Guía completa de aplicaciones de comunicación en grupo

Una comunicación clara y eficaz es especialmente importante en un momento en que los equipos están cada vez más dispersos en oficinas y ubicaciones de trabajo remotas, como espacios de trabajo compartidos y oficinas en casa. Ahí es donde las aplicaciones de comunicación en grupo pueden ayudar. Ya sea que se trate de administrar equipos remotos o coordinar proyectos entre departamentos, estas herramientas unen a la perfección a las personas y el trabajo que realizan en conjunto. 

En esta guía completa, exploraremos la importancia de seleccionar aplicaciones de comunicación en grupo para las empresas modernas, características clave que se deben tener en cuenta y la manera en que el conjunto de aplicaciones de Zoom destaca en el apoyo al trabajo en equipo. 

Mientras que algunas aplicaciones de trabajo solo ofrecen un método de comunicación, como la mensajería instantánea, las aplicaciones de comunicación en grupo ofrecen varias formas para que los miembros del equipo interactúen y se comuniquen en una única solución, incluida la mensajería, el correo electrónico, el teléfono, los mensajes de texto SMS en grupo, la videoconferencia, el uso compartido de archivos y un directorio de contactos en toda la organización.

En conjunto, las aplicaciones de grupo facilitan las conexiones entre espacios de trabajo y permiten a los miembros del equipo compartir ideas, actualizaciones y archivos con facilidad. Además, cuando los miembros del equipo pueden comunicarse en tiempo real, pueden resolver los problemas rápidamente y tomar decisiones con mayor celeridad. Esta inmediatez ayuda a eliminar los cuellos de botella que suelen surgir por el retraso en las respuestas, lo que ayuda a los equipos a mantener el impulso en los proyectos.

En los entornos de trabajo distribuidos, donde los equipos pueden estar repartidos por diferentes zonas horarias y ubicaciones, el rol de las aplicaciones de comunicación en grupo adquiere aún más importancia. Las aplicaciones de grupo de Zoom están diseñadas para apoyar la colaboración en la oficina y a distancia, lo que permite a los equipos mantener un alto nivel de participación, independientemente de su ubicación y distancia física. 

Ya sea mediante videollamadas programadas o mensajes espontáneos de chat en grupo, los miembros del equipo pueden conectarse y comunicarse de manera eficaz con Zoom, lo que fomenta una cultura de colaboración e innovación. Invertir en las mejores aplicaciones de grupo ayuda a garantizar que su equipo permanezca conectado y sea productivo, sin importar dónde se encuentre.

Para ayudar a su equipo a mantenerse conectado y productivo, es importante buscar aplicaciones de grupo que sean fáciles de usar, accesibles, seguras y fiables.

Interfaz sencilla y facilidad de uso

Busque soluciones de comunicación en grupo diseñadas pensando en la sencillez, que permitan a personas con cualquier conocimiento técnico navegar con facilidad entre las distintas aplicaciones. En Zoom, nuestro enfoque en la facilidad de uso significa que su equipo puede dedicar menos tiempo a lidiar con características complejas y más tiempo a participar en conversaciones significativas.

Plataforma accesible todo en uno

Otra consideración que se debe tener en cuenta es la posibilidad de acceder a todas las aplicaciones de su grupo de trabajo desde una única plataforma. Por ejemplo, Zoom combina videoconferencia, mensajería, teléfono, uso compartido de archivos y más en una sola plataforma de trabajo, lo que crea un entorno cohesivo que mejora la productividad. La accesibilidad de Zoom también se extiende fuera de su organización, lo que facilita que los contactos internos y externos se comuniquen utilizando las mismas aplicaciones. 

Este enfoque todo en uno elimina la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones, lo que agiliza los flujos de trabajo y permite que los equipos se centren en trabajar juntos para alcanzar objetivos compartidos. 

Características de seguridad y protección de datos

La seguridad de sus comunicaciones es la prioridad número uno. Busque aplicaciones de grupo que incorporen protocolos de cifrado avanzados, medidas de seguridad sólidas y configuración de control de acceso para salvaguardar la información confidencial. Tanto si está celebrando una reunión periódica de equipo como una llamada importante para un nuevo negocio, con Zoom puede confiar en que sus datos están protegidos con las normas de seguridad líderes del sector. Este compromiso con la seguridad no solo fomenta la confianza dentro de su equipo, sino que también tranquiliza a clientes y consumidores al asegurarles que su información está en buenas manos.

Fiabilidad y tiempo de actividad de la plataforma

Cuando se depende de aplicaciones, como la videoconferencia, el teléfono y la mensajería para todo, desde las reuniones diarias hasta las llamadas a los clientes, cualquier tiempo de inactividad podría tener un impacto significativo en el negocio y dañar las relaciones profesionales. La excepcional fiabilidad de la plataforma Zoom y el tiempo de actividad telefónica con un SLA del 99,999 % la convierten en una piedra angular de la comunicación empresarial moderna, que ayuda a los equipos a conectarse sin problemas siempre que lo necesiten.

Los productos de comunicación y colaboración de Zoom funcionan juntos a la perfección en la aplicación Zoom Workplace, lo que facilita que los equipos se conecten y logren hacer más cosas. Los equipos pueden trabajar desde cualquier ubicación iniciando sesión en la aplicación de escritorio y móvil de Zoom Workplace o en el portal web de Zoom. Además, Zoom es una plataforma de trabajo centrada en la IA: Zoom AI Companion* 2.0 muestra la información importante en todas sus aplicaciones de Zoom, lo que le ayuda a priorizar lo que más importa y convierte cada interacción en acción para ayudarle a optimizar su jornada.

Zoom Meetings: solución de videoconferencia para reuniones virtuales de alta calidad en tiempo real. 

Zoom Phone: un sistema de telefonía VoIP moderno y fácil de usar para organizaciones de todos los tamaños.

Zoom Team Chat: una aplicación de mensajería instantánea para chatear con personas, equipos, canales y contactos externos.

Zoom Mail y Calendar: conecte las cuentas de su proveedor de correo electrónico externo a la aplicación Zoom Workplace para poder utilizar su servicio de correo electrónico y calendario existente junto con sus otras aplicaciones de grupo de trabajo en un único lugar.

Zoom Scheduler: un programador de citas en línea que hacer que sea fácil compartir su disponibilidad y reservar citas con personas ajenas a su organización.

Zoom Rooms: Zoom Rooms mejora las reuniones en salas de conferencias al permitir que los participantes presenciales y remotos interactúen en tiempo real. Estrechamente integrada en la aplicación Zoom Workplace, Zoom Rooms simplifica el inicio de una reunión y permite compartir documentos, pizarras y otros contenidos de Zoom en la pantalla.

Aplicaciones de productividad: además de herramientas de comunicación, Zoom ofrece soluciones que hacen que su jornada laboral sea más productiva al ahorrar tiempo, impulsar la creatividad y agilizar los flujos de trabajo. Estas aplicaciones incluyen Zoom Docs, Zoom Whiteboard, Zoom Clips, Zoom Surveys y Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace: explore miles de aplicaciones e integraciones de Zoom listas para usar para ampliar la eficacia de Zoom Workplace.

Eche un vistazo a estas historias de éxito sobre cómo los clientes utilizan las aplicaciones de Zoom Workplace en conjunto para ayudar a los equipos a comunicarse y realizar su trabajo a lo largo del día.

Lake|Flato Architects ahorra 100 horas a la semana consolidando todo en Zoom Workplace

Lake|Flato Architects ha implementado un conjunto completo de productos de Zoom para dar soporte a su plantilla híbrida, y cada solución funciona en conjunto a la perfección. La empresa convirtió todas las salas de conferencias en Zoom Rooms con pantallas dobles: una para compartir contenido y otra dedicada a mostrar a los participantes remotos, lo que ayuda a que todos se sientan igualmente incluidos independientemente de su ubicación. «Cuando mostramos un modelo de análisis energético o un plano de planta en la pantalla, todas las personas que están en la sala pueden verlo porque la pantalla está justo delante de ellas. Pero lo más importante es que los participantes remotos siempre están presentes en la segunda pantalla dedicada», afirma Dan Stine, director de Tecnología de Diseño de Lake|Flato.

El equipo utiliza Zoom Whiteboard a diario para las presentaciones a los clientes y la colaboración con los consultores mediante el uso de características, como la votación, las notas y los bocetos, al tiempo que utiliza las capacidades de AI Companion para ayudar en la preparación de las presentaciones. Han integrado Zoom Phone para agilizar la comunicación, que evita automáticamente las interrupciones de llamadas durante las reuniones y proporciona útiles transcripciones del correo de voz para una evaluación rápida. Además, la empresa utiliza AI Companion para aumentar la productividad mediante resúmenes de reuniones automatizados y la función «ponme al día», lo que ahorra a los miembros del equipo hasta ocho horas semanales en tareas relacionadas con las reuniones. Lea el estudio de caso.

TOX PRESSOTECHNIK obtiene un aumento global de la eficiencia con Zoom

TOX PRESSOTECHNIK, líder mundial en fabricación con 1500 empleados en 40 países, transformó su fragmentado sistema de comunicación mediante la implementación de Zoom Workplace como solución unificada. La empresa utiliza varios productos de Zoom, y Zoom Phone es su principal sistema de telefonía basado en la nube que se integra perfectamente con su plataforma Salesforce, lo que permite a los empleados realizar llamadas, documentar conversaciones y administrar la información de los clientes en un solo lugar. 

Junto con Zoom Phone, utilizan Meetings, Team Chat y Whiteboard para permitir la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo. La plataforma de trabajo todo en uno de Zoom ha mejorado significativamente la colaboración global, y los empleados de TOX han notado que tienen una mayor facilidad de acceso a sus colegas, tiempos de coordinación más cortos y una planificación de reuniones más eficiente, especialmente en el caso de los equipos que trabajan más allá de las fronteras nacionales. Lea el estudio de caso.