi disattivare gli utenti dal portale amministratori. È facile dimensionare correttamente la soluzione di comunicazioni utilizzando solo le risorse necessarie.
- Disponibilità globale. A differenza delle soluzioni in sede basate su hardware preinstallato, i data center nel cloud possono essere progettati in modo da garantire totale affidabilità in una solida rete globale. Questa resilienza supporta gli utenti indipendentemente dalla loro posizione, instradando in modo nativo il traffico per ottenere le migliori prestazioni di comunicazione in tempo reale.
- Agilità e innovazione. Le soluzioni cloud vengono costantemente innovate grazie all'aggiunta di nuove funzionalità. Questi aggiornamenti fanno parte del normale ciclo di rilascio del software. Le aziende possono trarre vantaggi immediati dall'adozione di nuove funzionalità, correzioni e miglioramenti della sicurezza con la velocità del cloud, senza l'onere del continuo aggiornamento delle soluzioni in sede.
- Costo totale di proprietà. Negli ultimi anni, la trasformazione digitale ha portato le aziende a modificare il settore operativo aziendale sfruttando applicativi che le aiutano a migliorare collaborazione, flessibilità e innovazione, in modo da rimanere competitive nei propri campi. Grazie alle comunicazioni nel cloud, le aziende possono sfruttarne la sicurezza e l'affidabilità e trarre vantaggio dall'economia di scala offerta da un provider di servizi cloud, indipendentemente dalle dimensioni: dalle microimprese alle piccole e medie imprese (PMI), fino alle multinazionali. Possono integrare le loro esigenze di telefonia in iniziative più ampie di trasformazione digitale, aumentando la collaborazione e la produttività degli utenti, riducendo il costo totale di proprietà (TCO) e migliorando i risultati d'esercizio.
Fattori di scelta delle UCaas
Sulla base di sondaggi condotti da Omdia Research sui fattori che determinano la scelta delle soluzioni Unified Communications as a Service le ragioni principali sono il miglioramento della produttività dei dipendenti e le iniziative di trasformazione digitale. Elementi che sono aumentati a dismisura durante la pandemia, quando le aziende hanno dovuto far lavorare da casa tutti i dipendenti per un tempo indefinito. I dirigenti stanno richiedendo questa trasformazione per consentire ai dipendenti di lavorare in modo flessibile con i dispositivi mobili, in modo che l'azienda possa restare competitiva e reattiva riducendo nel contempo i costi operativi totali.
Perché Zoom Phone?
Zoom Phone è un componente chiave della piattaforma UCaaS di Zoom, che offre un'esperienza ottimale in tutte le modalità di comunicazione. I vantaggi principali di Zoom come soluzione di comunicazione unificata, includono:
- Piattaforma unica e affidabile. La piattaforma Zoom offre telefono, riunioni, chat, webinar, sale, API e un ricco ecosistema di sviluppatori. Un'unica esperienza utente intuitiva che gestisce le chiamate su dispositivi mobili, computer desktop e telefoni fissi.
- Architettura basata su video. Zoom è una soluzione cloud nativa e ottimizzata fin dall'inizio per il video. La nostra architettura consente di distribuire le riunioni attraverso la rete del data center per garantire tempi di funzionamento ottimali, scalabilità della piattaforma e un'esperienza di comunicazione affidabile.
- Innovazione rapida e integrazioni di terze parti. Zoom migliora regolarmente i prodotti aggiungendo nuove funzionalità, e il solo Zoom Phone ne include oltre 400. Zoom Phone si integra anche con le più diffuse applicazioni aziendali tra cui Salesforce, Google Workspace, Slack e Microsoft Team, per una connettività agevole e una maggiore produttività.
- Funzionalità telefoniche moderne per tutto il team. Zoom Phone offre ampie funzionalità per tutti i membri dell'organizzazione: dai ruoli di vendita e assistenza clienti, ai centralinisti, ai responsabili degli uffici, e persino ai dirigenti.
Funzioni per l'utente finale
- Esperienza client unica. Zoom è disponibile su PC, Mac, iOS e Android. Dopo aver ricevuto le licenze, gli utenti hanno un'esperienza telefonica completa di ogni funzionalità, disponibile nell'app Zoom per dispositivi mobili e per desktop.
- Mobilità. È possibile accedere a Zoom Phone da un dispositivo mobile, in modo da non dover utilizzare il proprio numero personale per lavoro mentre si è in viaggio.
- SMS/MMS. Con il Client Zoom Desktop o con l'app per dispositivi mobili puoi inviare e ricevere messaggi di testo (SMS).
- Trasformazione in riunione. Puoi trasformare una telefonata in una riunione video Zoom. Gli altri utenti di Zoom Phone verranno invitati automaticamente a partecipare alla riunione. Gli altri utenti telefonici parteciperanno alla riunione Zoom come partecipanti solo via telefono.
- Trasferimento delle chiamate. Metti in attesa una chiamata e rispondi da un altro dispositivo: il Client Zoom Desktop, l'app per dispositivi mobili o il telefono fisso fornito da Zoom.
- Monitoraggio delle chiamate. Questo set di funzionalità consente a un utente di inserirsi nella chiamata di un altro utente. Le opzioni di monitoraggio includono:
- Ascoltare. Un utente di Zoom Phone può ascoltare una chiamata effettuata da un altro utente di Zoom Phone senza che le altre parti se ne accorgano.
- Parlare sottovoce. Un utente di Zoom Phone può parlare in chiamata con l'utente monitorato senza che le altre parti se ne accorgano.
- Intervenire. Un utente di Zoom Phone può inserirsi in una chiamata e parlare con tutti gli interlocutori. In questo modo, la chiamata si trasforma in una telefonata a tre.
- Subentrare. Un utente di Zoom Phone può assumere il controllo della chiamata dall'utente monitorato.
- Registrazione chiamate. Consente registrare una chiamata ad hoc in caso di chiamate offensive o di situazioni di crisi che richiederebbero una registrazione da parte delle autorità.
Funzioni dell'amministratore e del sistema
- Sicurezza. Zoom Phone utilizza la crittografia AES-GCM a 256 bit e si integra con sistemi di cercapersone, sistemi per diffusione di chiamate d'emergenza e dispositivi telefonici fisici di svariati produttori.
- E911 nomadico. È possibile contattare i servizi di emergenza ovunque e avvisare contemporaneamente un team interno addetto alla sicurezza senza richiedere un fornitore di servizi 911 aggiuntivo.
- Coda delle chiamate. Sono disponibili potenti funzionalità di accodamento, insieme alla capacità di definire le regole di distribuzione automatica delle chiamate e di overflow delle code.
- Operatori automatici. È possibile di creare facilmente opzioni di risposta automatica per indirizzare le chiamate in entrata sulla linea principale.
- Sistema IVR (Risposta vocale interattiva). Consente di personalizzare l'orario lavorativo, i messaggi di saluto, le regole di instradamento e il menu di risposta vocale.
- Portale amministratori. Il portale amministratori Zoom, progettato per un utilizzo facile e intuitivo da parte di utenti non esperti in campo informatico, fornisce applicativi di gestione affidabili, come richiesto dalle grandi aziende. Non è richiesta alcuna programmazione dal prompt dei comandi da parte di un amministratore Zoom.
- Report, analisi e gestione. Puoi eseguire il provisioning e la gestione degli utenti, monitorare in modo intelligente le interazioni professionali e altro ancora direttamente dal portale di amministrazione centralizzato.
Flessibilità hardware
- Ecosistema di dispositivi affidabili. Zoom dispone di un programma di certificazione per diverse categorie di hardware, che consente di offrire esperienze utente agevoli in ogni modalità di comunicazione. Zoom, oltre a certificare i dispositivi per gli utenti finali e per i sistemi di sala, certifica anche i dispositivi analogici come cercapersone e interfono.
- Dispositivi Zoom Phone. Endpoint con funzionalità voce e video complete, ideale per gli uffici della dirigenza o per spazi condivisi, come le sale riunioni di piccole dimensioni.
- Zoom per casa. Zoom ha collaborato con Google, Amazon, Facebook e Neat per offrire un'esperienza Zoom completa, per video e telefono sui dispositivi consumer più diffusi, per offrire una migliore operatività agli utenti remoti.
Visita il sito web di Zoom Phone per trovare un elenco completo delle funzionalità disponibili e ulteriori informazioni sull'hardware.
Zoom rappresenta una soluzione economica per le aziende che migrano a una soluzione UCaaS, come dimostra lo studio di Nemertes nella sua pubblicazione del 2020 sull'analisi di costi-benefici della collaborazione e dei centri di contatto nei luoghi di lavoro. Considerando il costo operativo annuale per ogni licenza, quello Zoom è stimato in 525 USD rispetto alla media del settore di 1196 USD. La maggior parte delle aziende intervistate che si affidano a Zoom per le comunicazioni trovano che sia Zoom superiore alla concorrenza per abilitare la forza lavoro remota.
Vantaggi della migrazione a Zoom Phone
World Fuel Services disponeva di un sistema telefonico tradizionale che richiedeva contratti di assistenza costosi, gestione in sede e costi di manutenzione elevati. L'organizzazione è migrata sul cloud con Zoom Phone e soluzioni unificate, risparmiando denaro, ottenendo agilità operativa e migliorando l'efficienza aziendale.
Collegamento flessibile del cloud alla PSTN
Zoom Phone offre opzioni flessibili alle aziende per la connessione del PBX cloud alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN). Queste opzioni includono il servizio PSTN locale o BYOC (Bring Your Own Carrier).
Opzioni PSTN locali
Zoom Phone offre la connettività PSTN locale in 47 paesi e territori, e continua ad aggiungere nuove regioni al proprio portafoglio. Zoom Phone offre i programmi flessibili per rispondere alle esigenze delle aziende di qualsiasi dimensione, dalla grande azienda multi-nazionale alle piccole imprese con presenza locale in un unico paese.
I piani variano dai piani regionali in USA/Canada, Regno Unito/Irlanda, Australia/Nuova Zelanda, oltre a un piano Global Select per le aziende esterne a queste regioni. Sono disponibili piani a consumo e illimitati, oltre a opzioni per i numeri verdi.
Opzioni BYOC
Zoom Phone BYOC consente di usufruire di tutti i vantaggi e funzioni di Zoom Phone, mantenendo al contempo contratti, numeri telefonici e tariffe del proprio operatore preferito. Il risultato è una maggiore flessibilità e controllo sul percorso della propria organizzazione verso una soluzione cloud.
Con BYOC di Zoom Phone, la connettività PSTN può provenire dalla sede del cliente con linee che vanno dal peering tradizionale, noto come "premises peering" o dal provider cloud PSTN desiderato, al nostro cloud UCaaS noto come "cloud peering".
"Inizialmente pensavamo che Zoom Phone non fosse una scelta possibile perché in Colombia non era supportato. Abbiamo però scoperto che potevamo utilizzare il nostro operatore, quindi potevamo usare Zoom Phone sulla rete PSTN di Colombia Telefonica".
Santiago Lievano, Responsabile IT, Frontera Energy
Scopri di più
Per iniziare
Nel prepararvi a migrare nel cloud le comunicazioni voce, considerate quanto segue:
LISTA DI CONTROLLO
Coordinatevi con le parti interessate
Identificate gli sponsor esecutivi e concordate i criteri per definire il successo in azienda. Create un team multifunzionale in tutta l'organizzazione, che rappresenti le vostre esigenze.
Assegnate le priorità
Identificate le persone, i casi d'uso e gli scenari voce unici. Definite in che modo la soluzione proposta soddisfa i requisiti per ogni tipo di utente. Identificate le dipendenze, come la chiusura di fine anno o i requisiti stagionali, che potrebbero limitare la tempistica di distribuzione.
Riesaminate i risparmi economici
È importante tenere presente che una soluzione cloud in genere ha un investimento iniziale ridotto, a differenza di una soluzione locale. Con una soluzione cloud, la spesa è più prevedibile e in genere i contratti possono essere strutturati annualmente o mese per mese.
Scoperta e adeguamento
Avete requisiti tradizionali che potrebbero essere modernizzati passando al cloud? Incontrate gli operatori per parlare delle scelte possibili. Quanti utenti utilizzeranno un telefono fisso anziché un softphone con un dispositivo USB, come un auricolare. Che dispositivi distribuirete agli utenti mobili?
Pianificare la migrazione
Se siete distribuiti in più siti, potete eseguire per prima l'implementazione in un sito più piccolo perché il team acquisisca familiarità con il processo di avviamento. Assicuratevi di considerare il tempo necessario per il trasferimento dei numeri telefonici e per le comunicazioni alle principali parti interessate e agli utenti finali.
Pianificazione dell'adozione
Se state passando a una nuova piattaforma di comunicazione, o semplicemente aggiungendo altre modalità a quella esistente, dedicate del tempo per far sì che gli utenti finali conoscano le nuove funzionalità. Coordinate la formazione con il programma di distacco/migrazione in modo che gli utenti possano utilizzare comodamente la nuova soluzione. Volantini, video e corsi di formazione con istruttore sono tutte ottime scelte. Identificate le persone dell'organizzazione in grado di aiutare i singoli team a effettuare la transizione.
Corsi da parte di esperti e self-service
Tutti i clienti di Zoom Phone hanno diritto a tre riunioni di assistenza all'implementazione con l'Enablement Team di Zoom Phone per configurare le impostazioni del portale web. Sono inoltre disponibili le seguenti risorse self-service:
- Tutorial video e guide rapide per gli amministratori degli account
- Tutorial video e guide rapide per gli utenti finali
- Kit di formazione per gli utenti finali
Per i clienti con implementazioni più complesse o che desiderano un'assistenza da parte di tecnici professionisti e una gestione dei progetti durante la migrazione, il team dei Servizi professionali Zoom può fornire assistenza per quanto segue:
- Gestione tecnica dedicata al progetto
- Analisi e progettazione dell'architettura
- Strategia di implementazione e supporto
- Servizi di consulenza tecnica
"Questa è stata la messa in esercizio più fluida a cui abbia mai assistito. Gli utenti
non sarebbero mai venuti a sapere che stavamo passando a un nuovo sistema se non avessero dovuto migrare… e con una finestra valida di sole 6 settimane per farlo. La nostra azienda ha gestito progetti più piccoli di una sostituzione del sistema telefonico, che, tuttavia, hanno richiesto mesi di lavoro."
Vice presidente senior, società di commercio online con sede nella Silicon Valley
"Abbiamo deciso che rivolgerci direttamente ad esperti avrebbe ridotto i potenziali problemi che sarebbero emersi con una gestione autonoma. È stato tutto molto intuitivo, ma avere una rete di sicurezza ha contribuito a rassicurare tutte le parti interessate… e il prezzo era decisamente competitivo: chiaro e senza sorprese".
Direttore informatico dell'azienda di commercio online
Successo dei clienti che utilizzano Zoom Phone
"In passato, a tutti serviva un telefono fisso. Con Zoom, non c'era più la necessità dei telefoni fissi. In seguito a questa trasformazione, l'uso dei telefoni tradizionali si è notevolmente ridotto. Quindi, dal punto di vista del ROI, implementando Zoom Phone abbiamo ridotto i costi dal 30 al 40%".
–Craig Williams, CIO, Ciena
Guarda ora"Ci interessava una piattaforma di telefonia cloud che non richiedesse linee SIP con possibili singoli punti di errore, o intermediari SIP, perché Zoom Phone è un fornitore di telefonia realmente globale. Abbiamo anche appreso che con Zoom Phone avremmo potuto realizzare un risparmio rispetto alle principali alternative, oltre a risparmi significativi rispetto al nostro sistema telefonico esistente."
David Thomas, Responsabile informatico dello studio legale britannico Stevens & Bolton
Scopri di più"Il nostro sistema telefonico digitale [in sede] stava diventando obsoleto. Era antiquato, costoso e difficile da gestire dal punto di vista tecnico. Ci siamo dovuti rivolgere a un tecnico di rete per far installare dei nuovi telefoni".