Sanal etkinlikler, geleneksel yüz yüze etkinliklerin sürdürülebilir, kapsayıcı ve uygun maliyetli alternatifleridir. Kılavuzumuzda, Zoom Events ile başarılı bir sanal deneyim düzenleyip yönetmenize yardımcı olacak çok sayıda en iyi uygulama ve öneri mevcuttur.
Çevrim içi toplantılar, web seminerleri ve ağ oluşturma etkinliklerinin hiç olmadığı kadar talep görmesine yol açan pandemi nedeniyle sanal etkinlik platformları çok yaygın hale geldi. Bununla birlikte, uzaktan çalışma biçimine büyük bir geçiş yaşanmadan çok daha önce de sanal etkinlikler düzenleniyordu. Yüz yüze etkinliklere alternatif olmanın ötesine geçen sanal etkinlikler, seyahat masraflarını azaltan ve daha geniş, daha çeşitli kitlelere hitap eden sürdürülebilir ve kapsayıcı etkinliklerdir. Gelişmiş veriler ve analizlerle birlikte düşünüldüğünde bu avantajlar, sanal etkinliklerin neden herhangi bir modern etkinlik pazarlama stratejisinin vazgeçilmez bir parçası olduğunu görmeyi kolaylaştırır.
Geleneksel yüz yüze etkinliklerdeki aynı sorumlulukların birçoğu sanal etkinlik düzenlerken de geçerlidir. Bununla birlikte her katılımcı için unutulmaz bir deneyim yaratabilmek amacıyla yenilikçi teknolojilerin kullanılması gerekir. İster ilk etkinliğinizi düzenliyor ister deneyimli bir etkinlik profesyoneli olun, Etkinlik Sahipleri ve Sanal Sunucular İçin Zoom Events Kılavuzumuz, kendinizi başarılı bir sanal etkinlik gerçekleştirmeye daha hazır hissetmenizi sağlayacak.
Aşağıdakilerle ilgili ipuçlarını ve önerileri öğreneceksiniz:
*NOT: Bu kılavuzda sanal sunucular, bir etkinlik sırasında kamerada konuşan veya konuşmacılar arasında moderatörlük yapan kişi olarak tanımlanmaktadır. Oturum sahibi, Zoom Events platformunu kullanarak etkinliği yöneten kolaylaştırıcı veya kişidir. Bazı durumlarda, bu roller kuruluşunuza bağlı olarak çakışabilir veya aynı görevleri paylaşabilir.
Zoom Events'e Hoş Geldiniz! Sanal etkinlik platformumuz; tek oturumlu, çok oturumlu, çok günlük ve çok kanallı etkinlikler gibi her büyüklükte etkinliği düzenleyebilmenizi sağlar. Bildiğiniz ve sevdiğiniz güvenilir Zoom Meetings ve Zoom Webinars teknolojilerini bir araya getiren Zoom Events, tüm etkinlikleriniz (herkese açık veya özel, ücretsiz veya ücretli) için özel etkinlik hub'ları, güvenilir kayıt ve biletleme seçenekleri ve rolsüz katılımcılar için ağ oluşturma seçenekleri içerecek şekilde tasarlanmıştır. Zoom Events'in kullanımı kolaydır. Böylece karmaşık teknolojilerle uğraşmak zorunda kalmadan akılda kalıcı ve etkili bir deneyim yaratmaya odaklanabilirsiniz.
Sanal bir etkinlik düzenlemek ve uzaktaki bir kitleye sunum yapmak ilk seferinde biraz can sıkıcı bir deneyim olabilir. Ancak öyle olmak zorunda değil. Büyük gün için plan yaparken yararlanabileceğiniz en iyi uygulamalardan bazılarını sizinle paylaşıyoruz.
1. Işık, kamera, motor (sunucular) Uzaktaki bir kitleyle konuşuyor olmanız, sizi görmekte veya duymakta zorluk çekecekleri anlamına gelmez. Kötü aydınlatma ve cızırtılı ses, katılımcıların sanal etkinliğe olan ilgilerini hızlı bir şekilde kaybetmelerine neden olabilir. Gölgeleri ortadan kaldırmak ve izleyicilerinizin sizi görebilmesini sağlamak için ışığı kendinize bakacak şekilde yerleştirin.
Özel bilgi
Zoom Events danışmanları yöneticimiz Lume Edge, Brightline, El Gato veya Litra aydınlatmalarıyla çalışmaya bayılıyor.
Net bir ses deneyimi için, bilgisayarınızın yerleşik ses sistemine güvenmek yerine kaliteli bir mikrofon kullanmanızı öneririz. Zoom Meetings ve Zoom Webinars konuşma sırasında arka plan gürültüsünü en aza indirebilse de sunum yapmadan önce çevrenizi olabildiğince ses geçirmez hale getirmenizi öneririz.
Son olarak, doğrudan kameraya bakın. Bilgisayar başındayken göz teması kurmak kolay değildir ancak ekranınızdaki yüzler yerine doğrudan kameraya bakmanız, sunumunuzun yarattığı etkiyi anında bir üst seviyeye taşıyacaktır.
Profesyonel ipucu
Konuşurken gözlerinizi doğru yerde tutmak için, monitörünüzde odaklanmanız gereken noktaya bir not kağıdı yapıştırın.
2.Bir konuşma metni yazın (sunucular)Bir konu hakkında ne kadar fazla bilgi sahibi olursanız olun, konuşma metni yazmak her zaman için iyi bir fikirdir. Yazdığınız metin sayesinde oturum sahibiniz sunumunuzun ne kadar süreceğine ilişkin bir fikir edinebilir. Oturum sahibinin görsel araçları yönettiği, bir sonraki konuşmacı için hazırlık yaptığı veya ani değişiklikler yapması gerektiği durumlarda bu yöntem özellikle kullanışlıdır. En azından, maddeler halinde hazırlanan bir taslağa sahip olmak etkinlikteki herkesin daha rahat olmasını ve oturumun daha sorunsuz ilerlemesini sağlayabilir.
3.Pratik yapmak mükemmelleştirir (sunucular ve oturum sahipleri)Hepimizin bildiği gibi, pratik yaparak mükemmele ulaşabilirsiniz. Etkinlikten en az 24 saat önce prova yapmanızı öneririz. Prova yaparken etkinlik sırasında kullanmayı planladığınız cihazları kullanmanızı öneririz. Yeni teknoloji veya yazılım özelliklerini öğrenmek için etkinlik gününe kadar beklemeyin. Zoom Events, kullanıcı ve katılımcı deneyimini geliştiren ancak önceden kurulum gerektiren çok sayıda araca sahiptir. Son dakikada ortaya çıkabilecek ihtiyaçlar hakkında fikir edinmek için provalarınızı mümkün olduğunca etkinliğinize benzetmeye çalışın.
4.Bir program akışı hazırlayın (oturum sahipleri)Bazen bir zaman çizelgesi veya teknik prova olarak da düşünülen program akışı, bir etkinlik esnasındaki olayların sırasıdır ve paydaşların programı takip etmek üzere kullandığı ana belgedir. Program akışı, etkinliğin gündemi olmanın yanı sıra düzenli kalmanızı sağlayan ve etkinlik düzenlemenin yarattığı kaygıyı azaltan önemli bir araçtır. Program akışınızın ayrıntı düzeyi etkinliğinizin ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak değişir. Bununla birlikte program akışınızda en azından aşağıdaki bilgilere yer vermek yararlı olacaktır:
Gelecekteki etkinlikler için üzerinde kolayca değişiklikler yapabileceğiniz bir şablon oluşturmanızı öneririz.
5.İzleyicilerle etkileşim için önceden hazırlık yapın (oturum sahipleri ve sunucular)Soru-Cevap oturumu yapmayı planlıyor veya izleyicilerinizle sohbet etmek istiyorsanız, onlarla nasıl etkileşim kuracağınız üzerine düşünmeniz gerekir. Katılımcı sayısının yüksek olduğu etkinliklerde sohbet veya Soru-Cevap bölümünden gelen soruları konuşmacıdan başka birinin yönetmesi yararlı olacaktır. Ayrıca, sohbeti hızlı bir şekilde başlatmak için birkaç meslektaşınızdan önceden hazırlanmış sorularla etkinliğinize katılmasını istemenizi öneririz. Hibrit bir etkinlikte konuşuyorsanız sanal izleyicilerinizi unutmayın. Sorularına yanıt vermeyi ve doğrudan onlarla konuşmayı unutmadığınızda uzak katılımcıların etkinliğinize olan ilgilerini yüksek tutarsınız. İnsanların aynı anda konuşmalarını önlemek için katılımcılarınızı, sanal kullanıcıların içeriklere uygun emojilerle yanıt vermesini sağlayan Zoom Webinars Tepkileri özelliğini kullanmaya teşvik edin.
Profesyonel ipucu
Hibrit etkinliklerinizde, canlı izleyicilerin görmesi ve etkileşimde bulunması için konuşmacının yanına uzak katılımcıların görüntülendiği bir monitör yerleştirebilirsiniz.
İster konferans ister web semineri, fuar standı veya toplantı düzenliyor olun, başlamadan önce göz önünde bulundurmanız veya ayarlamanız gerekebilecek birkaç teknik unsur bulunmaktadır.
Özel bilgi
Sanal birleştirme ve akış yazılımı kullanıyorsanız Zoom Events danışman yöneticimiz, canlı akışınızın kalitesini yükseltmek için VM Mix ve OBS Studio'yu öneriyor. Sanal kamera uygulamasına ihtiyaç duyuyorsanız SnapCam-Zoom entegrasyonuna göz atın.
Sahne arkasında zaman geçirin: Sunum yapan kişilerin aktif olarak konuşmadıklarında zaman geçirebilecekleri sanal bir yeşil oda olan Zoom Webinars Sahne Arkası sayesinde sunum yapan kişilerin stresini en aza indirin. Etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında açık olan Sahne Arkası, ses ve video bağlantıları ile sunum içeriğini gözden geçirmek, diğer panelistlerle iletişim kurmak, kamerada olmadan katılımcıların sorularını yanıtlamak veya ekran paylaşımı alıştırması yapmak için ideal bir yerdir.
Ancak Sahne Arkası'na ilk kez erişmek için illa ki etkinlik gününe kadar beklemeyin. Mevcut ayarları tanımak için sunumunu gerçekleştireceğiniz gerçek oturumda etkinliğinizi prova etmenizi önemle tavsiye ederiz. Sahne Arkası; alıştırma alanında, oturumun kendisi sırasında ve/veya Bekleme Odası'nda pratik yapmanızı sağlar. Oturum sahipleri ve ortak oturum sahiplerinin yanı sıra alternatif oturum sahipleri, konuşmacılar ve sponsorlar, bu alıştırma oturumlarını görüntülemek için etkinliğiniz yayınlandıktan sonra istedikleri zaman Zoom Etkinlik Lobinize erişebilir.
Oturum Markalamayı ayarlama: Zoom Webinars Oturum Markalama özelliği, yukarıda belirtilen logolara, renklere ve görsel markalama öğelerine ek olarak konuşmacılarınızın görünümüne yaratıcı öğeler eklemenize de olanak verir. Etkinlikten önce, panelistlerin veya sunum yapan kişilerin katılımcılara nasıl görünmesini istediğinize karar vermek için mevcut seçenekleri keşfetmeye zaman ayırın. Oturum Markalamayı etkinleştirmek için Zoom Web portalında oturum açın ve Hesap Yönetimi>Hesap Ayarları'na giderek Toplantılar sekmesini bulun. Burada, Web Semineri Oturum Markalama'yı etkinleştirebileceğiniz/devre dışı bırakabileceğiniz Toplantı İçi (Gelişmiş) sekmesini göreceksiniz. Bu özelliği etkinleştirdikten sonra şunları yapabilirsiniz:
Oturum Markalamayı kullanırken şunları aklınızda bulundurmanız gerekir:
Zoom Webinars ve Zoom Meetings, sanal etkinlikleri unutulmaz hale getiren çok sayıda özellik sayesinde ilgi çekici ve etkileşimli deneyimler sunacak şekilde tasarlanmıştır. Hem katılımcıların hem de oturum sahiplerinin daha kolay bir deneyim yaşaması için aşağıdaki araçları kullanmanızı öneririz.
Etkinliğinizdeki görsel materyallere veya kameradaki görünümünüze odaklanmak kolaydır, ancak web seminerinizle ilgili yaşadığınız teknik zorlukları düzeltmek zordur. Zoom'u İşletme lisansı veya Kurumsal lisansla kullanıyorsanız Zoom Panosu, etkinliğinizin durumunu gerçek zamanlı olarak takip etmek ve gelecekte planlayacağınız etkinlikler için değerli verilere ve analizlere erişebileceğiniz bir görev kontrol merkezidir.
Meetings ve Webinars panoları, toplantı sahiplerine katılımcılarının video/ses deneyimlerini, lisans türlerini ve bağlantılarının kalitesiyle ilgili ayrıntıları izleme olanağını verir. Panoda özellikle şunlar izlenir:
Kontrol panelinizdeki Canlı veya Geçmiş toplantılar sekmelerinden takip ettiğiniz etkinliğin toplantı kimliğini seçtiğinizde, katılımcılarınızın bağlantılarının genel durumuyla ilgili ayrıntılı analizler görürsünüz.
Web seminerinizi veya toplantınızı katılımcılara veya ekip arkadaşlarınıza göndermeyi planlıyorsanız ya da yalnızca kendiniz incelemek istiyorsanız, buluta veya yerel olarak bilgisayarınıza kaydetmenizi öneririz. Buluta kayıtlar Zoom Web Portal'dan yönetilebilirken, yerel kayıtlara bilgisayarınızdaki Belgeler klasöründen erişilebilirsiniz. Yerel kayıtlar için varsayılan konumunuzu değiştirmeniz gerekiyorsa Zoom istemcisi ayarlarınızda Kayıtlar seçeneğini arayın.
Profesyonel ipucu
Etkinliğinizi yerel kayıt olarak indirdikten sonra Zoom buluta yüklemeniz mümkün değildir. Kaydınızın bulutta barındırılmasını istiyorsanız buluta kayıt seçeneğini belirlediğinizden emin olun.
Buluta kayıtlarınızı düzenlemek için Zoom Web Portal'da oturum açın ve aradığınız kaydı bulun. Bu ayar altında kaydın adını düzenleyebilir, buluta kayıtlarınızın başını veya sonunu kırpabilir, dosyalarınızı indirebilir, başkalarına göndermek üzere paylaşılabilir bir bağlantıyı kopyalayabilir, görüntüleme analizlerine erişebilir veya kaydınızı tamamen silebilirsiniz.
Yerel bir kaydı başka kişilerle paylaşmak için kaydı üçüncü taraf bir bulut depolama uygulamasına veya içerik yönetimi platformuna yüklemeniz gerekir. Kaydınızı, Zoom masaüstü istemcisindeki Toplantılar>Kayıtlar sekmesi altında bulabilirsiniz. Buradan, MP4 dosyasını üçüncü taraf uygulamasına yükleyebilirsiniz.
Buluta kayıtları paylaşırken görüntüleyici erişimi için kullanabileceğiniz farklı seçenekler vardır. İlgili kaydın sayfasında Paylaş seçeneğine tıkladığınızda kaydınızı herkese açık olarak paylaşmak mı yoksa gizli tutmak mı istediğinizi seçebilirsiniz.
Ayrıca şunları da yapabilirsiniz:
Tüm Zoom Meetings özelliklerinin avantajlarını ve dezavantajlarını öğrenmek mi istiyorsunuz? Zoom Meetings destek makaleleri, SSS'ler, sürüm notları, öğretici videolar ve sorun giderme kılavuzlarından oluşan kapsamlı veri tabanımıza göz atın.
Zoom Webinars'ı kullanma konusundaki ayrıntılı kılavuzumuzu edinmek ve kapsamlı özellik listemize erişmek için kullanabileceğiniz Zoom Webinars destek makalelerimiz; etkinliğinizi oluşturmak, katılımcıları ve panelistleri davet etmek ve web seminerinizi başlatmak için adım adım açıklamalar ve talimatlar içerir.
Sanal etkinliğinizle ilgili hâlâ ek yardıma mı ihtiyacınız var? Zoom Events Hizmetleri, etkinliğiniz için başından sonuna kadar etkinlik danışmanlığı, teknik rehberlik, etkinlik içi destek ve gelişmiş teknik prodüksiyon hizmeti sunar.
Etkinliğinizin karmaşıklığına bağlı olarak, Zoom Events uzmanlarından oluşan ekibimiz, en iyi uygulamaları, fikirleri, kayıt ve bilet kesme önerilerini tartışmak veya bir adım daha ileri giderek teknik destek özellikleriyle bir program akışı geliştirmek için etkinliğinizden önce sizinle görüşebilir. Etkinliğiniz sırasında etkinlik panonuzu takip edebilir, A/V prodüksiyonunu ve içerik materyallerini denetleyebilir ve hatta gelişmiş video ve ses karıştırma ekipmanları sağlayabiliriz. Rahat hissetmenizi ve sanal bir etkinlik başlatmaya hazır olmanızı sağlamak için buradayız.
Etkinliğinizi başarılı ve etkili bir deneyime dönüştürmek için Zoom Events Hizmetleri destek planlarımız hakkında daha fazla bilgi edinin.
Sanal etkinlikler artık hayatın bir parçası haline geldi. Kapsayıcı ve sürdürülebilir deneyimler yoluyla markanızın erişim alanını genişletme, işletme maliyetlerini düşürme ve kitlelerle etkileşim kurma fırsatları sayesinde sanal bir etkinlik düzenlemek ve pazarlama stratejinizi üst düzeye taşımak için en doğru zaman!
