2. Przygotuj scenariusz (prezenterzy).Przygotowanie scenariusza to zawsze dobry pomysł, niezależnie od tego, jak dobrze znasz dany temat. Dzięki temu prowadzący wie, jak długo potrwa prezentacja, co jest szczególnie pomocne, gdy zarządza pomocami wizualnymi, przygotowuje się na kolejnego mówcę lub musi dokonać nagłej korekty. Choćby lista z wypunktowanymi tematami, które chcesz poruszyć, sprawi, że i Ty, i prowadzący będziecie spokojniejsi, a sesja przebiegnie sprawniej.
3. Praktyka czyni mistrza (prezenterzy i prowadzący).Jak mówi przysłowie, praktyka czyni mistrza. Zalecamy przećwiczenie wystąpienia co najmniej 24 godziny wcześniej. Najlepiej jest przeprowadzić próbę na tych samych urządzeniach, które planujesz wykorzystać podczas wydarzenia. Nie czekaj do dnia wydarzenia, aby zapoznać się z nową technologią lub funkcjami oprogramowania. Aplikacja Zoom Events jest pełna narzędzi, które wzbogacają doświadczenia użytkowników i uczestników, ale wymagają wcześniejszej konfiguracji. Spróbuj jak najwierniej odtworzyć swoje wydarzenie podczas prób, aby się przygotować — w ten sposób niczego Ci nie zabraknie w ostatniej chwili.
4. Opracuj przebieg spotkania (prowadzący).Przebieg spotkania, czasami nazywany arkuszem wskazówek, to sekwencja działań podczas wydarzenia i główny dokument, którego trzymają się uczestnicy. Przebieg spotkania to coś więcej niż tylko plan działania — to ważne narzędzie, które pomoże Ci utrzymać porządek i zachować spokój podczas wydarzenia. Szczegóły zawarte w przebiegu spotkania będą się różnić w zależności od złożoności Twojego wydarzenia, ale pomocne jest uwzględnienie co najmniej tych elementów:
-
- Lista kontaktowa (prezenterzy, prelegenci, ekipy audio/wideo, wykonawcy, catering)
- Przebieg wydarzenia (kolejność prelegentów, lokalizacje (wirtualne sale konferencyjne, biura zdalne lub rzeczywiste miejsca spotkań))
- Elementy techniczne (wskazówki techniczne dotyczące muzyki, pokazów slajdów, wideo)
- Wskazówki dotyczące czasu (prelegenci, sesje, przerwy, otwarcie/zamknięcie).
Zalecamy utworzenie szablonu, który będzie można łatwo edytować na potrzeby przyszłych wydarzeń.
5. Przygotuj się wcześniej na udział widzów (prowadzący i prezenterzy).Jeśli planujesz sesję pytań i odpowiedzi lub chcesz porozmawiać z publicznością, pomyśl o tym, jak ją zaangażujesz. W przypadku wydarzeń z dużą liczbą uczestników warto jest mieć do pomocy dodatkową osobę do zarządzania pytaniami, które pojawiają się na czacie lub w funkcji pytań i odpowiedzi. Zalecamy także poprosić kilku znajomych o udział w wydarzeniu z przygotowanymi wcześniej pytaniami, co pozwoli na rozpoczęcie dyskusji. Jeśli przemawiasz podczas wydarzenia hybrydowego, nie zapominaj o wirtualnej publiczności. Zdalni uczestnicy będą bardziej zaangażowani, jeśli będziesz pamiętać, żeby odpowiadać na ich pytania i mówić do nich bezpośrednio. Aby uniknąć mówienia jeden przez drugiego, zachęć uczestników do korzystania z funkcji reakcje w Zoom Webinars, która pozwala wirtualnym użytkownikom reagować na treści za pomocą emotikon.
