Scopra i vantaggi dell'utilizzo dell'AI per trascrivere le riunioni e riassumere le informazioni, in modo da automatizzare la presa di appunti con AI Companion.
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Data di aggiornamento March 13, 2025
Pubblicato in data November 21, 2023
Se ti è mai stato assegnato il compito di prendere appunti durante una riunione, conosci le difficoltà. Stai cercando di scrivere ciò che ogni persona ha detto in modo accurato, ma se la tua attenzione si sposta solo per un momento, potresti perdere un dettaglio importante. È più difficile partecipare pienamente alla discussione se sei occupato ad ascoltare e digitare. Quindi, dopo la riunione, è necessario risistemare gli appunti, acquisire i passaggi successivi cruciali e inviare il riepilogo al resto del team. Tutte queste attività erodono la tua capacità di essere produttivo e possono interrompere la collaborazione sul nascere. Ma l'aiuto è a portata di mano: un segretario basato sull'IA è proprio lo strumento di cui hai bisogno.
Molte persone si rivolgono alle app e agli strumenti di AI per le riunioni per automatizzare la presa di appunti e riassumere le informazioni sulle riunioni. È come avere un assistente AI al suo fianco durante le riunioni, che prende appunti e tiene traccia dei punti di discussione, in modo che lei possa concentrarsi sulla conversazione. Per non parlare del fatto che avere un riepilogo della riunione con i punti chiave a cui fare riferimento rende molto più facile la scrittura dell'e-mail di follow-up.
Scopra come può trarre vantaggio da uno strumento per prendere appunti con l'intelligenza artificiale e perché potrebbe diventare il suo nuovo migliore amico durante le riunioni.
I modelli di AI generativa sono forse più noti per generare messaggi basati su un prompt, ma sono anche ottimi per riassumere le informazioni. Utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per sintetizzare i messaggi più lunghi in brevi riassunti che includono i punti chiave del testo.
Un notetaker AI trascrive la conversazione di una riunione e utilizza la trascrizione come input di testo per generare un riassunto della riunione su ciò che è stato discusso. Molte applicazioni per prendere appunti identificano anche i punti chiave e le azioni da intraprendere in base al contesto della telefonata.
Alcuni annotatori AI, come Fathom, Fellow e Otter.ai, sono applicazioni autonome. Queste soluzioni di terze parti si uniscono alla riunione video come un partecipante AI separato per generare una trascrizione per il riepilogo della riunione. Altre, come Zoom AI Companion, sono una funzione integrata nella piattaforma di riunione, che ne facilita l'uso e la condivisione.
Molte app per prendere appunti richiedono una registrazione completa della riunione per generare un riepilogo della stessa. Se non vuole che la riunione venga registrata, cerchi uno strumento che non lo richieda - ad esempio, Zoom AI Companion può generare un riepilogo della riunione senza registrazione.
Prendere appunti durante le riunioni e condividere note e punti d'azione con i colleghi può portare via una discreta quantità di tempo al lavoro. Secondo un sondaggio condotto da Morning Consult,* quasi il 75% dei team leader ha dichiarato di svolgere queste attività almeno un paio di volte alla settimana, e il 48% dei leader intervistati ha dichiarato di passare più tempo di quanto vorrebbe a prendere appunti.
Un segretario basato sull'IA può aiutarti a risparmiare tempo, ma c'è di più. Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un'app per la presa di appunti basata sull'IA:
Quando prendi appunti, ti concentri sul compito da svolgere e non sul contributo che puoi apportare alla discussione. Lascia che il tuo segretario basato sull'IA svolga il lavoro così da poter partecipare completamente alla riunione.
Le è mai capitato di allontanarsi da una riunione per un secondo, per poi perdere un dettaglio importante? L'AI non ha bisogno di fare pause, quindi può essere certo che gli appunti della riunione saranno completi. Inoltre, alcuni strumenti le consentono di porre alla sua applicazione di notetaking domande sulla riunione in tempo reale, in modo da non dover dire: "Puoi ripetere?".
Ci vuole tempo per ripulire i suoi appunti e organizzarli dopo ogni chiamata, prima di poterli condividere con gli altri. Le note di riunione potenziate dall'AI sono pronte per essere condivise non appena vengono generate, in modo da poter fornire più rapidamente le informazioni al suo team. Alcuni strumenti automatizzano questo processo, inviando il riepilogo direttamente ai partecipanti in un'e-mail di follow-up o in una chat, non appena la riunione è terminata.
Se hai un'agenda fitta di impegni e hai due prenotazioni, non preoccuparti. Invece di chiedere ai colleghi un aggiornamento (e fare affidamento sui loro appunti, che potrebbero essere incompleti), un riepilogo delle riunioni generato dall'IA può aiutarti a recuperare ciò che ti sei perso.
Partecipare alle riunioni e prendere appunti può comportare ore di perdita di produttività alla settimana. Un'applicazione AI per prendere appunti potrebbe aiutarla a risparmiare tempo, liberando la sua agenda per concentrarsi su compiti più importanti e di maggiore impatto. Un calcolatore di ROI può aiutarla a quantificare il potenziale risparmio economico derivante dall'implementazione di un'app per prendere appunti basata sul numero di dipendenti e sulle ore risparmiate in una settimana.
La buona notizia è che potrebbe già disporre delle funzionalitàdi presa appunti AI di cui ha bisogno per ricevere appunti automatici nella sua casella di posta elettronica dopo ogni riunione Zoom. Se ha un piano Zoom a pagamento idoneo, ha già accesso ad AI Companion (se non ha un piano idoneo, faccia l'upgrade oggi stesso).
AI Companion utilizza una trascrizione della riunione per generare un riepilogo dettagliato della riunione, in modo da non dover registrare la riunione se non lo desidera. Organizza il riepilogo della riunione per argomento, in modo da poter leggere cosa è stato discusso e chi ha detto cosa. In particolare, identifica anche i passi successivi o le azioni da intraprendere in base al contenuto della riunione. E se desidera solo un breve paragrafo sull'argomento della riunione, consulti il riepilogo rapido in alto per una versione abbreviata.
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