Zoom voor de levenswetenschappen

Naast het dagelijkse administratieve gebruik kan Zoom clinici en ander personeel in de levenswetenschappen helpen de time-to-market voor het ontwikkelingsproces van geneesmiddelen te verkorten, experts te bereiken ongeacht waar ze zich bevinden, en klinische onderzoeken te decentraliseren om deelnemers op meerdere locaties op te nemen. Over de hele wereld gebruiken levenswetenschappelijke van elke grootte het Zoom-platform voor een verscheidenheid aan toepassingen die processen in de hele organisatie stroomlijnen.

Hieronder vind je veel informatiebronnen, tips en uitleg over het instellen en gebruiken van Zoom voor de levenswetenschappen.

Lees onze stap-voor-stap-introductiehandleiding om u te helpen bij het instellen van uw account. Zoom biedt een groot aantal opties en configuraties om de veiligheid en privacy van uw zorgorganisatie te waarborgen.

1. De implementatie in het kort

Zo ziet een geslaagde implementatie van Zoom eruit:

2. Aan de slag gaan met de implementatie

Stel je Zoom-implementatieteam samen

Wanneer u uw Zoom-account wilt gaan configureren, richt u eerst een team van beheerders op om de implementatie en het dagelijks gebruik van Zoom te beheren.

a. Wijs je Zoom-beheerders aan

Zoom-beheerders zijn verantwoordelijk voor de implementatie van Zoom binnen hun organisatie. Ze krijgen de verantwoordelijkheid om de gebruikers van hun account te beheren, onder meer door gebruikers toe te voegen, te verwijderen of te bewerken. Je kunt ook de accountinstellingen van je organisatie, API-functies en SSO beheren.

• Meld je aan bij zoom.us als de accounteigenaar of iemand die toegang heeft tot het bewerken van rollen.
• Klik in het navigatiemenu op Gebruikersbeheer en vervolgens op Rollenbeheer.
• Klik op Bewerken in de kolom Actie voor de beheerdersrol. 
• Klik op de selectievakjes die bevoegdheden inschakelen voor gebruikers met deze rol om die pagina's te bekijken of te bewerken.
• Scrol naar de onderkant van de pagina en klik op Instellingen opslaan.

3. Beheer van Zoom-gebruikers

Met gebruikersbeheer kunnen accounteigenaars en beheerders hun gebruikers beheren door het toevoegen, verwijderen en toewijzen van rollen en add-onfuncties.

4. Zoom-accountprofiel

Op de accountprofielpagina vind je jouw basisaccountgegevens. Een account kan een heel bedrijf of een individuele gebruiker omvatten, naar gelang van de grootte van je account.

Afhankelijk van je rol en abonnement kun je ook geavanceerde functies bekijken en beheren, waaronder informatie over accountondersteuning, gekoppelde domeinen, de vanity-URL van het account en het gebruiksoverzicht met details over cloudopname en audiogebruik.

2. Zorg voor een betere organisatie zonder extra werk voor het beheerdersteam door gekoppelde domeinen aan te vragen.
   • Wat zijn de voordelen van gekoppelde domeinen? Elke persoon met het e-mailadresdomein van jouw organisatie wordt verplaatst naar jouw account. Alle toekomstige personen die zich aanmelden met een bijbehorend domein, zullen ook automatisch aan jouw account worden toegevoegd.
3. Voeg een extra beveiligingslaag toe met single sign-on (SSO) om je te kunnen aanmelden met de gegevens van jouw bedrijf.
   • Wat zijn de voordelen van Zoom SSO? Zoom SSO stroomlijnt de gebruikerservaring en het accountbeheer. Zoom doet dienst als de serviceprovider (SP) en biedt automatische inrichting van gebruikers.
   • Geavanceerde help-artikelen voor single sign-on

Opmerking: als je meer hulp nodig hebt, neem dan contact op met de Zoom-ondersteuning.

De mogelijkheid om accountconfiguraties aan te passen en bevoegdheden te beheren, kan jouw organisatie in staat stellen beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te beveiligen en je nalevingsverplichtingen voor HIPAA te ondersteunen, indien van toepassing voor jouw organisatie. 

Naast de mogelijkheid om toegang te verlenen tot bepaalde functies door middel van groepen, biedt Zoom meldingen voor gebruikers wiens vergaderingen mogelijk worden verstoord, krachtige en op maat gemaakte versleutelingsopties, audiohandtekeningen en watermerken, datacenterselectie voor het verwerken van bepaalde klantgegevens bij het hosten van vergaderingen en webinars, wachtruimten en toegangscodes, en de mogelijkheid om time-outperioden op te geven.

6. Voorbereiding om live te gaan

Laat uw team succesvol kennismaken met Zoom door alle teamleden de juiste hulpmiddelen, informatiebronnen en training te geven!

a. Leer hoe je Zoom gebruikt!

1. Het Zoom-trainingscentrum biedt een groeiende lijst met on-demand cursussen en korte video's die zijn ontworpen om je precies de informatie te geven die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt. Of je nu een nieuwe gebruiker bent die hulp zoekt bij een eerste vergadering of een Zoom-beheerder die Zoom Phone wil instellen, je vindt het hier.
• Training voor Zoom-beheerders:
  • On-demand opname "Laat het me zien" - "Basisbeheer van Zoom Meetings".
  • Module - "Aan de slag met Zoom-beheer"

Communicatie uitrollen voor je team

4. Zorg voor interne communicatie en bronnen om je team te informeren over Zoom.
• Aankondiging op bedrijfsniveau: laat je team weten dat jouw organisatie Zoom gebruikt. Verstrek informatie om aan de slag te kunnen gaan, geef antwoord op verwachte vragen en laat je personeel weten vanaf wanneer Zoom beschikbaar is.
• Aankondiging van training: stel het Zoom-trainingscentrum en het Zoom-helpcentrum voor om je eindgebruikers te helpen zich voor te bereiden op het gebruik van Zoom.
  • Zoom-training voor eindgebruikers:
    • On-demand opnames "Laat het me zien" in het gedeelte "Zoom Meetings".
• E-mail na implementatie: deel waardevolle tips en bevorder de acceptatie van Zoom door gebruikers.
  • Het Zoom-trainingscentrum gebruiken
  • Zoom-ondersteuning

7. Na de implementatie: acceptatie en succes meten

Volg het gebruik binnen uw organisatie voortdurend met degelijke rapportage- en dashboardhulpmiddelen.

Met een uitgevoerde BAA kun je ook de producten en functies van Zoom Phone gebruiken om met patiënten te communiceren. Bij correct gebruik kan Zoom Phone je helpen bij het maken en ontvangen van patiëntoproepen, of bij het gebruik van optionele functies zoals visuele voicemail en gespreksopname. Je kunt zelfs planningsintegraties zoals herinneringen gebruiken om geautomatiseerde sms-herinneringen naar patiënten te sturen.

Extra bronnen voor Zoom Phone:

• Noodlocatie 
• Ingesproken begroetingen + wachtmuziek aanpassen 
• Telefooninstellingen wijzigen 
• Het afhandelen van oproepen aanpassen 
• Toegang tot voicemail delen 
• Werktijden, sluitingstijden en vakantie instellen

• Geluid dempen 
• Audio 
• Beller toevoegen 
• Oproepen in de wacht plaatsen 
• Doorverbinden 
• Opnemen 
• Vergaderen

Verzameling van korte video's

Dit gedeelte geeft aan de hand van mogelijke gebruiksscenario's meer inzicht in de manieren waarop je Zoom-productsuite kan helpen bij de dagelijkse taken en activiteiten voor een organisatie van medische hulpmiddelen, een farmaceutische organisatie of een levenswetenschappelijke organisatie.

Klinische studies uitvoeren:

Eerste interacties met deelnemers - Wanneer een studie wordt aangekondigd en deelnemers zich in de selectiefase voor deelname aan de studie bevinden, kun je Zoom Phone, Zoom Meetings en/of Zoom Contact Center gebruiken om inkomende oproepen aan te nemen of vooraf geplande vergaderingen te houden met geïnteresseerde personen die aan de studiecriteria voldoen. Zoom Webinars kan worden gebruikt voor publieke presentaties om interesse te wekken voor aankomende of lopende studies. 

De studie uitvoeren - Hoewel studies vaak locatiegebonden zijn of vereisen dat deelnemers zich verplaatsen, kan de productsuite van Zoom jouw organisatie helpen om vrijwel overal studies uit te voeren met behulp van Zoom Meetings en integraties die bewaking op afstand mogelijk maken (zoals deze elektronische stethoscoop). Virtuele studies bieden je team de mogelijkheid om een meer diverse pool van deelnemers te krijgen of deelnemers op te nemen die om gezondheids- of andere redenen moeilijk persoonlijk te bereiken zijn. Terwijl deze studies aan de gang zijn, kunnen Zoom Whiteboard en Zoom Team Chat teams helpen samen te werken en efficiënter te communiceren. Bovendien kunnen de mogelijkheden voor integratie Zoom met belangrijke EPD's helpen om eenvoudige workflows voor betrokkenheid bij klinische studies en interacties voor telegeneeskunde op punt te stellen.

Verspreiding van onderzoek - Onderzoeksteams kunnen Zoom Webinars of Events gebruiken om telefonische vergaderingen te organiseren, waarbij onderzoek kan worden gedeeld met collega's, zorgverleners of het grote publiek.

Toezicht op productiefaciliteiten:

De tijd dat je naar een faciliteit moest reizen om storingen van apparatuur te controleren en onderhoud uit te voeren, is al lang voorbij. Nu kun je Zoom Meetings gebruiken om technici in contact te brengen met werknemers ter plaatse en zo problemen sneller vast te stellen en op te lossen. Werknemers op de locatie kunnen handsfree camera's gebruiken om technici te helpen bij het vaststellen en aanpakken van problemen. Het virtueel inschakelen van experts en ingenieurs op afstand kan ook helpen besparen op de kosten en tijd die gepaard gaan met reizen, wat resulteert in minder uitvaltijd en een hogere productiviteit. 

Naast het virtueel repareren van defecte apparatuur, kunnen bedrijven virtuele inspecties uitvoeren met regelgevende instanties via Zoom Meetings, of onze productsuite gebruiken om samen te werken en een inspectie voor te bereiden.

Interactie voor verkoop:

Verkopers hoeven niet langer langs een artsenpraktijk te gaan om te proberen een paar minuten tijd te krijgen. In plaats daarvan kunnen korte afspraken worden gepland via Zoom Meetings, zodat de arts weet wanneer een vergadering zal plaatsvinden en zijn volledige aandacht kan geven, in plaats van snel snel tussen afspraken door. Bovendien kan deze virtuele verkoopworkflow helpen de reiskosten en het aantal vertegenwoordigers voor een specifieke regio te verlagen, wat resulteert in besparingen voor je bedrijf en een betere toegang tot medische informatie over de geneesmiddelen die je verkoopt voor zorgverleners.

Andere gebruiksscenario's:

Naast de hierboven genoemde workflows, kan de Zoom-productsuite op veel verschillende manieren helpen bij je dagelijkse workflows:

Zoom Meetings

• Snelle synchronisatie met interne collega's, waardoor schermdelen + visuele weergave mogelijk is
• Externe vergaderingen plannen voor samenwerking, projectplanning en verantwoording 
• Het uitvoeren van 1:1 sessies met patiënten en studiedeelnemers
• Nieuwe medewerkers opleiden 
• Vergaderingen over regelgeving + naleving houden

Zoom Webinars + Events

• Groeiende interesse van deelnemers voor aankomende studies
• Bevindingen en resultaten delen met collega's in de sector
• Updates over nieuwe geneesmiddelen en ontwikkelingen verstrekken aan zorgverleners

Zoom Phone

• Inkomende oproepen van potentiële deelnemers aan de studie en algemene informatie
• Uitgaande oproepen naar collega's voor korte gesprekken waarbij geen visuals nodig zijn
• Sms-herinneringen voor deelnemers aan de studie
• Uitgaande oproepen van verkopers om tijd in te plannen met zorgverleners

Zoom Contact Center

• Snel gespreksstromen aanpassen om nieuwe wachtrijen voor aankomende studiedeelnemers op te vangen, basisinformatie over geneesmiddelprogramma's te verstrekken en vragen van klanten met betrekking tot geneesmiddelen te beantwoorden
• Bereikbaarheid van je team via telefoon, sms, chat of video 
• Informatie bijhouden over de beller, zoals namen, nummers, locaties en belgeschiedenis

Zoom Rooms

• Vergaderzalen upgraden om een eenvoudigere workflow mogelijk te maken bij het starten van of deelnemen aan virtuele vergaderingen
• Laboratoriumruimtes met video maken voor samenwerking
• Digitale displays weergeven in overal in je kantoor om medewerkers op de hoogte te houden
• Werkruimten maken die medewerkers van tevoren kunnen reserveren

Zoom Team Chat

• Belangrijke partijen op de hoogte houden van de huidige voortgang van een recent project, de ontwikkeling van een geneesmiddel of een studie
• Herinneringen instellen om specifieke taken op te volgen 
• Groepschats maken om ervoor te zorgen dat iedereen de nodige informatie binnen handbereik heeft

Zoom Whiteboard

• Brainstormen met je team in of buiten een Zoom-vergadering
• Sjablonen gebruiken om snel een visual voor je presentatie samen te stellen
• Een lijst van taken en de personen die ze hebben voltooid, bijhouden

Zoals de bovenstaande gebruiksscenario's laten zien, kan de productsuite van Zoom jouw organisatie helpen om de communicatie in goede banen te leiden en je team helpen bij het handhaven van onderlinge verantwoordelijkheid, of je nu overlegt met interne of externe collega's, zorgverleners of deelnemers. Naast de mogelijkheden van deze gebruiksscenario's, biedt Zoom ook verschillende rollen en functies voor vergaderingen.

Zoom-rollen

Host

De host van de vergadering kan verschillende aspecten van een Zoom-vergadering sturen, zoals het beheren van deelnemers. Dit is de persoon die de vergadering heeft gepland.

alternatieve host

Net als de host van de vergadering kan de alternatieve host de deelnemers van een vergadering beheren. Ook kan de alternatieve host de vergadering starten als de host nog niet aanwezig is.

Meer informatie over rollen in een vergadering.

Zoom-functies

tolkdienst

Moeten er tolken aanwezig zijn tijdens je vergaderingen of webinars? Neem contact op met de Zoom-ondersteuning voor activering van deze functie die tolken voorziet van een audiokanaal voor hun taal.

Planningsbevoegdheid

Je kunt een gebruiker of meerdere gebruikers in je account aanwijzen voor het plannen van vergaderingen namens anderen, of jouw bevoegdheid aan deze gebruiker(s) delegeren. Met behulp van het Zoom-profiel van de onderzoeker kan een assistent bijvoorbeeld een vergadering plannen voor een onderzoeker en deelnemer.

Nu steeds meer activiteiten die voorheen alleen met fysieke aanwezigheid plaatsvonden, verschuiven naar een virtuele omgeving, is het belangrijk om veilige vergaderingen en sterke verbindingen mogelijk te maken. Bekijk hieronder onze gidsen voor tips over het beveiligen van je Zoom-vergaderingen en het optimaliseren van de prestaties van Zoom, en over andere functies waarvan je op de hoogte moet zijn. 

Nu steeds meer activiteiten die voorheen alleen met fysieke aanwezigheid plaatsvonden, verschuiven naar een virtuele omgeving, is het belangrijk om veilige vergaderingen en sterke verbindingen mogelijk te maken. Bekijk hieronder onze gidsen voor tips over het beveiligen van je Zoom-vergaderingen en het optimaliseren van de prestaties van Zoom, en over andere functies waarvan je op de hoogte moet zijn.