Guía: Cómo utilizar el chat de trabajo de forma eficaz

Las aplicaciones de chat del lugar de trabajo son imprescindibles para comunicarse con personas de toda la organización, tanto si están en el cubículo contiguo como en otra zona horaria. Las plataformas de mensajería en tiempo real generan un ambiente de colaboración en el que los empleados pueden chatear de forma individual o en grupo e intercambiar información libremente fuera de las reuniones y llamadas programadas. 

La mayoría de las aplicaciones de chat de trabajo son fáciles de usar, lo que facilita el envío de un mensaje a un colega o iniciar un canal de grupo sin mucha experiencia o formación. Pero, cuando profundiza en características adicionales, como las capacidades de IA y las herramientas de organización, el chat de trabajo puede transformar la forma en que se comunica. Proporciona un espacio centralizado y organizado para una colaboración eficaz, donde usted puede realizar búsquedas fácilmente en las conversaciones y archivos para encontrar la información que necesita y mantener a los miembros del equipo informados sobre proyectos grandes y pequeños.

Si es nuevo en el chat comercial, aquí tiene una guía que le ayudará a aprender los entresijos de la organización básica de los chats y de la etiqueta. Exploraremos: 

• Formas de organizar su espacio de chat de trabajo
• Consejos para comunicarse eficazmente utilizando el chat para empresas
• Características esenciales que debe buscar en una aplicación de chat
• Cómo una solución de chat de trabajo como Zoom Team Chat puede ayudar a sus equipos a colaborar mejor

Tanto si su equipo trabaja completamente en remoto como si lo hace de manera híbrida o presencial, hoy en día los empleados a menudo se encuentran colaborando con colegas que no están en la misma ubicación. Un espacio organizado para chatear ayuda a reducir esa distancia y fomenta una colaboración eficaz en equipo. He aquí cómo crear un entorno productivo en su aplicación de chat en equipo.

Establecer convenciones de nomenclatura para canales

Un canal de chat generalmente se refiere a un espacio de chat de grupo en una aplicación de mensajería como Zoom Team Chat, Slack o Microsoft Teams. Se pueden crear canales para reunir a personas en torno a un tema específico de conversación. Por lo tanto, le recomendamos establecer convenciones de nombres claras para los canales, de modo que sean fáciles de identificar y buscar. Por ejemplo, usar prefijos como «proj-» para los canales de proyectos o «equip-» para las conversaciones específicas del equipo ayuda a todos a encontrar lo que necesitan más fácilmente. 

Crear canales específicos para los distintos grupos y equipos de la organización ayuda a fomentar un sentido de comunidad, mientras se mantienen las conversaciones enfocadas y relevantes. 

• Un canal de anuncios para toda la empresa puede servir como fuente principal de actualizaciones importantes y, dependiendo del tamaño de su organización, puede considerar restringir los permisos de publicación para mantener la claridad. 
• Los canales específicos de los equipos favorecen los debates dentro de los departamentos, mientras que los canales de proyectos facilitan la colaboración en iniciativas específicas. 
• La coordinación de equipos interfuncionales se ve beneficiada por los canales específicos que reúnen a miembros de distintos departamentos. 
• Además, los canales sociales o de «charlas informales» ofrecen un espacio para la conversación distendida y la creación de equipos, lo que ayuda a preservar la cultura de la empresa en los espacios digitales. 

Puede diferenciar estos diferentes tipos de canales usando emojis e iconos para que sean más fáciles de encontrar en su lista de chats.

Mantenga a todos al tanto con los espacios compartidos

Los espacios compartidos son una característica de los chats que permite a los equipos mantenerse sincronizados más fácilmente. En Zoom Team Chat, por ejemplo, puede crear un espacio compartido que abarque varios canales de grupo a los que todos los miembros deberían tener acceso. Invitar a una persona a ese espacio compartido la añadirá automáticamente a todos esos canales de grupo. Esto es útil si gestiona un equipo y desea realizar la incorporación de un nuevo empleado añadiéndolo al canal de anuncios de toda la empresa, al canal de todo el departamento y al canal de su equipo a la vez. No todas las aplicaciones de chat tienen esta característica, pero es una manera útil de mantener una lista de canales esenciales para los equipos.

Cree su propio espacio organizado con carpetas y estrellas

Aunque los nombres de los canales y los espacios compartidos ayudan a mantener organizado al grupo más amplio, también puede crear su propia estructura organizativa utilizando funciones como carpetas y elementos destacados con estrellas. Las estrellas a menudo se reservan para sus canales más importantes, aquellos que consulta todos los días o que desea abrir al instante. Puede crear tantas carpetas como desee para organizar sus chats en diferentes categorías: por departamento, por proyecto o por canales sociales. En Zoom Team Chat, puede expandir o contraer la vista de esas carpetas para mantener un espacio más ordenado y centrarse únicamente en los canales que necesita.

Team Chat es parte de Zoom Workplace, lo que significa que usted tiene acceso a todas sus herramientas de comunicación, colaboración y productividad en una sola aplicación. Desde videoconferencia hasta llamadas telefónicas en la nube, puede iniciar o programar reuniones con los miembros de su equipo directamente desde la aplicación de chat de su lugar de trabajo. Además, Team Chat le permite comunicarse de forma asíncrona con características como mensajes de voz, grabación de pantalla, mensajes programados, recordatorios y mucho más.

Team Chat está incluido en todos los planes de Zoom Workplace sin costes adicionales ni contratos requeridos. ¿Está buscando cambiar su aplicación de chat actual? Vea una comparativa de Team Chat con Slack y Microsoft Teams. 

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