Hur en AI-antecknare hjälper dig att spara tid och hålla fokus

Om du någonsin har fått i uppgift att anteckna under ett möte vet du hur svårt det kan vara. Du försöker skriva ner exakt vad varje person säger, men om du tappar uppmärksamheten för ett ögonblick kan du missa en viktig detalj. Det är svårare att delta i diskussionen fullt ut om du är upptagen med att lyssna och anteckna. Efter mötet måste du sedan korrekturläsa anteckningarna, identifiera viktiga nästa steg och skicka din sammanfattning till resten av teamet. Alla dessa uppgifter gör att du inte är så produktiv som du kan vara och kan leda till att samarbetet stannar upp. Men det finns hjälp att få – en AI-antecknare är verktyget du behöver.

Många vänder sig till AI-mötesappar och -verktyg för att automatisera anteckningar och sammanfatta mötesinformation. Det är som att ha en AI-assistent vid din sida under möten, som gör anteckningar och håller reda på diskussionsämnen så att du kan fokusera på samtalet. Dessutom blir det mycket enklare att skriva uppföljningsmejlet om du har en sammanfattning av mötet med viktiga punkter att hänvisa till.

Se hur du kan dra nytta av ett anteckningsverktyg med AI - och varför det kan bli din nya bästa vän på möten.

Generativa AI-modeller är kanske mest kända för att generera meddelanden baserat på en uppmaning, men de är också bra på att sammanfatta information. De använder NLP (Natural Language Processing) för att sammanfatta längre meddelanden till korta sammanfattningar som innehåller viktiga punkter i texten.

En AI-notetaker transkriberar en möteskonversation och använder transkriberingen som textinmatning för att generera en mötessammanfattning av vad som diskuterades. Många appar för anteckningar identifierar också viktiga punkter och åtgärder baserat på samtalets sammanhang. 

Vissa AI-antecknare, som Fathom, Fellow och Otter.ai, är fristående appar. Dessa tredjepartslösningar ansluter till ditt videomöte som en separat AI-deltagare för att generera en utskrift för mötessammanfattningen. Andra, som Zoom AI Companion, är en inbyggd funktion i mötesplattformen, vilket gör den enkel att använda och dela.

Många appar för AI-anteckningar kräver en fullständig mötesinspelning för att generera en sammanfattning av mötet. Om du inte vill att mötet ska spelas in kan du leta efter ett verktyg som inte kräver det - Zoom AI Companion kan till exempel skapa en sammanfattning av mötet utan inspelning.

Att föra anteckningar under möten och dela anteckningar och åtgärder med kollegor kan ta en hel del tid i anspråk på jobbet. Enligt en undersökning genomförd av Morning Consult* uppgav nästan 75 % av teamledarna att de utför dessa uppgifter minst ett par gånger i veckan, och 48 % av de tillfrågade ledarna uppgav att de tillbringar mer tid än de önskar med att föra anteckningar.

Med hjälp av en AI-antecknare kan du spara tid, men det finns även andra fördelar. Här är några av fördelarna med att använda en AI-app för anteckningar:

Du behöver inte hålla på med flera saker under mötet

När du antecknar är du fokuserad på uppgiften istället för på hur du kan bidra till diskussionen. Låt AI-antecknaren göra jobbet, så att du kan delta fullt ut i mötet.

Ingen mer missad information 

Har du någonsin varit tvungen att gå ifrån ett möte för en sekund, bara för att missa en viktig detalj? En AI-antecknare behöver inte ta pauser, så du kan vara säker på att dina mötesanteckningar kommer att vara fullständiga. Dessutom kan du med vissa verktyg ställa frågor om mötet i realtid till din anteckningsapp, så att du inte behöver säga "Kan du upprepa det där?"

Effektivare användning av tid

Det tar tid att städa upp bland anteckningarna och organisera dem efter varje samtal innan du kan dela dem med andra. AI-drivna mötesanteckningar är redo att delas så snart de har skapats, så att du kan ge ditt team insikter snabbare. Vissa verktyg automatiserar den processen genom att skicka sammanfattningen direkt till deltagarna i ett uppföljningsmejl eller en chatt så snart mötet är över.

Ta igen missade möten

Även om du har ett fullspäckat schema och är dubbelbokad behöver du inte oroa dig. Istället för att be kollegorna om en uppdatering (och förlita dig på deras anteckningar, som kan vara ofullständiga) kan du ta igen det du missat med hjälp av en AI-genererad mötessammanfattning.

Förbättra avkastningen på investerat kapital

Att delta i möten och föra anteckningar kan innebära timmar av förlorad produktivitet per vecka. En anteckningsapp med AI kan hjälpa dig att spara tid och frigöra tid så att du kan koncentrera dig på viktigare uppgifter med större genomslagskraft. En ROI-kalkylator kan hjälpa dig att kvantifiera de potentiella kostnadsbesparingarna för att implementera en AI-app för anteckningar baserat på antalet anställda och timmar som sparas in per vecka.

Den goda nyheten är att du kanske redan har de AI-drivna anteckningsfunktioner som du behöver för att få automatiska anteckningar levererade till din inkorg efter varje Zoom-möte. Om du har en Zoom-plan som berättigar till betalning har du redan tillgång till AI Companion (om du inte har en berättigad plan kan du uppgradera idag).

AI Companion använder ett mötesprotokoll för att skapa en detaljerad sammanfattning av ditt möte, så att du inte behöver spela in mötet om du inte vill. Den organiserar din mötesöversikt efter ämne så att du kan läsa om vad som diskuterades och vem som sa vad. Avgörande är att den också identifierar eventuella nästa steg eller åtgärdsobjekt baserat på innehållet i mötet. Och om du bara vill ha ett kort stycke om vad mötet handlade om kan du kolla in snabbsammanfattningen högst upp för en förkortad version.