Hoewel er een heleboel dingen zijn waar een boze klant boos over kan zijn — misschien heb je haar een kledingstuk in de verkeerde maat gestuurd of is haar bestelling niet binnen drie dagen gearriveerd zoals was beloofd — blijkt uit de data dat klanten niet zozeer worden afgeschrikt door het probleem zelf, maar meer door hoe het bedrijf omgaat met ontevreden klanten.
Hieronder bespreken we enkele van de meest voorkomende klachten van klanten die het onwaarschijnlijk maken dat een klant opnieuw zaken met een bedrijf doet, en leggen we uit hoe je deze veelvoorkomende problemen kunt beheersen om de ervaring van je klanten te verbeteren.
1. Lange wachttijden om een klantenservicemedewerker te bereiken
Wanneer klanten wordt gevraagd wat hun grootste klacht is met betrekking tot klantenservice, is een van de eerste antwoorden die je krijgt dat het te lang duurt om de gewenste antwoorden te krijgen. Verschillende factoren staan een gemakkelijke toegang tot informatie in de weg, waaronder klantenserviceteams die:
Klanten te lang in de wacht laten staan
In contact komen met een beller voordat zijn of haar geduld op is, is een van de basisprincipes van klantenservice. Uit een recent onderzoek van Zoom bleek dat 52% van de klanten vindt dat 'lange wachttijden' bijdragen aan een negatieve ervaring met klantenservice.
Weet wat aanvaardbaar is voor jouw klantenbestand en zorg dat de wachttijden daarbij passen.
Ook wachttijden voor ondersteuning via chat kunnen variëren. Het gemiddelde loopt uiteen van een vrijwel onmiddellijke reactie tot een wachttijd van ongeveer anderhalve minuut. Als de wachttijd aan de lange kant is, kan dit frustratie veroorzaken bij klanten die op zoek zijn naar een snelle manier om hulp of informatie te krijgen.
Traag reageren op e-mails
Hoewel de zakelijke etiquette voorschrijft dat e-mails binnen 24 uur beantwoord moeten worden, willen klanten die contact opnemen voor ondersteuning veel sneller een antwoord krijgen. Uit een enquête in 2020 bleek dat een derde van de klanten binnen een uur of minder een antwoord verwacht. Zorg dus dat je de middelen hebt om e-mails tijdig te beantwoorden.
Niet reageren op berichten op sociale media
Sprout Social meldt dat meer mensen sociale media gebruiken om contact op te nemen voor ondersteuning. Van die mensen verwacht 22% een antwoord binnen 2-12 uur, 22% binnen 1-2 uur en 13% in minder dan een uur. Zorg dat er medewerkers zijn die de sociale media in de gaten houden en snel reageren op klantenserviceverzoeken.
Als je vermoedt dat je team niet voldoet aan de verwachtingen wat betreft snel reageren en oplossen van problemen, gebruik dan gegevensanalyse om de prestaties van je team in kaart te brengen.Zelfs als je klanten niet actief klagen, kan er klantverloop optreden als de reactietijden langer zijn dan wat je klanten redelijk vinden.
Zoek ook naar manieren om je intakeproces te stroomlijnen en het aantal tickets te verminderen door klanten naar een selfserviceplatform te leiden, waar ze antwoorden op veelgestelde vragen kunnen vinden. Alleen klanten die echt hulp nodig hebben, zullen dan contact opnemen via telefoon of chat.
Natuurlijk wil je ook de verhouding tussen personeelsbestand en klantenbestand in de gaten houden. Als je doelgroep snel groeit, moet je waarschijnlijk je klantenserviceteam uitbreiden, maar met selfservice kun je het aantal tickets zelfs bij een groeiend klantenbestand verminderen.
2. Klantenservicemedewerkers hebben niet genoeg kennis of beschikken niet over de juiste context
Wanneer klanten jouw klantenserviceteam bellen, verwachten ze dat hun probleem snel en effectief wordt opgelost. Echter, een andere veelvoorkomende klacht over klantenservice is dat het moeilijk is iemand te vinden die het probleem kan oplossen vanwege:
Verkeerde informatie
Uit een enquête van Accenture bleek dat een van de meest voorkomende klachten over klantenservice, genoemd door ongeveer 50% van de klanten, is dat ze hun problemen steeds opnieuw moeten uitleggen. Geen enkele klant wil herhaaldelijk de klantenservice moeten bellen omdat hij of zij niet direct het juiste antwoord kreeg. Klanten verwachten in contact te komen met klantenservicemedewerkers die bekend zijn met de producten die ze gebruiken en hoe ze werken, en die de juiste informatie over die producten verstrekken.
Vragen niet kunnen beantwoorden
Als een klant heeft moeten wachten om een medewerker te bereiken en een probleem heeft dat alleen met de juiste hulp kan worden opgelost, wil je niet dat je klantenservice moet zeggen: sorry, we hebben geen oplossing voor u. Klantenservicemedewerkers hebben rechtstreekse toegang tot informatie en assistentie nodig, zodat ze kunnen voldoen aan de verwachtingen van klanten wat betreft efficiency.
Verwarring bij personeel
Wanneer klanten contact opnemen voor ondersteuning, maakt het ze nerveus als de persoon aan de andere kant van de lijn alleen standaardantwoorden kan geven die hun problemen niet oplossen. Ze raken ook gefrustreerd als ze eerder met een andere klantenservicemedewerker hebben gesproken en de nieuwe medewerker van niets weet, zodat ze alles opnieuw moeten uitleggen.Zorg dat je de informatie over het probleem van je klant vooraf kunt verzamelen met je tools voor klantondersteuning, zodat je precies weet waar je de klant heen kunt sturen voor hulp.
Eén manier om te zorgen dat klanten snel de juiste informatie kunnen vinden, is het aanbieden van een selfservice-oplossing die ze kunnen gebruiken om relevante informatie op te zoeken in de kennisbank van je bedrijf. Bied klanten ook een manier om een medewerker van de juiste afdeling te bereiken als ze het antwoord niet zelfstandig kunnen vinden.
3. Klanten hebben moeite met geautomatiseerde systemen
Een bedrijf bellen en vervolgens vastlopen in het keuzemenu is een serieus probleem voor klanten. Zorg dat de ervaring die je klantenserviceteam aanbiedt geen 'lus' bevat waaruit klanten niet kunnen ontsnappen vanwege een:
Gecompliceerd interactief telefoonbeantwoordingssysteem (IVR)
Klanten kunnen snel gefrustreerd raken als ze niet de juiste afdeling kunnen bereiken met de keuzes die je IVR-systeem (interactief telefoonbeantwoordingssysteem) biedt of geen mogelijkheid hebben om live met een echte medewerker te spreken. Uit een enquête door CSG bleek dat 36% van de respondenten liever aan de lijn wacht op contact met een menselijke medewerker dan een AI-gebaseerde virtuele assistent te gebruiken om hun probleem op te lossen.
Overweeg telefoonmenu's af te schaffen. Als klanten je website bezoeken en naar ondersteuningsopties kijken, bied dan een selfserviceportaal waarop ze zelf de antwoorden op hun vragen kunnen vinden. Als dat ze niet lukt, moet jouw oplossing hen direct naar een specialist in klantondersteuning leiden, die de expertise heeft om hun vragen te beantwoorden.
4. Medewerkers zijn niet vriendelijk of beleefd
Klanten worden afgeschrikt door kortaangebonden medewerkers en medewerkers die hun vragen niet begrijpen of deze niet volledig beantwoorden. Dit gedrag van medewerkers kan verschillende oorzaken hebben:
Verkeerde attitude
Als medewerkers een burn-out hebben of ongeïnteresseerd zijn, zal dit waarschijnlijk tot uiting komen wanneer ze met klanten praten. Monitor de sfeer en cultuur binnen je bedrijf nauwlettend om te zorgen dat je werknemers betrokken en tevreden over hun werk zijn.
Gebrek aan empathie
Zorg dat al je medewerkers goed zijn getraind, zodat ze met empathie luisteren naar klanten, hun excuses aanbieden als dat nodig is en verantwoordelijkheid nemen voor problemen die zich hebben voorgedaan. Train je klantenondersteuningsmedewerkers in het herkennen van de verschillende soorten moeilijke klanten die ze kunnen tegenkomen en leer ze goed te reageren op de communicatiestijl van al die klanten. Door de tijd te nemen om actief naar hun klachten te luisteren, het standpunt van je bedrijf te verduidelijken en een plan op te stellen om het probleem op te lossen, kun je een moeilijke situatie aanzienlijk verzachten.
Discriminatie of onderscheid
Klantenservicemedewerkers kunnen vooroordelen hebben waarvan ze zich niet bewust zijn. Die vooroordelen kunnen naar boven komen wanneer ze een accent horen, zien hoe de naam van een klant wordt gespeld of een adres zien. Leer je team om die ideeën aan de kant te zetten en iedereen met hetzelfde respect en dezelfde zorg te behandelen.
Je klantenserviceteam is het gezicht van je bedrijf en je merk. Zorg dat het je op een passende manier vertegenwoordigt.
5. Slechte probleemoplossing
Wanneer klanten je klantenserviceteam bellen, doen ze dit met het doel hun problemen op te lossen. Helaas kunnen sommige slechte gewoontes van je klantenserviceteam het vinden van een oplossing vertragen, zoals:
Gebrek aan doortastendheid
Medewerkers die meer bezig zijn met het snel 'afwerken' van klanten dan met het oplossen van problemen, kunnen grotere problemen veroorzaken. Het is slimmer om de tijd te nemen het probleem te begrijpen, vervolgstappen te bepalen en ze daadwerkelijk uit te voeren, zodat de klant niet opnieuw hoeft te bellen.
Problemen herhaaldelijk doorverwijzen
Medewerkers kunnen in de valkuil trappen dat ze problemen te vaak doorverwijzen naar een hoger niveau, waardoor knelpunten ontstaan en oplossingen worden vertraagd. Geef je team het zelfvertrouwen, de training en de tools die ze nodig hebben om de problemen zelfstandig op te lossen.
Verzoeken van klanten negeren
Soms wordt het vinden van een oplossing vertraagd doordat medewerkers niet luisteren naar wat klanten zeggen of wat ze echt willen. Moedig je teamleden aan om actief te luisteren, zodat ze precies kunnen bepalen wat tot klanttevredenheid zal leiden.
6. Lastig te gebruiken selfserviceoplossingen
Het inzetten van selfserviceopties om gemakkelijke verzoeken van klanten af te handelen of je klantenservicebronnen aan te vullen, is een uitstekende strategie. Het kan echter averechts werken als je de onderstaande valkuilen niet vermijdt.
Verwarrende website
Het moet gemakkelijk voor klanten zijn om op je website te navigeren, vooral voor het vinden van selfservicetools zoals je kennisbank of klantenportaal.
Beperkte selfservicebronnen
Het creëren van een kennisbank of een andere tool voor selfservice zal het aantal telefoontjes of tickets dat terechtkomt bij je klantenserviceteam niet verminderen als de informatie waarnaar je klanten op zoek zijn erin ontbreekt. Gebruik data en feedback van klanten om vast te stellen wat klanten nodig hebben en werk de tool telkens bij als zich nieuwe problemen voordoen of als je nieuwe functies of producten toevoegt.
7. Inadequate communicatie
Hoe klanten de vraag 'Wat is de meest voorkomende klacht over klantenservice?' ook beantwoorden, hun antwoord hangt altijd samen met tekortkomingen in de communicatie. Enkele factoren die een effectieve communicatie kunnen belemmeren, zijn:
Taalbarrières
Afhankelijk van je markt bestaat de mogelijkheid dat je klanten met verschillende moedertalen te woord moet staan. Meertalige medewerkers kunnen deze barrière overwinnen, maar zijn wellicht moeilijk te vinden. Overweeg het gebruik van een slim meertalig platform om deze leemte op te vullen.
Niet luisteren
Herinner je team eraan dat luisteren een belangrijk onderdeel van communicatie is, in tegenstelling tot voortdurend aan het woord zijn. Luisteren naar klanten helpt je medewerkers te begrijpen wat het probleem is en welke oplossing de klant verwacht, zodat ze weten hoe ze de klanttevredenheid kunnen optimaliseren.
Onduidelijke uitleg van je beleid
Eén van de redenen dat klanten je klantenserviceteam bellen, is omdat ze hun garantie, serviceovereenkomst of het bedrijfsbeleid niet goed begrijpen. Leg deze dus duidelijk uit op het moment van aankoop, zodat er later geen vragen komen.