Arrêter le temps : l'avenir des événements

La pandémie a peut-être fait pencher la balance en faveur des événements virtuels, mais deux ans plus tard, peu de choses ont changé. Nous avons réalisé un vote sur nos prédictions quant à la note définitive sur laquelle le pendule s'arrêterait, en utilisant une échelle de 1 à 10, les événements virtuels se situant à 1 et les événements en personne à 10. Le résultat est de 5,7, ce qui reflète un fort désir d'événements hybrides ou d'événements en direct avec une composante virtuelle.

Même si les expériences en face à face sont depuis longtemps la norme, elles n'ont pas toujours été les plus efficaces, certains participants soulignant la quantité de temps perdu lors des réunions en personne. Qu'il s'agisse des longues journées consacrées aux déplacements ou des réunions d'information improductives, la nécessité de mieux gérer son temps l'emporte sur certains des avantages associés aux événements en personne. 

D'autres conversations oscillent en faveur des événements virtuels car :

• leur empreinte carbone est moins importante ;
• ils pemettent de fournir davantage de données ;
• ils favorisent une meilleure accessibilité et une meilleure inclusivité, plus complexes à mettre en œuvre dans les réunions physiques.

Le virtuel n'est pas près de disparaître. Les réunions qui ont été basculées en ligne ne repasseront pas en présentiel et les gens en sont satisfaits.

Adrian Seger, Conferences That Work

L'important soutien en faveur des événements virtuels ne signifie pas que les événements en personne sont tombés en désuétude, puisque les votes en faveur de ceux-ci sont plus nombreux que les votes contre. Au contraire, la majeure partie des participants croient en les avantages des réunions en face à face, mais pensent aussi que les participants bénéficieraient de la possibilité de pouvoir choisir la forme de leur participation. D'autres discussions ont porté sur la nécessité d'affiner les formats virtuels, d'offrir davantage d'interactivité et de contenu immersif et de définir une « norme d'excellence » universelle à laquelle tous les organisateurs d'événements et participants pourront se référer.

Cette ambiguïté existe également dans le mot hybride. Des termes tels que « réunions modernes », ou simplement événements, sans qu'il soit nécessaire d'utiliser un modificatif, sont privilégiés.Voici ce qu'ont pu dire les professionnels des événements à l'occasion de cette table ronde :

• « Il n'y a pas de pendule. Il y a des choix. Les événements font partie d'une stratégie mixte. Une combinaison de numérique et de présentiel permettrait de faire avancer les choses » - Rachel Stephan, Snöball

• « Je crois que dans quelques années, nous serons quelque part au milieu, avec une répartition de 60-40 en faveur des événements en personne. Les délégués seront plus sélectifs lorsqu'il s'agira de participer à des réunions » - Ksenija Polla, CMP - ICCA

• « Le fait que les expériences en personne soient limitées aux jours de l'événement signifie que si vous souhaitez prolonger l'expérience, vous devrez tout de même intégrer une dimension virtuelle pour accommoder vos participants. Ces dimensions numériques sont essentielles et, par conséquent, nous ne reviendrons jamais au « seul » présentiel sur le long terme » - Merijn van Buuren, Event Mender

Les organisateurs d'événements sont chargés d'élaborer de nouvelles stratégies pour susciter l'intérêt du public dans cette ère post-pandémique. Les méthodes éprouvées n'ont plus autant d'impact, car le boom des milléniaux sur le lieu de travail combiné à l'adoption généralisée d'outils basés sur le cloud signifie que vous devez rencontrer vos clients (potentiels) là où ils se trouvent, en utilisant leurs applications préférées. Les jeunes générations d'aujourd'hui n'ont pas la même familiarité avec les événements traditionnels et s'attendent donc à un contenu présenté sous un format court et digeste ainsi qu'à des outils de mise en réseau numériques pour créer des liens. 

L'augmentation de la participation en personne nécessite également une planification plus délibérée. Les professionnels de l'événementiel proposent les suggestions suivantes :

• « Les solutions qui offrent des expériences personnalisées de grande qualité sont essentielles pour que les événements bénéficient d'un niveau de participation et d'engagement plus élevé » - Merijn van Buuren, Event Mender

• « Nous avons besoin de plus de mise en réseau et de la capacité à rencontrer les contacts de qualité en personne. De plus d'expériences en personne uniques, qui attireront les participants, plutôt que des présentations et des ateliers standard » - Mike Taubleb, Promenade Speakers

• « Ce qui se passe depuis la Covid affectera dans une large mesure l'équilibre observé aujourd'hui. Et personne ne sait (encore) la forme que cela prendra » - Adrian Segar, Conferences That Work

L'un des principaux avantages d'un événement à distance associé à du contenu en ligne est la possibilité d'accéder aux données et de mesurer bien plus que la fréquentation des stands ou les inscriptions des participants. Mais il s'agit-là d'un processus qui doit encore être affiné et qui est au cœur des préoccupations des organisateurs d'événements : 

• « Il nous faut un moyen plus facile d'évaluer/de documenter la valeur perçue par les participants virtuels » - Mike Taubleb, Promenade Speakers
  
• « Les données sont l'un des outils les plus puissants dont nous disposions. Celles-ci peuvent étayer les arguments en faveur du maintien d'éléments en ligne dans les événements afin d'interagir avec les nouveaux publics qui se sont développés durant la pandémie et de les conserver » - Ksenija Polla, CMP - ICCA

L'importance de l'empathie a probablement été l'un des principaux enseignements de la discussion. À une époque où nous nous remettons encore des effets dévastateurs de la Covid-19, l'empathie vous aide à comprendre les besoins de votre public/de vos publics et de votre personnel et à trouver un équilibre entre les deux. 

L'appui en faveur des événements virtuels a été évident tout au long de notre discussion, tout comme la nécessité de disposer d'une meilleure technologie et de plateformes de gestion des événements virtuels. Interrogés à propos de Zoom Events et de sa place dans l'avenir des événements, les participants ont évoqué la facilité d'utilisation de la plateforme, le large éventail de fonctionnalités disponibles, son prix abordable, son évolutivité et sa familiarité intrinsèque au sein du grand public. 

• « L'adoption de Zoom pendant la pandémie s'est faite de manière organique. Il est normal que la plateforme démocratise les événements virtuels et les rende abordables et accessibles. Elle va faire pour les événements numériques ce que WordPress a fait pour les créateurs de sites Web » - Rachel Stephan, Snöball

• « Zoom Events a le potentiel de rendre les événements virtuels plus accessibles au grand public, ce qui est nécessaire pour une adoption en masse » - Merijn van Buuren, Event Mender

Le secteur de l'événementiel continuera sans aucun doute à évoluer à mesure que nous nous efforcerons de définir la « norme d'excellence », mais dans l'attente, nous nous efforçons de rendre les événements virtuels aussi attrayants, inclusifs et mémorables que possible. Pour savoir comment créer des salles de répartition plus intelligentes avec twine pour Zoom et faire passer votre stratégie de marketing événementiel au niveau supérieur, contactez Zoom Events dès maintenant !