AI CompanionでTo-Doリストを効率的に処理: Zoom Workplaceで自動タスク管理を使い始める

ちょっとした依頼に、大きなプロジェクトの割り当て—気が付けば、完了すべきタスクの山に囲まれています。何を達成しなければならないのか、誰をフォローアップする必要があるのか、どの締め切りを守らなければいけないのかを把握するのは、新たな依頼が来るたびに負担に感じることもあります。

もう、タスク管理のために手間をかける必要はありません。Zoom Tasksは、Zoom Workplaceに組み込まれたAIファーストの新しいソリューションです。AI Companion*で、To-Doリストをよりスピーディーに処理できるようサポートします。

Zoom TasksはZoom Workplaceの一部であるため、ミーティング要約や1日の中で交わされるチャットの会話からアクション項目を特定することができます。また、（ユーザーの確認と承認を得て）タスクの完了を代行することも可能です。さらに、チームはプロジェクトを把握して連携し、遂行を強化するために必要な情報を得ることもできます。

タスク管理ソリューションは、付箋に殴り書きしたTo-Doリストの現代版であると言えるでしょう。タスクの締め切りや、より大きなプロジェクトに属しているかどうか、または一緒に作業している相手など、あらゆる詳細を把握するのに役立ちます。 

ただし、タスク管理ソフトウェアは個人のアクション項目を超えた働きをします。ファイルや進捗状況、障害などの、大規模なプロジェクトの多くの不確定要素を把握するための可視性をチームに提供します。ZoomとMorning Consultによる共同作業に関する世界的な調査により、リーダーの3分の1（34%）が、プロジェクトやタスクの進捗状況を確認するために、チームメンバーとのやり取りで1時間以上を費やしていることが明らかになりました。この浪費した1時間は、生産性の低下によって1人のマネージャーあたり年間約16,000ドルのコスト損失になる可能性があるとされています**。このことから、タスク管理アプリは現代の共同作業において重要な役割を果たしていると言えます。 

AIエージェントを取り入れることで、タスク管理はまったく新しい意味を持つようになります。自分でタスクを把握する必要がない状況を想像してみてください—AI Companionが代わりにやってくれるのです。ミーティングで寄せられた依頼事項をピックアップするため（さらに近日中には、メールやチャットからもタスクを抽出できるようになります）、対応漏れがなくなります。To-Doリストを1つのタブにまとめて、確認・承認・共有できるようにすることで、情報過多な状況も軽減されます。

しかし、AI Companionはタスクを管理するだけではありません—タスクを完了するようサポートもします。ミーティングをスケジュールしたり、最初の下書きを作成し始めたり、チャットメッセージを作成したり、次に何をすべきかを判断し、行動を促してくれるのです。気が付けば、それらのタスクはTo-Doリストから消えているはずです。

AI Companionがバックグラウンドで作業を進めることで、ユーザーはより効率的に仕事を進めながら、最高の成果を出すことができるようになります。ここではその概要をご紹介します。

一日中ミーティングが詰まっている時...

立て続けにミーティングがあると、次の通話に参加するまでに、議事録を整理したりアクション項目を記録したりする時間がほとんどありません。ですが、AI Companionがタスクを管理してくれるので、うっかり見逃す心配をせずにミーティングに集中することができます。一日の終わりには、Zoom Tasksのタブを開くだけで自分に割り当てられたアクション項目をすべて確認できるため、メモの取り忘れがあったかどうかを心配する必要もありません。 

進捗状況の報告を求められた時...

よくあるリクエストですが、集中力をそぐ原因にもなります。たとえば上司に「今週はどの作業を進めているのか」と聞かれたり、同僚に「プロジェクトはどこまで進んでいるのか」と尋ねられたりする場面です。そのたびに、自分のタスクをまとめて報告を書き起こし、さまざまなプロジェクト管理ツールと照らし合わせて漏れがないか確認しなければなりません。AI Companionは、プロジェクトや期限に関するタスクをすべて洗い出し、わずか数秒で進捗レポートの下書きを作成します。そのため、時間と手間をかけずに関係者全員が状況を把握できるのです。さらに、タスクは共同作業者とも共有できるため、作業内容が一目でわかります。

やるべきことが多すぎる時...

休暇から戻ったらチャットメッセージが山のように溜まっていたり、未処理の課題も多すぎたり、そんな状況では混乱してしまいます。それらを管理可能なタスクに細かく分けることで、作業を順調に進めることができます。AI Companionにチャットスレッドを要約し、メッセージからタスクを抽出してZoom Tasksのリストに追加するよう依頼できます。また、ミーティングのスケジュール設定、チャットやメール返信の下書きの作成、ドキュメント作成など、次の行動を始めるための提案もしてくれます。AI Companionが最初の下書きを作成するため、調査やブレインストーミングにかける時間を大幅に節約でき、メッセージの内容も効果的に伝わるように微調整することができます。 

AI Companion付きのZoom Tasksは、、対象となるZoom Workplaceの有償プランでご利用いただけます。ここでは、使用を開始する方法をご紹介します。

1. お使いのZoom Workplaceアプリが更新されていることを確認します（6.4.3以降）。
2. オンラインのアカウント設定で、AI Companionタブに移動し、下にスクロールしてZoom Tasksセクションを見つけます。AI CompanionによるすべてのZoom Tasks機能を利用するには、AI Companionにタスクを作成・管理させる設定と、ミーティングの文字起こしからタスクを生成する設定を有効にします。
3. ナビゲーションバー上部のZoom Tasksアイコンをクリックして、自分のタスクを表示します。（見つからない場合は、[詳細] をクリックします。）

ヒントとコツ

Zoom WorkplaceでZoom Tasksを有効にした後は、ここで紹介するヒントやコツを活用してタスクの追加や管理を始めましょう。

• 1日の終わりや連続したミーティングの後に「推奨タスク」をチェックして、自分に割り当てられたタスクを確認します。「承認」をクリックすることで、[マイタスク]リストにタスクが追加されます。
• タスク内にあるAI Companionの星アイコンをクリックすると、そのタスクを完了するための推奨アクションが提案されます。
• Zoom Team Chatやメールで[マイタスク]タブに追加したい項目が出てきたら、その項目を右クリックしてリストに追加できます。これで、対応を忘れないようチャットを未読にしておく必要はありません。 
• +ボタンをクリックすることで、タスクを手動で追加することもできます。
• 「詳細を表示」をクリックすると、ミーティング要約やチャットメッセージなどのタスクのソースへのリンクを含む詳細情報が表示されます。また、自分用のメモや情報を追加するために、タスクを編集することもできます。
• AI Companionがなくても、Zoom Tasksをタスク管理ソリューションとしてご利用いただけます。すべてのTo-Doを1か所で管理できるので、仕事を効率的に進めることができます。 

 AI Companionのページをぜひご覧ください。一日の業務を通して役立つAIエージェントのスキルについて詳しくご紹介しています。

* Zoom AI Companion は、地域や業種によってはご利用いただけない場合があります。Zoom ユーザー アカウントの有料サービスに付随してご利用いただけます（追加料金なし）。

**マネージャー1人当たりの算定は、米国労働統計局が提供する管理職の平均給与情報に基づく推定値です。