En komplett guide till appar för gruppkommunikation

Tydlig och effektiv kommunikation har blivit särskilt viktigt när team blir alltmer utspridda på olika kontor och distansarbetsplatser, t.ex. delade arbetsplatser och hemmakontor. Det är där appar för gruppkommunikation kan hjälpa till. Oavsett om det handlar om att hantera team på distans eller samordna projekt över avdelningsgränser, förenar dessa verktyg människor och det arbete de utför tillsammans på ett smidigt sätt. 

I den här kompletta guiden utforskar vi vikten av att välja appar för gruppkommunikation för moderna företag, viktiga funktioner att tänka på och hur Zooms applikationssvit utmärker sig när det gäller att stödja teamarbete. 

Medan vissa arbetsappar bara erbjuder en kommunikationsmetod, till exempel snabbmeddelanden, erbjuder appar för gruppkommunikation flera sätt för teammedlemmar att interagera och kommunicera i en och samma lösning, inklusive meddelanden, e-post, telefon, grupp-sms, videokonferenser, fildelning och en organisationsomfattande kontaktkatalog.

Tillsammans underlättar gruppapparna kontakt mellan olika arbetsplatser och gör det möjligt för teammedlemmar att enkelt dela idéer, uppdateringar och filer. När teammedlemmarna kan kommunicera i realtid kan de dessutom lösa problem snabbt och fatta beslut snabbare. Med denna omedelbarhet slipper du de flaskhalsar som ofta uppstår på grund av sena svar, vilket hjälper teamen att hålla projekten i rörelse.

I distribuerade arbetsmiljöer där teamen kan vara utspridda över olika tidszoner och platser blir den roll som apparna för gruppkommunikation spelar ännu viktigare. Zooms gruppappar är utformade för att stödja samarbete på kontoret och på distans, så att teamen kan upprätthålla en hög nivå av engagemang oavsett plats och fysiskt avstånd. 

Oavsett om det är genom schemalagda videosamtal eller spontana gruppchattmeddelanden kan teammedlemmarna ansluta och kommunicera effektivt med Zoom, vilket främjar en kultur av samarbete och innovation. Att investera i de bästa gruppapparna hjälper till att säkerställa att ditt team håller sig uppkopplat och produktivt, oavsett var de befinner sig.

För att hjälpa ditt team att hålla kontakten och bibehålla produktiviteten är det viktigt att leta efter gruppappar som är användarvänliga, tillgängliga, säkra och tillförlitliga.

Användarvänligt gränssnitt och enkel användning

Leta efter lösningar för gruppkommunikation som är utformade med enkelhet i åtanke, så att alla enkelt kan navigera mellan olika appar, oavsett teknisk bakgrund. På Zoom fokuserar vi på användbarhet, vilket innebär att ditt team kan ägna mindre tid åt att hantera komplexa funktioner och mer tid åt meningsfulla konversationer.

Tillgänglig allt i ett-plattform

En annan aspekt är möjligheten att komma åt alla arbetsgruppappar från en enda plattform. Zoom kombinerar till exempel videokonferenser, meddelanden, telefon, fildelning och mycket mer på en enda arbetsplattform, vilket skapar en sammanhängande miljö som ökar produktiviteten. Zooms tillgänglighet sträcker sig även utanför organisationen, vilket gör det enkelt för interna och externa kontakter att kommunicera med hjälp av samma appar. 

Denna allt i ett-strategi eliminerar behovet av att växla mellan flera applikationer, vilket ger effektivare arbetsflöden och gör det möjligt för teamen att fokusera på att arbeta tillsammans för att uppnå gemensamma mål. 

Säkerhetsfunktioner och dataskydd

Säkerheten för din kommunikation är av högsta prioritet. Leta efter gruppappar som innehåller avancerade krypteringsprotokoll, robusta säkerhetsfunktioner och inställningar för åtkomstkontroll för att skydda känslig information. Med Zoom kan du lita på att dina data skyddas med branschledande säkerhetsstandarder, oavsett om du är värd för ett vanligt teammöte eller ett viktigt nytt affärssamtal. Detta säkerhetsåtagande främjar inte bara förtroendet inom ditt team, utan gör även att klienter och kunder känner sig säkra i vetskapen om att deras information är i trygga händer.

Plattformens tillförlitlighet och drifttid

När du är beroende av appar för videokonferenser, telefon och meddelanden för allt från dagliga möten till kundsamtal kan varje driftstopp leda till betydande konsekvenser för verksamheten samt skadade yrkesrelationer. Den exceptionella säkerheten på Zooms plattform och SLA-drifttiden på 99,999 % för telefoni gör den till en hörnsten i modern företagskommunikation, vilket hjälper team att ansluta smidigt när det behövs.

Zooms kommunikations- och samarbetsprodukter fungerar smidigt tillsammans i Zoom Workplace-appen, vilket gör det enklare för teamen att ansluta och få mer gjort. Teamen kan arbeta från vilken plats som helst genom att logga in på Zoom Workplaces dator- och mobilapp eller Zoom-webbportalen. Zoom är dessutom en AI-driven arbetsplattform – Zoom AI Companion* 2.0 visar viktig information i alla dina Zoom-appar, hjälper dig att prioritera det som är viktigast och omvandlar varje interaktion till åtgärder som gör arbetsdagen lättare.

Zoom Meetings: Videokonferenslösning för virtuella möten av hög kvalitet i realtid. 

Zoom Phone: Ett lättanvänt, modernt VoIP-telefonsystem för organisationer av alla storlekar.

Zoom Team Chat: En snabbmeddelandeapp för att chatta med individer, team, kanaler och externa kontakter.

Zoom Mail och Calendar: Anslut dina e-postkonton från tredje part till Zoom Workplace-appen så att du kan använda din befintliga e-post- och kalendertjänst tillsammans med dina andra arbetsgruppappar på ett och samma ställe.

Zoom Scheduler: En online-schemaläggare för möten som gör det enkelt att dela med sig av sin tillgänglighet och boka möten med personer utanför din organisation.

Zoom Rooms: Zoom Rooms förbättrar konferensrumsmötena genom att göra det möjligt för deltagare på plats och fjärrdeltagare att interagera i realtid. Zoom Rooms är tätt integrerat i Zoom Workplace-appen och gör det enkelt att starta ett möte och dela Zoom-dokument, whiteboards och annat innehåll på skärmen.

Produktivitetsappar: Förutom kommunikationsverktyg erbjuder Zoom lösningar som gör arbetsdagen mer produktiv genom att spara tid, sätta fart på kreativiteten och effektivisera arbetsflödena. De här apparna inkluderar Zoom Docs, Zoom Whiteboards, Zoom Clips, Zoom Surveys och Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace: Utforska tusentals Zoom Apps och integreringar som är redo att användas för att utöka kraften hos Zoom Workplace.

Ta en titt på de här framgångshistorierna om hur kunder använder Zoom Workplace-appar tillsammans för att hjälpa teamen att kommunicera och få arbetet gjort under dagen.

Lake|Flato Architects sparar 100 timmar i veckan genom att konsolidera med Zoom Workplace

Lake|Flato Architects har implementerat en omfattande svit av Zoom-produkter för att stödja sin hybrida arbetsstyrka, där alla lösningar fungerar smidigt med varandra. Företaget omvandlade alla konferensrum till Zoom-rum med dubbla skärmar – en för att dela innehåll och en annan för att visa fjärrdeltagare, vilket gör att alla känner sig lika delaktiga oavsett var de befinner sig. ”När vi visar en energianalysmodell eller en planritning på skärmen kan alla i rummet se den eftersom skärmen är precis framför dem. Men ännu viktigare är att fjärrdeltagare alltid är närvarande på den för ändamålet avsedda andra skärmen”, säger Dan Stine, Director of Design Technology på Lake|Flato.

Teamet använder Zoom Whiteboard dagligen för kundpresentationer och samarbete med konsulter, med funktioner som röstning, anteckningar och skisser, samtidigt som de använder AI Companion-funktioner för att hjälpa till med presentationsförberedelser. De har integrerat Zoom Phone för smidig kommunikation, som automatiskt förhindrar samtalsavbrott under möten och ger användbara avskrifter av röstmeddelanden för snabb prioriteringsordning. Dessutom använder företaget AI Companion för att öka produktiviteten genom automatiserade mötessammanfattningar och ”uppdatera mig”-funktioner, vilket sparar teammedlemmar upp till åtta timmar per vecka i mötesrelaterade uppgifter. Läs fallstudien.

TOX PRESSOTECHNIK ökar effektiviteten globalt med Zoom

TOX PRESSOTECHNIK, ett globalt ledande tillverkningsföretag med 1 500 medarbetare i 40 länder, omvandlade sitt fragmenterade kommunikationssystem genom att implementera Zoom Workplace som sin enhetliga lösning. Företaget använder flera Zoom-produkter, med Zoom Phone som sitt primära molnbaserade telefonsystem som integreras smidigt med Salesforce-plattformen, så att medarbetarna kan ringa samtal, dokumentera konversationer och hantera kundinformation på ett och samma ställe. 

Parallellt med Zoom Phone använder de Meetings, Team Chat och Whiteboard för att möjliggöra samarbete i realtid mellan teammedlemmarna. Zooms allt i ett-arbetsplattform har förbättrat det globala samarbetet avsevärt, och TOX medarbetare upplever att det är lättare att få kontakt med kollegor, att samordningstiderna är kortare och att mötesplaneringen är effektivare, särskilt för team som arbetar över nationsgränser. Läs fallstudien.