Wie ein KI-Notizblock Ihnen hilft, Zeit zu sparen und konzentriert zu bleiben

Wenn Sie schon einmal bei einem Meeting Protokoll geführt haben, wissen Sie, wie schwierig das ist. Sie versuchen, die Aussagen aller Beteiligten genau aufzuschreiben, doch sobald Ihre Aufmerksamkeit auch nur einen Moment lang nachlässt, entgeht Ihnen im Zweifel ein wichtiges Detail. Auch ist es schwieriger, sich voll an der Diskussion zu beteiligen, wenn Sie mit Zuhören und Tippen beschäftigt sind. Nach Ihrem Meeting müssen Sie eine Reinschrift Ihrer Notizen anfertigen, die wichtigsten nächsten Schritte festhalten und Ihre Zusammenfassung an den Rest des Teams senden. All diese Aufgaben zehren an Ihrer Produktivität und können die Zusammenarbeit völlig zum Erliegen bringen. Aber keine Sorge: Ein KI-gestütztes Notizen-Tool schafft hier Abhilfe.

Viele Menschen greifen bereits auf KI-Anwendungen und -Tools zurück, um das Notieren während Meetings zu automatisieren und Meetings zusammenzufassen. Die KI ist dabei wie ein persönlicher Assistent, der in Meetings neben Ihnen sitzt, Notizen macht und Diskussionspunkte im Auge behält, sodass Sie sich voll auf das Gespräch konzentrieren können. Ganz zu schweigen davon, dass eine Meeting-Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten, auf die Sie zurückgreifen können, das Schreiben einer Folge-E-Mail erheblich erleichtert.

Erfahren Sie, wie Sie von einem KI-Tool für Notizen profitieren können - und warum es Ihr neuer bester Freund in Meetings werden könnte.

Generative KI-Modelle sind vielleicht am besten dafür bekannt, Nachrichten auf der Grundlage einer Eingabeaufforderung zu generieren, aber sie sind auch hervorragend darin, Informationen zusammenzufassen. Sie verwenden natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um längere Nachrichten in kurze Zusammenfassungen zu synthetisieren, die die wichtigsten Punkte des Textes enthalten.

Ein KI-Notizentool transkribiert das Gespräch bei einem Meeting und verwendet das Transkript als Texteingabe, um eine Meeting-Zusammenfassung des Besprochenen zu erstellen. Viele Notiz-Apps identifizieren abhängig vom Anrufkontext auch wichtige Punkte und Aktionspunkte. 

Zahlreiche KI-basierte Notiz-Apps erfordern eine vollständige Aufzeichnung des Meetings, um daraus eine Meeting-Zusammenfassung zu erstellen. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Meeting aufgezeichnet wird, suchen Sie nach einem Tool, bei dem dies nicht erforderlich ist. Zoom AI Companion beispielsweise kann eine Meeting-Zusammenfassung erstellen, ohne das Meeting aufzuzeichnen.

Das Mitschreiben während Meetings und das anschließende Teilen von Notizen und Aktionspunkten mit Kollegen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Einer von Morning Consult durchgeführten Umfrage* zufolge führten fast 75 % aller Teamleiter diese Aufgaben mehrmals pro Woche aus. 48 % der befragten Leiter erklärten, dass sie mehr Zeit mit Notizen verbrächten, als ihnen lieb sei.

KI-gestützte Notizen können Ihnen helfen, Zeit zu sparen – aber das ist noch nicht alles. Hier sind weitere Vorteile von KI-gestützten Notiz-Anwendungen:

Kein Multitasking mehr in Ihren Meetings

Wenn Sie sich Notizen machen, konzentrieren Sie sich nicht mehr darauf, was Sie zur Diskussion beitragen können. Überlassen Sie die Notizen lieber Ihrem KI-Protokollführer und richten Sie Ihre volle Aufmerksamkeit auf das Meeting.

Keine Details mehr verpassen 

Mussten Sie schon einmal ein Meeting kurz verlassen und haben dadurch wichtige Details verpasst? Ein KI-Protokollant braucht keine Pause. So können Sie sicher sein, dass Ihre Meeting-Zusammenfassungen absolut vollständig sind. Außerdem können Sie mit einigen Tools Ihrer Notizen-App in Echtzeit Fragen zum Meeting stellen, sodass Sie das Gespräch nicht mit der Frage: „Können Sie das wiederholen?“ unterbrechen müssen.

Effizientere Zeitnutzung

Es nimmt jedes Mal Zeit in Anspruch, Ihre Notizen nach einem Anruf ins Reine zu bringen und zu ordnen, damit Sie sie für andere freigeben können. KI-gesteuerte Meeting-Zusammenfassungen sind sofort nach ihrer Erstellung zur Überprüfung und Weitergabe bereit, sodass Sie dem Team Ihre Erkenntnisse schneller zur Verfügung stellen können. Einige Tools können diesen Prozess automatisieren, indem sie die Zusammenfassung direkt in einer Follow-up-E-Mail oder einem Chat an die Teilnehmer senden, sobald das Meeting vorbei ist.

Holen Sie verpasste Meetings nach

Wenn Sie einen vollen Terminkalender haben und nicht überall gleichzeitig sein können, brauchen Sie sich keine Sorgen mehr zu machen. Anstatt Kollegen um ein Update bitten zu müssen (und sich auf deren möglicherweise unvollständige Notizen zu verlassen), können Sie in einer KI-generierten Meeting-Zusammenfassung verlässlich nachlesen, was Sie versäumt haben.

ROI verbessern

Die Teilnahme an Meetings und das Anfertigen von Notizen können sich auf mehrere Stunden verlorener Produktivität pro Woche summieren. Ein KI-Protokollant hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen und Ihre Planung zu optimieren, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben mit größerer Wirkung konzentrieren können. Ein ROI-Rechner kann Ihnen helfen, die potenziellen Kosteneinsparungen durch die Implementierung einer KI-Notiz-App basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter und der in einer Woche eingesparten Stunden zu in Zahlen auszudrücken.

Die gute Nachricht: Sie verfügen möglicherweise bereits über die KI-gestützten Notizfunktionen, um nach jedem Zoom-Meeting automatisch die Notizen daraus in Ihren Posteingang geschickt zu bekommen. Wenn Sie ein berechtigtes kostenpflichtiges Zoom-Abo haben, können Sie bereits auf AI Companion zugreifen (falls Sie noch kein berechtigtes Abo haben, können Sie jetzt upgraden). Möglicherweise müssen Sie Ihren Zoom-Administrator bitten, einige Funktionen zu aktivieren. Das Add-on Custom AI Companion ermöglicht Ihnen den Einsatz von AI Companion in Meetings über Drittanbieter wie Microsoft Teams und Google Meet, wobei der Support für Cisco Webex in Kürze verfügbar sein wird.

AI Companion verwendet ein Meeting-Transkript, um daraus eine detaillierte Zusammenfassung Ihres Meetings zu erstellen. Dadurch müssen Sie das Meeting nicht aufzeichnen. Es ordnet Ihre Meeting-Zusammenfassung nach Themen, sodass Sie leicht nachlesen können, was besprochen wurde und wer was gesagt hat. Sehr nützlich ist auch, dass abhängig vom Inhalt des Meetings die besprochenen nächsten Schritte und Aktionspunkte identifiziert werden. Und wenn Sie nur einen kurzen Absatz zum Thema des Meetings lesen möchten, finden Sie am Anfang der Zusammenfassung eine gekürzte Version. 

Wenn Sie AI Companion verwenden, erhalten Sie vordefinierte Vorlagen für Ihre Meeting-Zusammenfassungen. Mit dem Add-on Custom AI Companion können Sie sogar Ihre Meeting-Zusammenfassungen mit maßgeschneiderten, effektiven Vorlagen anpassen, die speziell dafür konzipiert wurden, den Ton, die Struktur und den Fokus Ihres Meetings widerzuspiegeln.