Советы по повышению производительности: новые способы экономии времени в течение рабочего дня

Время — это действительно деньги, поэтому его нужно тратить с умом. У нас весь день расписан по часам: выполнение списков дел, внесение вклада в работу и встреча с родными и близкими в конце дня.

Поэтому важно использовать доступное время максимально эффективно. Для этого зачастую необходимо искать способы максимизации производительности и сокращать лишние или монотонные задачи. Но повышение производительности может быть простым в теории и сложным на практике: трудно отказаться от нового проекта и невозможно переложить повседневные задачи на кого-то другого. В этом случае могут помочь технологии.

Найдя решение, которое поможет избавиться от ненужных задач, вы упростите рабочие процессы и оптимизируете свой рабочий день. Далее представлены несколько советов по повышению производительности, которым необходимо следовать в первую очередь.

Обычно конференции — отличный способ ведения коллективной работы, позволяющий слаженно взаимодействовать. Однако если ими плохо управлять, это может привести к снижению производительности. Если вам когда-нибудь приходилось участвовать в конференции, на которой все собрались лишь для того, чтобы спланировать очередную конференцию, или в той, где обсуждалась уже известная информация, вы понимаете, несколько неэффективными могут быть конференции. Но эту проблему можно легко решить с помощью инструмента для проведения опросов. Он позволит заранее собирать информацию и устанавливать базовый уровень понимания до конференции.

Решение Zoom Surveys, уже доступное всем клиентам Zoom, предоставляет удобный способ проведения опросов среди целевой аудитории для сбора обратной связи и мнений. Проведите быстрый опрос среди участников, перед тем как организовывать конференцию, чтобы заранее собрать идеи, определить темы и их приоритетность. Подобрав содержимое конференции с учетом полученных результатов, а не предположений, вы позаботитесь о том, чтобы все участники получили на конференции всю необходимую им информацию. Более того, если все вопросы получится согласовать заранее, можно будет вообще отказаться от проведения конференции. 

А помните случаи, когда вам необходима была обратная связь для улучшения работы? Мы все знаем о важности опросов, но если на их создание и отслеживание сообщений электронной почты уходит слишком много времени или, что еще хуже, вы не получаете необходимое количество откликов, интегрированный инструмент для проведения опросов может помочь вам. 

Решение Zoom Surveys, встроенное в платформу Zoom, позволяет получить необходимую обратную связь в нужное время, в также создает вовлекающие и интерактивные возможности для участников. Запускайте опрос в любое время, чтобы получить от коллег обратную связь, предложения относительно областей для улучшения и узнать подробнее об их предпочтениях. 

Получить доступ к решению Zoom Surveys очень легко. Его можно использовать само по себе, а также запускать его в продуктах Zoom Meetings и Zoom Webinars. Вскоре решение Zoom Surveys будет расширено и сможет интегрироваться с Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events и Zoom Scheduler.

Как создатель опросов вы можете: 

• создавать библиотеку опросов;
• делать ответы анонимными; 
• делиться опросами с помощью гиперссылки;
• добавлять дополнительные сообщения;
• настраивать фон опросов, добавляя предпочитаемые логотипы, цвета и элементы фирменной символики;
• формулировать следующие вопросы с учетом ответов респондентов.

Вы начали делать заметки еще в школе. Они необходимы, чтобы запомнить важную информацию и обдумать изученный материал. То же самое верно и в отношении современных работающих специалистов. Многие люди пользуются цифровыми инструментами для ведения заметок, чтобы подводить итоги и отслеживать список задач по проектам или в ходе конференций. И хотя такие инструменты необходимы для документирования сведений, переключение с приложения для заметок на решение для конференций может отвлекать внимание. После вызова вы обычно тратите несколько дополнительных минут на то, чтобы поделиться заметками со всеми, а затем ожидаете еще несколько часов или даже дней, чтобы получить ответы. Все это накладывается, если у вас множество запланированных конференций в календаре.

Наш совет: подключите свое приложение для ведения заметок к текущей платформе для коммуникаций. После объединения двух инструментов у вас будет все необходимое в одном решении, что поможет сохранить производительность и легко отслеживать список дел до, во время и после конференций. 

Именно поэтому мы предлагаем Zoom Notes. С помощью Zoom Notes можно создавать заметки непосредственно в приложении Zoom. Вы можете:  

• создавать личные или общие повестки дня до конференции, чтобы все подготовились;
• вручную записывать информацию, которой делятся на конференции;
• делиться результатами, списком действий и решениями после конференции для наглядности и согласования;
• открывать заметки во время конференции, не отвлекаясь на переключение между приложениями;
• создать центральный репозиторий для личных и общих заметок.

Решение Zoom Notes доступно для всех клиентов платных планов Zoom, за исключением клиентов пакета Zoom United. 

Наша цель — избавиться от ненужных задач. Так зачем использовать инструмент для планирования, который не входит в решение для конференций? Если вы используете сторонние приложения, например Calendly, то для выполнения такой простой задачи, как планирование звонка, вам приходится переключаться между множеством приложений, например службой электронной почты, календарем и решением для видеокоммуникаций, что может негативно влиять на производительность.

Те же функциональные возможности можно найти в текущих решениях, начиная с Zoom Scheduler (уже общедоступно). С помощью нашего интегрированного инструмента для планирования можно назначать встречи быстрее и с меньшими хлопотами, выполняя все в Zoom.

С помощью Zoom Scheduler можно выполнять следующие действия:

• создавать окна, в которые будут доступны все соответствующие заинтересованные лица;
• создавать повторяющиеся окна;
• разрешать нескольким пользователям выбирать одно окно в графике;
• автоматизировать отправку напоминаний и подтверждений по электронной почте и персонализировать их;
• собирать предпочтительную информацию в процессе бронирования присутствующих;
• настраивать цвета, логотипы и многое другое на странице бронирования встречи, чтобы придать ей стилистику своего бренда;
• организовывать сеансы, позволяющие присутствующим подобрать время для встречи с доступными участниками команды;
• видоизменять и укорачивать любые создаваемые вами URL-адреса.

Нам всем это знакомо: необходимо приступить к проекту, но нет вдохновения или мотивации. Вы тратите драгоценное время на попытки выйти из творческого кризиса (писательского ступора). 

Еще один совет по повышению производительности: найдите свободное пространство для проведения мозгового штурма, создания идей или визуализации.

Виртуальная доска может помочь повысить уровень креативности и коллективной работы. На цифровом холсте можно дополнять и уточнять идеи визуально, что способствует преодолению мысленных препятствий и помогает приступить к реализации текущего проекта. С помощью Zoom Whiteboard вы можете воплощать идеи в жизнь вместе со своей командой, используя этот инструмент для ведения коллективной работы до, во время и после конференций.

Существует множество функций доски, которые можно использовать для эффективной визуализации идей или получения вдохновения. Ниже представлены несколько функций, которые помогут оптимизировать сеансы мозгового штурма.

• Запуск конференции на доске сообщений. Хотите обсудить данные, полученные на доске сообщений, в реальном времени? Мгновенно запустите конференцию Zoom со всеми активными участниками на доске сообщений и сразу же приступайте к обсуждению.
• Режим презентации. Привлеките внимание группы, потребовав от участников следить за вами, когда вы представляете доску сообщений в ходе конференции. Если включить эту функцию, участники не смогут редактировать полотно, так что их внимание будет сосредоточено на рассматриваемом вопросе. Это позволит вам своевременно получать необходимую информацию.
• Таймер. Контролируйте работу команд с помощью функции таймера для заданий, которая также служит часами обратного отсчета. По истечении срока можно продлить время или воспроизвести звуковые эффекты, чтобы побудить всех быстро предпринять эффективные действия. 
• Шаблоны. Можно создавать и публиковать внутренние шаблоны доски, к которым будет иметь доступ только ваша организация. Так что когда вам внезапно придет на ум отличная идея, вы сможете быстро открыть текущий шаблон и сразу же поделиться им со своей командой.

Иногда возникает потребность быстро провести с кем-то разговор по видеосвязи, чтобы объяснить запутанную тему или наглядно продемонстрировать, как что-то работает. Но что делать, если с человеком невозможно связаться или запланировать с ним вызов? 

В этом случае вам помогут инструменты для асинхронного видео. Благодаря таким решениям можно быстро записать собственное видео и экран и отправить этот видеоролик соответствующим заинтересованным лицам. Предлагаемое нами решение для асинхронного видео, Zoom Clips, поможет в этом. Оно позволяет легко записывать, редактировать короткие видеоролики высокого качества и делиться ими внутри компании и за ее пределами. Можно передать коллегам важную информацию при крайней необходимости, добавить к коллективной работе индивидуальный подход или просто продемонстрировать подробные обновленные сведения по проекту без присоединения к конференции в реальном времени.

С Zoom Clips вы также получаете выделенную библиотеку содержимого, где можно переименовывать, загружать и удалять свои клипы, а также управлять и делиться ими. Кроме того, это содержимое можно в любой момент продемонстрировать другим пользователям. Они смогут просмотреть клип, оставить комментарии или отреагировать на него с помощью эмодзи. Вы можете отправить свое сообщение, не тратя время на то, чтобы связаться с кем-то.

Мелкие дела, такие как передача заметок команде, планирование конференции, сбор обратной связи или организация сеанса мозгового штурма, накапливаются и отнимают много времени и энергии. Избавившись от необязательных задач, вы не только восстановите производительность, но и получите время для выполнения более стратегической и значимой работы. 

Добавляете ли вы приложения для заметок или планирования на свою платформу для коммуникаций, упрощаете рабочие процессы с помощью интеграций или избавляетесь от рутинных задач с помощью интуитивно понятных функций ИИ, Zoom — ваше универсальная платформа для производительной и значимой работы. Все перечисленные решения входят в наше предложение Zoom Workplace, которое объединяет видеосвязь, чат, телефонию, решение для конференций, заметок, опросов, доску и многое другое в единую беспрепятственную платформу. Единое выделенное пространство поможет вам раскрыть творческие способности и оптимизировать рабочие процессы. Оптимизируйте свой рабочий день, используя наши решения для повышения производительности, которые беспрепятственно интегрируются в экосистему Zoom.

Для того чтобы узнать подробнее об экономии времени с Zoom, просмотрите наш доступный по требованию вебинар Повысьте свою эффективность: 10 лучших функций Zoom для экономии времени.