İbreyi Durdurmak: Etkinliklerin Geleceğine Bir Bakış

Pandemi nedeniyle herkesin bildiği bu ibre sanal etkinliklere doğru kaymış olabilir, fakat iki yıl geçmesine rağmen pek bir şey değişmedi. Sanal etkinliklerin 1 ve yüz yüze etkinliklerin 10 ile ifade edildiği 1–10'luk bir ölçeği kullanarak, ibrenin nihai konumunu tahmin etmek amacıyla bir oylama yaptık. Sonuç olarak 5,7 değerini elde ettik. Bu değer, hibrit etkinliklere ya da sanal unsurlara sahip canlı etkinliklere yönelik güçlü bir istek olduğunu gösteriyor.

Yüz yüze deneyimler, uzun zamandır norm olmasına rağmen, her zaman en verimli yöntem olarak kabul edilmiyordu. Çünkü bazı katılımcılar yüz yüze yapılan toplantılar için harcanan zamandan şikayetçiydi. Uzun seyahat süreleri ve verimsiz açılış konuşmaları düşünüldüğünde, sahip olduğumuz zamanı daha anlamlı kullanma ihtiyacı yüz yüze etkinliklerin bazı faydalarından daha ağır basıyordu. 

Sanal etkinliklere işaret eden diğer konuşmalarda sanal etkinliklerin şu özelliklerinden bahsedildi:

• daha az karbon ayak izine sahip olması
• daha fazla veri sağlama olanağı
• fiziksel lokasyonlarda sağlanması zor olan daha iyi erişilebilirlik ve kapsayıcılık sunması 

Sanal etkinlikler hayatımızdan çıkmayacak. Artık çevrimiçi yapılan toplantılar asla eskisine dönmeyecek ve tüm çalışanlar bundan memnun.

Adrian Seger, Conferences That Work

Sanal etkinliklerin bu kadar desteklenmesi, yüz yüze etkinliklerin artık gözden düştüğü anlamına gelmiyor. Çünkü yüz yüze etkinliklerin lehine verilen oylar aleyhine verilen oylardan fazla. Tam tersine, grubun çoğu yüz yüze toplantıların faydalı olduğunu ve katılım biçimi konusunda seçenek sunulmasının katılımcılar için daha faydalı olacağını düşünüyor. Ortaya konan diğer argümanlarda sanal etkinlik biçimini iyileştirme ihtiyacına, daha etkileşimli ve kapsayıcı içerikler sunulması gerektiğine tüm etkinlik organizatör ve katılımcılarının uyması gereken evrensel bir "altın standart" ortaya koyulması gerekliliğine değinilmiştir.

Buradaki belirsizlik, hibrit sözcüğünde de görülüyor. Bu sözcük yerine, "modern toplantılar" gibi ifadeler veya niteleyici bir şey olmaksızın yalnızca etkinlik sözcüğü tercih ediliyor. Etkinlik uzmanlarının bu konuda söylediği diğer şeyleri aşağıda görebilirsiniz:

• “Aslında ibre falan yok. Bunun yerine tercihler var. Etkinlikler, karışık bir stratejinin parçasıdır. Dijital ve yüz yüze etkinlikleri harmanlayan bir kombinasyon bizi ileriye taşıyacaktır.” - Rachel Stephan, Snöball

• “Birkaç sene içerisinde, 60'a 40 oranında yüz yüze etkinlikler lehine ortada bir yerde olacağımızı düşünüyorum. Toplantıya katılma söz konusu olduğunda yetkili kişiler daha seçici olacak” - Ksenija Polla, CMP - ICCA

• “Yüz yüze etkinliklerin, etkinlik günüyle sınırlı olması gerçeği nedeniyle, daha kapsamlı bir etkinlik deneyimi sunmak istiyorsanız katılımcılarınızı zenginleştirmek için her zaman sanal eklemelere başvurmanız gerekir. Bu dijital bileşenler büyük öneme sahiptir ve bu yüzden uzun vadede 'yalnızca' yüz yüze olan etkinliklere dönmeyeceğiz.” - Merijn van Buuren, Event Mender

Etkinlik planlayıcılar, pandemi sonrası dönemde hedef kitlelerin katılımını sağlamak için yeni stratejiler geliştirmekle yükümlüdür. İş yerlerinde Y kuşağından çalışanların sayısının artması ve bulut tabanlı araçların yaygın bir şekilde benimsenmesi nedeniyle (potansiyel) müşterilerinizle onların bulunduğu yerde ve onların en sık kullandığı uygulamalarla buluşmanız gerektiği için daha önce kullanılan yöntemler eskiden olduğu kadar etkili olmayacaktır. Geleneksel etkinliklere pek aşina olmayan günümüzün genç jenerasyonu, iletişim kurmak için kısa süren, kolay benimsenen içerikler ve dijital ağ oluşturma araçlarının kullanılmasını bekliyor. 

Yüz yüze katılımın artırılabilmesi için daha fazla amaca yönelik plan yapılması da gerekir. Bunun için etkinlik uzmanları şu önerilerde bulunuyor:   

• “Yüksek kaliteli ve kişiselleştirilmiş deneyim sunan çözümler, katılım ve etkileşim açısından bir sonraki aşamaya geçilmesi bakımından etkinlikler için kilit öneme sahiptir.” - Merijn van Buuren, Event Mender

• “Daha fazla ağ oluşturma ve kaliteli kişilerle yüz yüze görüşme olanağına ihtiyacımız var. Standart açılış konuşmaları ve atölyeler yerine katılımcıları çeken daha benzersiz yüz yüze deneyimler sunmamız gerekiyor.” - Mike Taubleb, Promenade Speakers

• “COVID ile yaşadıklarımız, bu karışımı ciddi anlamda etkileyecek. Ve bunun neye benzeyeceğini (henüz) kimse bilmiyor.” -  Adrian Segar, Conferences That Work

Çevrimiçi içeriğe sahip uzaktan etkinliklerin en büyük faydalarından birisi, veriye erişme becerisi sayesinde standlarda yapılan incelemeler veya katılımcı kayıt bilgilerinden çok daha fazlasının ölçülebilmesidir. Fakat üzerinde daha çok çalışılması gereken bu süreç, etkinlik planlayıcılarının da birinci gündem maddesi: 

• “Sanal katılımcıların değerini değerlendirmenin/kanıtlamanın daha kolay bir yolunu bulmamız gerekiyor.” - Mike Taubleb, Promenade Speakers
  
• “En güçlü araçlardan biri olan veriler, pandemi sırasında oluşturulan yeni hedef kitlelerle etkileşime girip bu kitlenin kaybedilmemesi amacıyla etkinliklerde çevrimiçi bileşenlerin korunmasına yönelik argümanları destekleyebilir.” - Ksenija Polla, CMP - ICCA

Bu toplantıdan çıkarılacak belki de en önemli sonuçlardan birisi empatinin önemidir. COVID-19'un yıkıcı etkilerinden hâlâ kurtulmaya çalıştığımız bu yeni dönemde, empati sayesinde hedef kitlenizin ve personelinizin ihtiyaçlarını anlamada önemli mesafeler katedebilir ve bu ikisi arasında bir denge kurabilirsiniz. 

Bu toplantı boyunca hem sanal etkinliklere verilen destek hem de daha iyi bir teknolojiye ve sanal etkinlik yönetimi platformlarına duyulan ihtiyaç çok net ortadaydı. Zoom Events ve bunun geleceğin etkinliklerinde nereye oturduğu sorulduğunda, katılımcılar platformun kullanım kolaylığı, özelliklerinin çeşitliliği, uygun maliyetli olması, ölçeklenebilirliği ve genel hedef kitle arasındaki tanınırlığı üzerinde durdu. 

• “Pandemi sırasında Zoom'un benimsenmesi organik bir şekilde gerçekleşti. Sanal etkinlikleri demokratik, uygun maliyetli ve erişilebilir hale getiren tek standart buydu. WordPress'in web sitesi tasarımındaki anlamı ne ise, Zoom da dijital etkinlikler için aynısını yaptı.” - Rachel Stephan, Snöball

• “Zoom Events, sanal etkinlikleri daha büyük bir hedef kitle tarafından daha erişilebilir hale getirme potansiyeline sahip. Bir çözümün kitlesel olarak benimsenmesi için gerekli olan da budur.” - Merijn van Buuren, Event Mender

“Altın standart” tanımlanmaya çalışılırken etkinlik sektörü de hiç şüphesiz gelişmeye devam edecek, fakat bu arada biz de sanal etkinlikleri mümkün olduğu kadar çekici, kapsayıcı ve hatırda kalıcı hale getirmeye kararlıyız. Zoom'un twine uygulaması sayesinde nasıl daha akıllı ara odalar oluşturabileceğinizi görmek ve etkinlik pazarlama stratejinizi geliştirmek için hemen Zoom Events ile iletişime geçin!