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在家辦公新手？這些秘訣能協助您像專家一樣開會

在家辦公新手？這些秘訣能協助您完成軟硬體配置、減少干擾、維持機密性，並像專家一樣開會。

9 閱讀分鐘

更新日期 July 15, 2024

發佈日期 September 25, 2023

在此網路日誌中

01 下載正確的授權和軟體 - Jumplink to 下載正確的授權和軟體
02 讓我們來討論一下軟硬體配置 - Jumplink to 讓我們來討論一下軟硬體配置
03 開始開會和協作！ - Jumplink to 開始開會和協作！
04 其他在家辦公秘訣 - Jumplink to 其他在家辦公秘訣
05 其他資源 - Jumplink to 其他資源
06 開始在家辦公 - Jumplink to 開始在家辦公

Zoom

步驟 1：建立 Zoom 帳戶 - 可免費註冊！雖然有專業版本，不過如果只是需要一個快速的方法來透過視訊開會，免費版本已有您需要的一切功能。不管您選擇哪個版本，只要大約 30 秒的時間就能註冊好 Zoom 帳戶。簡單來說，兩個版本之間的主要差異如下：

Zoom 基本版：此為免費版本，適合 1 對 1 無限視訊通話及群組通話 (若為會議主持人，則有 40 分鐘的時間限制)。還可透過 Zoom Team Chat 獲得無限直接傳訊及團隊傳訊功能。
Zoom 專業版：每月只要 $15.99，就能享有基本版的所有功能，還能在會議上使用經過強化的管理員控制項，並使用雲端錄製功能。歡迎比較計畫與定價來找出最適合您的計畫。

步驟 2：在桌上型電腦和行動裝置上下載 Zoom Meetings 軟體。可點選此處造訪我們的下載中心。進入後，只要登入就能開始下載！

您的筆記型電腦 (Mac 或 PC) 很可能已經內建攝影機和音訊裝置。不過優質的網路攝影機和麥克風，將為您與會議中其他人的體驗帶來相當大的差異。如要在鏡頭前呈現自己最佳的一面，且有餘裕投資購買設備，建議您購買 Logitech Brio 網路攝影機和一組 Airpod (或是 Plantronics Focus UC 或 Logitech Zone 無線耳機)。即使是使用有麥克風功能的有線耳機，也能有相當不錯的效果。歡迎看看以下我做的測試，我快速示範了幾項常見的不同音訊和視訊設備組合： https://youtu.be/X2E4Rww0NQs 擁有良好的照明非常重要。試著利用附近的窗戶照亮臉部，或是購買小型網路攝影機燈。

別忘了注意網際網路部分。一般來說，家用網際網路不如辦公室網路強大穩定。這表示如果家裡所有的人都在串流播放電影及玩遊戲，就可能會有頻寬問題。不過請放心，Zoom 不僅能提供最佳效率，而且在家中、咖啡館和行動網路上都運作良好。此外，如果發生頻寬不足的情形，Zoom 會優先傳送音訊，而不是視訊，確定會議中的人員能聽到您的聲音。軟體、硬體和網際網路都設定好後，請前往 www.zoom.us/test 測試您的音訊和視訊。系統會讓您加入一個簡短的測試會議，協助您設好所有通訊設定。

想要有效率又順暢無礙地使用 Zoom 開會時，我會使用以下幾種秘訣。

利用虛擬背景 (圖片或視訊) 來隱藏雜亂的畫面

上傳好看的背景或視訊可協助您隱藏凌亂的背景畫面，或其他可能造成干擾的視覺元素。如果您是在空閒的臥室工作、狗會四處跟隨，或是偶而在岳父母或公婆家的廚房桌子上工作，此功能特別實用。

按住空格鍵暫時取消靜音

參加大型會議時，我喜歡讓自己保持靜音，這樣萬一我的狗突然叫出聲，或是有人按電鈴，都不會干擾到會議進行。需要簡短發言時，利用按住空格鍵的方式來取消靜音，讓管理音訊變得簡單許多。這項功能也是所有 Zoom Meetings 計畫皆有提供。

畫面分享

使用 Zoom，輕輕鬆鬆就能分享畫面並進行協作。我們的平台也支援讓多位使用者同時分享畫面的功能，非常適合協作性高的團隊，像是工程師團隊。

白板

Zoom 支援透過白板功能進行即時協作！雖然在多數沒有觸控螢幕的裝置上，要使用白板功能可能較為困難。因此可考慮使用 iPad 加入會議，然後在 iPad 上使用分享/白板功能。

整合日曆

我個人是使用 Gmail，所以使用這個工作流程進行說明。如果您使用的是 Office 365 或 Exchange，這裡提供更多日曆整合的說明。

先前往 Zoom 管理員入口網站，然後連線至日曆。(約需 1 分鐘時間)
安裝 Zoom for G-Suite 外掛程式。這樣一來，要在日曆活動中加入 Zoom Meeting 連結，就變得超級簡單。

這裡有一個如何整合日曆 (以 Gmail 為例) 的視訊，全長不到 1 分鐘。

在分享內容上加上註解

如果可以共同加上註解並進行編輯，編輯設計或文件的過程將會輕鬆許多。請務必利用共同註解功能來簡化協作。

利用會議聊天功能來分享檔案與資源

我將會議聊天功能當做一種分享連結或資源的方式，透過此功能分享會議中可能會討論到的連結或資源。舉例來說，團隊成員會分享 Google 文件、URL，或是在不想打斷正在進行的對話時，使用聊天功能快速發表評論。

啟用「美顏」功能稍微修飾自己在視訊中的樣子

這項功能可透過 Zoom 設定啟用，能協助減輕眼袋和輕微皮膚瑕疵的明顯程度，讓您更上鏡頭。

確保會議安全無虞

辦公室的軟硬體配置可能已經設好您的安全性偏好設定，不過您的遠端工作配置可能需要進一步保護。Zoom 提供許多可保護會議安全並保障隱私的絕佳功能。藉助 Zoom，您將能：

鎖定會議並將會議設定為需有密碼才能加入
啟用等候室功能，在準備好讓使用者加入時，才讓使用者進入/開始會議
將會議與會者限制為僅限同一網域中的已驗證使用者
為機密會議內容啟用音訊及視訊浮水印
將畫面分享功能限制為僅分享特定應用程式的內容，而不是分享整個桌面的內容，避免與會者不小心看到不該看到的內容。

在辦公室時，通常會利用泡咖啡、倒水或面對面開會等，將一天的時間分成不同部分。在家裡時，保持相同的習慣相當重要。我們非常建議您就算在家，也保持跟在辦公室工作一樣的習慣，像是早上也一樣刷牙、淋浴、吃早餐等。這樣的習慣可協助您適應變化並保持專注。以下提供一些 Zoom 團隊成員的在家辦公秘訣：

穿好衣服：從頭到腳，任一環節都不遺漏。應穿著平常到辦公室上班會穿的襯衫或外套，而不是打掃車庫時穿的破舊襯衫。
定時休息：就像在辦公室上班一樣，每小時主動休息一下可避免身心疲勞。可以多帶狗出去散步一次 (狗會很開心！)、把髒衣服丟進洗衣機裡，或是陪孩子們在外面玩一下 (孩子們也會很開心！)。
伸展筋骨！每個小時都暫停視訊，稍微伸展一下。可以利用兩個通話之間的時間，去廚房轉一圈，或是使用袋棍球或按摩器按摩背部，避免痠痛。也可以利用虛擬視訊運動背景，在會議中完成幾組訓練動作，讓會議更有樂趣！
告知忙碌與空閒時間：發佈日曆，讓其他人能看到您的日曆，快速瞭解哪些時間已有安排。您可以安排一段時間處理專案、為重要工作設定提醒，甚至是預留時間準備晚餐。需要專心處理專案時，也可將 Zoom Team Chat 狀態切換為忙碌。
減少干擾：關上門能讓自己有點隱私，並與房外稍做隔離，在家工作時更需要這樣。即使只是掛個布簾來隔開工作空間，也可能有所幫助。也可考慮關閉不需要的標籤，並暫停通知，讓自己不會分分秒秒都想查看社交媒體。即便只是在一天中，設定一、兩個 10 分鐘的會議來查看動態，還是能休息一下，並讓自己有可期待的事物。
避免讓自己陷入孤立及孤獨的狀態：許多人都需要與團隊保持聯繫，維持人際交流，因此每天舉行簡短的團隊概況會議和簽到都有所幫助。您甚至可以安排「小組午餐」，透過 Zoom 與同事一起共進午餐。您可以透過即時方式交談，或是停用音訊，私下與小組聊天或與單一對象進行一對一談話，利用任何方式協助自己開啟對話、保持聯繫，獲得所需的人際交流。