Lập kế hoạch cho một sự kiện trong khuôn viên? Dưới đây là cách trực tuyến hóa sự kiện của bạn với Zoom Events

Cho dù bạn đang chuẩn bị cho các lễ hội cuối năm như lễ trao bằng hay họp mặt cựu sinh viên, hay lên kế hoạch trước cho buổi định hướng tân sinh viên trong năm tới, nhiều tổ chức đang tìm cách mở rộng phạm vi tiếp cận đến nhiều khán giả hơn thông qua trải nghiệm sự kiện theo mô hình trực tuyến và kết hợp.

Các sự kiện trong khuôn viên theo mô hình trực tuyến và kết hợp cho phép gia đình kết nối với sinh viên từ xa, các diễn giả khách mời tham gia từ khắp nơi trên thế giới và thu hút sự tham gia của các cựu sinh viên ngay cả khi họ không còn ở gần khuôn viên. Zoom Events đem đến một nền tảng tất cả trong một cho các nhà lập kế hoạch sự kiện trong khuôn viên để tạo, tiếp thị, quản lý và tổ chức các hội nghị nhiều phiên, nhiều ngày hoặc các sự kiện một phiên cho mọi quy mô.

Dưới đây là một số điểm nên xem xét khi lập kế hoạch cho sự kiện trong khuôn viên trực tuyến tiếp theo của bạn. Tham khảo hướng dẫn toàn diện về tổ chức sự kiện trong khuôn viên với Zoom để biết thêm nhiều mẹo và chỉ dẫn hữu ích!

Một trong những tính năng hữu ích nhất của Zoom Events là khả năng tổ chức nhiều phiên cùng một lúc, nhưng vẫn có một liên kết sự kiện chính. Sử dụng Zoom Events, trường công lập New Haven đã mang đến trải nghiệm hợp lý hơn cho Triển lãm chọn trường trực tuyến của mình trong năm trước, giảm từ 30 liên kết hội thảo trực tuyến khác nhau tới một liên kết sự kiện chính.

Những loại sự kiện nào có thể có nhiều phiên? Buổi định hướng, nơi bạn có thể lên kế hoạch cho một phiên với lãnh đạo và trưởng khoa của trường đại học, một phiên với cố vấn nội trú để chia sẻ về cuộc sống ở ký túc xá, và một phiên khác nơi sinh viên có thể tìm hiểu về các câu lạc bộ và môn thể thao. Các sự kiện của cựu sinh viên, sự kiện gây quỹ, mở cửa tham quan công khai, hội nghị chuyên đề nghiên cứu, liên hoan phim, hội chợ việc làm và hội chợ đại học cũng có thể cần nhiều phiên trong một sự kiện duy nhất. Đối với hội chợ việc làm hay hội chợ đại học, bạn có thể thiết lập cho mỗi công ty hoặc trường học một phiên của riêng họ để vận hành như một “gian hàng” trực tuyến.

Sảnh Zoom Events là một không gian liên tục nơi người dự thính có thể trò chuyện, xem chương trình sự kiện và thêm các phiên vào lịch trình của họ. Với tư cách là quản trị viên sự kiện, bạn có thể mở trước sảnh để người dự thính có thể khám phá thông tin bạn cung cấp về các phiên sắp tới, tạo lịch trình của họ, trò chuyện với những người khác và tìm hiểu về bất kỳ nhà tài trợ nào mà sự kiện có thể có.

Bạn thậm chí có thể phát trực tiếp các phiên đến sảnh để những người vừa tham gia sự kiện có thể xem trước từng phiên trước khi chọn một phiên để tham gia. Điều này đặc biệt hữu ích nếu những người tham gia sự kiện có nhiều tùy chọn thu hút mối quan tâm của họ hoặc muốn tránh tham gia một phiên đang diễn ra giữa chừng.

Sau khi sự kiện kết thúc, các bước tiếp theo của bạn nên bao gồm xây dựng kết nối với người dự thính và đánh giá mức độ thành công của những nỗ lực đó. Zoom Events có các tính năng giúp bạn làm cả hai việc trên.

Liên hệ với những người đã đăng ký sự kiện để trao quyền truy cập vào bản ghi phiên và thông tin theo dõi. Tinh chỉnh thông điệp gửi cho khán giả — nếu bạn vừa hoàn thành một sự kiện dành cho sinh viên tương lai, hãy chia sẻ một số tài liệu và bài viết trên blog về cuộc sống trong khuôn viên và mời họ tham gia các sự kiện trong tương lai.

Xem có bao nhiêu người đã tham dự và so sánh con số đó với sự kiện trước đây. Xem lại kết quả khảo sát sau sự kiện của bạn (bạn có thể thiết lập một cuộc khảo sát trước sự kiện trong Zoom Events) để xem những người dự thính cho rằng điểm nhấn của sự kiện nằm ở đâu và còn gì thiếu sót, từ đó bạn có thể cải thiện trải nghiệm trong tương lai.