Consejos tecnológicos para pequeñas empresas: una guía para lograr más con Zoom Workplace

Como propietario de una pequeña empresa, tiene que ser ingenioso. Necesita encontrar formas de destacar en el saturado mercado actual: llegar a nuevos públicos, automatizar procesos, mejorar la eficiencia y hacer más con menos, sin sobrecargar a su equipo. La tecnología adecuada puede lograr todo eso y mucho más. 

Un estudio de 2024 de la Cámara de Comercio de EE. UU. informó que el 99 % de los propietarios de pequeñas empresas utilizan al menos una plataforma tecnológica para administrar su negocio, y el 47 % utiliza cuatro o más plataformas. Dos de cada cinco propietarios de pequeñas empresas (40 %) dijeron que utilizaban IA generativa, casi el doble del porcentaje de usuarios de IA generativa en 2023 (23 %).

Pero es posible que algunos no se den cuenta de que solo necesitan una plataforma para sus necesidades de comunicación y colaboración, con IA generativa y agéntica integrada. Zoom Workplace con AI Companion reúne llamadas telefónicas, chat en equipo, pizarra, reuniones, documentos inteligentes e integraciones de terceros compatibles en una única experiencia de usuario. 

Tanto si desea sacar más partido a su base de clientes actual como si desea hacer crecer activamente su negocio, eche un vistazo a los siguientes consejos para descubrir cómo Zoom Workplace puede ayudarle a ahorrar más tiempo y sacar el máximo partido a su inversión.

La encuesta de la Cámara de Comercio de EE. UU. sobre pequeñas empresas indica que el 91 % de las empresas se muestran optimistas ante la posibilidad de que la IA ayude a su negocio a crecer en el futuro. No obstante, el 22 % de las empresas que no utilizan la IA señala la preocupación por el coste como un obstáculo para su adopción.

Mientras que algunas empresas cobran una tarifa adicional por las funciones de IA por usuario, Zoom AI Companion se incluye sin coste adicional con su plan de pago de Zoom válido.* 

Solo tiene que hacer clic en el icono de AI Companion cuando organice una reunión de Zoom. Esto le permitirá activar los resúmenes de reuniones o darle una instrucción como «ponme al día» para obtener información sobre lo que se ha hablado hasta el momento. 

Además de resumir las reuniones, AI Companion también puede ayudarle a redactar correos electrónicos y mensajes de chat, a intercambiar ideas y organizar contenido en una pizarra, a priorizar sus correos de voz y a resumir llamadas telefónicas en Zoom Phone. Puede pedirle a AI Companion que extraiga información de las transcripciones de sus reuniones para poner en marcha un resumen de proyecto, una entrada de blog u otro contenido en Zoom Docs. No es necesario que pierda tiempo revisando los calendarios de sus compañeros para programar su próxima reunión: AI Companion puede comprobar la disponibilidad y programar la reunión en su nombre.

Estas capacidades le permiten ser más eficiente, lo que significa que puede dedicar su valioso tiempo a realizar tareas más significativas. Visite nuestra página de AI Companion para obtener más información sobre formas específicas en las que su pequeña empresa puede utilizar la IA para mejorar su jornada laboral.

Tal vez conozca Zoom Workplace como la aplicación que utiliza para unirse a Zoom Meetings. Pero hay muchas más cosas que puede hacer desde la aplicación de escritorio de Zoom Workplace:

• Chatee con sus compañeros de equipo en Zoom Team Chat, que se incluye con todas las cuentas de Zoom: puede crear canales con grupos de personas o enviar mensajes directos individuales. Incluso puede añadir contactos externos y chatear con ellos, para una comunicación que resulta más fácil, rápida y organizada que el correo electrónico.
• Conecte su calendario de Google o Microsoft con su cuenta de Zoom para ver todas sus reuniones en la pestaña Calendario. Puede unirse a Zoom Meetings con unos pocos clics (ya no tendrá que andar buscando el enlace de la reunión), programar reuniones directamente en la aplicación Zoom Workplace usando AI Companion y mucho más.
• Conecte su cuenta de correo electrónico de Google o Microsoft con su cuenta de Zoom (o configure una dirección de correo electrónico gratuita con Zoom Mail) para acceder con facilidad a los mensajes de correo electrónico sin tener que desplazarse a una aplicación diferente. Incluso puede utilizar AI Companion para que le ayude a redactar correos electrónicos.
• Si tiene Zoom Phone, utilice la interfaz de softphone de la aplicación Zoom Workplace para realizar llamadas, ver y escuchar mensajes de voz, enviar mensajes de texto y más. AI Companion también puede ayudar aquí, con resúmenes posteriores a las llamadas y la capacidad de priorizar y extraer tareas de sus correos de voz.
• Acceda a un conjunto de herramientas de productividad integradas para crear notas, videoclips y pizarras que podrá compartir con sus compañeros fácilmente.
• Si tiene Workvivo, puede acceder a la aplicación directamente para ver las publicaciones de sus compañeros, felicitar a un compañero de equipo, leer las novedades de la empresa y examinar los espacios de los distintos departamentos.

Si todavía no lo ha hecho, descargue la última versión de la aplicación Zoom Workplace y examine las pestañas de la barra de navegación superior para ver cómo puede aprovechar más Zoom mientras trabaja. 

Las aplicaciones de programación de citas pueden ayudar a su equipo a recortar el tiempo que dedica a acordar reuniones con posibles clientes, clientes actuales y clientes potenciales. En lugar de enviar y recibir correos electrónicos para programar una cita, lo único que tiene que hacer su cliente es hacer clic en un enlace de programación y seleccionar una fecha y un horario que le convengan para reservar un espacio en su calendario. 

Si tiene una cuenta de Zoom Workplace Comercial o Comercial Plus, podrá acceder a Zoom Scheduler desde su aplicación móvil o de escritorio sin coste adicional. Zoom Scheduler se sincroniza con su calendario de Google, Microsoft o Zoom para que las reservas sean más sencillas y no tenga que preocuparse por enviar un correo electrónico con un enlace a una reunión de Zoom: todo se hace de forma automática.

Si su plan de Zoom Workplace no incluye Scheduler, puede incorporarlo por menos que otras aplicaciones de programación, como Calendly. Obtenga más información sobre la comparativa entre Zoom Scheduler y Calendly.

Las conversaciones importantes no terminan cuando se termina una reunión de Zoom.De hecho, muchos elementos de acción críticos, debates y tomas de decisiones tienen lugar al finalizar la llamada de Zoom.Aprender a utilizar Zoom Workplace durante todo el ciclo de vida de la reunión (el tiempo que pasa antes, durante y después de sus reuniones) es fundamental para emplear su tiempo de forma más eficiente.

Cuando programe una reunión en la aplicación Zoom Workplace, haga clic en la opción para habilitar el chat continuo durante la reunión. Esto le permite iniciar un chat de grupo con los asistentes a la reunión de forma anticipada para coordinar los puntos del orden del día o compartir materiales previos a la reunión para su revisión. Cuando comience la reunión, podrá remitirse a esos mensajes y seguir conversando durante la reunión. Cuando termine la reunión, continúe la conversación en el chat en equipo. Puede compartir el resumen de la reunión de AI Companion y volver a los hilos de conversación para cerrar los temas pendientes.

Según una encuesta de 2024 de Morning Consult encargada por Zoom, el 82 % de los propietarios de pequeñas empresas encuestados dijeron que utilizan teléfonos para mantenerse conectados, en comparación con el 70 % de los empleados en empresas con más de 1.000 empleados.** Incluso en la era digital, la comunicación telefónica sigue siendo crítica, pero debe adaptarse al estilo de trabajo móvil o híbrido de su negocio.

Zoom Phone lleva sus comunicaciones telefónicas a la nube, lo que le permite a usted y a sus empleados acceder al teléfono de su empresa desde la aplicación de escritorio o móvil de Zoom Workplace. Esto significa que puede realizar y recibir llamadas desde cualquier dispositivo compatible, ya sea que se encuentre en la oficina, en su hogar o de viaje. Si lo desea, puede conservar sus teléfonos de escritorio compatibles actuales o elegir teléfonos de escritorio y de conferencia compatibles de nuestros principales socios de hardware.

Estas son solo algunas de las maneras en las que Zoom Phone ayuda a mejorar las comunicaciones entre sus empleados y clientes:

• Los empleados pueden ahorrar tiempo utilizando AI Companion para Zoom Phone para resumir llamadas y mensajes de texto, priorizar mensajes de voz y mucho más.
• Puede utilizar sus herramientas empresariales favoritas junto con Zoom Phone. Nuestra solución de telefonía se integra con aplicaciones esenciales como Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow y HubSpot.
• Es fácil añadir y administrar usuarios en Zoom Phone. Esto lo convierte en una solución especialmente ideal para los propietarios de pequeñas empresas que pueden desempeñar muchas funciones y no disponen de los recursos informáticos necesarios para gestionar una solución más compleja.
• Puede establecer colas de llamadas para ayudar a reducir los tiempos de respuesta. Divida y atienda las consultas de los clientes dirigiendo las llamadas a un grupo designado de usuarios, como un equipo de ventas o de soporte, para que la primera persona disponible pueda contestar al teléfono.
• Los empleados pueden estar en una llamada telefónica y querer dibujar un boceto rápido o abrir un documento para revisarlo con las otras personas al teléfono. Con Zoom Workplace, pueden pasar fácilmente de una llamada telefónica a una videoconferencia cuando la situación lo requiere, lo que les ofrece más formas de mantener una conversación productiva.

Si desea más consejos para gestionar su pequeña empresa con Zoom, consulte nuestro seminario web a demanda. Desglosa las 10 principales funciones de Zoom Workplace que ahorran tiempo para ayudar a líderes de pequeñas empresas como usted a mejorar su forma de trabajar.