Scopra i vantaggi dell'utilizzo dell'AI per trascrivere le riunioni e riassumere le informazioni, in modo da automatizzare la presa di appunti con AI Companion.
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Data di aggiornamento October 03, 2025
Pubblicato in data November 21, 2023
Se ti è mai stato assegnato il compito di prendere appunti durante una riunione, conosci le difficoltà. Cerchi di scrivere ciò che ogni persona dice in modo accurato, ma se ti distrai solo per un momento rischi di perdere dettagli importanti. Se devi ascoltare e digitare, avrai più difficoltà a partecipare pienamente alla discussione. Dopo la riunione, poi, è necessario risistemare gli appunti, identificare i punti principali e inviare il riepilogo al resto del team. Tutte queste attività compromettono la tua produttività e possono ostacolare la collaborazione. Per fortuna, la soluzione è a portata di mano: uno strumento di annotazione IA che prende appunti al tuo posto è lo strumento di cui hai bisogno.
Molte persone si rivolgono alle app e agli strumenti per riunioni basati sull'IA per automatizzare la presa di appunti e riepilogare le informazioni sulle riunioni. È come avere un assistente di IA al fianco durante le riunioni, che prende appunti e tiene traccia degli elementi di discussione in modo da permettere di concentrarsi sulla conversazione. Per non parlare del fatto che avere un riepilogo della riunione con i punti chiave a cui fare riferimento rende molto più semplice scrivere quell'e-mail di follow-up.
Scopra come può trarre vantaggio da uno strumento per prendere appunti con l'intelligenza artificiale e perché potrebbe diventare il suo nuovo migliore amico durante le riunioni.
I modelli di AI generativa sono forse più noti per generare messaggi basati su un prompt, ma sono anche ottimi per riassumere le informazioni. Utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per sintetizzare i messaggi più lunghi in brevi riassunti che includono i punti chiave del testo.
Un assistente IA trascrive una conversazione della riunione e utilizza la trascrizione come input di testo per generare un riepilogo della riunione di quanto è stato discusso. Molte app per prendere appunti individuano anche i punti chiave e le azioni da intraprendere in base al contesto della chiamata.
Alcune delle app per prendere appunti basate sull’IA richiedono una registrazione completa della riunione per generare un riepilogo della riunione stessa. Se non vuoi che la riunione venga registrata, cerca uno strumento che non lo richieda: ad esempio, Zoom AI Companion può generare un riepilogo della riunione senza registrarla.
Prendere appunti durante le riunioni e condividere appunti e azioni con i colleghi può richiedere una discreta quantità di tempo al lavoro. Secondo un sondaggio condotto da Morning Consult,* quasi il 75% dei team leader ha dichiarato di svolgere queste attività almeno un paio di volte alla settimana e il 48% dei leader intervistati ha dichiarato di dedicare più tempo di quanto vorrebbe nel prendere appunti.
Un segretario basato sull'IA può aiutarti a risparmiare tempo, ma c'è di più. Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un'app per la presa di appunti basata sull'IA:
Quando prendi appunti, ti concentri sul compito da svolgere e non sul contributo che puoi apportare alla discussione. Lascia che il tuo segretario basato sull'IA svolga il lavoro così da poter partecipare completamente alla riunione.
Ti è mai capitato di doverti allontanare da una riunione per un secondo e di perdere un dettaglio importante? Un segretario basato sull'IA non ha bisogno di fare pause, quindi hai la certezza di ricevere riepiloghi esaustivi. Inoltre, alcuni strumenti ti permettono di fare domande in tempo reale alla tua app per prendere appunti, senza dover interrompere la riunione per chiedere: "Puoi ripetere?"
Ci vuole tempo per sistemare gli appunti e organizzarli dopo ogni chiamata prima di condividerli con gli altri. I riepiloghi delle riunioni potenziati dall'intelligenza artificiale sono pronti per essere letti e condivisi non appena vengono generati, permettendoti di inoltrare più rapidamente le informazioni al tuo team. Alcuni strumenti possono automatizzare la procedura stessa inviando il riepilogo direttamente ai partecipanti in un'email di follow-up o in una chat al termine della riunione.
Se hai un'agenda fitta di impegni e hai due prenotazioni, non preoccuparti. Invece di chiedere ai colleghi un aggiornamento (e fare affidamento sui loro appunti, che potrebbero essere incompleti), un riepilogo delle riunioni generato dall'IA può aiutarti a recuperare ciò che ti sei perso.
Partecipare alle riunioni e prendere appunti può comportare ore di perdita di produttività ogni settimana. Un assistente IA potrebbe aiutarti a risparmiare tempo, liberando la tua agenda per concentrarti su attività più importanti e di maggiore impatto. Un calcolatore del ROI può aiutarti a quantificare i potenziali risparmi sui costi derivanti dall’implementazione di un’app per prendere appunti basata sull’IA, in base al numero di dipendenti e alle ore risparmiate in una settimana.
Sebbene AI Companion abbia fornito riepiloghi di riunioni basati sull’IA affidabili e accurati per chi usufruisce di piani Zoom a pagamento idonei, questa funzione sta per migliorare ulteriormente con My Notes (previsto per ottobre 2025), la possibilità di portare AI Companion alle riunioni di terze parti (disponibile a settembre 2025) e molto altro ancora. Con My Notes potrai prendere appunti durante la riunione e AI Companion li arricchirà con il riepilogo della riunione, fornendoti un contesto più completo.
Se hai un piano Zoom a pagamento idoneo, hai già accesso ad AI Companion (se non hai un piano idoneo, puoi eseguire l’upgrade oggi stesso). Potrebbe essere necessario chiedere all’amministratore di Zoom di attivare alcune funzionalità.
Pensa a come puoi implementare la funzione per prendere appunti con AI Companion prima, durante e dopo le tue riunioni:
Configurazione semplice: con un modulo di onboarding dettagliato, configura facilmente tutte le tue riunioni per includere automaticamente la funzionalità per prendere appunti su Zoom o piattaforme di terze parti come Microsoft Teams e Google Meet.
Supporto per riunioni di terze parti e di persona: AI Companion funziona su Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex (in arrivo a breve) e persino conversazioni di persona improvvisate. Non importa dove o come, puoi contare sulla funzione per prendere appunti e ottenere riepiloghi coerenti.
Integrazione per Slack: preparati rivedendo gli argomenti di discussione e ponendo domande direttamente su Slack. Puoi andare alla riunione preparato e senza interrompere il tuo workflow.
Espandi le note rapide in approfondimenti con My Notes: acquisisci le informazioni che ricevi e lascia che AI Companion le trasformi in approfondimenti completi e fruibili. Questo ti permette di rimanere coinvolto nella discussione, assicurandoti al contempo che le tue idee non vadano perse. (Previsto per ottobre 2025)
Appunti integrati vs. autonomi: con Zoom AI Companion integrato in Zoom, puoi prendere appunti in modo naturale durante il tuo workflow, senza bisogno di gestire uno strumento aggiuntivo.
Supporto multilingue: quando una riunione si svolge in una lingua diversa, AI Companion può captare ciò che viene detto e tradurre la riunione in modo che i tuoi appunti siano nella tua lingua preferita.
Riepiloghi dettagliati senza registrazione: AI Companion genera riepiloghi direttamente dalla trascrizione, così puoi mantenere private le conversazioni senza perdere informazioni importanti. I riepiloghi sono organizzati per argomento, rendendo facile vedere cosa è stato discusso e chi ha detto cosa.
Passaggi successivi e azioni da intraprendere: le azioni da intraprendere e i follow-up vengono identificati automaticamente, aiutando i team a rimanere in linea con gli obiettivi senza sforzi aggiuntivi.
Condivisione e follow-up automatici: i riepiloghi possono essere condivisi istantaneamente via e-mail, chat o Zoom Doc, con attività assegnate ai partecipanti in modo da velocizzare i follow-up.
Aggiungi nuove competenze ad AI Companion, o personalizza le competenze esistenti, per rispondere alle esigenze specifiche della tua organizzazione
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Zoom Tasks è la nostra soluzione di gestione delle attività basata sull'IA e integrata in Zoom Workplace, con AI Companion che ti aiuta a definire, gestire e portare a termine più rapidamente la lista di cose da fare.
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