Guide complet des applications de communication de groupe

Une communication claire et efficace est d’autant plus importante que les équipes sont de plus en plus dispersées entre les différents bureaux et les lieux de travail à distance, tels que les espaces de travail partagés et les bureaux à domicile. C’est là que les applications de communication de groupe peuvent être utiles. Qu’il s’agisse de gérer des équipes à distance ou de coordonner des projets entre services, ces outils permettent de réunir les personnes et le travail qu’elles accomplissent ensemble. 

Dans ce guide complet, nous explorerons l’importance du choix des applications de communication de groupe pour les entreprises modernes, les caractéristiques clés à prendre en compte et la façon dont la suite d’applications de Zoom excelle dans le soutien du travail d’équipe. 

Alors que certaines applications de travail n’offrent qu’une seule méthode de communication, comme la messagerie instantanée, les applications de communication de groupe offrent aux membres de l’équipe plusieurs moyens d’interagir et de communiquer en une seule solution, notamment la messagerie, le courrier électronique, le téléphone, les SMS de groupe, la vidéoconférence, le partage de fichiers et un répertoire de contacts à l’échelle de l’organisation.

Ensemble, les applications de groupe facilitent les connexions entre les espaces de travail et permettent aux membres d’une équipe de partager facilement des idées, des mises à jour et des fichiers. Par ailleurs, lorsque les membres d’une équipe peuvent communiquer en temps réel, ils peuvent résoudre les problèmes et prendre des décisions plus rapidement. Cette immédiateté permet d’éliminer les goulets d’étranglement qui résultent souvent de réponses tardives, aidant ainsi les équipes à garder la dynamique des projets.

Dans les environnements de travail distribués où les équipes peuvent être dispersées dans le monde, avec différents fuseaux horaires, le rôle des applications de communication de groupe devient encore plus important. Les applications de groupe de Zoom sont conçues pour soutenir la collaboration au bureau et à distance, permettant aux équipes de maintenir un haut niveau d’engagement indépendamment de leur implantation physique. 

Qu’il s’agisse d’appels vidéo planifiés ou de messages spontanés par chat, les membres d’une équipe peuvent rester en contact et communiquer efficacement avec Zoom, promouvant ainsi la collaboration et l’innovation. En investissant dans les meilleures applications de groupe, vous vous assurez que votre équipe reste connectée et productive, où qu’elle soit. 

Pour permettre à votre équipe de rester connectée et productive, il est important de rechercher des applications de groupe conviviales, accessibles, sécurisées et fiables.

Interface conviviale et facilité d’utilisation

Recherchez des solutions de communication de groupe conçues dans un souci de simplicité, permettant à des personnes de tous horizons techniques de naviguer facilement entre les différentes applications. Chez Zoom, nous mettons l’accent sur la facilité d’utilisation, ce qui signifie que votre équipe peut passer moins de temps à se débattre avec des fonctions complexes et plus de temps à engager des conversations intéressantes.

Plate-forme accessible et tout-en-un

Un autre élément à prendre en compte est la possibilité d’accéder à toutes les applications de votre groupe de travail à partir d’une seule plateforme. Par exemple, Zoom combine la vidéoconférence, la messagerie, le téléphone, le partage de fichiers et bien d’autres choses encore au sein d’une même plateforme de travail, créant ainsi un environnement cohérent qui améliore la productivité. L’accessibilité de Zoom s’étend également en dehors de votre organisation, ce qui permet aux contacts internes et externes de communiquer facilement à l’aide des mêmes applications. 

Cette approche tout-en-un élimine la nécessité de passer d’une application à l’autre, rationalise les flux de travail et permet aux équipes de se concentrer sur la collaboration pour atteindre des objectifs communs. 

Fonctionnalités de sécurité et protection des données

La sécurité de vos communications est la priorité absolue. Recherchez des applications de groupe qui intègrent des protocoles de chiffrement avancés, des mesures strictes de sécurité et des paramètres de contrôle d’accès pour protéger les informations sensibles. Que vous organisiez une réunion d’équipe régulière ou un nouvel appel d’affaires important, avec Zoom, vos données sont protégées par les normes de sécurité les plus strictes du secteur. Cet engagement en faveur de la sécurité favorise non seulement la confiance au sein de votre équipe, mais rassure également les clients sur le fait que leurs informations sont entre de bonnes mains.

Fiabilité et disponibilité de la plateforme

Lorsque vous dépendez d’applications telles que la vidéoconférence, le téléphone et la messagerie pour tout ce qui concerne les réunions quotidiennes et les appels de clients, tout temps d’arrêt peut avoir des répercussions importantes sur votre activité et nuire à vos relations professionnelles. La fiabilité exceptionnelle de la plateforme Zoom et le temps de disponibilité de 99,999 % du SLA pour le téléphone en font la pierre angulaire de toute communication d’entreprise moderne, aidant les équipes à se connecter de manière transparente chaque fois que cela est nécessaire.

Les produits de communication et de collaboration de Zoom fonctionnent ensemble de manière transparente dans l’application Zoom Workplace, ce qui permet aux équipes de se connecter plus facilement et d’obtenir plus de résultats. Les équipes peuvent travailler depuis n’importe où en se connectant à l’application de bureau et mobile Zoom Workplace ou au portail Web Zoom. De plus, Zoom est une plateforme de travail optimisée par l’IA - Zoom AI Companion* 2.0 identifie les informations importantes dans toutes vos applications Zoom, vous aidant à classer les priorités et à transformer chaque interaction en action pour vous aider à optimiser votre journée.

Zoom Meetings : Solution de vidéoconférence pour des réunions virtuelles de haute qualité en temps réel. 

Zoom Phone : Un système téléphonique VoIP moderne et facile à utiliser pour les organisations de toutes tailles.

Zoom Team Chat : Une application de messagerie instantanée pour discuter avec des individus, des équipes, des canaux et des contacts externes.

Zoom Mail et Calendar : Connectez vos comptes de fournisseurs de messagerie tiers à l’application Zoom Workplace afin de pouvoir utiliser votre service de messagerie et de calendrier existant en même temps que vos autres applications de groupe de travail en un seul endroit.

Zoom Scheduler : Un planificateur de rendez-vous en ligne qui facilite la communication de vos disponibilités et la prise de rendez-vous avec des personnes extérieures à votre entreprise.

Zoom Rooms : Zoom Rooms améliore les réunions en salle de conférence en permettant aux participants présents physiquement et à ceux à distance d’interagir en temps réel. Intégrée à l’application Zoom Workplace, la fonctionnalité Zoom Rooms facilite le lancement d’une réunion et le partage de documents, de tableaux blancs et d’autres contenus Zoom à l’écran.

Applications de productivité : En plus des outils de communication, Zoom offre des solutions qui améliorent la productivité de votre travail en vous faisant gagner du temps, en stimulant votre créativité et en simplifiant vos flux de travail. Ces applications incluent Zoom Docs, Zoom Whiteboards, Zoom Clips, Zoom Surveys et Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace : Explorez des milliers d’applications et d’intégrations Zoom prêtes à l’emploi pour développer la puissance de Zoom Workplace.

Jetez un coup d’œil à ces exemples de réussite et découvrez comment les clients utilisent les applications Zoom Workplace pour aider leurs équipes à communiquer et à travailler tout au long de la journée.

Lake|Flato Architects gagne 100 heures par semaine en adoptant Zoom Workplace

Lake|Flato Architects a mis en place une suite complète de produits Zoom pour soutenir son personnel hybride, chaque solution fonctionnant de manière transparente. Le cabinet a transformé toutes les salles de conférence en salles Zoom dotées d’un double écran - l’un pour le partage de contenu et l’autre dédié à l’affichage des participants à distance, ce qui permet à chacun de se sentir inclus de la manière, quel que soit l’endroit où il se trouve. « Lorsque nous affichons un modèle d’analyse énergétique ou un plan d’étage à l’écran, toutes les personnes présentes dans la salle peuvent le voir, car l’écran se trouve juste devant elles. Mais surtout, les participants à distance sont toujours présents sur le second écran dédié », explique Dan Stine, directeur de la technologie de conception chez Lake|Flato.

L’équipe utilise quotidiennement Zoom Whiteboard pour faire des présentations aux clients et collaborer avec les consultants, en utilisant des fonctionnalités telles que le vote, les notes et les croquis, tout en utilisant également les fonctionnalités AI Companion pour aider à la préparation des présentations. Ils ont intégré Zoom Phone pour une communication rationalisée, qui empêche automatiquement les interruptions d’appel pendant les réunions et fournit des transcriptions utiles des messages vocaux pour un triage rapide. En outre, l’entreprise utilise AI Companion pour augmenter la productivité grâce à des synthèses de réunion automatisées et à la fonctionnalité « Tenez-moi au courant », ce qui permet aux membres de l’équipe de gagner jusqu’à huit heures par semaine sur les tâches associées aux réunions. Lisez l’étude de cas.

TOX PRESSOTECHNIK gagne en productivité au niveau mondial grâce à Zoom

TOX PRESSOTECHNIK, un leader mondial de la fabrication comptant 1 500 employés dans 40 pays, a transformé son système de communication fragmenté en mettant en œuvre Zoom Workplace comme solution unifiée. L’entreprise utilise plusieurs produits Zoom, Zoom Phone étant son principal système de téléphonie basé sur le cloud qui s’intègre de manière transparente à sa plateforme Salesforce, permettant aux employés de passer des appels, de documenter les conversations et de gérer les informations sur les clients, le tout au même endroit. 

En plus de Zoom Phone, ils utilisent Meetings, Team Chat et Whiteboard pour permettre une collaboration en temps réel entre les membres de l’équipe. La plateforme de travail tout-en-un de Zoom a considérablement amélioré la collaboration mondiale, les employés de TOX ayant un accès plus facile à leurs collègues, des temps de coordination plus courts et une planification plus efficace des réunions, en particulier pour les équipes travaillent à l’international. Lisez l’étude de cas.