Virtuelle Events sind nachhaltige, inklusive und kostengünstige Alternativen zu traditionellen Präsenzveranstaltungen. Unser Leitfaden enthält einige Best Practices und Empfehlungen, die Sie beim Durchführen und Verwalten eines erfolgreichen virtuellen Erlebnisses mit Zoom Events unterstützen.
Die Pandemie hat virtuelle Event-Plattformen ins Zentrum des Interesses gerückt. Die Nachfrage nach Online-Meetings, Webinaren und Networking-Events ist so groß wie nie zuvor. Virtuelle Events gab es jedoch schon lange vor dieser Verlagerung zu einem mobilen (Arbeits-)Leben. Virtuelle Erlebnisse sind mehr als nur eine Alternative zu Präsenzveranstaltungen. Sie sind nachhaltige, integrative Events, die Reisekosten senken und ein breiteres, vielfältigeres Publikum ansprechen. In Kombination mit fortschrittlichen Daten und Analysen machen diese Vorteile deutlich, warum virtuelle Events ein integraler Bestandteil jeder modernen Eventmarketing-Strategie sind.
Die Ausrichtung eines virtuellen Events beinhaltet viele der Verantwortlichkeiten einer traditionellen Präsenzveranstaltung, erfordert jedoch auch den Einsatz innovativer Technologien, um für alle Teilnehmer ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen. Ganz gleich, ob Sie noch keine Erfahrung mit Events haben oder ein erfahrener Event-Profi sind: Unser Zoom Events-Leitfaden für Hosts und Moderatoren virtueller Events hilft Ihnen, sich optimal auf die Durchführung eines erfolgreichen virtuellen Events vorzubereiten.
Sie erhalten Tipps und Empfehlungen für die folgenden Bereiche:
*HINWEIS: Mit Moderatoren virtueller Events sind in diesem Leitfaden die Personen gemeint, die vor der Kamera sprechen oder während eines Events in den Pausen zwischen Sprechern moderieren. Der Host ist der Koordinator oder die Person, die das Event über die Zoom Events-Plattform verwaltet. Abhängig von Ihrer Organisation können sich diese Rollen in einigen Fällen überschneiden oder sich Aufgaben teilen.
Willkommen bei Zoom Events! Mit unserer virtuellen Event-Plattform können Sie Events jeder Größe durchführen, einschließlich Events mit Einzelsitzungen, mit mehreren Sitzungen, über mehrere Tage und mit Parallelprogramm (Multi-Track). Die Plattform kombiniert die bewährte Technologie von Zoom Meetings und Zoom Webinars, die Sie kennen und schätzen. Darüber hinaus bietet sie dedizierte Event-Hubs, robuste Registrierungs- und Ticketing-Optionen sowie Networking-Optionen für Teilnehmer für alle Ihre Events (öffentlich oder privat, kostenlos oder kostenpflichtig). Zoom Events ist einfach zu bedienen, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, ein unvergessliches, wirkungsvolles Erlebnis zu schaffen, ohne sich um komplizierte Technologien kümmern zu müssen.
Wenn Sie zum ersten Mal etwas vor einem virtuellen Publikum als Host präsentieren, kann dies etwas nervenaufreibend sein. Das muss aber nicht sein. Nachfolgend sind einige Best Practices aufgeführt, die Sie bei der Planung für den großen Tag berücksichtigen sollten.
1. Beleuchtung, Kamera, Action (Moderatoren) Ihr Publikum sollte Sie klar sehen und verstehen können, auch wenn es nicht vor Ort anwesend ist. Schlechte Beleuchtung und Störgeräusche können dazu führen, dass Teilnehmer sich schnell aus einem virtuellen Event verabschieden. Ihre Beleuchtung sollte direkt auf Sie gerichtet sein. So vermeiden Sie Schatten und stellen sicher, dass Ihre Zuschauer Sie sehen können.
Insidertipp
Unser Zoom Events Consultants Manager arbeitet bevorzugt mit Leuchten von Lume Edge, Brightline, El Gato oder Litra.
Für ein klares Audio-Erlebnis empfehlen wir, ein hochwertiges Mikrofon zu verwenden, anstatt sich auf das integrierte Audio Ihres Computers zu verlassen. Zoom Meetings und Zoom Webinars können Hintergrundgeräusche beim Sprechen reduzieren. Dennoch empfehlen wir Ihnen, vor der Präsentation Ihren Raum so schalldicht wie möglich zu machen.
Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Sie in die Kamera schauen. Es ist nicht leicht, Blickkontakt über den Computer herzustellen. Wenn Sie jedoch in die Kamera sehen –anstelle in die Gesichter auf Ihrem Bildschirm – hat dies sofort positive Auswirkungen auf Ihre Präsentation.
Expertentipp
Bringen Sie an Ihrem Monitor genau an der Stelle einen Notizzettel an, auf die Sie beim Sprechen schauen sollten, damit Ihr Blick nicht abschweift.
2. Ein Skript schreiben (Moderatoren)Es ist immer eine gute Idee, sich ein Skript zu schreiben, ganz gleich, wie vertraut Sie mit dem Thema sind. Dies gibt Ihrem Host eine Vorstellung von der Länge Ihrer Präsentation. Außerdem hilft es ihm dabei, eventuelle visuelle Hilfsmittel zu verwalten, sich auf den nächsten Sprecher vorzubereiten oder eine plötzlich nötige Anpassung vorzunehmen. Schon eine einfache Gliederung mit einigen Stichpunkten kann ausreichen, die Nervosität bei allen auf ein Minimum zu beschränken und für einen reibungslosen Sitzungsablauf zu sorgen.
3. Übung macht den Meister (Moderatoren und Hosts) Wie heißt es so schön: Übung macht den Meister. Sie sollten mindestens 24 Stunden im Voraus üben. Idealerweise üben Sie Ihr Event auf dem Gerät, das Sie auch während des Events nutzen möchten. Außerdem ist es wichtig, nicht bis zum Tag des Events mit der Aneignung neuer Technologien oder Software-Funktionen zu warten. Zoom Events bietet eine Fülle von Tools, die das Erlebnis für Benutzer und Teilnehmer verbessern. Diese Tools müssen aber bereits im Vorfeld konfiguriert werden. Versuchen Sie, Ihr Event so realistisch wie möglich zu proben. So finden Sie heraus, was Sie möglicherweise in letzter Minute noch brauchen.
4. Einen Ablaufplan erstellen (Hosts) Der Ablaufplan wird manchmal auch als Stichwortzettel bezeichnet und definiert die Abfolge von Aktionen während eines Events. Alle Beteiligten sollten sich an ihn halten. Dieser Ablaufplan ist mehr als eine Agenda. Er ist ein wichtiges Werkzeug, das Ihnen hilft, den Überblick zu behalten und mögliche Ängste und Sorgen zu minimieren, die bei der Durchführung eines Events auftreten können. Die Details in Ihrem Ablaufplan unterscheiden sich je nach Komplexität Ihres Events. Es ist jedoch sinnvoll, mindestens die folgenden Elemente in den Plan aufzunehmen:
Wir empfehlen, eine Vorlage zu erstellen, die problemlos für künftige Events bearbeitet werden kann.
5. Einbindung des Publikums im Vorfeld vorbereiten (Hosts und Moderatoren) Wenn im Rahmen des Events eine Sitzung mit Fragen und Antworten geplant ist oder Sie mit Ihrem Publikum ins Gespräch kommen möchten, überlegen Sie sich, wie Sie das Publikum einbinden können. Bei sehr gut besuchten Events ist es hilfreich, dass jemand anderes als der Sprecher die Fragen verwaltet, die über den Chat und die Funktion „Fragen und Antworten“ eingereicht werden. Bitten Sie außerdem einige Kollegen, mit vorbereiteten Fragen an Ihrem Event teilzunehmen. So bringen Sie das Gespräch ins Rollen. Wenn Sie bei einem hybriden Event sprechen, vergessen Sie nicht Ihr virtuelles Publikum. Teilnehmer, die nicht vor Ort sind, fühlen sich besser eingebunden, wenn Sie auch auf ihre Fragen eingehen und direkt mit ihnen sprechen. Um zu verhindern, dass Personen durcheinanderreden, ermutigen Sie Teilnehmer zur Nutzung von Reaktionen in Zoom Webinars. Mit dieser Funktion können virtuelle Benutzer mit bevorzugten Emojis auf Inhalte reagieren.
Expertentipp
Bei hybriden Events könnte es sinnvoll sein, in der Nähe des Sprechers einen Monitor zu platzieren, auf dem die Teilnehmer vor Ort die fern zugeschalteten Teilnehmer sehen und mit ihnen interagieren können.
Wenn Sie eine Konferenz, ein Webinar oder ein Meeting durchführen oder für einen Messestand verantwortlich sind, sollten Sie im Vorfeld einige technische Aspekte berücksichtigen.
Insidertipp
Wenn Sie virtuelle Mixing- und Streaming-Software verwenden, empfiehlt unser Zoom Events Consultant Manager VM Mix und OBS Studio, um die Qualität Ihres Live-Feeds zu verbessern. Und wenn Sie eine virtuelle Kamera-App benötigen, schauen Sie sich die SnapCam-Integration für Zoom genauer an.
Backstage-Aufenthalt: Minimieren Sie den Stress für Ihre Moderatoren mit Zoom Webinars Backstage, einem virtuellen Greenroom für Moderatoren, in dem sie sich aufhalten können, wenn sie nicht aktiv sprechen. Er ist vor, während und nach einem Event geöffnet und der ideale Ort, um Audio- und Videoverbindungen sowie Präsentationsinhalte zu überprüfen, mit anderen Diskussionsteilnehmern zu kommunizieren, Fragen der Teilnehmer zu beantworten, ohne vor der Kamera zu stehen, oder die Bildschirmfreigabe zu üben.
Warten Sie mit dem ersten Zugriff auf Backstage jedoch nicht bis zu Ihrem großen Tag. Wir empfehlen dringend, dass Sie Ihr Event innerhalb der tatsächlichen Sitzung, die Sie präsentieren, proben, um sich mit den verfügbaren Einstellungen vertraut zu machen. Mit Backstage können Sie im Übungsbereich, in der Sitzung selbst und/oder im Warteraum üben. Hosts und Co-Hosts sowie alternative Hosts, Sprecher und Sponsoren können nach der Veröffentlichung Ihres Events jederzeit auf Ihre Zoom Event Lobby zugreifen, um sich diese Übungssitzungen anzusehen.
Einrichtung von Branding für Sitzungen: Zusätzlich zu den oben genannten Logos, Farben und visuellen Branding-Elementen hilft Ihnen das Branding für Webinar-Sitzungen auch, dem Erscheinungsbild Ihrer Sprecher kreative Elemente hinzuzufügen. Verbringen Sie vor dem Event einige Zeit damit, die verfügbaren Optionen zu erkunden und zu entscheiden, wie Ihre Diskussionsteilnehmer oder Moderatoren den Teilnehmern angezeigt werden sollen. Um das Branding für Sitzungen zu aktivieren, melden Sie sich beim Zoom Webportal an, rufen Sie „Kontoverwaltung“ > „Kontoeinstellungen“ auf und öffnen Sie die Registerkarte „Meetings“. Dort sehen Sie die Registerkarte „In Meeting (Erweitert)“, auf der Sie das Branding für Webinar-Sitzungen aktivieren/deaktivieren können. Sobald diese Funktion aktiviert ist, können Sie:
Es gibt einige Dinge, die Sie beim Branding für Sitzungen beachten sollten:
Zoom Webinars und Zoom Meetings sind so konzipiert, dass sie ansprechende und interaktive Erlebnisse mit einer Fülle von Funktionen bieten, die virtuelle Events unvergesslich machen. Wir empfehlen, die folgenden Tools zu verwenden, um die Erfahrung sowohl für Teilnehmer als auch für Hosts zu optimieren.
Es ist relativ einfach, sich ganz auf die visuellen Assets Ihres Events oder Ihren Auftritt vor der Kamera zu konzentrieren. Wenn es bei Ihrem Webinar jedoch zu technischen Problem kommt, kann sich eine Wiederherstellung als schwierig erweisen. Wenn Sie Zoom mit einer Business- oder Enterprise-Lizenz verwenden, ist Zoom Dashboard Ihr Mission Control Center, von dem aus Sie den Zustand Ihres Events in Echtzeit überwachen und auf wertvolle Daten und Erkenntnisse für die Planung zukünftiger Events zugreifen können.
Über die Meetings- und Webinars-Dashboards können Hosts das Video-/Audioerlebnis, die Lizenztypen und spezifische Details zu der Qualität der Verbindung der Teilnehmer überwachen. Mit dem Dashboard wird insbesondere Folgendes überwacht:
Wählen Sie die Meeting-ID des von Ihnen überwachten Events auf den Registerkarten „Live-Meetings“ und „Vergangene Meetings“ in Ihrem Dashboard aus. Dort sehen Sie detaillierte Analysen zum Gesamtzustand der Verbindungen Ihrer Teilnehmer.
Wenn Sie Ihr Webinar oder Meeting an Teilnehmer oder Teamkollegen senden oder es einfach nur selbst nochmals ansehen möchten, empfehlen wir, es entweder in der Cloud oder lokal auf Ihrem Computer aufzuzeichnen. Cloud-Aufzeichnungen können im Zoom Webportal verwaltet werden, während auf lokale Aufzeichnungen über den Ordner „Dokumente“ auf Ihrem Computer zugegriffen werden kann. Wenn Sie den Standardspeicherort für lokale Aufzeichnungen ändern müssen, suchen Sie in den Einstellungen der Zoom-Desktopanwendung nach „Aufzeichnungen“.
Expertentipp
Nachdem Sie Ihr Event als lokale Aufzeichnung heruntergeladen haben, können Sie sie nicht mehr in die Zoom Cloud hochladen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Option zur Cloud-Aufzeichnung auswählen, wenn Ihre Aufzeichnung in der Cloud gespeichert werden soll.
Um Ihre Cloud-Aufzeichnungen zu bearbeiten, melden Sie sich beim Zoom Webportal an und suchen Sie nach der gewünschten Aufzeichnung. Unter dieser Einstellung können Sie den Namen der Aufzeichnung bearbeiten, den Anfang oder das Ende Ihrer Cloud-Aufzeichnungen kürzen, die Dateien herunterladen, einen gemeinsam nutzbaren Link zum Senden an andere Personen kopieren, auf Analysen zugreifen oder Ihre Aufzeichnung vollständig löschen.
Um eine lokale Aufzeichnung für andere Personen freizugeben, müssen Sie sie auf eine Cloud-Speicher-Anwendung oder Content-Management-Plattform eines Drittanbieters hochladen. In Ihrer Zoom-Desktopanwendung finden Sie Ihre Aufzeichnung auf der Registerkarte „Meetings“ > „Aufzeichnung“. Von dort aus können Sie die MP4-Datei in die Drittanbieter-Anwendung hochladen.
Wenn Sie Cloud-Aufzeichnungen freigeben, haben Sie mehrere Optionen für den Zuschauerzugriff. Klicken Sie auf der Seite der Aufzeichnung auf „Freigeben“. Sie können hierbei auswählen, ob Sie Ihre Aufzeichnung öffentlich freigeben oder privat halten möchten.
Sie können auch:
Sie möchten alle Funktionen von Zoom Meetings im Detail kennenlernen? Sehen Sie sich unsere vollständige Datenbank mit Support-Artikeln für Zoom Meetings, FAQs, Versionshinweisen, Tutorial-Videos und Anleitungen zur Fehlerbehebung an.
Eine detaillierte Anleitung zur Verwendung von Zoom Webinars und eine umfassende Liste von Funktionen finden Sie in unseren Support-Artikeln für Zoom Webinars. Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Einrichten Ihres Events, Einladen von Teilnehmern und Diskussionsteilnehmern und Starten Ihres Webinars.
Sie benötigen weitere Unterstützung bei Ihrem virtuellen Event? Zoom Events Services bietet Event-Beratung, technische Anleitung, Support während des Events und erweiterte technische Produktionsverfahren für Ihr gesamtes Event.
Abhängig von der Komplexität Ihres Events kann sich unser Team von Zoom Events-Experten vor Ihrem Event mit Ihnen treffen, um Best Practices, Ideenfindung, Registrierung und Ticketing-Empfehlungen zu besprechen. Die Unterstützung kann auch noch weiter gehen, indem ein Ablaufplan mit Besonderheiten in Bezug auf den technischen Support entwickelt wird. Während des Events können wir Ihr Event-Dashboard überwachen, die A/V-Produktion und die Inhaltsressourcen überwachen und sogar fortschrittliche Geräte für das Video- und Audio-Mixing bereitstellen. Wir sind hier, um sicherzustellen, dass Sie sich wohlfühlen und bereit für ein virtuelles Event sind.
Erfahren Sie mehr über unsere Support-Abos für Zoom Events-Services, um Ihr Event zu einem erfolgreichen und wirkungsvollen Erlebnis zu machen.
Virtuelle Events sind aus unserer Welt nicht mehr wegzudenken. Mit den Möglichkeiten, Ihre Markenreichweite auszuweiten, die Betriebskosten zu senken und das Publikum mit integrativen und nachhaltigen Erlebnissen zu begeistern, gab es noch nie einen besseren Zeitpunkt, um ein virtuelles Event abzuhalten und Ihre Marketing-Strategie zu verbessern.
