Zoom op Zoom: bedrijfsprocessen documenteren met Zoom AI Companion en Zoom Docs

Er bestaat een grote kloof tussen mensen die sceptisch staan tegenover kunstmatige intelligentie (AI) en degenen die ervan overtuigd zijn dat het ons leven oneindig veel gemakkelijker zal maken. Om iedereen te helpen begrijpen hoe nieuwe technologie in dagelijkse workflows kan passen, presenteren we in dit artikel manieren om AI Companion te gebruiken voor het behalen van betere resultaten in minder tijd. 

We geven uitleg over een van onze laatste proceswijzigingen door een van onze teams, waardoor we naar schatting 80% tijd bespaarden door gesprekken uit een Zoom-vergadering gemakkelijk om te zetten in een bruikbaar document met Zoom Docs en AI Companion. Hoewel het hier om één specific team met één specifieke taak gaat, biedt dit duidelijk mogelijkheden om transcripts en AI Companion te gebruiken voor het bundelen van alle kennis en informatie die in Zoom Meetings wordt uitgewisseld.

Ons interne auditteam heeft gewerkt aan het benutten van automatisering voor een van onze meest tijdrovende taken: het schrijven van procesbeschrijvingen bij processtroomdiagrammen als verplichte documentatie voor interne en externe auditors in naleving van de Sarbanes-Oxley Act (SOX). Voor degenen die niet bekend zijn met SOX volgt hier een beknopte uitleg. 

Amerikaanse ondernemingen in de publieke sector zijn verplicht zich te houden aan de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) van 2001. Deze wet schrijft voor dat ondernemingen gezaghebbende richtsnoeren zoals bepaald door de Securities and Exchange Commission (SEC) en de Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB) moeten naleven. 

Ter ondersteuning van deze inspanningen van bedrijven en de naleving van de eisen van SOX moeten zowel het bedrijfsbestuur als externe auditors inzicht krijgen in end-to-end transactieprocessen die een wezenlijk risico kunnen inhouden voor een volledige en nauwkeurige financiële verslaggeving. De standaardmanier om dit te doen, is het doornemen van een gedocumenteerd bedrijfsprocesstroomschema en een gedocumenteerde bedrijfsprocesbeschrijving en het live evalueren van een financiële transactie om het ontwerp en de doeltreffendheid van financiële en verwante IT-processen te beoordelen.  

Voor het interne auditteam van Zoom betekent dit dat er elk jaar meer dan 60 processen geëvalueerd moeten worden, resulterend in meer dan 100 evaluatievergaderingen met zakelijke belanghebbenden. Vroeger betekende dit dat er tijdens vergaderingen handmatig notulen moesten worden gemaakt, waarna deze notulen werden samengevoegd en gebruikt om handmatig documentatie op te stellen.

Het opstellen van beschrijvingen en het documenteren van procedures die tijdens deze vergaderingen worden uitgevoerd, kost enorm veel tijd. Om die reden wilde ons interne auditteam de beste en meest efficiënte manier vinden om de informatie van onze interne belanghebbenden in een goed bruikbare vorm te gieten, die zeker begrijpelijk zou zijn en die auditors zouden kunnen gebruiken ter ondersteuning van de SOX-nalevingsprocessen.

Volgens ons team kan een gedetailleerde procesbeschrijving zonder gebruik van AI Companion gemakkelijk één tot twee weken in beslag nemen van opstelling tot bewerking, validatie, controle en afronding. Door de eerste stap van dat proces te vereenvoudigen met AI Companion, kostte het omzetten van een transcript in een conceptbeschrijving ons team nog geen vijf minuten. Handmatige bewerking en validatie door het team zijn nog steeds nodig, maar het omzetten van notulen in een bruikbaar conceptdocument is veel minder tijdrovend. Zo ging ons team te werk:

1. Bespreek in een Zoom-vergadering het proces waarvan je wilt dat AI Companion het voor je samenvat en zorg dat de vergadering wordt opgenomen in de cloud. Voor deze vergaderingen heb je meestal de bedrijfsproceseigenaren nodig, ofwel de ontwerpers van het beleid en de processen die van toepassing zijn op het end-to-end-proces. Dit kan bijvoorbeeld een financieel controleur zijn die toezicht houdt op de boekhoudkundige maandafsluiting of een HR-manager die toeziet op het proces voor de indienstneming van nieuw personeel.
2. Kopieer en plak het transcript van de Zoom-vergadering in een Zoom Doc.Na het plakken van je transcript zet je alle onderstaande AI Companion-prompts onder de tekst van het transcript.
3. Gebruik AI Companion om het transcript per spreker te analyseren. In onze situatie waren er drie verschillende sprekers, dus we gebruikten drie verschillende AI Companion-prompts om de uitspraken van elke individuele spreker uit het transcript te halen.
4. Geef AI Companion de opdracht om een beschrijving samen te stellen aan de hand van het volledige transcript. Onze prompt was als volgt: "Kun je de opmerkingen van [Spreker 1], [Spreker 2] en [Spreker 3] gebruiken om een procesbeschrijving te maken van [het proces besproken in de vergadering]?" We leerden dat het gebruik van komma's tussen namen belangrijk is om een effectievere prompt te maken. Zo levert AI Companion een gedetailleerdere beschrijving met de juiste grammatica.
5. Creëer de juiste opmaak in Zoom Docs. Op dit punt kun je AI Companion instrueren om opsommingstekens te verwijderen, de paragraafstijl te veranderen of je eigen toets aan de tekst te geven.
6. Instrueer AI Companion om [Naam spreker] te vervangen door de functienaam van de persoon. Dit is in één prompt mogelijk, zelfs als je meerdere sprekers in je oorspronkelijke transcript hebt.
7. Voltooi je procesbeschrijving in Zoom Docs. Op dit punt is de procesbeschrijving naar schatting voor ongeveer 85% klaar. AI Companion bespaarde ons team weken werk, wat ons tijd opleverde om ons te concentreren op wat belangrijk is. Na controle van de AI Companion-procesbeschrijving door belanghebbenden bleken maar weinig aanpassingen of feedback nodig te zijn.

Het bovenstaande proces werd ontworpen voor het maken, bewerken en onderhouden van bedrijfsprocesbeschrijvingen volgens SOX. Ook heeft het als doel om de tijd die belanghebbenden momenteel kwijt zijn aan het opstellen en controleren van de vereiste documentatie te verminderen. Aangezien we tijd besparen bij het maken van procesbeschrijvingen, hebben we meer tijd om de output te perfectioneren. En nog belangrijker, om meer tijd te besteden aan het evalueren en beheren van risicogebieden in financiële verslaglegging.

Wij denken dat dit proces niet alleen nuttig is voor zeer specifieke nalevingstaken. Je kunt AI Companion gebruiken om transcripts van Zoom-vergaderingen te ontleden wanneer iemand mondeling iets uitlegt in een Zoom-vergadering en je achteraf wilt documenteren wat deze persoon heeft uitgelegd. Je kunt dit bijvoorbeeld doen bij het opstellen van gedetailleerde desktopprocedures, het maken van business requirement documents (BRD's) of het opstellen van documenten voor toekomstige processen als onderdeel van complexe digitale transformatie-initiatieven.

Natuurlijk kan AI Companion niet met één druk op de knop een volwaardige procesbeschrijving afleveren. Zoals blijkt uit de bovenstaande stappen zijn er nog steeds mensen nodig om te vergaderen voor dat eerste transcript, prompts in te voeren en de tekst handmatig te bewerken tegen het eind van het project.

Maar die eerste stappen, namelijk een vergadering transcriberen, de belangrijke punten eruit halen en die in het juiste kader verzamelen, werden allemaal uitgevoerd met AI Companion. Hierdoor kregen onze interne teams meer tijd en energie om een cruciale deliverable af te ronden. Nadat deze processen zijn vastgesteld voor een gangbare usecase, kunnen ze in minder dan vijf minuten worden afgerond.

Na het gebruik van het bovenstaande proces zou het volgens schattingen van ons interne auditteam nog eens 4 tot 20 uur voor meerdere teams en over meerdere weken kunnen kosten om de bewerkingen af te ronden, afstemming tussen belanghebbenden te bereiken en formele goedkeuringen te krijgen. Ruim geschat betekent dat een tijdsbesparing van minstens 80%, misschien zelfs 90%. En omdat het allemaal direct plaatsvindt in Zoom Docs, komt er geen kopiëren en plakken tussen een AI-tool en je tekstverwerker aan te pas. Zoom Docs en AI Companion zorgen voor een elegante samenhang die voorheen niet mogelijk was.

Uiteindelijk draait dit niet om het verbeteren van één proces. Het toont aan dat er meer dan één manier is om een taak te voltooien. Wanneer je gebruikmaakt van Zoom Workplace en AI Companion heb je meer mogelijkheden om je te concentreren op de aspecten van je werk die je aandacht nodig hebben. Doordat AI Companion gratis is inbegrepen bij de betaalde diensten die zijn toegewezen aan Zoom-accounts, maken we het speelveld gelijk en zorgen we dat deze tijdsbesparende hulpmiddelen toegankelijker zijn.  

Leer meer over Zoom Docs en ontdek hoe je aan de slag kunt gaan met functies zoals flexibele AI-sjablonen, het delen van schermen om samen te werken en gemakkelijk te organiseren gegevenstabellen.