¿Está planificando un evento en el campus? Aquí le contamos cómo hacerlo virtual con Zoom Events

Tanto si está preparando las festividades de fin de año, como la ceremonia de graduación o las reuniones de exalumnos, o planificando con antelación la orientación de los nuevos alumnos del próximo año, muchas instituciones buscan llegar a un público más amplio a través de experiencias de eventos virtuales e híbridos.

Los eventos virtuales e híbridos en el campus permiten a las familias conectarse con los alumnos desde lejos, permiten que se unan oradores invitados de todo el mundo, y mantienen el interés de los exalumnos, incluso cuando ya no están cerca del campus. Zoom Events proporciona una plataforma todo en uno para que los planificadores de eventos en el campus puedan crear, promocionar, administrar y celebrar organizar conferencias de varios días o varias sesiones, o eventos de una sola sesión de cualquier tamaño o escala.

Estos son algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de planificar su próximo evento de campus virtual. Revise nuestra completa guía para celebrar eventos en el campus con Zoom a fin de obtener más consejos y orientación.

Una de las características más útiles de Zoom Events es la capacidad de organizar varias sesiones al mismo tiempo, pero seguir teniendo un enlace del evento principal. Mediante Zoom Events, New Haven Public Schools pudo ofrecer una experiencia más optimizada para su Exposición de elección de facultades virtual con respecto al año anterior, al pasar de 30 enlaces de seminarios web diferentes a un solo enlace del evento principal.

¿Qué tipos de eventos pueden tener varias sesiones? Piense en las orientaciones, donde puede planificar una sesión con los líderes y decanos de la universidad, una con los asesores residenciales para hablar de la vida en las residencias, y otra en la que los alumnos puedan conocer los clubes y los deportes. Los eventos de exalumnos, las recaudaciones de fondos, las jornadas de puertas abiertas, los simposios de investigación, los festivales de cine, las ferias de empleo y las ferias universitarias también pueden garantizar la celebración de varias sesiones en el marco de un único evento. Para las ferias de empleo o de universidades, puede configurar cada empresa o facultad con su propia sesión, de modo que actúe como un «stand» virtual.

La antesala de Zoom Events es un espacio continuo donde los asistentes pueden chatear, ver la agenda del evento y añadir sesiones a su programa. Como administrador del evento, puede abrir la antesala previamente para que los asistentes puedan explorar la información que proporcionó sobre las próximas sesiones, crear su itinerario, chatear entre ellos y obtener información acerca de los patrocinadores que pueda tener el evento.

Incluso puede transmitir sesiones en directo en la antesala para que las personas que se unan al evento puedan obtener una vista previa de cada sesión antes de elegir una para unirse. Esto es especialmente útil si los asistentes al evento tienen varias opciones que despiertan su interés o quieren evitar entrar a una sesión en medio de una presentación.

Una vez que el evento haya finalizado, los siguientes pasos deben incluir la creación de conexiones con los asistentes y la evaluación del éxito de sus esfuerzos. Zoom Events tiene características que le ayudan a realizar ambos pasos.

Póngase en contacto con las personas que se registraron en el evento para ofrecerles acceso a las grabaciones de las sesiones y a la información de seguimiento. Adapte su mensaje a la audiencia: si acaba de realizar un evento para futuros alumnos, comparta algunos recursos y artículos de blog sobre la vida en el campus e invítelos a unirse a futuros eventos. 

Vea cuántas personas asistieron y cómo se comparan esas cifras con la asistencia a eventos anteriores. Revise los resultados de su encuesta posterior al evento (puede configurar una encuesta antes del evento en Zoom Events) para ver en qué aspectos los asistentes consideraron que su evento se destacó y en qué aspectos falló, de modo que pueda mejorar la experiencia en el futuro.