Mẹo công nghệ dành cho doanh nghiệp nhỏ: 5 cách tiết kiệm thời gian và làm được nhiều việc hơn với Zoom Workplace

Các doanh nghiệp nhỏ có tác động lớn đến cuộc sống và nền kinh tế của chúng ta. Theo Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ, các doanh nghiệp này được định nghĩa là các tổ chức độc lập có dưới 500 nhân viên và chiếm tới 99,9% số công ty trên khắp Hoa Kỳ.

Là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, bạn phải “máu lửa” trên thương trường. Bạn cần tìm những cách thông minh để thành công trên thị trường đầy cạnh tranh hiện nay – tiếp cận các đối tượng mới, tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Công nghệ phù hợp có thể giúp bạn thực hiện tất cả những điều này và đi xa hơn nữa. 

Một nghiên cứu năm 2023 của Phòng Thương mại Hoa Kỳ cho thấy 95% chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít nhất một nền tảng hoặc công cụ công nghệ để điều hành hoạt động kinh doanh của mình, trong đó chủ sở hữu trung bình sử dụng bốn nền tảng khác nhau. 88% trong số những chủ sở hữu này cho biết công nghệ giúp họ giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng và 71% cho biết công nghệ đã giúp họ tiếp cận nhân sự có chất lượng cao. 

Nhưng một số người có thể không nhận ra rằng họ chỉ cần một nền tảng cho các nhu cầu liên lạc và cộng tác. Nền tảng cộng tác mở Zoom Workplace của chúng tôi với AI Companion kết hợp các tính năng điện thoại, trò chuyện nhóm, bảng trắng, cuộc họp, tài liệu thông minh và thành phần tích hợp của bên thứ ba vào một trải nghiệm người dùng duy nhất được tăng cường bởi AI Companion để giúp bạn làm được nhiều việc hơn và kết nối với khách hàng.

Hãy thử năm mẹo tiết kiệm thời gian này để giúp doanh nghiệp của bạn đạt được lợi ích tối đa với số tiền chi trả cho Zoom Workplace.

Theo kết quả khảo sát doanh nghiệp nhỏ của Phòng Thương mại Hoa Kỳ, 84% doanh nghiệp cho biết họ lạc quan rằng AI sẽ giúp doanh nghiệp của họ phát triển trong tương lai. Tuy nhiên, 25% doanh nghiệp không sử dụng AI cho biết quan ngại về chi phí là rào cản ngăn họ áp dụng.

Mặc dù một số công ty tính phí cao cho các khả năng AI trên mỗi người dùng nhưng trợ lý AI thông minh Zoom AI Companion trên Zoom Workplace của bạn được kèm theo trong gói Zoom trả phí của bạn mà không tính thêm chi phí.* 

Chỉ cần nhấp vào biểu tượng lấp lánh AI Companion khi bạn đang chủ trì cuộc họp Zoom. Thao tác này sẽ cho phép bạn bật tính năng tóm tắt cuộc họp hoặc đặt câu hỏi như “cập nhật nội dung cho tôi” để biết thông tin chi tiết về những gì đã được thảo luận đến thời điểm hiện tại. 

Ngoài tóm tắt cuộc họp, AI Companion còn có thể giúp bạn soạn email và tin nhắn trò chuyện, lên ý tưởng và sắp xếp nội dung trên bảng trắng, đồng thời sắp xếp ưu tiên các thư thoại và tóm tắt các cuộc gọi điện thoại trên Zoom Phone. Những khả năng này cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn, nghĩa là bạn có thể dành thời gian quý báu của mình để làm những công việc có ý nghĩa hơn.

Truy cập trang AI Companion của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách những khả năng này có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ.

Bạn có thể quen thuộc với Zoom Workplace vì đây là ứng dụng bạn sử dụng để tham gia Zoom Meetings. Tuy nhiên, bạn có thể làm được rất nhiều việc từ ứng dụng Zoom Workplace cho máy tính:

• Trò chuyện với đồng nghiệp trong nhóm trên Zoom Team Chat, được kèm theo trong tất cả các tài khoản Zoom – bạn có thể tạo kênh với các nhóm người hoặc gửi tin nhắn trực tiếp cho từng người một.
• Kết nối lịch Google hoặc Microsoft với tài khoản Zoom của bạn để xem tất cả các cuộc họp của bạn trong thẻ Lịch. Bạn có thể tham gia Cuộc họp Zoom chỉ bằng một vài lần nhấp chuột đơn giản (bạn sẽ không phải tìm kiếm liên kết cuộc họp nữa!), lên lịch cuộc họp trực tiếp trong ứng dụng Zoom Workplace, v.v.
• Kết nối tài khoản email Google hoặc Microsoft với tài khoản Zoom của bạn (hoặc thiết lập địa chỉ email miễn phí bằng Zoom Mail) để dễ dàng truy cập tin nhắn trong email mà không cần phải chuyển sang ứng dụng khác. Bạn thậm chí có thể sử dụng AI Companion để giúp bạn soạn email!
• Nếu bạn có Zoom Phone, hãy sử dụng giao diện softphone trong ứng dụng Zoom Workplace để thực hiện cuộc gọi, xem và nghe thư thoại, gửi tin nhắn văn bản, v.v.
• Truy cập bộ công cụ tăng năng suất tích hợp sẵn để tạo ghi chú, video clip và bảng trắng mà bạn có thể dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp.
• Nếu sử dụng phần mềm về trải nghiệm nhân viên của Workvivo, bạn có thể truy cập trực tiếp Workvivo trong ứng dụng để xem bài đăng của đồng nghiệp, khen ngợi đồng nghiệp trong nhóm, đọc tin tức của công ty và khám phá không gian thuộc các bộ phận khác nhau.

Nếu bạn chưa có, hãy tải xuống phiên bản mới nhất của ứng dụng Zoom Workplace và khám phá các thẻ ở thanh điều hướng trên cùng để xem bạn có thể tận dụng Zoom nhiều hơn trong khi làm việc như thế nào. 

Các ứng dụng lên lịch hẹn có thể giúp nhóm của bạn giảm bớt thời gian dành cho việc sắp xếp cuộc họp với khách hàng tiềm năng và khách hàng. Thay vì gửi email qua lại để lên lịch hẹn, tất cả những gì khách hàng của bạn cần làm là nhấp vào liên kết lên lịch và chọn ngày giờ phù hợp với họ để đặt trước lịch hẹn trên lịch của bạn. 

Nếu có tài khoản Zoom Workplace dành cho Kinh doanh hoặc Kinh doanh Nâng cao, bạn sẽ có quyền truy cập Zoom Scheduler ngay trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động của mình mà không phải tốn thêm chi phí. Zoom Scheduler đồng bộ hóa với lịch Google, Microsoft hoặc Zoom của bạn để giúp việc đặt trước trở nên dễ dàng. Bạn không phải quan tâm đến việc gửi email chứa liên kết cuộc họp Zoom vì tất cả đều được xử lý tự động.

Nếu gói Zoom Workplace của bạn không đi kèm Zoom Scheduler, bạn có thể thêm dịch vụ này với chi phí thấp hơn so với các ứng dụng lên lịch khác như Calendly. Tìm hiểu thêm về kết quả so sánh Zoom Scheduler và Calendly.

Các cuộc trò chuyện quan trọng không kết thúc khi cuộc họp Zoom kết thúc. Trên thực tế, rất nhiều mục hành động, các cuộc thảo luận và ra quyết định quan trọng thực sự diễn ra sau khi bạn rời khỏi cuộc gọi Zoom. Tìm hiểu cách sử dụng Zoom Workplace xuyên suốt vòng đời cuộc họp (thời gian bạn dành ra trước, trong và sau cuộc họp) là bí quyết để bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Khi bạn lên lịch cuộc họp trong ứng dụng Zoom Workplace, hãy nhấp vào tùy chọn để bật trò chuyện liên tục trong cuộc họp. Tùy chọn này cho phép bạn bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm với những người dự thính trong cuộc họp từ trước để sắp xếp các mục trong chương trình họp hoặc chia sẻ tài liệu trước cuộc họp để xem xét. Sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể xem lại những tin nhắn đó và tiếp tục trò chuyện trong cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy tiếp tục cuộc trò chuyện trong Team Chat. Bạn có thể chia sẻ bản tóm tắt cuộc họp do AI Companion tạo ra và xem lại các chuỗi thảo luận để kết thúc thảo luận về các mục chưa quyết định.

Bạn muốn biết thêm mẹo sử dụng Team Chat? Hãy xem blog của chúng tôi để tìm hiểu cách sử dụng công cụ trò chuyện miễn phí này để cộng tác và duy trì kết nối.

Theo khảo sát của Morning Consult năm 2022 do Zoom ủy quyền thực hiện,** 76% chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ trả lời cho biết họ sử dụng điện thoại hàng ngày để liên lạc. Tuy nhiên, chỉ có 17% số người trả lời cho biết họ sử dụng giao diện softphone (chương trình phần mềm trên máy tính hoặc ứng dụng di động để thực hiện cuộc gọi điện thoại qua Internet).

Zoom Phone đưa hoạt động truyền thông điện thoại của bạn lên đám mây, cho phép bạn và nhân viên của bạn truy cập điện thoại doanh nghiệp từ ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính hoặc thiết bị di động. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị tương thích nào, cho dù bạn đang ở văn phòng, ở nhà hay đang di chuyển. Bạn cũng có thể giữ lại điện thoại bàn tương thích hiện có của mình nếu muốn hoặc chọn điện thoại bàn và điện thoại hội nghị được hỗ trợ từ các đối tác phần cứng hàng đầu của chúng tôi.

Sau đây chỉ là một số cách để Zoom Phone giúp cải thiện liên lạc giữa nhân viên và khách hàng của bạn:

• Nhân viên có thể tận dụng AI Companion cho Zoom Phone để tiết kiệm thời gian bằng cách tóm tắt các cuộc gọi và tin nhắn văn bản, sắp xếp ưu tiên thư thoại, v.v.
• Bạn có thể sử dụng các công cụ kinh doanh yêu thích của mình song song với Zoom Phone. Giải pháp điện thoại của chúng tôi tích hợp với các ứng dụng thiết yếu như Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow và HubSpot.
• Thêm và quản lý người dùng thật dễ dàng trong Zoom Phone. Nhờ đó, đây là lựa chọn đặc biệt tuyệt vời dành cho các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, những người có thể gặp nhiều khó khăn và thiếu nguồn lực CNTT để quản lý một giải pháp phức tạp hơn.
• Bạn có thể thiết lập hàng đợi cuộc gọi để giúp giảm thời gian phản hồi. Phân chia và giải quyết các yêu cầu của khách hàng bằng cách định tuyến cuộc gọi đến một nhóm người dùng được chỉ định, chẳng hạn như nhóm bán hàng hoặc nhóm hỗ trợ, để người đầu tiên đang rảnh có thể trả lời điện thoại.
• Nhân viên có thể đang gọi điện thoại và muốn vẽ một bản phác thảo nhanh hoặc lấy tài liệu để xem xét cùng những người khác qua điện thoại. Với Zoom Workplace, nhân viên có thể dễ dàng chuyển từ cuộc gọi điện thoại sang cuộc họp video khi tình huống yêu cầu, do đó giúp cuộc trò chuyện hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn biết thêm mẹo điều hành doanh nghiệp nhỏ của mình thông qua Zoom, hãy xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của chúng tôi, trong đó phân tích 10 tính năng hàng đầu của Zoom Workplace để giúp các doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian và cải thiện cách làm việc.