Qu’est-ce que la VoIP hébergée ? Cinq fonctionnalités disponibles

Vous en êtes resté à votre système de téléphonie classique et peu pratique qui nécessite des équipements et des contrats de maintenance coûteux ? Ce type de solution peut rapidement grever votre budget. C’est là qu’entre en jeu la VoIP hébergée. Outre la réduction des coûts, la VoIP hébergée offre des fonctionnalités avancées qui vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : communiquer avec vos clients et développer votre activité.

Vous avez probablement entendu parler de la « VoIP » un peu partout ces derniers temps, et pour cause. Selon Research and Markets, le marché mondial des services VoIP était évalué à 151,21 milliards de dollars en 2024 et devrait atteindre 264,27 milliards de dollars d’ici 2029.

La VoIP hébergée n’est pas qu’un terme technique tendance : c’est une réalité qui révolutionne la vie des entreprises. La VoIP (Voice over Internet Protocol) offre une solution moderne et rentable qui évolue avec votre entreprise, simplifie la gestion des appels et maintient le lien entre les différents membres de votre équipe, où qu’ils soient.

Si vous cherchez un moyen moderne, rentable et sûr de rationaliser vos communications professionnelles, la VoIP hébergée peut être la solution. Nous allons étudier dans ce blog les avantages offerts par un réseau VoIP hébergé et les fonctionnalités que vous devrez privilégier lorsque vous choisissez un service de VoIP hébergée.

La VoIP hébergée est une technologie de communication basée sur le cloud qui transmet les appels vocaux via Internet : vous n’avez ainsi plus besoin de lignes téléphoniques traditionnelles. Dans un système de VoIP hébergée, le matériel et les logiciels nécessaires à ce service sont gérés par un fournisseur tiers via le cloud. Cela signifie que les entreprises n’ont pas à investir dans leur propre infrastructure de télécommunications ni à en effectuer la maintenance.

Le service étant basé sur le cloud, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs et accéder à des fonctions avancées telles que les conférences téléphoniques, la conversion des messages vocaux en e-mails et la gestion automatique des appels. Avec la VoIP hébergée, il n’est plus nécessaire d’installer du matériel coûteux sur site ni de souscrire des contrats de maintenance, ce qui en fait un choix très rentable pour les entreprises de toutes tailles. Cette solution est également idéale pour le travail flexible et le télétravail, car les utilisateurs peuvent se connecter n’importe où à partir du moment où ils disposent d’une connexion Internet.

La VoIP hébergée vous aide à réduire vos coûts et bien plus encore. Elle offre des fonctionnalités avancées qui vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : communiquer avec vos clients et développer votre activité.

En matière de solutions de communication d’entreprise, choisir la bonne configuration est essentiel. Pour identifier l’option qui répondra le mieux à vos besoins, vous devez comprendre les différences entre la VoIP hébergée, la VoIP sur site et les communications unifiées en tant que service (UCaaS). 

Voici une analyse de chaque solution :

VoIP sur site

Comme son nom l’indique, la VoIP sur site implique la mise en place de l’ensemble du matériel et des logiciels nécessaires à votre système VoIP dans les locaux de votre entreprise. Si vous optez pour cette solution, vous devrez dédier du personnel informatique à la maintenance et à la gestion de cette infrastructure, qui inclut entre autres des serveurs, un équipement réseau et des téléphones VoIP. 

La VoIP sur site vous permet de mieux contrôler votre système de téléphonie, mais elle s’accompagne de coûts initiaux plus élevés et d’exigences permanentes en matière de maintenance.

VoIP hébergée

La VoIP hébergée, une approche des systèmes de téléphonie professionnels basée sur les services, ne nécessite l’installation d’aucun matériel physique dans vos locaux. Un fournisseur tiers gère tous les aspects du système, y compris l’hébergement et la gestion, dans son infrastructure cloud sécurisée.

Vous n’avez donc plus besoin de dédier du personnel informatique ni de vous occuper de la maintenance. Vous vous recentrez ainsi sur vos activités commerciales sans avoir à vous soucier d’un système de téléphonie complexe.

UCaasS

Imaginez que vous puissiez gérer votre entreprise en utilisant une seule application pour tous vos besoins de communication : fini les allées et venues entre un outil de visioconférence, une plateforme de chat et un système de téléphonie distinct. C’est là tout le potentiel offert par les communications unifiées en tant que service (UCaaS).

Zoom est un fournisseur de solutions UCaaS sans équivalent qui vous offre des fonctionnalités telles que des appels vidéo d’une clarté absolue, une messagerie sécurisée et l’intégration de votre système de téléphonie, tout cela à partir d’une seule application. Vos processus de communication sont simplifiés, la collaboration est renforcée, vous gagnez du temps et votre équipe se concentre sur ce qui compte le plus.

La VoIP hébergée transforme votre voix en signaux numériques et les envoie sur Internet. 

Lorsque vous passez un appel à l’aide de la VoIP hébergée, votre voix est convertie en paquets de données, qui sont ensuite envoyés à leur destinataire via Internet. Tout au long de ce processus, ils trouvent le meilleur itinéraire pour atteindre leur destination, comme un GPS qui vous guide dans la circulation. Tout cela se fait très vite, sans que vous constatiez le moindre retard ou problème. À l’autre extrémité, les données sont reconverties en son, et voilà ! Votre appel est passé.

Comme tout se passe sur Internet, vous pouvez utiliser divers appareils pour passer et recevoir des appels, par exemple un téléphone de bureau traditionnel, un smartphone, voire un ordinateur équipé d’un casque.

La VoIP hébergée offre une multitude d’avantages qui vont bien au-delà de la mise à niveau de votre système de téléphonie vers une technologie plus récente. Voyons comment elle peut révolutionner vos communications professionnelles.

Baisse des coûts

Grâce à sa tarification cohérente et à la disparition des frais imprévus liés aux communications longue distance, la VoIP hébergée peut réduire votre facture de téléphone mensuelle. De plus, elle est facilement modulable : vous ne payez que ce que vous utilisez, ce qui en fait une solution économique pour les entreprises de toutes tailles.

Une maintenance réduite au minimum

Oubliez les systèmes PBX complexes et dites adieu au casse-tête de la maintenance. Votre fournisseur de services gère le système VoIP hébergé, ce qui permet à votre équipe informatique de se concentrer sur les tâches essentielles. Grâce aux mises à jour des logiciels et aux corrections d’erreurs automatiques, votre système fonctionne parfaitement et de manière sécurisée.

Fonctionnalités avancées

Renforcez le travail d’équipe en adoptant facilement d’autres canaux de communication tels que la visioconférence et la messagerie instantanée, tous parfaitement intégrés dans votre système de téléphonie. Rationalisez les flux de travail grâce à la fonctionnalité de conversion des messages vocaux en texte, aux standards automatiques qui routent efficacement les appels et au renvoi d’appels qui vous permet de rester accessible lors de vos déplacements.

Polyvalence et adaptabilité

Travaillez n’importe où avec votre numéro de téléphone professionnel : une connexion Internet vous permet de communiquer facilement et de rester productif. Selon votre préférence, optez pour un téléphone de bureau traditionnel, un téléphone logiciel sur votre ordinateur ou une application mobile afin de répondre à vos besoins. Grâce à sa flexibilité, cette solution permet aux membres de votre équipe de communiquer en utilisant la méthode qui leur convient le mieux.

Assistance clientèle plus performante

La VoIP hébergée vous donne accès gratuitement à des fonctionnalités supplémentaires d’assistance à la clientèle telles que la messagerie vocale, le routage des appels, les files d’attente et les systèmes de serveur vocal interactif (SVI). Elle s’intègre également plus facilement aux centres de contact, ce qui vous permet d’offrir une assistance 24h/24 7j/7 à vos clients.

Sécurité renforcée

Les fournisseurs de téléphonie hébergée accordent la priorité à votre confidentialité grâce à divers protocoles de protection et de chiffrement des données. Vous avez l’assurance que les informations relatives aux appels et aux clients restent confidentielles grâce au chiffrement de bout en bout et au stockage sécurisé des données.

En s’appuyant sur les assistants IA pour booster votre productivité grâce à des fonctionnalités telles que les synthèses d’appel, l’extraction de la liste des tâches dans les messages vocaux et la hiérarchisation de ces messages, qui vous aide rester organisé, Zoom Phone fait passer la VoIP hébergée au niveau supérieur. De plus, nous offrons une couverture réseau mondiale et des protocoles de sécurité stricts, et notre solution s’intègre facilement à vos flux de travail existants.

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Vous envisagez de passer à la VoIP hébergée ? Nous répondons ci-dessous à quelques-unes des questions les plus courantes sur cette technologie.

Qu’est-ce qu’un système PBX hébergé ?

L’autocommutateur téléphonique privé (PBX) est l’équivalent du cerveau du système de téléphonie de votre bureau. Le système PBX hébergé est conservé dans le cloud et géré par votre fournisseur de services. Vous n’avez ainsi pas besoin de matériel sur site et la maintenance est simplifiée.

Si la VoIP hébergée est généralement l’un des composants d’un PBX hébergé, ce dernier fournit une solution de téléphonie plus complète, souvent dotée de fonctionnalités supplémentaires orientées vers l’entreprise telles que les standards automatiques et le renvoi d’appel.

Quels sont les inconvénients de la VoIP ?

Si la VoIP offre de nombreux avantages, il est important de prendre en compte les inconvénients potentiels. L’un d’entre eux est la dépendance à l’égard d’une connexion internet fiable. La qualité de l’appel peut être affectée si votre internet tombe en panne ou si vous êtes confronté à des problèmes de gigue. Certains problèmes de sécurité - tels que l’accès non autorisé aux lignes téléphoniques - existent également. Il est donc important de choisir un fournisseur réputé disposant de mesures de sécurité solides (comme Zoom).

Puis-je héberger ma propre VoIP ?

Vous pouvez héberger votre propre système VoIP, mais c’est un processus complexe. Vous devrez avoir des compétences techniques, et acheter et entretenir du matériel et des logiciels fréquemment mis à jour. Pour la plupart des entreprises, la simplicité et la rentabilité d’une solution VoIP hébergée l’emportent sur les difficultés liées à une solution auto-hébergée.

Quels sont les deux types de VoIP ?

Il existe deux types de VoIP : la VoIP hébergée et la VoIP sur site. Les deux diffèrent selon l’endroit où se trouve le système : dans le cloud ou sur site. 

La VoIP hébergée dans le cloud ne nécessite pas de matériel physique important. Votre fournisseur de services gère tout : mises à jour, maintenance et administration système. De nombreuses petites entreprises apprécient cette option sans tracas. 

La VoIP sur site nécessite un système câblé situé dans votre entreprise, généralement dans une salle de serveurs. Pour mettre en place, configurer et entretenir ce système, vous aurez besoin d’un personnel informatique expérimenté dans le domaine des télécommunications et des réseaux, c’est pourquoi il s’agit généralement de l’option la moins prisée par les petites entreprises. Les entreprises, ou les organisations ayant des exigences plus strictes en matière de sécurité ou de conformité, préfèrent la VoIP sur site parce qu’elle leur permet de mieux contrôler l’installation.

Combien coûte la VoIP hébergée ?

Les coûts de la VoIP hébergée varient entre 15 $ et 22,49 $ par utilisateur et par mois, en fonction du niveau du forfait, des fonctionnalités, du fournisseur et du nombre d’utilisateurs. Ces coûts ne comprennent pas les frais supplémentaires tels que les frais de configuration, d’installation ou de migration. 

Les forfaits VoIP gérés de base incluent généralement des fonctionnalités telles que : 

• Appels sortants illimités
• Renvoi d’appels
• Filtrage des appels
• Messagerie vocale

Les forfaits les plus avancés incluent généralement des fonctionnalités telles que : 

• Visioconférence
• Analyse des données
• Intégrations CRM
• Appels internationaux
• Messagerie SMS