Chúng tôi rất vinh dự khi hàng triệu người trên thế giới sử dụng Zoom Meetings để cộng tác và duy trì kết nối. Tuy nhiên, nếu không có biện pháp phòng ngừa, một vị khách lạ có thể tham gia các cuộc họp được thiết kế để gắn kết mọi người với nhau. Trang này cung cấp các mẹo và công cụ dành cho người chủ trì để ngăn chặn và ứng phó với gián đoạn cuộc họp.
Bảo mật cuộc họp của bạn
Mẹo để ngăn ngừa sự gián đoạn cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu
Bạn có thể yêu cầu bảo mật toàn bộ các cuộc họp bằng một trong những tùy chọn bảo mật sau: mật mã cuộc họp, Phòng chờ, hoặc “Only authenticated users can join meetings” [“Chỉ người dùng đã được xác thực mới có thể tham gia cuộc họp”]. Những tùy chọn này cung cấp thêm sự bảo vệ và quyền riêng tư cho các cuộc họp của bạn và giúp ngăn những vị khách không mời tham gia. Nếu không bật tùy chọn bảo mật nào, Zoom sẽ tự động bảo mật toàn bộ cuộc họp với tính năng Phòng chờ.
Các tính năng bảo mật ngăn gián đoạn cuộc họp khi diễn ra cuộc họp
Khi người tham gia đang tham gia cuộc họp
-
Bật Phòng chờ Phòng chờ là một cách hiệu quả để kiểm soát những người đang cố gắng tham gia phiên Zoom của bạn và ngăn chặn những vị khách không được mời. Khi bạn tắt “Tham gia trước người chủ trì” trong phần cài đặt, các khách mời sẽ được đưa vào Phòng chờ cho đến khi bạn bắt đầu cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp có thể tùy chỉnh cài đặt phòng chờ để kiểm soát thêm các yếu tố khác, thậm chí bạn còn có thể cá nhân hóa tin nhắn mà mọi người nhìn thấy khi họ vào Phòng chờ để biết rằng mình đã đến đúng chỗ. Tin nhắn này là một tính năng tuyệt vời để truyền tải bất kỳ quy tắc/hướng dẫn nào cho sự kiện của bạn, chẳng hạn như thông báo đối tượng của sự kiện.
-
Chỉ cho phép người dùng đã đăng nhập tham gia: Nếu ai đó cố gắng tham gia cuộc họp của bạn bằng email khác với email mà họ được mời, họ sẽ nhận được thông báo cho biết “This meeting is for authorized attendees only.” [“Cuộc họp này chỉ dành cho những người dự thính được cấp phép”.] Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn kiểm soát danh sách khách mời của mình và chỉ mời những người bạn muốn cho phép tham gia cuộc họp — ví dụ như các sinh viên khác ở trường hoặc đồng nghiệp của bạn.
Nếu xảy ra gián đoạn
-
Đình chỉ hoạt động của người tham gia: Người chủ trì và đồng chủ trì có thể tạm dừng cuộc họp để loại bỏ và báo cáo bên vi phạm đồng thời ngăn chặn các gián đoạn về sau. Nhấp vào biểu tượng Công cụ người chủ trì và chọn “Đình chỉ hoạt động của người tham gia” để tạm dừng tất cả video, âm thanh, trò chuyện trong cuộc họp, chú thích, chia sẻ màn hình và ghi âm, đồng thời kết thúc Phòng theo nhóm. Bạn có thể tiếp tục cuộc họp bằng cách bật lại các tính năng riêng lẻ.
-
Xóa những khách không được mời hoặc gây rối: Bạn có thể xóa ai đó khỏi cuộc họp của mình bằng cách sử dụng Biểu tượng bảo mật hoặc menu Người tham gia. Trên menu Người tham gia, bạn có thể di chuột qua tên của người tham gia và một số tùy chọn sẽ xuất hiện, bao gồm Xóa. Nhấp vào nút này để loại ai đó ra khỏi cuộc họp. Khách mời bị loại sẽ không thể tham gia cuộc họp lần nữa. Nhưng bạn có thể điều chỉnh mục cài đặt của mình để cho phép người tham gia đã bị loại tham gia lại cuộc họp nếu bạn loại bỏ nhầm người.
-
Báo cáo người dùng: Người chủ trì và người dự thính có thể báo cáo người dùng với nhóm Tin cậy và An toàn của Zoom; họ sẽ xem xét mọi trường hợp lạm dụng nền tảng có thể có và đưa ra hành động thích hợp. Tính năng này được bật mặc định cho người dùng miễn phí.
-
Báo cáo cho Cơ quan Thực thi Pháp luật: Nếu bạn hoặc người thân đang gặp nguy hiểm, hãy liên hệ ngay với cơ quan cảnh sát địa phương. Nếu bạn liên hệ với cơ quan thực thi pháp luật, bạn có thể hướng dẫn họ đến phần Hướng dẫn về Yêu cầu của Chính phủ để biết thêm thông tin về cách yêu cầu dữ liệu từ Zoom.
Khi cuộc họp đang diễn ra
-
Khóa cuộc họp: Dù bạn ở trong nhà, việc khóa cửa chính luôn là một lựa chọn sáng suốt. Khi bạn khóa một cuộc họp Zoom đã bắt đầu, không người tham gia mới nào có thể truy cập, ngay cả khi họ có ID cuộc họp và mật mã.
-
Quản lý chia sẻ màn hình: Nếu không muốn những người ngẫu nhiên trong phiên họp công khai của bạn điều khiển màn hình và chia sẻ nội dung không mong muốn với nhóm, bạn có thể hạn chế những hành động này — trước cuộc họp và trong cuộc họp ở thanh điều khiển của người chủ trì — để bạn là người duy nhất có thể chia sẻ màn hình. Tính năng này được bật mặc định cho người dùng miễn phí. Nếu bạn tắt chia sẻ màn hình, cài đặt Bảng trắng cũng sẽ tự động tắt.
-
Tắt video: Người chủ trì có thể tắt video của người dự thính. Tính năng này cho phép người chủ trì chặn các cử chỉ không mong muốn, gây xao nhãng hoặc không phù hợp trên video.
-
Tắt tiếng người tham gia: Người chủ trì có thể tắt tiếng/bỏ tắt tiếng của từng người tham gia hoặc tất cả cùng một lúc. Người chủ trì có thể chặn tiếng ồn không mong muốn, gây xao nhãng hoặc không phù hợp từ những người tham gia khác và cũng có thể bật “Tắt tiếng khi vào” để giữ im lặng trong các cuộc họp lớn.
-
Tắt truyền tệp: Tính năng truyền tệp trong cuộc họp cho phép mọi người chia sẻ các tệp tin thông qua cuộc trò chuyện trong cuộc họp. Tắt tính năng này sẽ giúp cuộc trò chuyện không bị tấn công bởi các bức ảnh, ảnh động, ảnh chế và nội dung khác không phù hợp khác.
-
Tắt chú thích: Bạn và những người dự thính có thể vẽ và đánh dấu nội dung cùng nhau bằng chức năng chú thích trong quá trình chia sẻ màn hình. Bạn có thể tắt tính năng chú thích trong phần cài đặt Zoom để ngăn mọi người viết lên màn hình của bạn.
-
Tắt trò chuyện riêng tư: Với tính năng trò chuyện trong cuộc họp Zoom, người tham gia có thể nhắn tin cho toàn bộ nhóm hoặc riêng tư cho nhau. Bạn có thể hạn chế khả năng trò chuyện riêng của người tham gia trong khi cuộc họp đang diễn ra để tránh gây xao nhãng. Nhấp vào “Trò chuyện” trong mục điều khiển cuộc họp, sau đó nhấp vào dấu ba chấm ở cuối cửa sổ Zoom Team Chat trong cuộc họp. Từ đó bạn có thể bật/tắt các tùy chọn của tính năng trò chuyện trong cuộc họp của bạn.
-
Kiểm soát ai có thể ghi âm: Cho phép người tham gia bắt đầu hoặc dừng bản ghi cục bộ của cuộc họp. Người tham gia không có quyền bắt đầu bản ghi lại trên đám mây.
-
Thêm nhãn chìm: Khi chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhưng không muốn người tham gia ghi lại hoặc chia sẻ hình ảnh ra bên ngoài, bạn có thể bật tính năng thêm nhãn chìm. Khi tính năng được bật, địa chỉ email của người tham gia sẽ được chồng lên nội dung mà họ đang xem cũng như video của người đang chia sẻ màn hình. Bạn cũng có thể thêm một nhãn âm thanh để nhúng thông tin của người tham gia vào âm thanh mà họ đã ghi lại trong cuộc họp.
Các tài liệu khác liên quan đến vấn đề bảo mật cuộc họp của bạn
-
Các tính năng bảo mật của Zoom Events: Tìm hiểu cách thức Zoom Events hoạt động để bảo vệ trải nghiệm sự kiện trực tuyến của bạn.
-
Các tính năng bảo mật của Zoom Rooms: Tìm hiểu cách triển khai các tính năng bảo mật phù hợp để có thể cung cấp không gian họp an toàn và hiệu quả cho lực lượng lao động của bạn ngay từ đầu.
-
Bảo mật phòng học trực tuyến của bạn: Tìm hiểu các tính năng bảo mật được thiết kế nhằm kiểm soát các phòng học trực tuyến, ngăn chặn sự gián đoạn và hỗ trợ các nhà giáo dục dạy học từ xa một cách hiệu quả. Phụ huynh và học sinh cũng có thể tham khảo cách dùng Zoom hiệu quả và thú vị ở phần Hướng dẫn sử dụng Zoom trong học tập dành cho phụ huynh và học sinh.
-
Tìm hiểu cách sử dụng biểu tượng bảo mật Zoom: Xem video này để tìm hiểu cách Biểu tượng bảo mật cho phép người chủ trì hoặc đồng chủ trì cuộc họp bật hoặc tắt các tùy chọn trong cuộc họp để bảo mật cuộc họp và giảm thiểu sự gián đoạn.
