En IT-chefs guide till Zoom AI Companion 2.0

Allt fler organisationer börjar se AI som en absolut nödvändig teknik för medarbetarna, snarare än något som kan vara bra att ha. Som IT-chef befinner du dig i främsta ledet av denna hastiga digitala omvandling och har som uppgift att implementera rätt sorts teknik för att hjälpa medarbetarna att samarbeta och kommunicera effektivt. 

Med så många tillgängliga AI-lösningar kan ditt team bli överväldigat av att utvärdera och testa olika verktyg baserat på en mängd faktorer, däribland kostnad, kvalitet, integreringar och säkerhet och integritet. Att hitta en pålitlig och effektiv lösning tar tid. Men att gå för långsamt fram kan orsaka en rad andra problem. Om angelägna medarbetare inte får tillgång till godkända AI-verktyg är det möjligt att de börjar använda ännu ej granskade appar för sitt arbete, vilket medför att du inte har en aning om hur företagsdata hanteras eller om de används för att träna AI-modeller från tredje part. Detta medför även att de produktivitetsvinster som AI kan ge uteblir.

Du kanske också funderar över hur du ska integrera AI i dina befintliga arbetsflöden, introducera användarna och kommunicera värdet av AI så att medarbetarna börjar använda lösningen. 

Det är här Zoom AI Companion 2.0, din smarta AI-assistent, kommer in i bilden. Den är en del av den plattform du litar på och den samarbetsupplevelse som dina medarbetare redan känner till och gillar – ett enkelt sätt att sammanfatta möten och chattrådar, skriva meddelanden i Team Chat och e-post samt brainstorma och organisera idéer på en whiteboard eller i ett Zoom-dokument. Och eftersom den ingår utan extra kostnad för betalande användare med berättigande Zoom-planer* behöver du inte oroa dig över att använda budgeten för att betala för ytterligare ett verktyg.

Oavsett om du aktivt överväger att börja använda AI Companion eller letar efter råd för effektiv implementering hittar du all information du behöver nedan. Om du inte har använt AI Companion 2.0 förut kan du ta reda på vad den kan göra för ditt team.

En noggrann utvärdering av alla applikationer är avgörande för att se till att företagets data är skyddade och att potentiella risker minimeras. En nyckelfaktor i vårt engagemang för ansvarsfull AI är Zooms starka omsorgskultur, som prioriterar säkerhet och integritet i centrum för sina produkter. Om din organisation redan använder Zoom känner du säkert till hur vi prioriterar säkerhet, integritet och efterlevnad på hela Zoom Workplace-plattformen.

Zoom använder sig inte av våra kunders ljud, video, chatt, skärmdelning, bilagor eller annan kommunikation som kundinnehåll (såsom omröstningsresultat, whiteboard och reaktioner) för att träna Zooms eller tredje parts modeller för artificiell intelligens.

Om du inte känner till Zooms säkerhets- och integritetsrutiner hittar du en detaljerad genomgång av produktfunktioner och strategi för ansvarsfull AI i vår rapport om säkerhet och integritet i AI Companion. Där vi besvarar många av de frågor du kan tänkas ha när du utvärderar våra AI-lösningar. 

För information om:

• hur vi använder och skyddar dina uppgifter
• dataflöde och överföring till tredje part (i förekommande fall)
• specifika uppgifter om lagring och kvarhållande av data för varje AI Companion-funktion
• vår process för att utveckla generativa AI-funktioner.

Ladda ner vår vitbok om säkerhet och integritet för AI Companion.

Administratörer kan aktivera eller inaktivera funktioner för hela sitt konto på kontoinställningssidan i adminportalen. Du kan välja om du vill ge alla medarbetare eller bara vissa grupper tillgång till någon eller alla av funktionerna (kräver version 6.2.5 och senare). 

Det är inte ett val mellan allt eller inget – till exempel så kanske du vill att medarbetare ska kunna sammanfatta möten med AI Companion, men vänta med att införa vissa funktioner för medarbetare, som att skriva meddelanden i e-post eller Team Chat, tills du har genomfört fler tester. Du kan enkelt aktivera eller inaktivera åtkomsten i dina kontoinställningar.

Klicka på fliken AI Companion, så ser du möjligheten att växla samtliga tillgängliga funktioner på eller av på kontonivå.

Du kan gå ännu mer i detalj genom att styra medarbetaråtkomsten till AI Companion-funktionerna på konto-, grupp- och användarnivå. 

Så här ser det ut med mötessammanfattningen som exempel, även om detta gäller även för andra AI Companion-funktioner:

• Aktivering av mötessammanfattning på kontonivå innebär att mötesvärdar på ditt konto (specifikt medarbetare inom din organisation med en berättigande Zoom-licens) har möjlighet att initiera en AI-genererad sammanfattning av mötet.
• Kontoägare kan skapa grupper och hantera åtkomst till AI Companion-funktioner på gruppnivå. Detta ger vissa användare åtkomst till mötessammanfattningar när de är värd för möten, medan det begränsar åtkomsten för andra. Du kanske vill göra detta som en del av en pilotgrupp (vi tar upp det nedan) eller av andra skäl, som på grund av efterlevnad. 
• Värdar kan välja att aktivera eller inaktivera funktionen för mötessammanfattning på användarnivå. Detta innebär att värdarna själva kan bestämma om de vill att AI Companion ska generera en mötessammanfattning för deras möten. De kan även bestämma från möte till möte om de vill aktivera eller inaktivera AI Companion.

För att begränsa inställningar på konto- och gruppnivå klickar du på låsikonen för att förhindra att användare ändrar dem. Du kan till exempel kräva att alla mötessammanfattningar endast skickas till mötesvärden.

Anpassningsbara inställningar ger ännu mer administrativ kontroll

När du har växlat en funktion till på har du ännu fler alternativ för att styra hur AI Companions utmatningar delas och nås. Om du till exempel aktiverar mötessammanfattningar kan du avgöra vem som ska få mötessammanfattningarna – enbart värden, värden och interna deltagare eller om de ska delas med alla mötets inbjudna personer, inklusive de som inte tillhör företaget.

Medarbetare kan välja när de vill använda AI Companion 2.0

På användarnivå kan medarbetare välja hur de vill använda AI Companion i de möten som de håller. De kan aktivera AI Companion för att automatiskt starta en mötessammanfattning för varje möte de är värd för eller välja att starta sammanfattningen manuellt. Värdar kan också bestämma om deltagarna har tillåtelse att ställa frågor till AI Companion om de möten de håller. Värdarna kan dessutom slå på och av dessa funktioner under ett möte.

När ett möte pågår meddelas alla deltagare när AI Companion-funktioner aktiveras. När AI Companion-funktioner är aktiva i ett möte visas en vit AI Companion-ikon i det övre högra hörnet av mötesfönstret. Se bilden ovan för ett exempel på detta.

Innan du lanserar AI Companion i hela organisationen kan det vara bra att först köra ett pilottest med en utvald grupp medarbetare. På så sätt kan du testa funktionerna och samla in feedback och lärdomar från en mindre användarbas. Tack vare våra detaljerade kontroller för AI Companion är detta enkelt att genomföra. 

1. I avsnittet Användarhantering på ditt konto skapar du en ny grupp för dina testare. 
2. Skapa en ny separat grupp för icke-testare.
3. Klicka på fliken AI Companion i kontoinställningarna. 
• Här kan du välja vilka AI Companion-funktioner som ska aktiveras – detta sker på kontonivå, det vill säga för alla användare på ditt konto. I nästa steg begränsar du åtkomsten till den övergripande organisationen samtidigt som du tillåter åtkomst för testgruppen.
4. Välj din testgrupp under Användarhantering, navigera sedan till fliken AI Companion och aktivera de funktioner som du vill att testgruppen ska ha åtkomst till. 
5. Välj den grupp som inte är testare och där alla andra användare i din organisation ingår. 
• Klicka på fliken AI Companion och inaktivera sedan alla funktioner för gruppen som inte är testare. 
• Klicka på låsikonen för att förhindra att användare i den här gruppen ändrar den. 

Om du vill kan du tilldela separata administratörer till testgruppen – de får inte fullständig administratörsåtkomst till kontot, men kan däremot lägga till och hantera medlemmar i testgruppen. Detta är perfekt om du vill delegera hanteringen av pilotprojektet till någon, även om personen i fråga inte är kontoadministratör.

Kommunikation med medarbetare är avgörande när ny teknik införs. Om medarbetarna inte är informerade om vad som finns tillgängligt, övertygade om hur det kan hjälpa dem och bekväma med den nya tekniken så börjar de troligtvis inte att använda den. 

Här är några exempel på hur AI Companion kan hjälpa dig att bli mer effektiv i ditt arbete:

• Under möten kan du registrera feedback och diskussionspunkter, ställa frågor under mötet om vad som har sagts eller till och med ställa frågor för webbsökning.
• När du har varit borta från kontoret kan du sammanfatta dina olästa chattar, få en lista med åtgärdspunkter baserad på en konversation i en chattkanal eller sammanfatta en e-posttråd.
• I stället för att stirra på en tom sida kan du be AI Companion om ett första utkast, en sammanfattning av ett dokument du laddar upp eller om att ändra tonen i ditt befintliga utkast.

Om du vill ha hjälp med att introducera AI Companion för din organisation kan du gå till introduktionscentret för AI Companion för att hitta användarguider, mallar, bästa praxis, demovideor och mer därtill.

Här är ett exempel på e-postmall som du kan använda för att introducera AI Companion till ditt team. Innan du skickar meddelandet ska du se till att du redigerar det för att återspegla vilka AI Companion-funktioner du väljer eller vilka Zoom-produkter du är licenserad för:

–

Hej [medarbetare]!

Vi är glada att kunna meddela att AI Companion – Zooms generativa AI-assistent – nu är tillgänglig för dig att använda med Zoom.

AI Companion har ett antal funktioner som är utformade för att hjälpa dig under hela din arbetsdag och kan förbättra både produktiviteten och samarbetet. Den kan göra följande:

• Sammanfatta Zoom-möten och summera vad som hände och åtgärdspunkter, även utan att spela in mötet. Den kan också sammanfatta långa Team Chat-trådar för att presentera en översikt över konversationen så att du sparar tid.
• Skapa en dagordning för ditt kommande möte. Be AI Companion att skapa en dagordning för ditt nästa möte baserat på tidigare möten eller chattrådar.
• Sammanfatta uppladdade dokument. I sidopanelen för AI Companion laddar du upp en PDF, Microsoft Office-fil eller ett Google-dokument och ber AI Companion att sammanfatta viktig information från dokumentet.
• Svara på frågor du har om ett möte i realtid – till exempel ”Nämndes mitt namn?” eller ”Vad är nästa steg?”.
• Skriva teamchattmeddelanden och e-postmeddelanden i Zoom Mail med rätt ton och längd. Allt du behöver göra är att ange en uppmaning.
• Göra det enklare att granska inspelningar genom att dela upp dem i smarta kapitel efter ämne samt markera viktig information och identifiera åtgärdspunkter.
• Generera idéer i Zoom Docs och Zoom Whiteboard baserat på din uppmaning, vilket hjälper dig att kickstarta brainstormingsessioner eller nya utkast till innehåll.

Här är några vanliga frågor du kan ha:

Kan jag välja om jag vill använda AI Companion?

Du har kontroll över vilka AI Companion-funktioner du vill använda i de möten som du är värd för. Du kan när som helst aktivera eller inaktivera dessa funktioner samt välja om du vill använda dem i möten från fall till fall. Du kan också välja när du vill slå på eller av AI Companion medan mötet pågår. Om AI Companion är aktiv under ett möte visas diamantikonen för AI Companion i det övre högra hörnet av ditt fönster. Om du går med i ett möte där AI Companion-funktioner används meddelas du om det med en friskrivningsklausul. 

Kommer mina möteskonversationer att användas för att träna AI-modeller?

Zoom använder sig inte av kunders ljud, video, chatt, skärmdelning, bilagor eller annat kommunikationsliknande kundinnehåll (såsom omröstningsresultat, whiteboard och reaktioner) för att träna Zooms eller tredje parters modeller för artificiell intelligens.

Hur kommer jag igång?

Håll bara utkik efter AI Companion-diamantikonen när du använder Zoom – i verktygsfältet för Meetings, Team Chat, Mail eller Zoom Whiteboard. 

• I Zooms komma igång-guide finns mer information om hur du kan få ut mesta möjliga av AI Companion under din arbetsdag. 
• Om du vill stänga av vissa AI Companion-funktioner går du till dina profilinställningar i Zoom och letar upp fliken AI Companion. 
• Du hittar svar på de vanligaste frågorna om hur du kommer igång på Zooms supportsida: Använda Zoom AI Companion.

Om du har frågor eller funderingar kan du kontakta oss på [FÖRETAG][AVDELNING].

___

Tips för att öka användningen

När du har introducerat AI Companion kan du följa dessa tips för att öka användningen och hjälpa dina medarbetare att lära sig att använda tjänsten på ett effektivt sätt:

• Arrangera utbildningssessioner och ange virtuella kontorstider via Zoom Meetings för att hjälpa medarbetarna att aktivera AI Companion och svara på deras frågor.
• Skapa en Zoom Team Chat-kanal för AI Companion, så att medarbetarna kan ställa frågor eller dela egna tips och bästa praxis med varandra.
• Skapa en kommitté med avancerade användare eller AI Companion-entusiaster som kan hjälpa medarbetarna, testa nya funktioner eller hålla egna utbildningssessioner beroende på sin engagemangsnivå.

Resurser för medarbetare

Medarbetare lär och engagerar sig på olika sätt och vi har en mängd tillgängliga AI Companion-resurser som du kan dela med dem.

• AI Companion-supportartiklar 
• Introduktionscenter för AI Companion
• Kurser i Zooms utbildningscenter
• Blogginlägg om AI Companion
• AI Companion-webbinarium på begäran

Är du redo att komma igång med AI Companion? Här är några viktiga länkar:

• Kolla in AI Companion-sidan för att se de senaste funktionerna och möjligheterna.
• Ladda ner vår rapport om säkerhet och integritet för AI Companion.
• Ta kursen Zoom AI Companion för administratörer i Zooms utbildningscenter.
• Gå till din organisations kontoportal för administratörer för att aktivera AI Companion.
• Läs mer om hur andra chefer och medarbetare tänker kring AI i vår rapport AI in the Workplace.

Redaktörens anmärkning: Det här blogginlägget redigerades den 5 november 2024 för att inkludera den senaste informationen om Zoom AI Companion.