Hoe een AI-notitiemaker u helpt tijd te besparen en geconcentreerd te blijven

Als je ooit als notulist bent aangeduid tijdens een vergadering, weet je hoe lastig het is. Je probeert alles wat iedereen zegt nauwkeurig te noteren, maar als je even minder aandachtig bent mis je misschien wel een belangrijk detail. Je kunt minder goed aan het gesprek deelnemen als je bezig bent met luisteren en typen. Na je vergadering moet je je notities opschonen, cruciale vervolgstappen vastleggen en je samenvatting naar de rest van het team sturen. Met al die taken ben je minder productief en verloopt de samenwerking veel moeizamer. Maar hulp is nabij: een AI-notulist is precies het hulpmiddel dat je nodig hebt.

Velen kiezen voor AI-vergaderapps en -hulpmiddelen om het maken van notities te automatiseren en vergaderinformatie samen te vatten. Het is alsof je tijdens vergaderingen een AI-assistent aan je zijde hebt, die notities maakt en gesprekspunten bijhoudt, zodat jij je kunt concentreren op het gesprek zelf. En natuurlijk wordt het schrijven van een follow-up e-mail veel gemakkelijker met een samenvatting van de vergadering inclusief belangrijke punten om naar terug te verwijzen.

Bekijk hoe u kunt profiteren van een AI-hulpmiddel voor het maken van notities - en waarom het wel eens uw nieuwe beste vriend tijdens vergaderingen zou kunnen worden.

Generatieve AI-modellen zijn misschien het meest bekend voor het genereren van berichten op basis van een prompt, maar ze zijn ook geweldig in het samenvatten van informatie. Ze maken gebruik van natuurlijke taalverwerking (NLP) om langere berichten te synthetiseren tot korte samenvattingen die belangrijke punten over de tekst bevatten.

Een AI-notulist transcribeert een vergadergesprek en gebruikt het transcript als tekstinvoer om een samenvatting te genereren van wat er is besproken. Veel notitie-apps identificeren ook belangrijke punten en actiepunten op basis van de context van het gesprek.

Sommige AI-apps voor het maken van notities hebben een volledige opname van de vergadering nodig om een samenvatting op te stellen. Als je niet wilt dat je vergadering wordt opgenomen, zoek dan een tool die dat niet vereist — bijvoorbeeld, Zoom AI Companion kan een samenvatting genereren zonder de vergadering op te nemen.

Notities maken tijdens vergaderingen en achteraf notities en actiepunten delen met collega’s kan erg tijdrovend zijn. Volgens een onderzoek van Morning Consult,* zei bijna 75% van de teamleiders dat ze deze taken minstens een paar keer per week uitvoeren, en 48% van de bevraagde leiders gaf aan dat ze meer tijd besteden aan het maken van notities dan ze willen.

Met een AI-gestuurde notulist kun je tijd besparen, maar dat niet alleen. Hier zijn een aantal voordelen van het gebruik van een AI-app voor het maken van notities:

Als je notities maakt, gaat je aandacht daarnaartoe en niet naar wat je aan het gesprek kunt bijdragen. Laat je AI-gestuurde notulist de klus klaren, zodat je ten volle aan de vergadering kunt deelnemen.

Het zou de eerste keer niet zijn dat je een vergadering moet verlaten en je net dan een belangrijk detail mist. Een AI-gestuurde notulist heeft geen pauzes nodig. Zo weet je zeker dat je samenvattingen van vergaderingen volledig zijn. Bovendien kun je met sommige tools je notitie-app in realtime vragen stellen over de vergadering, zodat je de discussie niet hoeft te onderbreken om te vragen: "Kun je dat herhalen?"

Het kost tijd om na elk gesprek je notities op te schonen en te organiseren voordat je ze met anderen kunt delen. AI-gestuurde samenvattingen van vergaderingen zijn direct na het genereren beschikbaar om te bekijken en te delen, zodat je je team sneller van waardevolle inzichten kunt voorzien. Sommige tools kunnen dat proces automatiseren door de samenvatting direct naar de deelnemers te sturen in een vervolgmail of chatbericht zodra de vergadering is afgelopen.

Heb je een overvolle agenda en kun je er niet bij zijn? Maak je geen zorgen. In plaats van collega's om een update te vragen (en te vertrouwen op hun notities, die misschien onvolledig zijn), kun je met een AI-gegenereerde vergadersamenvatting inhalen wat je hebt gemist.

Het bijwonen van vergaderingen en het maken van notities kan oplopen tot uren productiviteitsverlies per week. Een AI-notulist kan je helpen tijd te besparen, waardoor je planning vrij komt om je te concentreren op belangrijkere taken met een grotere impact. Een ROI-calculator kan je helpen om de potentiële kostenbesparingen van het implementeren van een AI-app voor het maken van notities te kwantificeren op basis van het aantal werknemers en de bespaarde uren per week.

AI Companion heeft al betrouwbare, accurate AI-samenvattingen van vergaderingen geleverd aan mensen die een betaald Zoom-abonnement hebben dat hiervoor in aanmerking komt, maar het maken van notities met AI Companion wordt nog beter met My Notes (verwacht in oktober 2025), de mogelijkheid om AI Companion mee te nemen naar vergaderingen van derden (beschikbaar in september 2025) en nog veel meer. Met My Notes kun je naast je vergadering je eigen notities maken en AI Companion vult ze aan met een samenvatting van de vergadering, voor een volledigere context van je vergadering.

Als je een in aanmerking komend, betaald Zoom-abonnement hebt, heb je al toegang tot AI Companion (als je geen in aanmerking komend abonnement hebt, kun je vandaag nog upgraden). Misschien moet je je Zoom-beheerder vragen om bepaalde functies in te schakelen.

Probeer te bedenken hoe je aantekeningen kunt maken met AI Companion voor, tijdens en na je vergaderingen:

Vóór de vergadering

Tijdens de vergadering

Na de vergadering