Guide de Zoom AI Companion 2.0 pour les responsables informatiques

Les entreprises perçoivent de plus en plus l’IA comme une technologie nécessaire, plutôt qu’un avantage. En tant que responsable informatique, vous vous trouvez en première ligne de cette vague de transformation numérique, avec pour mission de fournir la technologie qui permettra à vos équipes de collaborer et communiquer efficacement. 

Vu la variété des solutions d’IA disponibles sur le marché, votre équipe sera probablement découragée lorsqu’elle devra évaluer et tester ces outils en tant compte de plusieurs critères, notamment le coût, la qualité, les intégrations, la sécurité et la confidentialité. Trouver une solution fiable et efficace prend en effet du temps. Cependant, la lenteur d’action excessive présente des risques. À défaut de pouvoir utiliser des outils d’IA approuvés, les employés les plus impatients pourraient choisir de recourir à des applications non validées. Il sera alors impossible de savoir comment les données de l’entreprise sont traitées ni si elles servent à entraîner des modèles d’IA tiers. Sans compter que vos équipes ne profiteront pas des gains de productivité que l’IA peut apporter.

Il se peut que vous deviez gérer d’autres responsabilités : incorporer l’IA dans les flux de travail existants, intégrer les nouveaux utilisateurs et promouvoir l’IA auprès du personnel pour encourager son adoption. 

C’est là qu’intervient Zoom AI Companion, votre assistant IA intelligent. Il fait partie intégrante de la plateforme Zoom Workplace en laquelle vous avez confiance, ainsi que de l’expérience de collaboration que vos collègues connaissent et apprécient : un moyen facile de synthétiser les réunions et les fils de discussion, de rédiger des e-mails et des messages de chat de groupe, et de développer et d’organiser des idées sur un tableau blanc ou un Zoom Doc. Et comme cet assistant est inclus sans frais supplémentaires dans les forfaits Zoom éligibles*, vous n’avez pas à faire tenir un nouvel investissement dans votre budget.

Que vous envisagiez sérieusement d’adopter AI Companion ou souhaitiez des conseils pour le déployer au mieux, nous avons rassemblé ci-dessous toutes les informations nécessaires. Si vous ne connaissez pas encore AI Companion 2.0, découvrez ce qu’il peut apporter à votre équipe.

Une évaluation rigoureuse de chaque application est essentielle pour assurer la sécurité des données de l’entreprise et réduire les risques potentiels. Notre engagement en faveur d’une IA responsable repose sur une forte culture de bienveillance, qui place la sécurité et la confidentialité au centre de nos produits. Si votre entreprise utilise déjà Zoom, vous savez probablement toute la priorité que nous attachons à la sécurité, à la confidentialité et à la conformité sur l’ensemble de notre plateforme.

Il est important de noter que Zoom n’utilise aucun contenu client audio, vidéo, ou issu des fonctionnalités de chat ou de partage d’écran, ou provenant de pièces jointes ou d’autres types de communications (tels que des résultats de sondages, des tableaux blancs et des réactions) pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de Zoom ou de tiers.

Si vous ne connaissez pas nos pratiques en matière de sécurité et de confidentialité, notre livre blanc sur la sécurité et la confidentialité avec AI Companion détaille les caractéristiques de nos produits et notre approche de l’IA responsable. Il répond à de nombreuses questions que vous pouvez vous poser lors de l’évaluation de nos solutions d’IA. 

Pour en savoir plus sur :

• la manière dont nous utilisons et protégeons vos données ;
• le flux de données et sa transmission à des tiers (lorsque nécessaire) ;
• le stockage et la conservation des données liées à chaque fonctionnalité d’AI Companion ;
• notre processus de développement des fonctionnalités d’IA générative.

Vous pouvez télécharger le livre blanc sur la sécurité et la confidentialité d’AI Companion.

Les administrateurs peuvent activer ou désactiver des fonctionnalités pour l’ensemble de leur compte depuis le portail administrateur, sur la page des paramètres du compte. Vous pouvez autoriser l’accès à tout ou partie des fonctionnalités (nécessite la version 6.2.5 ou ultérieure), pour tous les employés ou pour certains groupes uniquement. 

Ce choix est modulable. Par exemple, vous pouvez permettre aux équipes de générer des synthèses de réunion avec AI Companion, mais attendre d’avoir terminé les tests avant de déployer certaines fonctionnalités pour les employés, telles que la rédaction d’e-mails ou de messages Team Chat pendant que vous poursuivez vos tests. Les accès sont facilement contrôlables dans les paramètres du compte.

L’onglet AI Companion permet d’activer ou de désactiver chaque fonctionnalité au niveau du compte.

Pour un paramétrage encore plus fin, vous pouvez contrôler l’accès des employés aux fonctionnalités d’AI Companion au niveau du compte, du groupe et de l’utilisateur. 

Voilà comme cela fonctionne avec la synthèse de réunion par exemple, bien que cela s’applique à d’autres fonctionnalités d’AI Companion :

• Si vous activez la synthèse de réunion au niveau du compte, les organisateurs de la réunion sur votre compte (notamment les employés de votre entreprise disposant d’une licence Zoom éligible) peuvent créer des synthèses de leurs réunions grâce à l’IA générative.
• Les titulaires de compte peuvent créer des groupes et gérer l’accès aux fonctionnalités d’AI Companion au niveau du groupe. Cela permet à certains utilisateurs de disposer de synthèses de réunion, tout en limitant l’accès des autres utilisateurs. Cela peut être utile dans le cadre d’un projet pilote (voir ci-dessous) ou à d’autres fins, notamment de conformité. 
• Les organisateurs peuvent choisir d’activer ou de désactiver la fonctionnalité de synthèse de réunion au niveau de l’utilisateur. Autrement dit, ce sont eux qui décident si AI Companion pourra générer une synthèse de leurs réunions. Ils ont aussi la possibilité d’activer ou de désactiver AI Companion pour chaque réunion.

Pour restreindre les paramètres au niveau du compte et du groupe, cliquez sur l’icône de cadenas pour empêcher leur modification. Par exemple, vous pouvez exiger que toutes les synthèses de réunion soient envoyées uniquement à l’organisateur de la réunion.

Un contrôle plus poussé pour les administrateurs via la personnalisation

L’activation d’une fonctionnalité permet d’accéder à davantage d’options de contrôle de l’accès et du partage des résultats générés par AI Companion. Par exemple, lorsque vous activez les synthèses de réunion, vous pouvez limiter leur accès à l’organisateur, à l’organisateur et aux participants internes, ou bien les partager avec l’ensemble des invités à la réunion, y compris ceux extérieurs à l’entreprise.

Les organisateurs contrôlent l’utilisation d’AI Companion 2.0

Au niveau de l’utilisateur, les membres du personnel choisissent la manière dont AI Companion sera utilisé lors des réunions qu’ils organisent. Les organisateurs peuvent ainsi activer le lancement automatique du résumé pour chacune de leurs réunions ou le faire manuellement, ou encore autoriser les participants à poser des questions à AI Companion concernant le contenu abordé lors de leurs réunions. Les organisateurs peuvent activer ou désactiver ces fonctionnalités au cours d’une réunion.

Durant une réunion, les participants reçoivent une notification leur indiquant l’activation des fonctionnalités d’AI Companion. Lorsque les fonctionnalités d’AI Companion sont actives dans une réunion, une icône blanche d’AI Companion s’affiche dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la réunion. Pour voir un exemple, reportez-vous à l’image ci-dessus.

Avant de déployer AI Companion dans l’ensemble de votre entreprise, vous pouvez lancer un test pilote auprès de certains membres du personnel. Cela vous permettra de tester les fonctionnalités de l’assistant, ainsi que de recueillir les commentaires et enseignements d’une base d’utilisateurs restreinte. La mise en œuvre d’un tel projet est très simple grâce aux contrôles granulaires d’AI Companion.

1. Dans la section Gestion des utilisateurs de votre compte, créez un nouveau groupe pour vos testeurs. 
2. Créez un groupe distinct pour les autres utilisateurs.
3. Ensuite, dans les paramètres de votre compte, cliquez sur l’onglet AI Companion.
• Dans les paramètres de votre compte, cliquez sur l’onglet AI Companion, puis choisissez les fonctionnalités AI Companion à activer. Celles-ci le seront au niveau du compte, c’est-à-dire pour l’ensemble de vos utilisateurs. L’étape suivante consistera à limiter l’accès au seul groupe de test.
4. Sous Gestion des utilisateurs, sélectionnez le groupe de test, puis accédez à l’onglet AI Companion et activez les fonctionnalités auxquelles vous souhaitez que ces utilisateurs accèdent. 
5. Sélectionnez maintenant le groupe des non-testeurs, regroupant tous les autres utilisateurs de votre entreprise.
• Cliquez sur l’onglet AI Companion et désactivez toutes les fonctionnalités pour ce groupe.
• Cliquez sur l’icône de verrouillage pour empêcher toute modification de leur part.

Vous pouvez également, si vous le souhaitez, attribuer des administrateurs spécifiques à votre groupe test. Ces administrateurs pourront gérer les membres du groupe et en ajouter, sans toutefois disposer d’un accès complet à l’administration du compte. C’est idéal si vous souhaitez déléguer la gestion du projet pilote à une autre personne que l’administrateur du compte.

Il est fondamental de communiquer avec le personnel lors du déploiement d’une technologie, quelle qu’elle soit. En effet, si l’équipe ignore en quoi cette technologie consiste, quels sont ses avantages et comment l’utiliser, il y a de fortes chances qu’elle ne l’adopte pas. 

Voici comment AI Companion peut vous aider à être plus efficace dans votre travail :

• Pendant les réunions, saisissez des commentaires et des points de discussion, posez des questions sur ce qui a été dit ou faites même des recherches sur le Web.
• Après avoir quitté le bureau, résumez vos discussions non lues, obtenez une liste de tâches à accomplir sur la base d’une conversation au sein d’un canal de discussion ou résumez un fil d’e-mails.
• Au lieu de rester face à une page blanche, demandez à AI Companion de rédiger une première ébauche, la synthèse d’un document que vous chargez ou de modifier le ton de votre ébauche existante.

Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour introduire AI Companion dans votre entreprise, rendez-vous au AI Companion Onboarding Center pour trouver des guides d’utilisation, des modèles, des meilleures pratiques, des vidéos de démonstration et bien plus encore.

Voici donc un modèle d’e-mail permettant de présenter AI Companion à votre équipe. Avant de l’envoyer, veillez à le modifier pour qu’il reflète les fonctionnalités d’AI Companion que vous avez choisies ou les produits Zoom pour lesquels vous disposez d’une licence :

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Chers [employés],

Nous avons le plaisir de vous annoncer qu’AI Companion, l’assistant d’IA générative de Zoom, est désormais disponible dans la plateforme Zoom.

AI Companion inclut plusieurs fonctionnalités conçues pour vous aider tout au long de votre journée de travail afin que vous puissiez collaborer plus efficacement et gagner en productivité. Voici les possibilités offertes par l’assistant IA :

• Générer une synthèse récapitulant les points abordés lors d’une réunion Zoom Meetings et les mesures à prendre, sans devoir enregistrer la réunion. Gagnez aussi du temps en synthétisant les longs fils de discussion Team Chat.
• Établir un ordre du jour pour votre prochaine réunion. Sur la base des réunions ou des fils de discussion précédents, demandez à AI Companion de créer un ordre du jour pour votre prochaine réunion.
• Synthétiser les documents chargés. Dans le panneau latéral d’AI Companion, chargez un fichier PDF, Microsoft Office ou Google Doc et demandez à AI Companion de synthétiser les informations importantes qu’il contient.
• Obtenez des réponses en temps réel à vos questions concernant une réunion, par exemple « Mon nom a-t-il été cité ? » ou « Quelles sont les étapes suivantes ? ».
• Rédigez des messages de chat de groupe et des e-mails dans Zoom Mail avec le ton souhaité et la longueur voulue, à l’aide d’une simple requête.
• Facilitez le visionnage des enregistrements en les découpant en chapitres intelligents autour de thématiques pour mettre en évidence les informations importantes et les mesures à prendre.
• Générer des idées dans Zoom Docs et Zoom Whiteboard à partir de votre invite et lancez rapidement des sessions de brainstorming ou de nouvelles ébauches de contenu.

Voici quelques questions courantes que vous pourriez vous poser :

Ai-je le choix d’utiliser AI Companion ou non ?

C’est vous qui contrôlez quelles fonctionnalités d’AI Companion vous souhaitez utiliser dans les réunions que vous organisez. Vous pouvez les activer ou les désactiver à tout moment, et ce pour chacune de vos réunions. Vous pouvez également choisir d’activer ou de désactiver AI Companion au cours de la réunion. L’icône en diamant d’AI Companion s’affichera dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la réunion si AI Companion est activé. Si vous participez à une réunion au cours de laquelle les fonctionnalités d’AI Companion sont utilisées, vous recevrez un avis de non-responsabilité.

Les conversations échangées durant mes réunions serviront-elles à entraîner des modèles d’IA ?

Zoom n’utilise aucun contenu client audio, vidéo, ou issu des fonctionnalités de chat ou de partage d’écran, ou provenant de pièces jointes ou d’autres types de communications (tels que des résultats de sondages, des tableaux blancs et des réactions) pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de Zoom ou de tiers.

Par où commencer ?

Recherchez l’icône de diamant d’AI Companion lorsque vous utilisez Zoom, que ce soit dans la barre d’outils de Zoom Meetings, dans Team Chat, Mail ou Zoom Whiteboard.

• Reportez-vous au guide de prise en main de Zoom pour en savoir plus, et notamment pour apprendre à exploiter tout le potentiel d’AI Companion pendant votre journée de travail. 
• Si vous souhaitez désactiver certaines fonctionnalités d’AI Companion, accédez aux paramètres de votre profil Zoom et sélectionnez l’onglet AI Companion. 
• Pour obtenir des réponses aux questions fréquentes sur la prise en main de l’outil, consultez la page d’assistance de Zoom Utiliser Zoom AI Companion.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à nous contacter : [ENTREPRISE] [SERVICE].

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Conseils pour favoriser l’adoption

Après avoir présenté AI Companion, suivez ces conseils pour favoriser son adoption et expliquer à votre personnel comment l’utiliser efficacement :

• Mettez en place des sessions de formation et des permanences virtuelles via Zoom Meetings pour expliquer comment activer AI Companion et répondre aux éventuelles questions.
• Créez un canal Zoom Team Chat dédié à AI Companion sur lequel vos équipes pourront poser leurs questions et s’échanger des astuces et meilleures pratiques.
• Formez un comité de power users ou d’utilisateurs férus d’IA Companion prêts à s’impliquer d’une manière ou d’une autre, que ce soit en aidant leurs collègues, testant de nouvelles fonctionnalités ou organisant eux-mêmes des sessions de formation.

Ressources pour le personnel

Parce que chacun et chacune dans l’entreprise apprend et s’investit de façon différente, nous proposons une large éventail de ressources sur AI Companion à transmettre à vos équipes.

• Articles d’assistance sur AI Companion 
• Centre d’intégration d’AI Companion
• Cours du centre d’apprentissage Zoom
• Articles de blog à propos d’AI Companion
• Webinaire à la demande concernant AI Companion

Vous souhaitez commencer à utiliser AI Companion ? Voici quelques liens importants :

• Découvrez les dernières fonctionnalités sur la page dédiée à AI Companion.
• Téléchargez notre livre blanc sur la confidentialité et la sécurité avec AI Companion.
• Suivez le cours Zoom AI Companion pour les administrateurs dans le centre d’apprentissage Zoom.
• Rendez-vous sur le portail administrateur de votre entreprise pour activer AI Companion.
• Lisez notre rapport sur l’IA au travail pour savoir comment d’autres responsables et équipes abordent l’IA.

Note de l’éditeur : cet article de blog a été mis à jour le 5 novembre 2024 pour refléter les dernières évolutions de Zoom AI Companion.