Chúng tôi rất vinh dự khi hàng triệu người trên thế giới sử dụng Zoom Meetings để cộng tác và duy trì kết nối. Tuy nhiên, nếu không có biện pháp phòng ngừa, một vị khách lạ có thể tham gia các cuộc họp được thiết kế để gắn kết mọi người với nhau. Trang này cung cấp các mẹo và công cụ dành cho người chủ trì để ngăn chặn và ứng phó với gián đoạn cuộc họp.
Bảo mật cuộc họp của bạn
Mẹo để ngăn ngừa sự gián đoạn cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu
Bạn có thể yêu cầu bảo mật toàn bộ các cuộc họp bằng một trong những tùy chọn bảo mật sau: mật mã cuộc họp, Phòng chờ, hoặc “Only authenticated users can join meetings” [“Chỉ người dùng đã được xác thực mới có thể tham gia cuộc họp”]. Những tùy chọn này cung cấp thêm sự bảo vệ và quyền riêng tư cho các cuộc họp của bạn và giúp ngăn những vị khách không mời tham gia. Nếu không bật tùy chọn bảo mật nào, Zoom sẽ tự động bảo mật toàn bộ cuộc họp với tính năng Phòng chờ.
Các tính năng bảo mật ngăn gián đoạn cuộc họp khi diễn ra cuộc họp
Khi người tham gia đang tham gia cuộc họp
-
Bật Phòng chờ Phòng chờ là một cách hiệu quả để kiểm soát những người đang cố gắng tham gia phiên Zoom của bạn và ngăn chặn những vị khách không được mời. Khi bạn tắt “Tham gia trước người chủ trì” trong phần cài đặt, các khách mời sẽ được đưa vào Phòng chờ cho đến khi bạn bắt đầu cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp có thể tùy chỉnh cài đặt phòng chờ để kiểm soát thêm các yếu tố khác, thậm chí bạn còn có thể cá nhân hóa tin nhắn mà mọi người nhìn thấy khi họ vào Phòng chờ để biết rằng mình đã đến đúng chỗ. Tin nhắn này là một tính năng tuyệt vời để truyền tải bất kỳ quy tắc/hướng dẫn nào cho sự kiện của bạn, chẳng hạn như thông báo đối tượng của sự kiện.
-
Chỉ cho phép người dùng đã đăng nhập tham gia: Nếu ai đó cố gắng tham gia cuộc họp của bạn bằng email khác với email mà họ được mời, họ sẽ nhận được thông báo cho biết “This meeting is for authorized attendees only.” [“Cuộc họp này chỉ dành cho những người dự thính được cấp phép”.] Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn kiểm soát danh sách khách mời của mình và chỉ mời những người bạn muốn cho phép tham gia cuộc họp — ví dụ như các sinh viên khác ở trường hoặc đồng nghiệp của bạn.
Nếu xảy ra gián đoạn
-
Đình chỉ hoạt động của người tham gia: Người chủ trì và đồng chủ trì có thể tạm dừng cuộc họp để loại bỏ và báo cáo bên vi phạm đồng thời ngăn chặn các gián đoạn về sau. Nhấp vào biểu tượng Công cụ người chủ trì và chọn “Đình chỉ hoạt động của người tham gia” để tạm dừng tất cả video, âm thanh, trò chuyện trong cuộc họp, chú thích, chia sẻ màn hình và ghi âm, đồng thời kết thúc Phòng theo nhóm. Bạn có thể tiếp tục cuộc họp bằng cách bật lại các tính năng riêng lẻ.
-
Xóa những khách không được mời hoặc gây rối: Bạn có thể xóa ai đó khỏi cuộc họp của mình bằng cách sử dụng Biểu tượng bảo mật hoặc menu Người tham gia. Trên menu Người tham gia, bạn có thể di chuột qua tên của người tham gia và một số tùy chọn sẽ xuất hiện, bao gồm Xóa. Nhấp vào nút này để loại ai đó ra khỏi cuộc họp. Khách mời bị loại sẽ không thể tham gia cuộc họp lần nữa. Nhưng bạn có thể điều chỉnh mục cài đặt của mình để cho phép người tham gia đã bị loại tham gia lại cuộc họp nếu bạn loại bỏ nhầm người.
-
Báo cáo người dùng: Người chủ trì và người dự thính có thể báo cáo người dùng với nhóm Tin cậy và An toàn của Zoom; họ sẽ xem xét mọi trường hợp lạm dụng nền tảng có thể có và đưa ra hành động thích hợp. Tính năng này được bật mặc định cho người dùng miễn phí.
-
Báo cáo cho Cơ quan Thực thi Pháp luật: Nếu bạn hoặc người thân đang gặp nguy hiểm, hãy liên hệ ngay với cơ quan cảnh sát địa phương. Nếu bạn liên hệ với cơ quan thực thi pháp luật, bạn có thể hướng dẫn họ đến phần Hướng dẫn về Yêu cầu của Chính phủ để biết thêm thông tin về cách yêu cầu dữ liệu từ Zoom.
Khi cuộc họp đang diễn ra
-
Khóa cuộc họp: Việc khóa cửa luôn là một việc làm thông minh, ngay cả khi bạn đang ở trong nhà. Khi bạn khóa một cuộc họp Zoom đã bắt đầu, không có người tham gia mới nào được tham dự, ngay cả khi họ có ID cuộc họp và mật mã.
-
Quản lý chia sẻ màn hình: Bạn không muốn những người lạ trong phiên công khai của mình kiểm soát màn hình và chia sẻ nội dung không mong muốn với nhóm. Bạn có thể hạn chế điều này trước cuộc họp và trong cuộc họp bằng thanh điều khiển của người chủ trì, để bạn là người duy nhất có thể chia sẻ màn hình. Tính năng này được bật theo mặc định cho người dùng miễn phí. Nếu bạn tắt tính năng chia sẻ màn hình, cài đặt Bảng trắng cũng sẽ tự động bị tắt theo.
-
Tắt video: Người chủ trì có thể tắt video của người khác. Điều này sẽ cho phép người chủ trì chặn các cử chỉ không mong muốn, gây phiền nhiễu hoặc không phù hợp trên video.
-
Tắt tiếng người tham gia: Người chủ trì có thể tắt tiếng/bỏ tắt tiếng của từng người tham gia hoặc tất cả mọi người tham gia cùng một lúc. Người chủ trì có thể chặn âm thanh không mong muốn, gây phiền nhiễu hoặc không phù hợp từ những người tham gia khác. Bạn cũng có thể bật tính năng “Tắt tiếng khi vào” trong cài đặt để giữ im lặng khi tham gia trong các cuộc họp lớn.
-
Tắt truyền tệp: Truyền tệp trong cuộc họp cho phép mọi người chia sẻ tệp thông qua trò chuyện trong cuộc họp. Tắt tính năng này để giữ cho cuộc trò chuyện không bị gây rối bởi những hình ảnh, GIF, meme và các nội dung khác không mong muốn.
-
Tắt chú thích: Bạn và những người dự thính có thể vẽ và đánh dấu nội dung cùng nhau bằng chức năng chú thích trong quá trình chia sẻ màn hình. Bạn có thể tắt tính năng chú thích trong phần cài đặt Zoom để ngăn mọi người viết lên màn hình.
-
Tắt trò chuyện riêng tư: Zoom có tính năng trò chuyện trong cuộc họp, cho phép những người tham gia nhắn tin cho toàn bộ nhóm hoặc riêng tư với nhau. Bạn có thể hạn chế khả năng trò chuyện giữa những người tham gia với nhau trong khi cuộc họp đang diễn ra và giảm thiểu phiền nhiễu. Nhấn vào “Chat” [Trò chuyện] trong thanh điều khiển cuộc họp, sau đó ở cuối cửa sổ Trò chuyện nhóm Zoom trong cuộc họp, hãy nhấn vào dấu ba chấm. Từ đó, bạn có thể bật/tắt các tùy chọn cho phép ai có thể trò chuyện với ai trong cuộc họp của bạn.
-
Thêm dấu mờ: Khi bạn muốn chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhưng không muốn người tham gia ghi lại và chia sẻ hình ảnh, bạn có thể bật tính năng dấu mờ. Tính năng này sẽ chồng hình ảnh địa chỉ email của người tham gia lên nội dung được chia sẻ mà họ đang xem và video của người đang chia sẻ màn hình. Bạn cũng có thể thêm một hình mờ âm thanh để nhúng thông tin của người tham gia vào âm thanh nếu họ ghi lại trong cuộc họp.
Các tài liệu khác liên quan đến vấn đề bảo mật cuộc họp của bạn
-
Các tính năng bảo mật của Zoom Events: Tìm hiểu cách thức Zoom Events hoạt động để bảo vệ trải nghiệm sự kiện trực tuyến của bạn.
-
Các tính năng bảo mật của Zoom Rooms: Tìm hiểu cách triển khai các tính năng bảo mật phù hợp để có thể cung cấp không gian họp an toàn và hiệu quả cho lực lượng lao động của bạn ngay từ đầu.
-
Bảo mật phòng học trực tuyến của bạn: Tìm hiểu các tính năng bảo mật được thiết kế nhằm kiểm soát các phòng học trực tuyến, ngăn chặn sự gián đoạn và hỗ trợ các nhà giáo dục dạy học từ xa một cách hiệu quả. Phụ huynh và học sinh cũng có thể tham khảo cách dùng Zoom hiệu quả và thú vị ở phần Hướng dẫn sử dụng Zoom trong học tập dành cho phụ huynh và học sinh.
-
Tìm hiểu cách sử dụng biểu tượng bảo mật Zoom: Xem video này để tìm hiểu cách Biểu tượng bảo mật cho phép người chủ trì hoặc đồng chủ trì cuộc họp bật hoặc tắt các tùy chọn trong cuộc họp để bảo mật cuộc họp và giảm thiểu sự gián đoạn.
