2. Skriv ett manus (presentatörer) Det är alltid en bra idé att skriva ett manus, oavsett hur bekant du är med ämnet. Det ger din värd en uppfattning om hur lång din presentation är och är särskilt användbart om värden hanterar visuella hjälpmedel, förbereder inför nästa talare eller måste göra en plötslig justering. Att åtminstone ha en överblick i form av en punktlista kan minska stressen för alla och leda till en smidigare session.
3. Övning ger färdighet (presentatörer och värdar) Som det gamla ordspråket säger – övning ger färdighet. Vi rekommenderar att du övar minst ett dygn i förväg. Helst ska du öva på att hålla ditt evenemang på samma enheter som du planerar att använda under själva evenemanget. Vänta inte tills samma dag med att ta reda på hur du använder ny teknik eller nya programvarufunktioner. Zoom Events är fullspäckat med verktyg som förhöjer upplevelsen för användaren och deltagarna, men som kräver avancerad konfigurering. Försök att få dina övningstillfällen att likna evenemanget så mycket som möjligt för att upptäcka eventuella sista minuten-behov som kan uppstå.
4. Ta fram ett evenemangsprogram (värdar) Evenemangsprogrammet är en detaljerad översikt som anger ordningsföljden för allt som ska hända under ett evenemang och utgör det centrala dokument som alla inblandade ska följa. Programmet är mer än bara en dagordning – det fungerar som ett avgörande verktyg som hjälper dig att hålla dig organiserad och minska den stress som det kan medföra att vara värd för ett evenemang. Hur detaljerat ditt program är beror på hur komplext evenemanget är, men det underlättar att åtminstone inkludera följande element:
-
- kontaktlista (presentatörer, talare, A/V-team, underleverantörer, catering)
- evenemangsflöde (talarordning, platser (virtuella konferensrum, distanskontor eller mötesutrymmen på plats))
- tekniska element (tekniska signaler för musik, presentationer, videor)
- tidssignaler (talare, sessioner, pauser, inledning/avslutning).
Vi rekommenderar att du skapar en mall som du enkelt kan redigera inför kommande evenemang.
5. Förbered dig på interaktionen med publiken i förväg (värdar och presentatörer) Om du planerar att ha en session med frågor och svar, eller vill chatta med din publik, behöver du tänka på hur du vill interagera med dem. För evenemang med många deltagare är det smidigt om någon annan än talaren hanterar de frågor som kommer in via chatt- eller frågor och svar-funktionen. Vi rekommenderar även att du ber några kollegor att delta i evenemanget med frågor som förberetts i förväg för att kicka igång samtalet. Om du talar på ett hybridevenemang får du inte glömma den virtuella publiken. Distansdeltagarna känner sig mer involverade om du kommer ihåg att besvara deras frågor och vänder dig direkt till dem. För att undvika att deltagare talar i mun på varandra kan du uppmuntra dem att använda funktionen Zoom Webinars-reaktioner, som ger virtuella användare möjligheten att reagera på innehåll med passande emojis.
