Ngừng con lắc: Nhìn vào tương lai của sự kiện

Chúng tôi muốn nắm bắt thông tin về những gì đang xảy ra trong môi trường tiếp thị sự kiện, vì vậy chúng tôi rất nóng lòng muốn nghe các chuyên gia tổ chức sự kiện khác nói gì tại cuộc thảo luận bàn tròn của twine, với tiêu đề: “Ngừng con lắc: Tương lai của sự kiện và Zoom Events phù hợp như thế nào”. 

twine là một ứng dụng Zoom kết nối mạng tốc độ và các phòng theo nhóm nâng cao, đã sử dụng Zoom Events để tổ chức sự kiện quy tụ hơn 60 chuyên gia tổ chức sự kiện và tiếp thị. Được điều hành bởi Liz King Caruso, Michelle Bruno và Dahlia El Gazzar, cuộc thảo luận tương tác kéo dài vài giờ là cơ hội thú vị để mọi người có được thông tin chi tiết mới về tình trạng hiện nay của các sự kiện và dự báo nơi thị trường đang hướng tới. Dưới đây là một gợi ý: các sự kiện ảo sẽ không biến mất trong thời gian sắp tới.

Đại dịch có thể đã nghiêng con lắc ẩn dụ về phía các sự kiện ảo, nhưng hai năm sau đó, không có nhiều thay đổi. Chúng tôi đã bình chọn dự đoán về điểm dừng cuối cùng của con lắc bằng thang điểm từ 1–10, với các sự kiện ảo ở số 1 và các sự kiện trực tiếp ở số 10. Kết quả là 5,7, phản ánh mong muốn mạnh mẽ đối với các sự kiện kết hợp hoặc sự kiện trực tiếp có thành phần ảo.

Mặc dù trải nghiệm trực tiếp từ lâu đã là tiêu chuẩn, nhưng chúng không phải lúc nào cũng hiệu quả nhất, một số người tham gia đã chỉ ra lượng thời gian bị lãng phí trong các cuộc họp trực tiếp. Từ nhiều ngày đi lại đến những buổi phát biểu chính không mang lại hiệu quả, nhu cầu sử dụng thời gian có mục đích hơn của chúng ta vượt trội hơn một số lợi ích của sự kiện trực tiếp.

Những ý kiến khác nghiêng về các sự kiện ảo là do chúng có:

• ít lượng khí thải các-bon
• khả năng cung cấp nhiều dữ liệu hơn
• khả năng tiếp cận và tính hòa nhập tốt hơn vốn là những thách thức đối với các địa điểm thực tế

Các sự kiện ảo sẽ không biến mất. Các cuộc họp được tổ chức trực tuyến sẽ không bao giờ quay lại như trước và mọi người hài lòng với điều đó.

Adrian Seger, Conferences That Work

Sự ủng hộ mạnh mẽ cho các sự kiện ảo không có nghĩa là các sự kiện trực tiếp không được ưa chuộng, vì có nhiều phiếu ủng hộ hơn là phản đối. Thay vào đó, phần lớn các thành viên nhóm tin vào lợi ích của việc họp trực tiếp, nhưng cũng cho rằng những người dự thính sẽ được lợi nhiều hơn nếu được lựa chọn về việc tham dự. Các cuộc thảo luận khác tập trung vào nhu cầu điều chỉnh các định dạng hội nghị ảo, cung cấp nhiều sự tương tác và nội dung phong phú hơn, đồng thời xác định “tiêu chuẩn vàng” chung mà tất cả các nhà tổ chức sự kiện và những người dự thính đều có liên quan.

Sự mơ hồ này cũng tồn tại trong thuật ngữ kết hợp (“hybrid”). Thay vào đó, các thuật ngữ như “cuộc họp hiện đại” hay chỉ đơn giản là sự kiện không cần từ bổ ngữ cụ thể trở được ưa chuộng hơn. Sau đây là những nhận xét khác mà các chuyên gia về sự kiện đã chia sẻ:

• “Chẳng có con lắc nào cả. Đó là những lựa chọn. Sự kiện là một phần của chiến lược hỗn hợp. Sự kết hợp pha trộn giữa hình thức kỹ thuật số và trực tiếp sẽ giúp mọi thứ tiến triển.” - Rachel Stephan, Snöball

• “Tôi tin rằng trong một vài năm nữa, chúng ta sẽ áp dụng tỷ lệ khoảng 60-40 nghiêng về các sự kiện trực tiếp. Các đại biểu sẽ kén chọn hơn khi tham gia các cuộc họp.” - Ksenija Polla, CMP - ICCA

• “Trải nghiệm trực tiếp chỉ giới hạn trong những ngày diễn ra sự kiện có nghĩa là nếu bạn muốn kéo dài trải nghiệm, bạn sẽ luôn phải sử dụng đến các thành phần ảo bổ sung để khuyến khích những người dự thính. Những thành phần kỹ thuật số này là rất cần thiết và do đó, chúng ta sẽ không bao giờ quay lại với những sự kiện đơn thuần trực tiếp trong thời gian dài.” - Merijn van Buuren, Event Mender

Các nhà lập kế hoạch sự kiện có nhiệm vụ lập các chiến lược mới để thu hút khán giả trong thời hậu đại dịch. Các phương pháp đã kinh qua thử nghiệm không có tác động nhiều, vì sự bùng nổ của Thế hệ Y tại nơi làm việc kết hợp với việc áp dụng rộng rãi các công cụ đám mây có nghĩa là bạn cần gặp gỡ khách hàng (tiềm năng) của mình thông qua các ứng dụng yêu thích của họ. Thế hệ trẻ ngày nay không quen thuộc với các sự kiện truyền thống và do đó, họ kỳ vọng có nội dung ngắn gọn, dễ tiêu hóa và các công cụ mạng kỹ thuật số để kết nối.

Việc tăng lượng người tham dự trực tiếp cũng đòi hỏi phải lập kế hoạch có chủ đích hơn, các chuyên gia sự kiện đưa ra các đề xuất sau:

• “Các giải pháp cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa, chất lượng cao là chìa khóa để các sự kiện đạt được mức độ tham gia và mức độ tương tác cao hơn.” - Merijn van Buuren, Event Mender

• “Chúng ta cần thêm nhiều kết nối và khả năng đạt được những tiếp xúc trực tiếp chất lượng. Những trải nghiệm trực tiếp độc đáo hơn sẽ thu hút người tham gia, thay vì các cuộc hội thảo và bài phát biểu chính theo tiêu chuẩn.” - Mike Taubleb, Promenade Speakers

• “Những gì đã xảy ra thời COVID sẽ ảnh hưởng đáng kể đến sự hòa trộn đó. Và không (chưa) ai biết tương lai sẽ như thế nào.” -  Adrian Segar, Conferences That Work

Một trong những lợi ích lớn nhất của sự kiện từ xa có các nội dung trực tuyến là khả năng truy cập các dữ liệu và số liệu đo lường tốt hơn so với việc quét các gian hàng hay đăng ký người dự thính. Nhưng quy trình này vẫn cần được tinh chỉnh và là điều đáng lưu ý nhất đối với các nhà lập kế hoạch sự kiện:

• “Chúng ta cần một phương pháp dễ dàng hơn để đánh giá/ghi nhận giá trị cảm nhận từ những người tham gia trực tuyến.” - Mike Taubleb, Promenade Speakers
  
• “Dữ liệu là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất và có thể hỗ trợ các lập luận về việc giữ các yếu tố trực tuyến trong các sự kiện để thu hút và giữ chân lượng khán giả mới được xây dựng trong thời kỳ đại dịch.” - Ksenija Polla, CMP - ICCA

Có lẽ một trong những kết luận quan trọng nhất từ ​​cuộc thảo luận là tầm quan trọng của sự đồng cảm. Trong thời đại mới, khi mà chúng ta vẫn đang phục hồi sau những tàn phá của COVID-19, sự đồng cảm sẽ giúp bạn hiểu được nhu cầu của (các) đối tượng khán giả cũng như nhân viên của bạn và cân bằng giữa hai yếu tố này.

Sự ủng hộ đối với các sự kiện ảo đã được thể hiện rõ trong suốt cuộc thảo luận của chúng tôi, cũng như nhu cầu về công nghệ tốt hơn và các nền tảng quản lý sự kiện ảo. Khi được hỏi về Zoom Events và sự phù hợp của nó trong tương lai của sự kiện, những người tham gia đã thảo luận về sự dễ dàng sử dụng, sự đa dạng về tính năng, chi phí hợp lý, khả năng mở rộng và sự quen thuộc sẵn có của nền tảng đối với khán giả nói chung.

• “Việc sử dụng Zoom trong đại dịch là tự nhiên. Việc dân chủ hóa các sự kiện ảo và làm cho chúng có giá phải chăng và dễ tiếp cận là điều hiển nhiên. Điều đó sẽ tác động lên các sự kiện kỹ thuật số như những gì WordPress đã tác động đến các nhà lập trình trang web.” - Rachel Stephan, Snöball

• “Zoom Events có khả năng làm cho các sự kiện ảo dễ tiếp cận hơn với công chúng, tiền đề để ứng dụng hàng loạt.” - Merijn van Buuren, Event Mender

Ngành sự kiện chắc chắn sẽ tiếp tục phát triển đồng thời với việc chúng tôi nỗ lực hướng tới việc xác định “tiêu chuẩn vàng”, nhưng trong lúc đó, chúng tôi cố gắng xây dựng các sự kiện ảo hấp dẫn, toàn diện và đáng nhớ nhất có thể. Để xem cách bạn lập các phòng theo nhóm thông minh hơn cùng twine cho Zoom và nâng cao chiến lược tiếp thị sự kiện của bạn, hãy liên hệ Zoom Events ngay hôm nay!