Astuces productivité : de nouveaux moyens de gagner du temps dans la journée

Le temps, c’est vraiment de l’argent, et c’est pourquoi vous devez l’utiliser à bon escient. Vous n’avez que quelques heures dans la journée pour faire tout ce que vous souhaitez faire, comme avancer votre liste de tâches, vous montrer performant au travail et passer du temps avec vos proches en rentrant.

C’est pourquoi vous devez absolument tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez, ce qui revient à chercher des moyens d’optimiser votre productivité et de limiter les tâches redondantes ou monotones. Cependant, gagner en productivité semble bien compliqué au premier abord, car on peut difficilement refuser un nouveau projet ou confier toutes les tâches ingrates à un collègue. C’est ici que la technologie intervient.

En adoptant des solutions qui vous épargnent des tâches inutiles, vous pouvez simplifier vos processus et organiser au mieux votre journée de travail. Voici quelques astuces productivité pour vous lancer.

Les réunions sont généralement un excellent moyen de collaborer et de faire en sorte que chacun soit informé. Mais lorsqu’elles sont mal gérées, elles peuvent nuire à votre productivité. Si vous avez déjà assisté à une réunion dans le seul but d’en planifier une autre, ou à une réunion portant sur des informations que vous connaissiez déjà, vous savez à quel point certaines réunions peuvent être inefficaces. Mais il peut être facile d’y remédier grâce à un outil d’enquête qui vous permet de collecter des informations en amont et d’établir une base de référence avant la réunion.

Désormais disponible pour tous les clients Zoom, Zoom Surveys permet de sonder et d’enquêter de manière transparente auprès de votre public cible afin de recueillir leurs commentaires et opinions. Avant d’organiser une réunion, lancez une enquête rapide auprès de vos participants afin de recueillir des idées en amont, d’identifier des thèmes et de déterminer les sujets les plus urgents. En modifiant le contenu de votre réunion en fonction des résultats, et non de vos suppositions de départ, vous pouvez vous assurer que tout le monde repartira pleinement informé. Mieux encore, si tout le monde est d’accord à l’avance, il est possible d’annuler complètement la réunion. 

Qu’en est-il des fois où vous avez besoin de retours pour améliorer votre travail ? Nous connaissons tous la valeur des enquêtes, mais si vous passez trop de temps à les créer, à rechercher les e-mails, ou pire, si vous ne recevez pas les retours dont vous avez besoin, un outil d’enquête intégré peut vous aider. 

Intégré à la plateforme Zoom, Zoom Surveys vous permet d’obtenir les retours dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, et crée une expérience engageante et interactive pour les participants. Lancez une enquête à tout moment pour demander l’avis de vos collègues, suggérer des pistes d’amélioration et en savoir plus sur les préférences de vos clients. 

Zoom Surveys est facilement accessible et peut être utilisé seul ou lancé directement depuis Zoom Meetings ou Zoom Webinars. Et bientôt, Zoom Surveys s’intégrera à Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events et Zoom Scheduler.

En tant que créateur d’enquêtes, vous pouvez : 

• créer une bibliothèque d’enquêtes ;
• indiquer que les réponses seront anonymes ; 
• partager des enquêtes par le biais d’un lien hypertexte ;
• ajouter un message supplémentaire ;
• personnaliser l’arrière-plan de votre enquête avec vos logos, couleurs et éléments de personnalisation préférés ;
• définir les questions suivantes en fonction des réponses des personnes interrogées.

Vous prenez des notes depuis le collège. Vous avez besoin de ces notes pour vous souvenir des points importants et pour réfléchir à ce que vous avez appris, comme tous les travailleurs actuels. De nombreuses personnes utilisent aujourd’hui des outils numériques de prise de notes afin de résumer et de répertorier des éléments d’action dans le cadre de projets ou de réunions. Ces outils sont nécessaires à la production d’une documentation détaillée, mais ils vous obligent à jongler entre votre appli de prise de notes et votre solution de réunion, au détriment de votre attention. Lorsque vous raccrochez, vous prenez généralement quelques minutes supplémentaires pour transmettre vos notes aux personnes concernées, puis vous devez encore attendre quelques heures, voire quelques jours, avant de recevoir leurs commentaires. Vous perdez ainsi beaucoup de temps, surtout si votre calendrier est rempli de réunions.

Notre conseil : intégrer l’appli de prise de notes dans votre plateforme de communication existante. En associant les deux, vous aurez tout à portée de main pour rester productif et pour dresser la liste des tâches à effectuer avant, pendant et après les réunions. 

C’est pourquoi nous vous proposons Zoom Notes. Avec Zoom Notes, vous pouvez créer et prendre des notes directement dans l’appli Zoom qui vous permet de :  

• Créer un ordre du jour personnel ou partagé avant la réunion afin que tous les participants puissent se préparer
• Saisir manuellement les idées et les commentaires exprimés pendant une réunion
• Partager les conclusions établies, les mesures à prendre et les décisions prises lors d’une réunion, à des fins de visibilité et d’alignement
• Rédigez une note pendant une réunion sans être distrait par des changements d’applis
• Créer un répertoire central de notes personnelles et partagées

Zoom Notes est disponible pour tous les clients disposant d’un compte Zoom payant, à l’exception de ceux qui ont souscrit une offre groupée Zoom United. 

Quand on cherche à s’épargner des tâches inutiles, pourquoi recourir à un outil de programmation distinct de notre solution de réunion ? Si vous utilisez des applis tierces comme Calendly, vous devez naviguer entre plusieurs applications (messagerie, calendrier et solution de communication vidéo, par exemple) rien que pour fixer un rendez-vous téléphonique, et votre productivité en souffre.

Vous pouvez maintenant profiter de cette fonctionnalité dans vos solutions existantes grâce à Zoom Scheduler. Grâce à notre outil de programmation intégré, vous programmez vos rendez-vous directement dans Zoom et vous évitez ainsi les complications et les pertes de temps.

Avec Zoom Scheduler, vous pouvez :

• Générer une liste de créneaux horaires libres pour toutes les personnes concernées
• Créer un créneau de disponibilité périodique
• Autoriser plusieurs utilisateurs à s’inscrire sur un même créneau
• Automatiser et personnaliser les rappels et les confirmations par e-mail
• Recueillir les informations de votre choix durant le processus d’inscription des participants
• Adapter la page de réservation de rendez-vous à votre marque en personnalisant les couleurs et les logos, entre autres
• Configurer une session permettant à un participant de trouver un créneau avec un membre disponible de l’équipe
• Personnaliser et raccourcir les URL que vous générez

Comme tout le monde, vous connaissez ce sentiment de ne pas trouver l’inspiration ou la motivation au démarrage d’un projet. Vous perdez un temps précieux à chercher un moyen de sortir de votre apathie créative ou du syndrome de la page blanche. 

Autre astuce productivité : trouver un espace favorisant la créativité pour laisser libre cours à l’imagination, faire germer les idées et les conceptualiser visuellement.

Le tableau blanc virtuel peut être la clé pour débrider la créativité et la collaboration. Ce canevas numérique vous permet de développer et de clarifier vos idées de façon graphique, et cela vous aide à dépasser les barrières mentales pour faire avancer le projet en cours. Avec Zoom Whiteboard, vous pouvez regarder les idées prendre vie en collaboration avec votre équipe, avant, pendant et après les réunions.

Parmi les dizaines de fonctionnalités offertes par le tableau blanc pour représenter efficacement vos idées et trouver l’inspiration, en voici quelques-unes qui simplifieront vos sessions de brainstorming :

• Lancer une réunion à partir d’un tableau blanc : vous souhaitez discuter en direct du tableau blanc que vous venez de créer avec votre équipe ? Lancez instantanément une réunion Zoom avec les collaborateurs qui ont participé à sa création pour en parler directement avec eux.
• Mode présentation : captez l’attention du groupe en demandant à vos collaborateurs de suivre votre présentation d’un tableau blanc pendant une réunion. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, ils ne peuvent pas modifier le canevas et restent donc concentrés sur le sujet traité. Ainsi, vous pouvez recueillir les commentaires dont vous avez besoin au moment opportun.
• Minuteur : donnez du rythme à vos réflexions avec cette fonctionnalité qui permet de minuter les activités et d’afficher un compte à rebours. Pour inciter toute l’équipe à participer activement, vous pouvez diffuser des effets sonores à la fin du temps imparti ou le prolonger. 
• Modèles : vous pouvez concevoir et publier des modèles internes de tableau blanc accessibles uniquement à votre entreprise. Ainsi, dès que vous êtes inspiré et qu’une idée géniale vous vient à l’esprit, vous pouvez rapidement lancer un modèle existant et le partager avec vos équipes en un clin d’œil.

Il arrive parfois qu’un appel vidéo soit nécessaire pour expliquer un sujet complexe ou présenter visuellement le fonctionnement de quelque chose. Mais comment faire quand vous ne pouvez pas joindre la personne ni programmer un appel ? 

C’est là que les outils de vidéo asynchrone entrent en jeu. Avec ces solutions, vous pouvez créer rapidement un enregistrement de vous-même et de votre écran, puis l’envoyer aux personnes concernées. Voilà ce que notre offre de vidéo asynchrone Zoom Clips vous permet de faire : enregistrer, modifier et partager de courtes vidéos haute résolution en interne et en externe. Vous pouvez ainsi présenter les informations importantes à vos coéquipiers en un rien de temps, ajouter une touche personnelle à votre collaboration ou simplement partager une information détaillée sur un projet sans avoir à participer à une réunion en direct.

Avec Zoom Clips, vous avez également accès à une bibliothèque de contenu dédiée, où vous pouvez gérer, partager, renommer, télécharger ou supprimer vos clips. Par ailleurs, vous avez la possibilité de partager ce contenu avec d’autres utilisateurs à tout moment, afin qu’ils puissent visionner le clip, laisser des commentaires et réagir à l’aide d’emojis. Cela vous permet de passer le message sans perdre de temps à essayer de contacter les collaborateurs concernés.

Ce sont les petites choses qui font perdre le plus de temps et d’énergie, le temps qu’il faut pour partager des notes avec une équipe, programmer une réunion, recueillir des commentaires ou lancer une session de brainstorming. En éliminant certaines tâches annexes, non seulement vous devenez plus productif, mais aussi vous préparez le terrain pour travailler de façon plus pertinente et stratégique. 

Zoom est une plateforme tout-en-un vous permettant de travailler de façon efficace et pertinente, notamment lorsque vous souhaitez associer des applications de prise de notes ou de programmation à votre plateforme de communication, simplifier les processus grâce à des intégrations ou pour limiter les tâches secondaires avec des fonctionnalités d’IA intuitives. Tous ces avantages sont accessibles par le biais de notre offre Zoom Workplace, laquelle associe la vidéo, le chat, la téléphonie, les réunions, les notes, le tableau blanc, les enquêtes et bien d’autres fonctions dans une même plateforme transparente. Un espace dédié pour vous aider à stimuler la créativité et à simplifier les flux de travail. Simplifiez votre travail au quotidien grâce à nos solutions de productivité qui s’intègrent parfaitement à l’écosystème Zoom.

Pour en savoir plus sur les différentes façons de gagner du temps avec Zoom, regardez notre webinaire à la demande « Boostez votre efficacité : 10 fonctionnalités Zoom qui font gagner du temps. » (en anglais).