Guía: Cómo utilizar el chat de trabajo de forma eficaz

Descubra cómo crear un entorno de trabajo digital de colaboración con Zoom Team Chat, la solución de mensajería directa de Zoom para la comunicación entre todas las aplicaciones de Zoom.

Regístrese gratis
Mujer escribiendo en un escritorio de oficina
En esta guía

Las aplicaciones de chat del lugar de trabajo son herramientas imprescindibles para comunicarse con personas de toda la organización, tanto si están en el cubículo contiguo como en otro país. Las plataformas de mensajería en tiempo real generan un ambiente de colaboración en el que los empleados pueden interactuar de forma individual o en grupo e intercambiar información libremente fuera de las reuniones y llamadas programadas. 

 

Zoom Team Chat, nuestra solución de chat de trabajo para la plataforma de Zoom, combina capacidades centradas en la IA* con una experiencia de usuario familiar e intuitiva y características avanzadas de colaboración para optimizar las comunicaciones diarias y simplificar el trabajo en equipo.

 

En esta guía, analizaremos la configuración adecuada de un espacio de chat de trabajo organizado, las características que se deben buscar en una aplicación de chat, las prácticas recomendadas para comunicarse de forma eficaz con el chat para empresas y cómo Zoom Team Chat admite la mensajería y la comunicación directas en la aplicación Zoom Workplace.

Diseñe un espacio organizado para el chat en el lugar de trabajo

Médico hablando por teléfono

Dado que cada vez más organizaciones adoptan un modelo de trabajo híbrido en el que los empleados trabajan tanto en la oficina como fuera de ella, es más importante que nunca poder conectarse de forma inmediata y fácil con uno o varios miembros del equipo. Para favorecer una colaboración eficaz en equipo, es imprescindible diseñar un espacio exclusivo para el chat en el lugar de trabajo. A continuación, explicamos cómo crear un entorno organizado y productivo en la aplicación de chat de su equipo.

 

Comencemos con una organización y configuración adecuadas: la base de un espacio de chat de trabajo eficaz. Esto incluye el establecimiento de convenciones de denominación claras para los canales que los hagan fáciles de identificar y de buscar. Por ejemplo, utilizar prefijos como «proy-» para los canales de proyectos o «equipo-» para los debates específicos de los equipos. Las estrategias de organización de canales deben seguir una jerarquía lógica, con canales principales para los departamentos más importantes y subcanales para proyectos o iniciativas específicos. Este enfoque estructurado permite mantener la información en los canales correspondientes, y todos pueden encontrar las conversaciones pertinentes con rapidez.

 

Crear canales específicos para los distintos grupos y equipos de la organización contribuye a promover un sentido de comunidad. Un canal de anuncios para toda la empresa sirve como fuente principal de actualizaciones importantes y, dependiendo del tamaño de su organización, puede considerar restringir los permisos de publicación para mantener la claridad. Los canales específicos de los equipos favorecen los debates dentro de los departamentos, mientras que los canales de proyectos facilitan la colaboración en iniciativas específicas. La coordinación de equipos interfuncionales se ve beneficiada por los canales específicos que reúnen a miembros de distintos departamentos. Además, los canales sociales o de «charlas informales» ofrecen un espacio para la conversación distendida y la creación de equipos, lo que ayuda a preservar la cultura de la empresa en los espacios digitales.

 

En cuanto a los mensajes directos, es importante tener en cuenta cuándo es conveniente utilizar conversaciones privadas en lugar de canales públicos. Los mensajes directos son ideales para asuntos que solo conciernen a dos personas. Sin embargo, si la información puede beneficiar a otros o implica decisiones de equipo, puede que desee tener la conversación en el canal específico del equipo.

El chat de trabajo mejora con estas características esenciales de la aplicación

Grupo sentado en el lobby

Cuando se trata de utilizar el chat para los negocios, encontrar una solución que sea fácil de usar es la máxima prioridad. La facilidad de uso garantiza una adopción generalizada y maximiza la productividad en toda la organización. A continuación, se detallan otras características y capacidades que se deben tener en cuenta a la hora de buscar una solución de mensajería instantánea.

  • Una forma de mantener los mensajes organizados

    Los equipos pueden mantener flujos de comunicación claros y acceder fácilmente a información importante gracias a la posibilidad de organizar conversaciones con hilos, notas fijas y marcadores de recursos.

  • Posibilidad de utilizar el chat de trabajo en cualquier lugar

    Disfrute de una mayor flexibilidad con una aplicación optimizada para su uso tanto en equipos de escritorio como en dispositivos móviles. La posibilidad de gestionar fácilmente las notificaciones hace posible una comunicación optimizada independientemente de dónde estén trabajando los miembros del equipo.

  • Simplificación de la ampliación

    Una aplicación de chat para el lugar de trabajo requiere capacidades accesibles de administración de usuarios para añadir nuevos miembros al equipo a medida que la organización crece. Busque características de colaboración externa que permitan a los miembros de equipos internos trabajar con contactos externos a la organización, al tiempo que se mantienen los controles de acceso apropiados.

  • Protección de datos

    Utilizar el chat para los negocios implica que a menudo se comparta información confidencial en los mensajes. Las completas características de configuración de seguridad y cumplimiento, como el cifrado de datos, los controles de acceso y las políticas de retención, contribuyen a garantizar que las comunicaciones confidenciales permanezcan protegidas y cumplan la normativa específica del sector.

  • Compatibilidad con la colaboración en documentos

    La posibilidad de compartir fácilmente distintos tipos de archivos con opciones de vista previa en los mensajes, junto con unos límites de almacenamiento adecuados, optimiza la colaboración en documentos.

  • Capacidades de integración

    El acceso a todas las aplicaciones de comunicación de grupo en una sola plataforma mejora la eficacia. Las capacidades de integración con herramientas populares y opciones personalizadas, junto con las características de las comunicaciones unificadas, crean un flujo de trabajo optimizado al conectar el chat en el lugar de trabajo con otras aplicaciones para empresas.

Prácticas recomendadas para utilizar el chat de trabajo con eficacia

Hombre escribiendo en Team Chat

Aunque la aplicación de chat en el lugar de trabajo ofrece diversas características y capacidades, para poder sacarle el máximo partido es necesario que todos sigan pautas de uso coherente y prácticas recomendadas para mantener los canales claramente designados y organizados. Esto ayuda a garantizar que la aplicación funcione bien para toda la organización y que todos los miembros del equipo puedan utilizarla con eficacia.

  • Asigne a los canales nombres y descripciones claros

    Cuando configure canales de chat de trabajo, asígneles nombres claros y descriptivos que ayuden a los compañeros de equipo a encontrar fácilmente conversaciones e información específica, como grupos sociales, actualizaciones de proyectos o canales de soporte. Defina y comunique con claridad el objetivo de cada canal y los participantes previstos para no perder el foco y mantener el rumbo de las conversaciones.

  • Utilice mensajes de estado para comunicar la disponibilidad

    Además de los indicadores de estado que muestran de forma automática si un contacto está disponible, en una reunión, en un evento del calendario o desconectado, fijar un mensaje de estado permite a los miembros del equipo conocer su disponibilidad y estado de trabajo durante todo el día, por ejemplo, si está enfermo, de vacaciones o de viaje de trabajo. Esto ayuda a gestionar las expectativas de tiempos de respuesta y a reducir las interrupciones cuando se está en modo foco.

  • Sea amable y conciso

    Los chats en el lugar de trabajo están diseñados para lograr una comunicación eficaz e inmediata, por lo que hay que ser claro y conciso en los mensajes para mantener la eficacia. Para mantener las conversaciones organizadas, utilice hilos para los debates, use @menciones para advertir a contactos específicos dentro de un canal y evite las @menciones innecesarias en todos los canales para reducir al mínimo las notificaciones.

  • Mantenga los mensajes ordenados

    El uso de formatos de texto como la negrita, las viñetas y los títulos facilita la lectura y la comprensión de los mensajes. Esto mejora la legibilidad y ayuda a destacar la información importante. Cuando envíe un recurso, como un enlace, un archivo, una imagen o un vídeo, asegúrese de ponerle un título e indicar qué incluye el recurso. De este modo, a los usuarios les resultará más fácil encontrarlo utilizando la función de búsqueda.

  • Sepa cuándo programar una reunión

    Los canales de chat de trabajo permiten evitar reuniones innecesarias y agilizar los proyectos. Son ideales para mantener informados a los compañeros de equipo, hacer preguntas rápidas, intercambiar ideas y transmitir información o recursos pertinentes. Sin embargo, también es importante saber cuándo hay que desconectar las conversaciones y trasladar las más complejas a llamadas telefónicas o reuniones virtuales. 

  • Establezca límites

    Mantenga los límites entre trabajo y vida personal estableciendo un horario claro de conexión y utilizando las características de «no molestar» cuando sea necesario. Esto ayuda a evitar el agotamiento y favorece un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada.

  • Mantenga un espacio de trabajo ordenado

    Mantenga el orden y la eficacia de su espacio de chat con actividades de limpieza periódicas. Archivar los canales antiguos y crear carpetas para organizar los mensajes directos y los canales permite encontrar la información más fácilmente y reduce el desorden digital.

Acceda a más consejos para utilizar Zoom Team Chat, incluido el protocolo de chat para principiantes, más formas de mantener los mensajes organizados, consejos de profesionales para mejorar la productividad personal y formas de ahorrar tiempo en su día a día.

Simplifique el chat de trabajo con Zoom Team Chat

hombre en un sofá con escritorio de equipo portátil

Con Zoom Team Chat, Con Zoom Team Chat, dispondrá de un espacio exclusivo para la mensajería instantánea dentro de la plataforma de trabajo de Zoom centrada en la IA. Team Chat funciona junto con todas las herramientas de comunicación y productividad de Zoom Workplace, como Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs y Zoom Whiteboard. Está diseñado para permitir una mejor colaboración mediante chats de grupo organizados, a la vez que facilita el cambio entre diferentes canales de comunicación en una sola aplicación. Las características incluyen las siguientes:

  • Sistema de gestión de pestañas de gran capacidad de personalización y flexibilidad

    La navegación con la barra lateral de Team Chat ofrece un mayor control de las notificaciones y las insignias a nivel de pestaña, para que no se vea abrumado por las notificaciones ni tenga que desplazarse interminablemente para encontrar un canal. Team Chat también ofrece capacidades más avanzadas de filtrado y clasificación, con la posibilidad excepcional de arrastrar, soltar y fijar pestañas.

  • Transiciones optimizadas de mensajes a reuniones

    Team Chat le permite programar una reunión de Zoom directamente desde un canal, lo que hace que sea fácil reunir a todos los participantes del canal para mantener un debate por vídeo.

  • Team Chat y las reuniones trabajan codo con codo

    Los «chats de reunión continua» de Zoom son chats de grupo específicos para los participantes en reuniones (tanto programadas como ad hoc). Estos le permiten compartir recursos y órdenes del día con todos los participantes antes de una reunión, chatear en tiempo real durante una reunión y continuar las conversaciones después de que finalice la reunión. Los resúmenes de las reuniones generados por AI Companion* se envían directamente al chat de la reunión continua para que todos puedan estar en sintonía. Si un participante invitado se pierde la reunión, puede acceder al chat de la reunión continua para leer el resumen y ponerse al día.

  • Acceso inmediato a todos los canales apropiados

    Los espacios compartidos eliminan el problema de tener que añadir a cada miembro del equipo a cada canal de forma manual. Solo tiene que añadir todos los canales relacionados con su proyecto a un espacio compartido para que los miembros del equipo del espacio compartido tengan acceso automático a esos canales.

  • Claridad con conversaciones más organizadas

    Team Chat admite totalmente conversaciones en hilos en canales, conversaciones individuales y chat durante la reunión, lo que ayuda a usted y a los demás a organizar las conversaciones para poder seguirlas con mayor facilidad.

  • Integraciones para mejorar la eficacia

    Team Chat le permite adaptar las comunicaciones a las necesidades de su organización mediante integraciones que le permiten integrar las aplicaciones empresariales más utilizadas en su experiencia de chat de trabajo. Por ejemplo, además de Zoom Docs, puede utilizar Microsoft Office o Google Workspace con Team Chat, para crear y compartir documentos sin salir de la aplicación Zoom.

  • Capacidades de IA incorporadas

    Zoom AI Companion* le permite agilizar los flujos de trabajo para que pueda hacer más cosas. Comparta resúmenes de reuniones generados por IA y los siguientes pasos en un canal de chat, infórmese de los mensajes de grupo con los resúmenes de AI Companion y pídale a AI Companion que redacte mensajes por usted.

Manténgase conectado gracias a Zoom Workplace

hombre usando teléfono tradicional

La principal fortaleza de Team Chat es que funciona a la perfección con todas las herramientas de colaboración de Zoom: puede iniciar o programar reuniones con los miembros de su equipo directamente desde la aplicación de chat de su lugar de trabajo, desde conferencias de vídeo hasta llamadas telefónicas en la nube. Además, Team Chat le permite comunicarse de forma asíncrona con características como mensajes de voz, grabación de pantalla, mensajes programados, recordatorios y mucho más.

 

Team Chat está incluido en todas las licencias de Zoom, sin costes adicionales ni contratos, incluido el plan gratuito Zoom Workplace Basic. Regístrese gratis.