Fermare il pendolo: uno sguardo al futuro degli eventi

Forse la pandemia può aver fatto oscillare pesantemente il proverbiale pendolo nella direzione degli eventi virtuali, ma due anni dopo non è cambiato molto. Abbiamo votato le nostre previsioni rispetto alla posizione finale del pendolo su una scala da 1 a 10, con gli eventi virtuali in posizione 1 e gli eventi di persona in posizione 10. Il risultato è stato di 5,7 ciò un riflesso del forte desiderio di eventi ibridi, o di eventi dal vivo con una componente virtuale.

Anche se le esperienze in presenza sono state a lungo lo standard, non sempre sono state le più efficienti. Alcuni partecipanti, infatti, hanno sottolineato quanto tempo si sprecasse negli incontri di persona. La necessità di impiegare il nostro tempo in modo più mirato ha superato alcuni dei vantaggi degli eventi di persona: dalle lunghe giornate spese in viaggio, alle sessioni improduttive delle conferenze.

Altre conversazioni che puntavano verso gli eventi virtuali erano dovute al fatto che:

• hanno un impronta ecologica ridotta
• possono fornire maggiori dati
• sono più accessibili e inclusivi, elemento non sempre semplice nelle sedi fisiche

Il virtuale non è destinato a scomparire. Le riunioni che ora si svolgono online non torneranno a tenersi in presenza e le persone ne sono felici.

Adrian Seger, Conferences That Work

Il forte sostegno agli eventi virtuali non implica l'essere caduti in disgrazia degli eventi di persona: i voti a favore infatti sono stati più numerosi di quelli contrari. Piuttosto, la maggior parte del gruppo riteneva maggiori i vantaggi degli incontri in presenza, ma riteneva anche che, nel caso della possibilità di scelta del tipo di partecipazione, le persone ne avrebbero tratto maggiori vantaggi. Altre discussioni si sono focalizzate sulla necessità di perfezionare i formati virtuali, di offrire maggiore interattività e contenuti immersivi e di definire uno standard di riferimento universale che fungesse da punto di riferimento per tutti gli organizzatori di eventi e per i partecipanti.

Anche nel mondo degli eventi ibridi esiste la medesima ambiguità. Si preferiscono, piuttosto, termini come "riunioni moderne" o semplicemente eventi senza bisogno di modificatori.Ecco cos'altro hanno detto i professionisti degli eventi:

• "Non c'è alcun pendolo. Ci sono scelte possibili. Gli eventi sono parte di una strategia composita. Una combinazione mista di eventi digitali e di persona farebbe progredire le cose." Rachel Stephan, Snöball

• "Penso che fra qualche anno la situazione sarà piuttosto di parità o con un 60-40 a favore degli eventi di persona. Quando si tratterà di partecipare alle riunioni, i delegati saranno più selettivi". Ksenija Polla, CMP - ICCA

• Il fatto che le esperienze in presenza siano limitate ai giorni dell'evento significa che se vuoi prolungare l'esperienza, dovrai comunque ricorrere dei momenti virtuali per favorire i partecipanti. Questi momenti digitali sono essenziali e quindi, sul lungo termine, non si tornerà più agli eventi "solo" di persona". Merijn van Buuren, Event Mender

In un'epoca post-pandemia, gli organizzatori di eventi hanno il compito di sviluppare nuove strategie di coinvolgimento del pubblico. I metodi tradizionali non hanno più lo stesso impatto, perché il boom dei millennial che lavorano, insieme all'adozione diffusa di strumenti basati sul cloud, significa che devi incontrare i (potenziali) clienti sul loro stesso terreno: con le app che preferiscono. Le generazioni più giovani, oggi, non hanno molta familiarità con gli eventi tradizionali e si aspettano quindi contenuti brevi e assimilabili e strumenti di networking digitale per le connessioni. 

Inoltre, l'aumento della partecipazione in presenza richiede una pianificazione più intenzionale, con i professionisti degli eventi che ci offrono questi suggerimenti:

• "Per fare in modo che gli eventi raggiungano un livello superiore di partecipazione e coinvolgimento, sono fondamentali le soluzioni che forniscono esperienze personalizzate e di alta qualità." Merijn van Buuren, Event Mender

• "Ci serve maggior possibilità di networking e la capacità di incontrare contatti di qualità in presenza. Al posto di conferenze e workshop standard, esperienze di persona più uniche che attirino i partecipanti." Mike Taubleb, Promenade Speakers

• "Ciò che accade con il COVID avrà un impatto sulla combinazione. E al momento nessuno sa (ancora) quale sarà". Adrian Segar, Conferences That Work

La possibilità di accedere ai dati e di misurare molto di più delle visite agli stand o delle registrazioni dei partecipanti è uno dei maggiori vantaggi di un evento a distanza con contenuti online. Questa procedura però deve ancora essere perfezionata ed è una priorità per gli organizzatori di eventi:

• "Ci serve un modo più semplice per valutare/documentare il valore che i partecipanti virtuali percepiscono". Mike Taubleb, Promenade Speakers
  
• I dati sono fra gli strumenti più potenti e in grado di supportare la necessità di mantenere, durante gli eventi, elementi online per coinvolgere e mantenere un nuovo pubblico creato durante la pandemia.

Forse uno dei maggiori punti fondamentali del discorso era l'importanza dell'empatia. In un'epoca in cui ci stiamo ancora riprendendo dagli effetti devastanti del COVID-19, l'empatia è fondamentale per capire le esigenze del pubblico e del personale e per trovare un equilibrio tra le due cose.

Il sostegno agli eventi virtuali è stato evidente in tutta la discussione, così come la necessità di migliorare la tecnologia e le piattaforme di gestione degli stessi. I partecipanti, alla domanda su Zoom Events e sul suo ruolo nel futuro degli eventi, hanno parlato della semplicità d'uso della sua piattaforma, della varietà delle funzioni, della convenienza, della scalabilità e della familiarità con il pubblico generale.

• "L'adozione di Zoom nel momento della pandemia è stata organica. È normale che democratizzi gli eventi virtuali e li renda accessibili e convenienti. Lo farà per gli eventi digitali allo stesso modo in cui WordPress ha fatto per i creatori di siti web." - Rachel Stephan, Snöball

• "Zoom Events ha il potenziale di realizzare eventi virtuali più accessibili al grande pubblico, necessario per l'adozione di massa." - Merijn van Buuren, Event Mender

Mentre lavoriamo per definire lo standard di riferimento, il settore degli eventi continuerà senza dubbio a evolversi, ma nel frattempo il nostro impegno è volto a rendere gli eventi virtuali il più possibile coinvolgenti inclusivi e memorabili. Contatta Zoom Events oggi stesso, scoprirai come realizzare sessioni secondarie più smart con twine per Zoom e migliorare la tua strategia di marketing per gli eventi!