Cinco consejos para celebrar reuniones más inclusivas

Ya quedaron atrás los días en los que se trabajaba en una empresa en la que todos vivían cerca de la oficina y trabajaban de forma presencial cinco días a la semana, mientras uno o dos compañeros lo hacían de forma remota. Cuando el trabajo a tiempo completo y presencial era la norma, las reuniones y los estilos de trabajo diarios no eran inclusivos ni se adaptaban a estos teletrabajadores.

Cuando las organizaciones pasaron de trabajar principalmente de forma presencial a hacerlo de forma totalmente remota de la noche a la mañana, se creó la oportunidad de crear proactivamente entornos de trabajo más inclusivos para los equipos que no podían reunirse físicamente. La tecnología puede facilitar reuniones más inclusivas gracias a las características de accesibilidad, pero todos podemos tomar medidas adicionales para asegurarnos de que nuestras reuniones sean inclusivas.

A continuación, incluimos cinco consejos para que los demás se sientan reconocidos, respetados e incluidos en cada reunión.

Comience una reunión saludando a sus compañeros y preguntándoles cómo están para crear una conexión personal, incluso en un entorno virtual. Si alguien se une unos minutos más tarde, póngalo rápidamente al tanto para que todos estén en sintonía. Reconocer a sus compañeros puede establecer un tono positivo para el resto de la reunión.  

Si celebra una reunión en la que los empleados están tanto en la oficina como conectados de forma remota, permita que los participantes remotos hablen primero para que se sientan reconocidos e incluidos. Cuando llegue el momento del análisis posterior, permita que los empleados remotos vuelvan a hablar primero, para que sientan que sus contribuciones se valoran y que la reunión valió su tiempo.

Fomente el uso de fondos virtuales o borrosos para que nadie se sienta incómodo al mostrar su espacio personal. Si se trata de una ocasión especial, como un día festivo o el lanzamiento de un nuevo producto, use el mismo fondo virtual como equipo o empresa para reconocer el evento y, de este modo, aumentar los sentimientos de unión, pertenencia y camaradería.

Ya sea en una reunión individual o en un grupo grande, dé a sus compañeros señales verbales y no verbales para demostrar que tienen su atención. Los gestos de escucha activa pueden adoptar diferentes formas, como asentir con la cabeza, utilizar reacciones de emojis y enviar un mensaje a través del chat durante la reunión. Si observa que un compañero reactiva el audio, pero no pudo transmitir su punto de vista, dígaselo y dele la palabra. También puede ocultar su vista propia para minimizar las distracciones y centrarse en la persona que habla. 

A medida que los entornos híbridos se convierten en la norma, puede ser más inclusivo que todos los participantes se unan a una reunión de forma virtual, incluso si varias personas están en el mismo edificio. Supongamos que los compañeros de la oficina quieren celebrar una reunión con participantes remotos. En ese caso, la Galería inteligente de Zoom hace que la reunión sea más equitativa, ya que crea transmisiones de vídeo individuales de los participantes en la sala para que los participantes remotos los vean con claridad. Las reuniones virtuales pueden igualar las condiciones para que nadie se sienta excluido. 

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