Detener el péndulo: un análisis del futuro de los eventos

Es posible que la pandemia haya hecho oscilar considerablemente el péndulo proverbial hacia los eventos virtuales. Sin embargo, dos años después, esto no ha cambiado mucho. Hemos realizado nuestras predicciones sobre el lugar de reposo final del péndulo con una escala del 1 al 10, en la que los eventos virtuales están en el 1 y los eventos presenciales en el 10. El resultado fue de 5,7, lo que refleja un fuerte deseo de eventos híbridos o eventos en directo con un componente virtual.

Si bien, durante mucho tiempo, las experiencias cara a cara han sido lo habitual, no siempre fueron las más eficientes, y algunos participantes destacaron el tiempo que se perdía en las reuniones presenciales. Desde los largos días de viaje hasta las improductivas sesiones de apertura, la necesidad de aprovechar mejor nuestro tiempo superó algunos de los beneficios de los eventos presenciales. 

Otras conversaciones a favor de los eventos virtuales se centraron en sus beneficios:

• una menor huella de carbono;
• la capacidad de proporcionar más datos;
• mejor accesibilidad e inclusión, que son un desafío en los lugares físicos.

Lo virtual no desaparecerá. Las reuniones que pasaron a ser en línea nunca volverán a ser como antes, y las personas están contentas con ello.

Adrian Seger, Conferences That Work

El fuerte apoyo a los eventos virtuales no implica que los eventos presenciales hayan caído en desuso, ya que hubo más votos a favor que en contra. En cambio, la mayoría del grupo cree en los beneficios de las reuniones cara a cara, pero también considera que los asistentes se beneficiarían más si se les diera la posibilidad de decidir sobre su asistencia. Otros debates se centraron en la necesidad de perfeccionar los formatos virtuales, ofrecer más interactividad y contenido inmersivo, y definir un estándar de referencia universal con el que todos los organizadores y asistentes de eventos se sientan identificados.

Esta ambigüedad también existe en el mundo híbrido. En su lugar, se prefieren términos como «reuniones modernas» o, simplemente, «eventos» sin necesidad de un modificador. Esto es lo que dijeron los profesionales de eventos:

• «No hay ningún péndulo. Hay opciones. Los eventos forman parte de una estrategia mixta. Una combinación de lo digital y lo presencial sería lo ideal». - Rachel Stephan, Snöball

• «Creo que, dentro de unos años, acabaremos en un punto intermedio, con un 60-40 a favor de los eventos presenciales. Los delegados serán más selectivos a la hora de asistir a las reuniones». - Ksenija Polla, CMP - ICCA

• «El hecho de que las experiencias presenciales estén limitadas a los días del evento significa que si uno desea ampliar la experiencia, siempre tendrá que recurrir a complementos virtuales para fomentar la asistencia. Estas partes digitales son esenciales y, por tanto, nunca volveremos a los eventos "solo" presenciales a largo plazo». - Merijn van Buuren, Event Mender

Los planificadores de eventos tienen la tarea de desarrollar nuevas estrategias para atraer al público después de la pandemia. Los métodos comprobados ya no son tan impactantes. Debido al auge de la generación «millenial» en el lugar de trabajo y la adopción generalizada de herramientas basadas en la nube, debe adaptarse a sus clientes (potenciales) y ofrecerles sus aplicaciones favoritas. Las generaciones más jóvenes de hoy en día no están tan familiarizadas con los eventos tradicionales y, por lo tanto, esperan contenidos breves y asimilables, así como herramientas digitales para el establecimiento de contactos.

Aumentar la asistencia presencial también requiere una planificación más intencionada, y los profesionales de eventos ofrecen estas sugerencias:

• «Las soluciones que proporcionan experiencias personalizadas de alta calidad son clave para llevar los eventos al siguiente nivel de participación e interacción». - Merijn van Buuren, Event Mender

• «Necesitamos más establecimientos de contactos y la posibilidad de conocer en persona a contactos de calidad. Más experiencias únicas presenciales que atraigan a los participantes, en lugar de charlas y talleres de apertura estándares». - Mike Taubleb, Promenade Speakers

• «Lo que ocurra con la COVID afectará significativamente la combinación. Y nadie sabe (aún) cómo será eso». - Adrian Segar, Conferences That Work

Uno de los mayores beneficios de un evento remoto con contenido en línea es la posibilidad de acceder a los datos y medir mucho más que los escaneos de los stands o los registros de los asistentes. Pero este proceso aún se debe perfeccionar y es la máxima prioridad para los planificadores de eventos:

• «Necesitamos una forma más fácil de evaluar/documentar el valor percibido de los participantes virtuales». - Mike Taubleb, Promenade Speakers
  
• «Los datos son una de las herramientas más eficaces y pueden respaldar los argumentos de mantener los elementos en línea en los eventos para captar y mantener nuevos públicos durante la pandemia». - Ksenija Polla, CMP - ICCA

Quizás, una de las principales conclusiones del debate fue la importancia de la empatía. En estos tiempos, en los que todavía nos estamos recuperando de los efectos devastadores de la COVID-19, la empatía es fundamental para entender las necesidades de su público y de su personal, y para encontrar el equilibrio entre ellas.

El apoyo a los eventos virtuales fue evidente durante todo nuestro debate, así como la necesidad de mejorar la tecnología y las plataformas de gestión de eventos virtuales. Cuando se les preguntó por Zoom Events y cómo encaja en el futuro de los eventos, los participantes hablaron de la facilidad de uso de la plataforma, la variedad de características, la asequibilidad, la escalabilidad y la familiaridad incorporada entre el público general.

• «La adopción de Zoom durante la pandemia fue orgánica. Es normal que democratice los eventos virtuales y los haga asequibles y accesibles. Es para los eventos digitales lo que WordPress fue para los creadores de sitios web». - Rachel Stephan, Snöball

• «Zoom Events tiene el potencial de hacer que los eventos virtuales sean más accesibles para un público más amplio, lo cual es necesario para su adopción masiva». - Merijn van Buuren, Event Mender

Sin duda, el sector de los eventos seguirá evolucionando mientras trabajamos para definir el estándar de referencia, pero mientras tanto, nos dedicamos a hacer que los eventos virtuales sean lo más atractivos, inclusivos y memorables posible. Para conocer cómo puede crear salas para grupos pequeños más inteligentes con twine para Zoom y mejorar su estrategia de marketing de eventos, póngase en contacto con Zoom Events hoy mismo.