Qu’est-ce que la VoIP hébergée ? Cinq fonctionnalités disponibles

Vous en êtes resté à votre système de téléphonie traditionnel et peu pratique qui nécessite du matériel et des contrats de maintenance coûteux ? Ce type de solution peut rapidement grever votre budget. C’est là qu’entre en jeu la VoIP hébergée. Outre la réduction des coûts, la VoIP hébergée offre des fonctionnalités avancées qui vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : communiquer avec vos clients et développer votre activité.

La VoIP hébergée n’est pas qu’un terme technique tendance : c’est une réalité qui révolutionne la vie des entreprises. La VoIP (Voice over Internet Protocol) offre une solution moderne et rentable qui évolue avec votre entreprise, simplifie la gestion des appels et maintient le lien entre les différents membres de votre équipe, où qu’ils soient.

Si vous cherchez un moyen moderne, rentable et sûr de rationaliser vos communications professionnelles, la VoIP hébergée peut être la solution. Nous allons étudier dans ce blog les avantages offerts par un réseau VoIP hébergé et les fonctionnalités que vous devrez privilégier lorsque vous choisissez un service de VoIP hébergée.

La VoIP hébergée est une technologie de communication basée sur le cloud qui transmet les appels vocaux via Internet : vous n’avez ainsi plus besoin de lignes téléphoniques traditionnelles. Dans un système de VoIP hébergée, le matériel et les logiciels nécessaires à ce service sont gérés par un fournisseur tiers via le cloud. Cela signifie que les entreprises n’ont pas à investir dans leur propre infrastructure de télécommunications ni à en effectuer la maintenance.

Le service étant basé sur le cloud, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs et accéder à des fonctions avancées telles que les conférences téléphoniques, la conversion des messages vocaux en e-mails et la gestion automatique des appels. Avec la VoIP hébergée, il n’est plus nécessaire d’installer du matériel coûteux sur site ni de souscrire des contrats de maintenance, ce qui en fait un choix très rentable pour les entreprises de toutes tailles. Cette solution est également idéale pour le travail flexible et le télétravail, car les utilisateurs peuvent se connecter n’importe où à partir du moment où ils disposent d’une connexion Internet.

En matière de solutions de communication d’entreprise, choisir la bonne configuration est essentiel. Pour identifier l’option qui répondra le mieux à vos besoins, vous devez comprendre les différences entre la VoIP hébergée, la VoIP sur site et les communications unifiées en tant que service (UCaaS). 

Voici une analyse de chaque solution :

VoIP sur site

Comme son nom l’indique, la VoIP sur site implique la mise en place de l’ensemble du matériel et des logiciels nécessaires à votre système VoIP dans les locaux de votre entreprise. Si vous optez pour cette solution, vous devrez dédier du personnel informatique à la maintenance et à la gestion de cette infrastructure, qui inclut entre autres des serveurs, un équipement réseau et des téléphones VoIP. 

La VoIP sur site vous permet de mieux contrôler votre système de téléphonie, mais elle s’accompagne de coûts initiaux plus élevés et d’exigences permanentes en matière de maintenance.

VoIP hébergée

La VoIP hébergée, une approche des systèmes de téléphonie professionnels basée sur les services, ne nécessite l’installation d’aucun matériel physique dans vos locaux. Un fournisseur tiers gère tous les aspects du système, y compris l’hébergement et la gestion, dans son infrastructure cloud sécurisée.

Vous n’avez donc plus besoin de dédier du personnel informatique ni de vous occuper de la maintenance. Vous vous recentrez ainsi sur vos activités commerciales sans avoir à vous soucier d’un système de téléphonie complexe.

UCaasS

Imaginez que vous puissiez gérer votre entreprise en utilisant une seule application pour tous vos besoins de communication : fini les allées et venues entre un outil de visioconférence, une plateforme de chat et un système de téléphonie distinct. C’est là tout le potentiel offert par les communications unifiées en tant que service (UCaaS).

Zoom est un fournisseur de solutions UCaaS sans équivalent qui vous offre des fonctionnalités telles que des appels vidéo d’une clarté absolue, une messagerie sécurisée et l’intégration de votre système de téléphonie, tout cela à partir d’une seule application. Vos processus de communication sont simplifiés, la collaboration est renforcée, vous gagnez du temps et votre équipe se concentre sur ce qui compte le plus.

La VoIP hébergée transforme votre voix en signaux numériques et les envoie sur Internet. 

Lorsque vous passez un appel à l’aide de la VoIP hébergée, votre voix est convertie en paquets de données, qui sont ensuite envoyés à leur destinataire via Internet. Tout au long de ce processus, ils trouvent le meilleur itinéraire pour atteindre leur destination, comme un GPS qui vous guide dans la circulation. Tout cela se fait très vite, sans que vous constatiez le moindre retard ou problème. À l’autre extrémité, les données sont reconverties en son, et voilà ! Votre appel est passé.

Comme tout se passe sur Internet, vous pouvez utiliser divers appareils pour passer et recevoir des appels, par exemple un téléphone de bureau traditionnel, un smartphone, voire un ordinateur équipé d’un casque.

La VoIP hébergée va au-delà des simples tâches d’émission et de réception d’appels. C’est un moteur de communication doté de fonctionnalités conçues pour rationaliser les opérations au sein de votre entreprise et améliorer la collaboration. Découvrons quelques-uns des principaux avantages que vous pouvez en tirer.

Standard automatique

Imaginez un réceptionniste virtuel infatigable travaillant 24 heures sur 24. Un standard automatique accueille les appelants de manière professionnelle, les dirige vers le service approprié et gère même les messages en dehors des heures de bureau. Ainsi, vous ne passez à côté d’aucun prospect et vous ne manquez aucun message important, tout en libérant du temps pour votre équipe, qui peut ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques.

Intégrations

La VoIP hébergée s’intègre parfaitement à votre logiciel CRM existant. Cela signifie que les journaux des appels, les transcriptions des messages vocaux et les informations sur les appelants sont automatiquement intégrés dans votre CRM, ce qui vous donne une image complète de vos interactions avec vos clients et vous permet de personnaliser votre approche.

Appels d’urgence

Grâce à leur évolutivité et à leurs fonctionnalités de gestion conviviales, les solutions VoIP hébergées permettent aux entreprises de mettre rapidement à jour les coordonnées de leurs interlocuteurs et les protocoles d’urgence, tout en s’adaptant à leurs besoins en constante évolution avec des durées d’interruptions de service minimales.

Internet étant accessible presque partout, l’utilisation de services de téléphonie basés sur Internet est un moyen fiable et rapide de contacter les services d’urgence.

Accès aux numéros locaux

La VoIP hébergée vous permet d’acquérir des numéros de téléphone locaux dans différentes régions, ce qui vous permet de maintenir votre présence professionnelle et de faciliter la prise de contact avec vos clients potentiels. Cette possibilité est particulièrement utile pour les entreprises dont la clientèle est dispersée géographiquement.

La VoIP hébergée offre une multitude d’avantages qui vont bien au-delà de la mise à niveau de votre système de téléphonie vers une technologie plus récente. Voyons comment elle peut révolutionner vos communications professionnelles.

Baisse des coûts

Grâce à sa tarification cohérente et à la disparition des frais imprévus liés aux communications longue distance, la VoIP hébergée peut réduire votre facture de téléphone mensuelle. De plus, elle est facilement modulable : vous ne payez que ce que vous utilisez, ce qui en fait une solution économique pour les entreprises de toutes tailles.

Une maintenance réduite au minimum

Oubliez les systèmes PBX complexes et dites adieu au casse-tête de la maintenance. Votre fournisseur de services gère le système VoIP hébergé, ce qui permet à votre équipe informatique de se concentrer sur les tâches essentielles. Grâce aux mises à jour des logiciels et aux corrections d’erreurs automatiques, votre système fonctionne parfaitement et de manière sécurisée.

Fonctionnalités avancées

Renforcez le travail d’équipe en adoptant facilement d’autres canaux de communication tels que la visioconférence et la messagerie instantanée, tous parfaitement intégrés dans votre système de téléphonie. Rationalisez les flux de travail grâce à la fonctionnalité de conversion des messages vocaux en texte, aux standards automatiques qui routent efficacement les appels et au renvoi d’appels qui vous permet de rester accessible lors de vos déplacements.

Polyvalence et adaptabilité

Travaillez n’importe où avec votre numéro de téléphone professionnel : une connexion Internet vous permet de communiquer facilement et de rester productif. Selon votre préférence, optez pour un téléphone de bureau traditionnel, un téléphone logiciel sur votre ordinateur ou une application mobile afin de répondre à vos besoins. Grâce à sa flexibilité, cette solution permet aux membres de votre équipe de communiquer en utilisant la méthode qui leur convient le mieux.

En s’appuyant sur l’IA pour booster votre productivité grâce à des fonctionnalités telles que les synthèses d’appel, l’extraction de la liste des tâches dans les messages vocaux et la hiérarchisation de ces messages, qui vous aide rester organisé, Zoom Phone fait passer la VoIP hébergée au niveau supérieur. De plus, nous offrons une couverture réseau mondiale et des protocoles de sécurité stricts, et notre solution s’intègre facilement à vos flux de travail existants.

Explorez Zoom Phone et découvrez comment nous pouvons simplifier la collaboration, booster votre productivité et améliorer l’expérience de vos clients.

Vous envisagez de passer à la VoIP hébergée ? Nous répondons ci-dessous à quelques-unes des questions les plus courantes sur cette technologie.

Qu’est-ce qu’un système PBX hébergé ?

L’autocommutateur téléphonique privé (PBX) est l’équivalent du cerveau du système de téléphonie de votre bureau. Le système PBX hébergé est conservé dans le cloud et géré par votre fournisseur de services. Vous n’avez ainsi pas besoin de matériel sur site et la maintenance est simplifiée.

Si la VoIP hébergée est généralement l’un des composants d’un PBX hébergé, ce dernier fournit une solution de téléphonie plus complète, souvent dotée de fonctionnalités supplémentaires orientées vers l’entreprise telles que les standards automatiques et le renvoi d’appel.

Quels sont les inconvénients de la VoIP ?

Si la VoIP offre de nombreux avantages, il est important de prendre en compte ses inconvénients potentiels. Le premier est sa dépendance vis-à-vis d’une connexion Internet fiable. La qualité des appels peut être affectée si votre connexion Internet est coupée. Certains problèmes de sécurité, tels que des accès non autorisés aux lignes téléphoniques, peuvent également survenir. Il est donc important de choisir un fournisseur réputé capable de mettre en œuvre des mesures strictes de sécurité (comme Zoom).

Puis-je héberger ma propre VoIP ?

Vous pouvez héberger votre propre système VoIP, mais c’est un processus complexe. Vous devrez avoir des compétences techniques, et acheter et entretenir du matériel et des logiciels fréquemment mis à jour. Pour la plupart des entreprises, la simplicité et la rentabilité d’une solution VoIP hébergée l’emportent sur les difficultés liées à une solution auto-hébergée.