Hur en AI-antecknare hjälper dig att spara tid och hålla fokus

Om du någonsin har fått i uppgift att anteckna under ett möte vet du hur svårt det kan vara. Du försöker skriva ner exakt vad varje person säger, men om du tappar uppmärksamheten för ett ögonblick kan du missa en viktig detalj. Det är svårare att delta i diskussionen fullt ut om du är upptagen med att lyssna och anteckna. Efter mötet måste du sedan korrekturläsa anteckningarna, identifiera viktiga nästa steg och skicka din sammanfattning till resten av teamet. Alla dessa uppgifter gör att du inte är så produktiv som du kan vara och kan leda till att samarbetet stannar upp. Men det finns hjälp att få – en AI-antecknare är verktyget du behöver.

Många vänder sig till AI-mötesappar och AI-verktyg för att automatisera anteckningar och sammanfatta mötesinformation. Det är som att ha en AI-assistent vid din sida under möten, som antecknar och håller reda på diskussionsämnen så att du kan fokusera på vad som sägs. För att inte tala om hur mycket enklare det är att skicka uppföljningsmeddelanden efter mötet när man har en mötessammanfattning med alla viktiga punkter att tillgå.

Se hur du kan dra nytta av ett anteckningsverktyg med AI - och varför det kan bli din nya bästa vän på möten.

Generativa AI-modeller är kanske mest kända för att generera meddelanden baserat på en uppmaning, men de är också bra på att sammanfatta information. De använder NLP (Natural Language Processing) för att sammanfatta längre meddelanden till korta sammanfattningar som innehåller viktiga punkter i texten.

En AI-antecknare skriver av samtalet under ett möte och använder avskriften som textinmatning för att skapa en mötessammanfattning av vad som diskuterades på mötet. Många anteckningsappar identifierar också viktiga punkter och kommande åtgärder utifrån samtalets kontext. 

Många AI-anteckningsappar kräver en fullständig inspelning av ett möte för att generera en mötessammanfattning. Om du inte vill att mötet ska spelas in kan du leta efter ett verktyg där det inte krävs – till exempel kan Zoom AI Companion generera en mötessammanfattning utan att spela in mötet.

Att anteckna under möten och dela anteckningar och åtgärdspunkter med kollegor efteråt kan ta en hel del tid i anspråk på jobbet. Enligt en undersökning utförd av Morning Consult* uppgav nästan 75 % av teamledarna att de utför dessa uppgifter minst ett par gånger i veckan, och 48 % av de tillfrågade ledarna uppgav att de ägnar mer tid än de vill åt att anteckna.

Med hjälp av en AI-antecknare kan du spara tid, men det finns även andra fördelar. Här är några av fördelarna med att använda en AI-app för anteckningar:

Du behöver inte hålla på med flera saker under mötet

När du antecknar är du fokuserad på uppgiften istället för på hur du kan bidra till diskussionen. Låt AI-antecknaren göra jobbet, så att du kan delta fullt ut i mötet.

Ingen mer missad information 

Har du någonsin varit tvungen att lämna ett möte en kort stund och på så vis missat någonting viktigt? En AI-antecknare behöver inte ta pauser, så du kan vara säker på att dina mötessammanfattningar täcker allt. Med vissa verktyg kan du dessutom ställa frågor till anteckningsappen om mötet i realtid. Du behöver inte avbryta samtalet och be någon att upprepa vad som har sagts.

Effektivare användning av tid

Det tar tid att korrekturläsa dina anteckningar och organisera dem efter varje samtal innan du kan dela dem med andra. AI-drivna mötessammanfattningar är redo att granskas och delas så snart de har genererats, så du kan få ut insikterna till ditt team snabbare. Med vissa verktyg kan du automatisera processen genom att skicka sammanfattningen direkt till deltagarna i ett uppföljningsmejl eller en chatt så snart mötet är över.

Ta igen missade möten

Även om du har ett fullspäckat schema och är dubbelbokad behöver du inte oroa dig. Istället för att be kollegorna om en uppdatering (och förlita dig på deras anteckningar, som kan vara ofullständiga) kan du ta igen det du missat med hjälp av en AI-genererad mötessammanfattning.

Förbättra avkastningen på investerat kapital

Att delta i möten och göra anteckningar kan innebära många timmars förlorad produktivitet per vecka. En AI-antecknare kan hjälpa dig att spara tid och rensa upp i schemat så att du kan koncentrera dig på mer betydelsefulla uppgifter. Med en ROI-kalkylator kan du kvantifiera de potentiella kostnadsbesparingarna med att implementera en AI-anteckningsapp baserat på antalet medarbetare och sparade timmar under en vecka.

Den goda nyheten är att du kanske redan har tillgång till de AI-drivna anteckningsfunktioner som du behöver för att få automatiska anteckningar levererade till din inkorg efter varje Zoom-möte. Om du har en berättigad betald Zoom-plan har du redan tillgång till AI Companion (om du inte har en berättigad plan kan du uppgradera idag). Du kan behöva be din Zoom-administratör att aktivera vissa funktioner. Med tillägget Custom AI Companion kan du ta med dig AI Companion till möten från tredje part, till exempel Microsoft Teams och Google Meet. Stöd för Cisco Webex kommer snart.

AI Companion använder en mötesavskrift för att skapa en detaljerad sammanfattning av ditt möte, så att du inte behöver spela in mötet om du inte vill. Verktyget organiserar mötessammanfattningen efter ämne, så att du enkelt kan se vad som diskuterades och vem som sa vad. Avgörande är att den också identifierar eventuella nästa steg eller åtgärdspunkter utifrån mötets innehåll. Och om du bara vill ha ett kort stycke om vad mötet handlade om kan du kolla in snabbsammanfattningen högst upp för en förkortad version av sammanfattningen. 

När du använder AI Companion får du fördefinierade mallar för dina mötessammanfattningar. Med tillägget Kundanpassad AI Companion kan du till och med anpassa dina mötessammanfattningar med skräddarsydda, användbara mallar som är målmedvetet utformade för att återspegla mötets tonläge, upplägg och fokus.