Hareket halindeyken toplantı yapmak: Yapılması ve yapılmaması gereken 5 şey

Ortalama bir iş günü, sekiz saat boyunca masa başında oturmak demek değildir. Hayatta her şey olabilir; bir randevu için ofisten ayrılmanız veya köpeğinizi yürüyüşe çıkarmanız gerekebilir. Veya gün içinde bir müşteriyle buluşmak, bir konferansa katılmak veya bir iş arkadaşınızla görüşmek için vakit ayırmanız gerekebilir.

Ancak masanızdan uzakta olmanız iş birliğini yapamayacağınız anlamına gelmez. Her şeye rağmen önemli toplantılara katılabilmeniz ve iş arkadaşlarınızla gereken bilgileri paylaşabilmeniz gerekir. Peki, bunu yoldayken güvenliğinizden ve iletişimlerinizin profesyonelliğinden ve düzenliliğinden ödün vermeden nasıl yapabilirsiniz? Yapılması ve yapılmaması gereken şu beş seye uyarak işe başlayın. 

İster bir müşteriyle toplantıya ister çocuğunuzu okuldan almaya gidiyor olun iş günü boyunca arabada olduğunuz zamanlar olabilir. Bu yüzden artık araba üreticileri, sürücülerin arabalarının ekranını kullanarak güvenli ve etkili iletişim kurabilmelerini sağlamak için popüler mobil cihazlarda bulunan özellikleri taklit eden bilgi-eğlence sistemleri sunuyor.

Eklediğimiz Android Auto™ desteği sayesinde sürücülerin yoldayken iletişim kurmalarını daha kolay hale getirdik.  Android ™ kullanıcıları artık arabalarının uyumlu ekranından yalnızca ses* özelliğiyle konferans aramaları başlatıp aramalara katılabilecek ve toplantı takvimlerine göz atabilecek. Aktif aramalar Android Auto üzerinden yönetilir; böylece gerektiğinde mikrofonunuzu sessize alabilir ve sona eren görüşmeleri kapatabilirsiniz.

Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay gibi markaların arasına katılan Android Auto, hareket halindeyken Zoom üzerinden daha kolay iş birliği yapabilmenize olanak tanır.

Android ve Android Auto Google LLC şirketinin ticari markalarıdır. Android Auto’yu arabanızın ekranında kullanmak için Android 8 veya üzeri yüklü bir Android telefona, aktif bir veri planına ve Android Auto uygulamasına ihtiyacınız olacaktır.

*Android Auto’ya bağlandığınızda videonuz otomatik olarak kapalıdır.

Mikrofonunuz yanlışlıkla açık kaldığı için bir görüşmeyi kesintiye uğratmaktan daha kötü bir şey varsa, o da kameranızın sizi pek de çekici olmayan bir açıdan göstermesi olabilir. Hareket halindeyken iş birliği yaparken bu tarz şeylerin olma ihtimali daha da yüksektir. 

Zoom Meeting ayarlarınızda kameranızı ve mikrofonunuzu bir toplantı başlattığınızda veya bir toplantıya katıldığınızda kapalı olacak şekilde ayarlayarak sıkıntılı durumlardan kaçınabilirsiniz. Bu ayarlar, mobil cihazınızdan katılacağınız tüm toplantılar için geçerli olacaktır. Böylece bir çağrıyı, çocuğunuzun okuldan çıkmasını beklerken yanıtlasanız bile profesyonelliğinizi koruyabilirsiniz.  

Bazen içinde bulunduğunuz durumda görüntülü görüşme yapmak mantıklı olmayabilir. Örneğin araç sürerken dikkatinizi dağıtacak gereksiz şeylerden kaçınmak istiyor veya hızlıca bir şey sormak için bir kişiyle bire bir görüşmeniz gerekiyor olabilir. İşte böyle durumlarda Zoom Phone gibi bir sesli iletişim çözümü sahneye çıkar. Zoom mobil uygulaması sayesinde, Zoom Phone çağrılarını hareket halindeyken kişisel telefon numaranızın gizliliğinden ödün vermeden cep telefonunuzdan yanıtlayabilirsiniz. Ayrıca arabadan indiğinizde hızla bilgi vermek istediğiniz kişilerinize kısa mesaj gönderebilirsiniz. 

İnsanların sizi aramadan önce yolda olduğunuzu bilmelerini mi istiyorsunuz? Sizinle iletişime geçmek veya sohbet etmek isteyen kişilere Zoom Team Chat’te profilinizin bir parçası olarak gösterilecek bir durum mesajı ayarlayabilirsiniz. Bir randevuda olduğunuzu, biraz geç yanıt verebileceğinizi veya söz konusu günde sahada olduğunuzu paylaşabilirsiniz. Durum mesajınızın belirli bir zamanda (örneğin mesai bittiğinde veya ücretli izin sürenizin sonunda) sona ermesini de ayarlayabilirsiniz.

Ayrıca iletişim durumunuzu (sohbetteki simgenizin yanında bulunan yeşil, kırmızı veya gri yuvarlak) değiştirerek sırasıyla müsait, meşgul veya ofis dışında olup olmadığınızı belirtebilirsiniz. 

Bazen kısa bir sohbetle halledilebilecek bir şey için toplantı yapmanız gerekmez. Böyle bir durumda, araba sürmediğiniz ve güvenli bir şekilde yanıt verebileceğiniz bir anda iletişimi kolayca sürdürebilirsiniz.

Bir soruyu yanıtlamanız veya iş arkadaşlarınızla bazı bilgileri hızlıca paylaşmanız gerektiğinde en iyisi, mobil cihazınızda Zoom Team Chat gibi bir sohbet uygulaması kullanmaktır. Böylece önemli bilgileri anında gönderebilirsiniz ve hatta mobil cihazınızda bulunan dosya, fotoğraf ve belgeleri paylaşabilirsiniz. Hatta yazdığınız bir sohbet mesajının daha sonra gönderilmesini planlayabilirsiniz. 

Yoldayken katıldığınız bir toplantıda o an tam olarak yanıtlayamadığınız bir şey olursa Zoom Team Chat’te söz konusu toplantıdaki katılımcılara özel bir grupta haberleşmenize olanak tanıyan kesintisiz toplantı sohbeti sayesinde konuyu daha sonra takip edebilirsiniz. Bu özellik etkinleştirildiğinde ilgili grup kanalına toplantıda olduğu gibi toplantı içi sohbet mesajları gönderilir ve böylece toplantı sona erdikten sonra konuşmayı sürdürebilir ve düzgün bir şekilde yanıtlayabilirsiniz. 

Günümüzdeki iş günleri geçmişte olduğundan çok farklı. Artık ofis, ev, yol gibi aklınıza gelebilecek her yerden iletişim kuruyoruz. Nerede ve ne zaman gerekirse bilgi paylaşabileceğiniz teknolojiye ihtiyacınız var.

Zoom platformu tam da bunu yapmanız için tasarlandı. Zoom sayesinde, iş arkadaşlarınızla ve müşterilerinizle tercih ettiğiniz kanallar üzerinden iletişim kurabileceğiniz merkezi tek bir yere sahip olursunuz. Ve buna arabanız ve mobil cihazınız da dahildir. Böylece yolculuk yaparken iletişim kuramamak konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Zoom sayesinde, nereye giderseniz gidin iş birliği de sizinle birlikte gelir. 

Bu çözümlerin hepsini tek bir yerde bir araya toplamaya hazır mısınız? Zoom Workplace'i hemen kullanmaya başlayın