小型企業技術提示：使用Zoom Workplace提高工作效率的指南

身為小型企業主，您必須保持旺盛鬥志。您需要在當今競爭激烈的市場中找到突圍的方法，以吸引新受眾、實現流程自動化、提高效率並達到事半功倍的效果，同時避免讓您的團隊過度擴張。合適的技術可以解鎖這些優勢，甚至帶來更多效益。 

美國商會2024年的研究報告指出，99%的小型企業經營者使用至少一個科技平台或工具來經營業務，其中47%使用四個或更多平台。五分之二的小型企業經營者（40%）表示他們正在使用生成式AI，幾乎是2023年生成式AI使用者比例（23%）的兩倍。

但有些人可能沒有意識到，他們只需要一個平台就能滿足溝通與協作的需求，並內建生成式與代理型AI。Zoom Workplace與AI Companion將電話、團隊聊天、白板、會議、智慧型文件和支援的第三方整合為單一使用者體驗。 

無論您是想為現有客戶群完成更多工作，還是積極拓展您的業務，請查看以下提示，了解Zoom Workplace如何幫助您節省更多時間，同時獲得最大的成本效益。

美國商會小型企業調查報告顯示，91%的企業表示對AI可以幫助未來業務成長持樂觀態度。然而，22%未採用AI的企業認為成本是採用AI的障礙。

有些公司會針對每位使用者的AI功能收取額外費用，而Zoom AI Companion則包含在符合資格的付費Zoom計劃中，無需支付額外費用*。 

當您主持 Zoom 會議時，只需按一下 AI Companion Sparkle 圖示即可。這可讓您開啟會議摘要或提出「告訴我最新的情況」之類的問題，以取得迄今為止討論內容的詳細資訊。

除了會議摘要之外，AI Companion還可以幫助您撰寫電子郵件和聊天訊息、在白板上集思廣益和組織內容，並在Zoom Phone上優先處理語音信箱和摘要通話內容。您可以要求AI Companion從會議記錄中擷取見解，以啟動專案簡報、部落格貼文或Zoom Docs中的其他內容。您不需要花時間查看同事的日曆來安排下一次會議—AI Companion可以檢查空閒時間並代您排程會議。

這些功能可讓您更有效率，也就是說，您可以將寶貴的時間花在更有意義的工作上。請造訪我們的AI Companion頁面，以進一步瞭解小型企業如何使用AI改善工作日。

您可能很熟悉使用Zoom Workplace作為您用來加入Zoom Meetings的應用程式。但是您可以透過Zoom Workplace桌面應用程式執行更多操作：

• 在Zoom Team Chat上與隊友聊天，這是所有Zoom帳戶的內建功能—您可以建立群組頻道或直接傳送一對一訊息。您甚至可以新增外部聯絡人並與他們聊天，讓溝通比電子郵件更容易、更快速、更有條理。
• 將您的Google或Microsoft日曆連接到您的Zoom帳戶，以便在日曆標籤頁中查看所有會議。您只需簡單點擊幾下即可加入Zoom Meetings（您再也不必尋找會議連結了！），並可使用AI Companion直接在Zoom Workplace應用程式中排程會議，此外還有更多功能。
• 將您的Google或Microsoft電子郵件帳戶與您的Zoom帳戶連接（或使用Zoom Mail設定免費電子郵件地址），以便輕鬆存取電子郵件訊息，無需導覽至其他應用程式。您甚至可以使用AI Companion來協助您撰寫電子郵件。
• 如果您有Zoom Phone，請使用Zoom Workplace應用程式中的軟體電話介面撥打電話、檢視和聆聽語音信箱、傳送簡訊等。AI Companion在這方面也能幫上忙，提供通話後摘要，並能從語音信箱中排定優先順序及擷取任務。
• 使用一套內建的生產力工具來建立筆記、視訊片段和白板，以輕鬆與同事分享。
• 如果您有Workvivo，您可以直接在應用程式中存取應用程式，以檢視同事的貼文、表揚團隊成員、閱讀公司新聞並探索不同的部門空間。

如果您尚未下載，請下載最新版的Zoom Workplace應用程式，並探索上方導覽列中的標籤頁，看看如何在工作時更充分利用Zoom。

預約排程應用程式可以幫助您的團隊減少與潛在客戶、現有客戶和用戶端排程會議所花費的時間。您的客戶無需來回發送電子郵件排程預約，只需按一下排程連結，並在您的日曆上選擇適合他們預訂位置的日期和時間即可。 

如果您擁有Zoom Workplace商業版或商業版Plus帳戶，您可以直接在電腦或行動應用程式中存取Zoom Scheduler，無需額外付費。Zoom Scheduler可與您的Google、Microsoft或Zoom日曆同步，讓您更輕鬆預訂行程，不必費心發送附有Zoom會議連結的電子郵件 — 這一切都會自動處理。 

如果您的Zoom Workplace方案沒有包含Scheduler，則可以低於Calendly等其他排程應用程式的價格新增它。歡迎進一步瞭解Zoom Scheduler如何與Calendly抗衡。

Zoom會議結束後，重要對話並未隨之終止。事實上，許多關鍵行動事項、討論和決策實際上是在離開Zoom通話後發生的。若要更有效利用時間，就必須瞭解如何在會議生命週期（在會議前、中、後花費時間）的各階段運用Zoom Workplace。

當您在 Zoom Workplace 應用程式中排程會議時，按一下該選項以啟用持續會議聊天。這可讓您提前和與會者開始群組聊天，以協調議程項目或分享會前資料以供檢閱。會議開始後，您可以參考這些訊息並繼續在會議中聊天。會議結束後，您可以在 Team Chat 中繼續對話，分享 AI Companion 會議摘要並重新檢視討論串，對未決事項進行結案。

根據2024年由Zoom委託的Morning Consult調查，82%的小型企業主受訪者表示，他們使用電話保持聯繫，而擁有1,000名以上員工的公司受訪者則為70%。**即使在數位時代，電話通訊仍然至關重要——但它必須符合企業的隨身行動或綜合工作方式。

Zoom Phone可將電話通訊轉移至雲端，讓您和員工透過Zoom Workplace電腦版或行動應用程式使用商務電話。這代表無論您是在辦公室、在家還是在旅途中，都可以透過任何相容裝置撥打和接聽電話。如果需要，您可以保留現有的相容電話機，或從我們領先業界的硬體合作夥伴選擇支援的電話機和會議電話。

Zoom Phone 可透過下列幾種方法改善員工與客戶之間的溝通品質：

• 員工可以利用Zoom Phone的AI Companion來總結通話和簡訊、優先處理語音信箱等，以節省時間。
• 您可以將最喜愛的業務工具與 Zoom Phone 結合使用。我們的電話解決方案整合了 Salesforce、Google G-Suite、ServiceNow 和 HubSpot 等基本應用程式。
• Zoom Phone 可以輕鬆新增和管理使用者。此功能對於某些小型企業主特別實用，因為他們可能身兼多職，且缺乏充分 IT 資源，難以管理較複雜的解決方案。
• 您可以設定撥號佇列以縮短回應時間。將呼叫轉接至指定的使用者群組 (例如銷售或支援團隊)，對客戶的詢問進行分流管理，以利第一位非忙線的專員可立即接聽電話。
• 在電話通話期間，員工可能需要快速畫下草圖，或是調閱文件，與電話中的其他人共同檢閱。使用Zoom Workplace，他們即可在需要時輕鬆從電話通話轉為視訊會議，進而有更多方式進行有效率的對話。

如果您想要獲得更多使用Zoom經營小型企業的技巧，請參閱我們的隨選網路研討會。它解析10大省時的Zoom Workplace功能，協助像您這樣的小型企業主改善工作方式。