Hướng dẫn: Cách sử dụng hiệu quả tính năng trò chuyện cho công việc

Ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc là công cụ thiết yếu để giao tiếp với mọi người trong tổ chức của bạn, dù họ đang ở ngay bàn bên cạnh hay ở múi giờ khác. Các nền tảng nhắn tin thời gian thực tạo ra môi trường hợp tác, nơi nhân viên có thể trò chuyện riêng tư với nhau hoặc trò chuyện theo nhóm và tự do trao đổi thông tin bên ngoài các cuộc họp và cuộc gọi đã lên lịch. 

Hầu hết các ứng dụng trò chuyện công việc đều dễ dùng, thuận tiện cho việc gửi tin nhắn cho đồng nghiệp hoặc tạo kênh nhóm mà không cần nhiều kinh nghiệm hoặc đào tạo. Nhưng khi đi sâu vào các tính năng bổ trợ như AI và công cụ dành cho tổ chức, bạn sẽ phát hiện nền tảng trò chuyện trong công việc có thể thay đổi cách chúng ta giao tiếp. Nó tạo ra không gian tập trung một cách có tổ chức làm nền móng cho việc hợp tác hiệu quả, nơi bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin trong cuộc trò chuyện và tệp tin, đồng thời cập nhật cho các thành viên trong nhóm về các dự án lớn nhỏ.

Nếu bạn mới làm quen với ứng dụng trò chuyện cho doanh nghiệp, sau đây sẽ là hướng dẫn giúp bạn nắm rõ các bước cơ bản và quy tắc trò chuyện trong tổ chức. Chúng ta sẽ khám phá: 

• Cách tổ chức không gian trò chuyện công việc của bạn
• Mẹo giao tiếp hiệu quả bằng cách sử dụng công cụ trò chuyện cho doanh nghiệp
• Những tính năng thiết yếu nên có trong một ứng dụng trò chuyện
• Những lợi thế mà một giải pháp trò chuyện phục vụ công việc như Zoom Team Chat có thể giúp tập thể của bạn cộng tác tốt hơn

Dù đội ngũ của bạn làm việc hoàn toàn từ xa, kết hợp, hay trực tiếp tại văn phòng, đặc điểm của lực lượng lao động thời nay là nhân viên thường phải hợp tác với đồng nghiệp ở những vị trí địa lý khác nhau. Một không gian trò chuyện công việc có tổ chức sẽ giúp thu hẹp khoảng cách đó và thúc đẩy hoạt động hợp tác nhóm hiệu quả. Sau đây là cách tạo môi trường hiệu quả trong ứng dụng trò chuyện nhóm của bạn.

Thiết lập quy ước đặt tên cho các kênh

Một kênh trò chuyện thường là một không gian trò chuyện nhóm trong ứng dụng nhắn tin như Zoom Team Chat, Slack hoặc Microsoft Teams. Các kênh có thể được tạo ra để gắn kết mọi người xung quanh một chủ đề thảo luận cụ thể. Do đó, chúng tôi khuyến nghị đặt ra các quy ước đặt tên rõ ràng cho kênh để dễ nhận diện và tìm kiếm. Ví dụ có thể sử dụng các từ viết tắt như DA cho kênh dự án hoặc TLN cho các cuộc thảo luận riêng của nhóm; như vậy mọi người sẽ dễ dàng tìm thấy những gì họ cần hơn. 

Tạo kênh cụ thể cho các nhóm và đội ngũ khác nhau trong tổ chức nhằm xây dựng ý thức cộng đồng, đồng thời giới hạn các cuộc trò chuyện trong những nội dung phù hợp. 

• Kênh thông báo toàn công ty có thể là nguồn thông tin cập nhật chính thống quan trọng. Tùy vào quy mô của tổ chức, bạn có thể xem xét việc hạn chế quyền đăng bài để đảm bảo tính rõ ràng. 
• Việc mỗi nhóm có một kênh riêng giúp các cuộc thảo luận nội bộ tập trung ở bên trong bộ phận, trong khi các kênh dự án sẽ tạo điều kiện cộng tác cho những chương trình cụ thể. 
• Các đội ngũ đa chức năng có thể phối hợp ăn ý nhờ các kênh chuyên dụng giúp tập hợp các thành viên từ ở bộ phận khác nhau. 
• Ngoài ra, các kênh xã hội hoặc “tán gẫu” cung cấp không gian cho các cuộc trò chuyện thường nhật và việc xây dựng đội ngũ, giúp duy trì văn hóa công ty trong không gian kỹ thuật số. 

Bạn có thể phân biệt các kênh khác nhau bằng biểu tượng cảm xúc và biểu tượng chung để mọi người dễ tìm thấy trong danh sách trò chuyện hơn.

Cập nhật thông tin cho tất cả mọi người bằng không gian chia sẻ

Không gian chia sẻ là tính năng trò chuyện cho phép các nhóm liên lạc với nhau một cách đồng bộ. Ví dụ, trong Zoom Team Chat, bạn có thể tạo một không gian chia sẻ bao gồm nhiều kênh nhóm mà tất cả các thành viên đều có quyền truy cập. Việc mời một người vào không gian chia sẻ sẽ coi như tự động thêm họ vào tất cả các kênh nhóm. Việc này rất hữu ích nếu bạn đang quản lý một nhóm và muốn hỗ trợ nhân viên mới gia nhập bằng cách cùng lúc thêm họ vào kênh thông báo toàn công ty, kênh toàn bộ phận và kênh nhóm. Không phải ứng dụng trò chuyện nào cũng có tính năng này, nhưng đây là cách hữu ích để duy trì danh sách các kênh thiết yếu cho các nhóm.

Tạo không gian của riêng bạn với thư mục và dấu sao

Trong khi các yếu tố như tên kênh và không gian chia sẻ giúp duy trì tính tổ chức cho nhóm lớn, bạn cũng có thể tạo cấu trúc tổ chức riêng của mình bằng các tính năng như thư mục và mục được gắn sao. Thông thường, chỉ những kênh quan trọng nhất mới được gắn sao, ví dụ như những kênh mà bạn sử dụng hằng ngày hoặc muốn mở ngay lập tức. Bạn có thể tạo bao nhiêu thư mục tùy thích để sắp xếp các cuộc trò chuyện vào các danh mục khác nhau — theo bộ phận, theo dự án hoặc theo kênh mạng xã hội. Trong Zoom Team Chat, bạn có thể mở rộng hoặc thu nhỏ giao diện của các thư mục để duy trì sự gọn gàng của không gian và tập trung vào các kênh mà bạn cần.

Team Chat là một phần của Zoom Workplace, tức là là bạn có thể truy cập tất cả các công cụ giao tiếp, cộng tác và năng suất trong một ứng dụng. Từ hội nghị video đến gọi điện thoại trên đám mây, bạn có thể trò chuyện hoặc hẹn lịch với các thành viên trong nhóm bằng chính ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc. Ngoài ra, Team Chat cho phép bạn giao tiếp không đồng bộ với các tính năng như tin nhắn thoại, ghi màn hình, tin nhắn lên lịch, lời nhắc và nhiều hơn nữa.

Team Chat kèm sẵn trong tất cả các gói Zoom Workplace mà không thêm chi phí, không phải ký thêm hợp đồng. Bạn đang cân nhắc chuyển đổi từ ứng dụng trò chuyện đang dùng? So sánh Team Chat với Slack và Microsoft Teams. 

So sánh các ứng dụng trò chuyện