Mẹo công nghệ dành cho doanh nghiệp nhỏ: Hướng dẫn để làm được nhiều việc hơn với Zoom Workplace

Là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, bạn phải là người quán xuyến. Bạn cần tìm cách để thành công trên thị trường đầy cạnh tranh hiện nay — tiếp cận các đối tượng mới, tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn — mà không làm đội ngũ của bạn phải làm việc quá sức. Công nghệ phù hợp có thể giúp bạn thực hiện tất cả những điều này và đi xa hơn nữa. 

Một nghiên cứu năm 2024 của Phòng Thương mại Hoa Kỳ báo cáo rằng 99% chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít nhất một nền tảng hoặc công cụ công nghệ để điều hành doanh nghiệp của họ, với 47% sử dụng bốn nền tảng trở lên. Hai trong số năm chủ doanh nghiệp nhỏ (40%) cho biết họ đang sử dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh, gần gấp đôi tỷ lệ người dùng trí tuệ nhân tạo tạo sinh vào năm 2023 (23%).

Nhưng một số người có thể không nhận ra rằng họ chỉ cần một nền tảng cho nhu cầu giao tiếp và cộng tác của mình, với AI tổng hợp và AI tác tử tích hợp sẵn. Zoom Workplace với AI Companion kết hợp điện thoại, Team Chat, bảng trắng, cuộc họp, tài liệu thông minh và các tích hợp bên thứ ba được hỗ trợ thành một trải nghiệm người dùng duy nhất. 

Cho dù bạn đang tìm cách hoàn thành nhiều việc hơn cho cơ sở khách hàng hiện tại của mình hay tích cực phát triển Zoom Workplace, hãy xem các mẹo dưới đây để xem Zoom Workplace có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn đồng thời tận dụng tối đa nguồn tiền của mình.

Theo kết quả khảo sát doanh nghiệp nhỏ của Phòng Thương mại Hoa Kỳ, 91% doanh nghiệp cho biết họ lạc quan rằng AI sẽ giúp doanh nghiệp của họ phát triển trong tương lai. Tuy nhiên, 22% doanh nghiệp không sử dụng AI cho biết quan ngại về chi phí là rào cản ngăn họ áp dụng.

Mặc dù một số công ty tính phí cao cho các chức năng AI trên mỗi người dùng, Zoom AI Companion được bao gồm miễn phí khi bạn đăng ký gói Zoom trả phí đủ điều kiện.* 

Chỉ cần nhấp vào biểu tượng lấp lánh AI Companion khi bạn đang chủ trì cuộc họp Zoom. Thao tác này sẽ cho phép bạn bật tính năng tóm tắt cuộc họp hoặc đặt câu hỏi như “cập nhật nội dung cho tôi” để biết thông tin chi tiết về những gì đã được thảo luận đến thời điểm hiện tại. 

Ngoài khả năng tóm tắt cuộc họp, AI Companion còn có thể giúp soạn email và tin nhắn trò chuyện, lên ý tưởng và tổ chức nội dung trên bảng trắng, cũng như ưu tiên các thư thoại và tóm tắt cuộc gọi trên Zoom Phone. Bạn có thể yêu cầu AI Companion trích xuất thông tin từ bản ghi cuộc họp để khởi động một bản tóm tắt dự án, bài đăng trên blog hoặc nội dung khác trong Zoom Docs. Bạn không cần phải mất thời gian kiểm tra lịch của đồng nghiệp để Lên lịch cuộc họp tiếp theo — AI Companion có thể kiểm tra tính khả dụng và Lên lịch cuộc họp đó thay cho bạn.

Những khả năng này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, có nghĩa là bạn có thể dành thời gian quý báu của mình cho những công việc có ý nghĩa hơn. Hãy truy cập trang AI Companion để tìm hiểu thêm về các cách cụ thể mà doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể sử dụng AI để cải thiện ngày làm việc của mình.

Bạn có thể quen thuộc với Zoom Workplace vì đây là ứng dụng bạn sử dụng để tham gia Zoom Meetings. Tuy nhiên, bạn có thể làm được nhiều điều hơn thế từ ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính:

• Trò chuyện với đồng nghiệp trong nhóm trên Zoom Team Chat, được tích hợp trong tất cả các tài khoản Zoom — bạn có thể tạo kênh với các nhóm người hoặc gửi tin nhắn trực tiếp một-một. Bạn thậm chí có thể thêm liên hệ bên ngoài và trò chuyện với họ, giúp giao tiếp trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và có tổ chức hơn so với email.
• Kết nối lịch Google hoặc Microsoft của bạn với Tài khoản Zoom của bạn để xem tất cả các cuộc họp của bạn trong thẻ Lịch. Bạn có thể tham gia Zoom Meetings chỉ với vài cú nhấp chuột đơn giản (bạn sẽ không phải tìm kiếm liên kết cuộc họp nữa!), Lên lịch cuộc họp trực tiếp trong ứng dụng Zoom Workplace bằng AI Companion và nhiều tính năng khác.
• Kết nối tài khoản email Google hoặc Microsoft với tài khoản Zoom của bạn (hoặc thiết lập một địa chỉ email miễn phí bằng Zoom Mail) để dễ dàng truy cập tin nhắn trong email mà không cần phải chuyển sang ứng dụng khác. Bạn thậm chí có thể sử dụng AI Companion để giúp bạn soạn email.
• Nếu bạn có Zoom Phone, hãy sử dụng giao diện softphone trong ứng dụng Zoom Workplace để thực hiện cuộc gọi, xem và nghe thư thoại, gửi tin nhắn văn bản, v.v. AI Companion cũng có thể hỗ trợ ở đây, với các bản tóm tắt sau cuộc gọi và khả năng ưu tiên và trích xuất tác vụ từ hộp thư thoại của bạn.
• Truy cập bộ công cụ tăng năng suất tích hợp sẵn để tạo ghi chú, video clip và bảng trắng mà bạn có thể dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp.
• Nếu có Workvivo, bạn có thể truy cập trực tiếp Workvivo trong ứng dụng để xem bài đăng của đồng nghiệp, khen ngợi đồng nghiệp trong nhóm, đọc tin tức của công ty và khám phá các không gian thuộc bộ phận khác nhau.

Nếu bạn chưa có, hãy tải xuống phiên bản mới nhất của ứng dụng Zoom Workplace và khám phá các thẻ ở thanh điều hướng trên cùng để xem cách bạn có thể tận dụng Zoom nhiều hơn trong khi làm việc. 

Các ứng dụng lên lịch hẹn có thể giúp nhóm của bạn giảm bớt thời gian dành cho việc sắp xếp cuộc họp với khách hàng tiềm năng và khách hàng. Thay vì gửi email qua lại để lên lịch hẹn, tất cả những gì khách hàng của bạn cần làm là nhấp vào liên kết lên lịch và chọn ngày giờ phù hợp với họ để đặt trước lịch hẹn trên lịch của bạn. 

Nếu có tài khoản Zoom Workplace dành cho Kinh doanh hoặc Kinh doanh Nâng cao, bạn sẽ có quyền truy cập Zoom Scheduler ngay trong ứng dụng trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn mà không mất thêm chi phí. Zoom Scheduler đồng bộ với Lịch Google, Microsoft hoặc Zoom để giúp việc đặt lịch trở nên dễ dàng và bạn không phải lo lắng về việc gửi email chứa liên kết cuộc họp Zoom — mọi thứ đều được xử lý tự động. 

Nếu gói Zoom Workplace của bạn không đi kèm Scheduler, bạn có thể thêm dịch vụ này với chi phí thấp hơn so với các ứng dụng lên lịch khác như Calendly. Tìm hiểu thêm về kết quả so sánh Zoom Scheduler và Calendly.

Các cuộc trò chuyện quan trọng không kết thúc khi cuộc họp Zoom kết thúc. Trên thực tế, rất nhiều mục hành động, các cuộc thảo luận và ra quyết định quan trọng thực sự diễn ra sau khi bạn rời khỏi cuộc gọi Zoom. Tìm hiểu cách sử dụng Zoom Workplace xuyên suốt chu kỳ cuộc họp (thời gian bạn dành ra trước, trong và sau cuộc họp) là bí quyết để bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Khi bạn lên lịch cuộc họp trong ứng dụng Zoom Workplace, hãy nhấp vào tùy chọn để bật trò chuyện liên tục trong cuộc họp. Tùy chọn này cho phép bạn bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm với những người dự thính trong cuộc họp từ trước để sắp xếp các mục trong chương trình họp hoặc chia sẻ tài liệu trước cuộc họp để xem xét. Sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể xem lại những tin nhắn đó và tiếp tục trò chuyện trong cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy tiếp tục cuộc trò chuyện trong Team Chat. Bạn có thể chia sẻ bản tóm tắt cuộc họp do AI Companion tạo ra và xem lại các chuỗi thảo luận để kết thúc thảo luận về các mục chưa quyết định.

Theo một cuộc khảo sát năm 2024 của Morning Consult do Zoom ủy quyền thực hiện, 82% Chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ cho biết họ sử dụng điện thoại để duy trì kết nối, so với 70% số người được hỏi tại các công ty có hơn 1.000 nhân viên.** Ngay cả trong thời đại số, giao tiếp qua điện thoại vẫn rất quan trọng — nhưng điều đó cần phải phù hợp với phong cách làm việc di động hoặc kết hợp của Kinh doanh của bạn.

Zoom Phone đưa hoạt động truyền thông điện thoại của bạn lên đám mây, cho phép bạn và nhân viên của bạn truy cập điện thoại doanh nghiệp từ ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính hoặc thiết bị di động. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị tương thích nào, cho dù bạn đang ở văn phòng, ở nhà hay đang di chuyển. Bạn có thể giữ lại điện thoại bàn tương thích hiện có của mình nếu muốn hoặc chọn điện thoại bàn và điện thoại hội nghị được hỗ trợ từ các đối tác phần cứng hàng đầu của chúng tôi.

Sau đây chỉ là một số cách để Zoom Phone giúp cải thiện liên lạc giữa nhân viên và khách hàng của bạn:

• Nhân viên có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tận dụng AI Companion cho Zoom Phone để tóm tắt các cuộc gọi và tin nhắn văn bản, sắp xếp ưu tiên thư thoại v.v.
• Bạn có thể sử dụng các công cụ kinh doanh yêu thích của mình song song với Zoom Phone. Giải pháp điện thoại của chúng tôi tích hợp với các ứng dụng thiết yếu như Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow và HubSpot.
• Thêm và quản lý người dùng thật dễ dàng trong Zoom Phone. Nhờ đó, đây là lựa chọn đặc biệt tuyệt vời dành cho các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, những người có thể gặp nhiều khó khăn và thiếu nguồn lực CNTT để quản lý một giải pháp phức tạp hơn.
• Bạn có thể thiết lập hàng đợi cuộc gọi để giúp giảm thời gian phản hồi. Phân chia và giải quyết các yêu cầu của khách hàng bằng cách định tuyến cuộc gọi đến một nhóm người dùng được chỉ định, chẳng hạn như nhóm bán hàng hoặc nhóm hỗ trợ, để người đầu tiên đang rảnh có thể trả lời điện thoại.
• Nhân viên có thể đang gọi điện thoại và muốn vẽ một bản phác thảo nhanh hoặc lấy tài liệu để xem xét cùng những người khác qua điện thoại. Với Zoom Workplace, họ có thể dễ dàng chuyển từ cuộc gọi điện thoại sang cuộc họp video khi tình huống yêu cầu, nhờ đó có thêm nhiều cách để có một cuộc trò chuyện hiệu quả.

Nếu bạn muốn có thêm mẹo để điều hành doanh nghiệp nhỏ của mình với Zoom, hãy xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của chúng tôi. Hội thảo này phân tích 10 tính năng tiết kiệm thời gian hàng đầu của Zoom Workplace để giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ như bạn cải thiện cách làm việc.