2.Preparati un discorso scritto (presentatori)Scriversi un discorso è sempre una buona idea, non importa quanto tu conosca l'argomento. Questo consente all'organizzatore di avere un'idea della lunghezza della tua presentazione che risulterà particolarmente utile in caso di gestione di eventuali ausili visivi, preparazione per l'oratore successivo o nell'eventualità in cui debba effettuare una regolazione improvvisa. Se non altro, avere una traccia dei punti chiave può ridurre l'ansia di tutti, consentendo una sessione più fluida.
La pratica rende perfetti (presentatori e organizzatori) La pratica rende perfetti, come suggerisce il proverbio. Ti consigliamo di esercitarti con almeno un giorno di anticipo. Idealmente, dovresti effettuare la prova sugli stessi dispositivi che prevedi di utilizzare nel corso dell'evento. Non aspettare proprio il giorno dell'evento per imparare nuove tecnologie o funzionalità software. Zoom Events prevede molti applicativi che migliorano l'esperienza dell'utente e dei partecipanti, ma è richiesta una configurazione avanzata. Nel corso delle prove cerca di riprodurre il più possibile le condizioni dell'evento, in modo da raccogliere eventuali esigenze che potrebbero presentarsi all'ultimo momento.
4.Prepara una scaletta (organizzatore)La scaletta, ad esempio un elenco di battute o un canovaccio, è una sequenza di azioni durante l'evento ed è il documento principale che le parti interessate devono seguire. La scaletta, più che un cronoprogramma, è uno strumento fondamentale che ti aiuterà a mantenere l'organizzazione e a ridurre l'ansia che può sorgere durante l'organizzazione di un evento. I dettagli della scaletta varieranno in base alla complessità dell'evento, ma è utile includere quantomeno questi elementi:
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- Elenco dei contatti (presentatori, relatori, team A/V, appaltatori, catering)
- Flusso dell'evento (ordine dei relatori, posizioni ad es. di sale conferenze virtuali, uffici remoti o spazi di riunione in loco)
- Elementi tecnici (indicazioni tecniche per musica, presentazioni, video)
- Indicazioni per le tempistiche (relatori, sessioni, pause, apertura/chiusura)
Ti suggeriamo di realizzare un modello facilmente modificabile per gli eventi futuri.
Preparati in anticipo a coinvolgere il pubblico (organizzatori e presentatori)Pensa a come interagirai con le persone se vuoi tenere una sessione di domande e risposte, oppure se desideri usare la chat. Per gli eventi con una partecipazione ampia, è utile che una persona diversa dall'organizzatore gestisca le domande che arrivano sulla chat o tramite la funzionalità domande e risposte. Per avviare la conversazione, ti suggeriamo inoltre di chiedere a qualche collega di partecipare al tuo evento con domande preparate in anticipo; se stai parlando durante un evento ibrido, non dimenticarti del pubblico virtuale. I partecipanti remoti si sentiranno più coinvolti se non ti dimentichi di rispondere alle loro domande e di parlare direttamente con loro. Per evitare che le persone parlino contemporaneamente, incoraggia i partecipanti a utilizzare la funzionalità Reazioni di Zoom Webinars, che consente agli utenti virtuali di rispondere ai contenuti con emoji positive.
