Zoom Workplace 操作說明 會議室和工作區 混合式工作 會議與聊天

讓您的組織做好準備,迎接混合式工作模式這項轉變

許多組織紛紛改為採用更有彈性的混合式工作模式,歡迎瞭解貴組織能如何順利地切換為混合式工作模式。
6 閱讀分鐘

更新日期 June 24, 2024

發佈日期 September 25, 2023

Working from the home office

混合式工作模式的好處

混合式工作模式可為組織提供多種優勢,例如:

  • 靈活性更佳混合式工作模式為員工提供更多靈活彈性,讓員工隨處都能工作,無論是在辦公室、在家,或是出差前在機場時,甚至是坐在游泳池畔,都沒問題!
  • 生活與工作更加平衡:讓員工能夠選擇何時或是否要進辦公室,這樣他們就能擁有更多時間可協調個人生活,不僅可減少壓力,而且有更多時間可以照顧自己和家人。
  • 招募人才範圍更廣泛:混合式工作模式讓雇主招募人才的範圍更廣泛,而能將住在所在縣市或國家/地區之外的人選納入考量,並僱用最優秀的人才

不過,如果未妥善實施和管理,混合式工作模式可能會在整個組織中製造種種難題, 例如:

  • 辦公室與遠距員工之間不平等:實際見面的效果可能會比數位聯絡更加強大,因此在舉行虛擬會議時,若未讓遠距員工與辦公室員工有相同的參與機會,遠距員工可能會感到被排除在外。
  • 團隊建設方面的挑戰:在過去,組織都是透過舉行歡樂暢飲時光和運動活動等團隊建設活動來創造團隊的凝聚力。 隨處辦公的員工無法參加這類活動時,可能難以產生凝聚力。
  • 對科技的依賴程度增加:隨著團隊分散四處的情形變多,員工在通訊方面需要更加仰賴科技。若未妥善訓練員工如何使用相關解決方案,可能會造成極大的阻礙,而無法有效通訊。

混合式工作模式在全球扮演的角色

隨著組織重新思考營運方式與員工偏好,混合式工作模式顯然將會長期存在。 頂尖分析師最近的調查顯示,雇主正在意識到混合式工作模式的價值:

  • 最近的 McKinsey 報告顯示,多數高階主管發現,相較於疫情爆發之前,組織的生產力、客戶滿意度、員工投入度和多元與包容程度都有所提升
  • McKinsey 也證實,在未來,10 個組織中有 9 個將會結合運用遠距與現場工作模式
  • 在 2020 年的 Gartner ReimagineHR 客戶調查中,有 90% 的人資領導者表示他們完全信任員工在家工作,而且有 75% 認為員工在家辦公的效率與在辦公室相當

而員工似乎也同意採用混合式工作模式這項轉變:

  • 在最近由 SurveyMonkey 與 Zoom 聯合進行的一項調查中,過去一年在家辦公的受訪者,約有三分之二的人 (65%) 表示混合式工作環境是他們理想的工作模式
  • 根據 2020 年的 Gartner ReimagineHR 客戶調查,全球知識工作者中有 25% 會選擇家中做為主要工作地點,而 2022 年時,有 45% 的知識工作者每週會在家辦公兩到三天
  • SurveyMonkey 表示有 61% 的遠距工作者偏好以虛擬的方式參加大型團體會議,而有 69% 的遠距工作者偏好以親自見面的方式與新客戶會面

雖然研究顯示大部分的組織和員工都支持混合式工作模式,但在接受調查的組織中,有 68% 沒有轉換為混合式工作模式的計畫。 我們將在下文中提供一些混合式工作模式的最佳做法,藉此為您與貴組織提供指引,讓您與貴組織能為新工作模式做好準備,歡迎繼續閱讀。

混合式工作模式最佳做法

組織與員工必須密切合作,創造有效的混合式工作環境。 以下為想要實施混合式工作模式的組織提供一些最佳做法:

  • 與團隊隨時保持聯繫:與分散四處的團隊合作時,需持續進行溝通與協作,因此,請務必使用有效的解決方案 (例如工作用傳訊應用程式或企業電話解決方案),確保您可以毫不費力地與同事聯絡。 舉辦虛體團隊建設活動有助於維繫團隊成員之間的關係,即使成員從未實際見過面也沒問題!
  • 建立內容齊全的資源庫:提供齊全的資源,協助分散四處的團隊扮演自己的角色、維護裝置與帳戶安全,並訓練團隊使用辦公技術與解決方案。 建立具有預先錄製之訓練教材及課程的資源庫,可為員工提供獲致成功所需的資訊與教材。
  • 確定各辦公解決方案之間具有一致性:若所使用的應用程式與程式組合中,每一個項目皆迴然不同,互不相通,混合式工作團隊將難以知道不同情形應使用哪個解決方案,導致使用者體驗不順暢,而且管理上可能相當困難且所費不貲。 若採用整合通訊解決方案,員工就能在同一平台上使用電話、聊天、網路研討會和視訊會議等通訊功能,進而享受流暢的使用體驗。
  • 建立全組織性通訊基礎架構:緊急情況或傳達公司最新消息時,能夠同時聯絡到混合式工作團隊和利害關係人相當重要。 只要使用可擴大規模支援大型活動與會議的有效視訊通訊解決方案,就能輕鬆舉辦全體員工大會、市民大會式會議,並以更加個人化且直接的方式與組織全體進行通訊。
  • 提供可讓所有員工具備相同能力的解決方案:員工有一部分在辦公室,一部分遠距辦公時,應為員工提供所需的解決方案,讓他們無論身在何處,都能創造企業級的通訊體驗。 提供解決方案讓團隊可透過數位方式進行協作、創造無干擾的環境,並讓遠距工作者與辦公室工作者具有相同的能力,即可協助確保團隊無論選擇在何處工作,都能發揮生產力並獲致成功。

利用 Zoom 打造有效的混合式工作團隊

為了能夠成功地支援混合式工作團隊,您的組織需要提供解決方案,在辦公室和遠距員工之間創造平等。 Zoom 平台具備貴組織需要的所有解決方案,讓您能確保遠距工作者與辦公室工作者具有相同的能力,並獲得相同的機會,這些解決方案包含聊天、電話、會議、會議室及網路研討會等。

以下是 Zoom 平台可為您帶來的各項好處:

流暢的通訊生態系統

Zoom 將您的企業通訊集合到單一平台上,創造出一個員工可流暢切換通訊方式的生態系統,這些通訊方式包含電話視訊聊天等。此外,員工還可傳送檔案、分享內容和安排會議,而且全都只要透過 Zoom 就能進行,不必使用不同的應用程式或平台。

動態會議室

Zoom 的會議室解決方案 Zoom Rooms 可讓組織打造符合特定需求的動態會議室,從小型的微型會議空間,到大型的「全體員工大會」式會議室,全都沒問題。 Zoom Rooms 也具備多種尖端功能,例如無線畫面分享、免觸控控制功能、使用白板即時註解等等。

在辦公室與隨處工作的員工之間創造平等

Zoom 提供畫面分享和即時註解等功能,讓您可以即時進行協作,而且 Zoom 還能透過虛擬背景將任何位置變成辦公室,並流暢地在不同通訊方式之間切換,有助於在辦公室和遠距工作者之間創造平等。 無論身在何處,員工都能使用相同的功能。

與其他辦公解決方案原生整合

Zoom 平台能與許多頂尖辦公解決方案輕鬆整合,包含 Slack、Office 365、G Suite, Salesforce 等,讓您的員工可簡化工作流程,而且工作時能將在應用程式之間來回切換的次數降到最低。

創建未來

深入瞭解貴組織能如何轉換至混合式工作模式、提供更靈活彈性且精簡的工作流程,並流暢地進行通訊,從而自信地創建未來

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