Zoom AI Companion 2.0: руководство для начальников ИТ-отделов

Все больше организаций воспринимают ИИ не как дополнение, а как основополагающую технологию для сотрудников. Как руководитель ИТ-отдела, вы находитесь в авангарде цифрового преобразования. Перед вами стоит задача предоставить правильную технологию, чтобы помочь сотрудникам эффективно вести коллективную работу и общаться. 

При таком большом количестве доступных решений ИИ оценка и тестирование разных инструментов на основе различных факторов, включая стоимость, качество, интеграции, безопасность и конфиденциальность, может стать чрезмерной нагрузкой для вашей команды. На поиск надежного и эффективного решения требуется время. Однако при слишком медленном продвижении возможны свои трудности. Если нетерпеливым сотрудникам не будут предоставлены утвержденные инструменты ИИ, они могут начать использовать для работы непроверенные приложения. В таком случае вы не будете знать, как обрабатываются данные компании и используются ли они для обучения сторонних моделей ИИ. И они не смогут раскрыть весь потенциал роста продуктивности, который может обеспечить ИИ.

Возможно, вы также пытаетесь определить, как одновременно внедрить ИИ в существующие рабочие процессы, подключить пользователей и донести ценность ИИ, побуждая сотрудников его использовать. 

Откройте для себя Zoom AI Companion 2.0 — интеллектуальный помощник на базе ИИ. Это компонент платформы Zoom Workplace, которой вы доверяете, с возможностями для коллективной работы, которые знакомы и полюбились вашим сотрудникам. Он позволяет легко создавать сводки конференций и цепочек чатов, составлять сообщения в Team Chat и сообщения электронной почты, проводить мозговые штурмы и упорядочивать идеи на доске или в документе Zoom. А поскольку решение включено без доплат для пользователей соответствующих платных планов Zoom*, вам не придется переживать о том, как вписать новый инструмент в бюджет.

Активно рассматриваете использование AI Companion? Или же вы в поисках инструкций по эффективному внедрению решения? Вся необходимая информация приведена ниже. Если вы еще не знакомы с помощником AI Companion 2.0, узнайте, чем он может быть полезен для вашей команды.

Тщательная оценка любого приложения необходима для обеспечения безопасности данных компании и снижения потенциальных рисков. Устойчивая культура заботы Zoom, в которой приоритет отдается безопасности и конфиденциальности продуктов, — ключевой фактор нашего стремления к ответственному использованию ИИ. Если ваша организация уже использует Zoom, вы, скорее всего, уже знаете о том, что мы в первую очередь уделяем внимание безопасности, конфиденциальности и соблюдению нормативно-правовых требований во всех решениях на нашей платформе Zoom Workplace.

Самое главное, что Zoom не использует аудио, видео, чат, демонстрацию экрана, вложения или другие формы коммуникации клиента, такие как содержимое клиента (например, результаты опросов, доски и реакции) для обучения моделей искусственного интеллекта компании Zoom или наших сторонних поставщиков.

Если вы не знакомы с методами обеспечения безопасности и конфиденциальности Zoom, прочтите наш информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion. В нем представлен подробный обзор функций наших продуктов, описание подхода к ответственному использованию ИИ, а также ответы на множество вопросов, которые могут возникать при оценивании наших решений на базе ИИ. 

Можно также получить следующую информацию:

• как мы используем и защищаем ваши данные;
• сведения о потоке данных и их передаче третьим сторонам (при необходимости);
• сведения о сохранении и хранении данных в разрезе каждой функции AI Companion;
• сведения о нашем процессе разработки функций генеративного ИИ.

Для этого загрузите информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion.

Администраторы могут включать и отключать функции для всей своей учетной записи со страницы настроек учетной записи на портале администратора. Вы сами решаете, предоставлять ли доступ к некоторым или всем этим функциям всем сотрудникам либо только определенным группам (требуется версия 6.2.5 или более поздняя). 

Вам не придется выбирать по принципу «все или ничего»: предположим, вам нужно, чтобы сотрудники могли создавать сводки конференций с помощью AI Companion, но при этом вы хотите подождать с внедрением некоторых функций для сотрудников, таких как составление сообщений электронной почты или сообщений в коллективном чате, пока не выполните дополнительное тестирование. Можно легко предоставить или запретить доступ в настройках учетной записи.

На вкладке AI Companion вы найдете переключатели, позволяющие включать и отключать каждую доступную функцию на уровне учетной записи.

Кроме того, AI Companion предоставляет вам возможность более детально управлять доступом сотрудников к функциям на уровне учетной записи, группы и пользователя. 

Рассмотрим в качестве примера возможность создавать сводку конференции (это также применимо к другим функциям AI Companion).

• Если включить функцию сводки конференции на уровне учетной записи, организаторы конференций в вашей учетной записи (в частности, сотрудники в вашей организации с соответствующей лицензией Zoom) смогут инициировать создание сводок своих конференций с помощью ИИ.
• Владельцы учетных записей могут создавать группы и управлять доступом к возможностям AI Companion на уровне группы. Благодаря этому определенные пользователи смогут иметь доступ к сводкам конференций, когда они проводят конференции, а доступ других пользователей будет запрещен. Возможно, вы захотите сделать это в рамках пилотной группы (информацию об этом см. ниже) или же по другим причинам, например для соблюдения нормативно-правовых требований. 
• Организаторы по своему усмотрению могут включать и отключать функцию сводки конференции на уровне пользователя. Другими словами, организаторы могут самостоятельно решать, нужно ли AI Companion генерировать сводку конференции для их конференций. Кроме того, они могут определить, будет ли включено решение AI Companion для каждой конференции.

Для ограничения настроек на уровне учетной записи и группы, чтобы пользователи не могли их изменять, нажмите значок блокировки. Например, можно сделать так, чтобы все сводки конференций отправлялись только организатору конференций.

Настраиваемые параметры расширяют возможности управления администратора

После того как вы включите функцию, появится еще больше параметров для управления доступом к данным, которые выводит AI Companion, и их передачей. Например, при включении функции сводок конференций можно определить, нужно ли предоставлять эти сводки конференций только организатору, организатору и внутренним посетителям или же всем приглашенным на конференцию, в том числе тем, кто не является сотрудником вашей компании.

Сотрудники могут выбирать, когда использовать AI Companion 2.0

На уровне пользователя сотрудники могут выбирать, как использовать AI Companion на конференциях, которые они организовывают. Они могут включить автоматическое создание сводки конференции с помощью AI Companion для каждой конференции, которую они организовывают, или же создавать сводку вручную. Организаторы также могут определить, разрешить ли посетителям задавать вопросы AI Companion о конференциях, которые они организовывают. Организаторы могут включать и отключать эти функции во время конференции.

Во время конференции все посетители будут получать уведомления о включении функций AI Companion. Когда функции AI Companion активны в ходе конференции, в правом верхнем углу окна конференции отображается белый значок AI Companion. Пример приведен на изображении выше.

Прежде чем развернуть AI Companion на уровне всей организации, возможно, вы захотите провести пилотное тестирование среди выбранной группы сотрудников. Таким образом сначала можно попробовать возможности и собрать обратную связь и выводы от небольшой команды пользователей. С нашими детализированными элементами управления для AI Companion это проще простого. 

1. В разделе «Управление пользователями» своей учетной записи создайте новую группу для тестировщиков. 
2. Создайте отдельную новую группу для тех, кто не тестирует решение.
3. В настройках учетной записи откройте вкладку AI Companion. 
• Здесь можно выбрать, какие возможности AI Companion нужно включить (на уровне учетной записи, то есть для всех пользователей в вашей учетной записи). На следующем этапе вы ограничите доступ более широкому кругу участников организации и разрешите доступ для группы тестирования.
4. В разделе «Управление пользователями» выберите группу тестирования, затем перейдите на вкладку AI Companion и включите функции, к которым группе тестирования нужно предоставить доступ. 
5. Выберите группу, которая не выполняет тестирование (в ней находятся все остальные пользователи вашей организации). 
• Откройте вкладку AI Companion, затем отключите все функции для группы, которая не выполняет тестирование. 
• Нажмите значок блокировки, чтобы пользователи в этой группе не могли это изменить. 

При желании можно назначить отдельных администраторов для группы тестирования. У них не будет полного доступа к учетной записи администратора, однако они смогут добавлять участников в эту группу тестирования и управлять ею. Это идеальный вариант, если вы хотите делегировать управление пилотным тестированием какому-либо лицу, даже если этот человек не является администратором учетной записи.

Коммуникация сотрудников играет решающую роль при развертывании любой технологии. В конце концов, если сотрудники не проинформированы о доступных возможностях, не уверены в том, как это может им помочь, и решение неудобно в использовании, вероятно, его внедрение не будет иметь успеха. 

Ниже приведены некоторые способы, как AI Companion может помогать вам работать эффективнее.

• Во время конференций он может записывать обратную связь и обсуждаемые вопросы, позволяет задавать вопросы в ходе конференции по рассмотренным темам или даже вопросы для поиска в интернете.
• Вернувшись в офис после отсутствия, можно попросить помощник создать сводку по непрочитанным сообщениям чата или цепочке сообщений электронной почты либо составить список задач на основе беседы в канале чата.
• Вместо того чтобы смотреть на пустую страницу, попросите AI Companion создать черновик, сводку по загруженному документу или изменить тон уже написанного черновика.

Если вам необходима помощь с представлением AI Companion сотрудникам своей организации, перейдите в центр адаптации к работе с AI Companion. Здесь вы найдете руководства пользователя, шаблоны, рекомендации, демонстрационные видео и другие материалы.

Далее приведен шаблон сообщения электронной почты для представления AI Companion вашей команде. Перед отправкой обязательно отредактируйте его, чтобы в нем описывались выбранные функции AI Companion или продукты Zoom, на которые у вас есть лицензия.

–

Ув. [сотрудники]!

Рады объявить о том, что AI Companion, помощник Zoom на базе генеративного ИИ, теперь доступен для использования в Zoom.

В AI Companion есть ряд функций, которые упрощают выполнение задач в течение рабочего дня и помогают повысить продуктивность и улучшить коллективную работу. Далее изложены доступные возможности.

• Создание сводок конференций Zoom Meetings, которые помогают получить представление о том, что происходило на конференции и какие задачи поставлены, даже не записывая конференцию. Эта функция также позволяет создать сводку по длинным цепочкам чата Team Chat, что помогает сэкономить время благодаря краткому изложению беседы.
• Создание повестки дня для предстоящей конференции. Можно просить AI Companion составить повестку дня для следующей конференции на основе прошлых конференций или цепочек чата.
• Создание сводок по загруженным документам. На боковой панели AI Companion можно загружать файлы PDF, Microsoft Office и документы Google и просить AI Companion составить по ним сводку с важной информацией.
• Ответы на вопросы о конференции в режиме реального времени, например «Упоминали ли меня?» или «Каковы дальнейшие действия?».
• Составление сообщений в Team Chat и сообщений электронной почты в Zoom Mail соответствующих длины и стиля. Для этого нужно лишь ввести запрос.
• Упрощение просмотра записей за счет разделения их на умное оглавление по теме, выделения важной информации и определения поставленных задач.
• Генерирование идей в Zoom Docs и Zoom Whiteboard на основании запроса, позволяющее проще начинать сеансы мозговых штурмов или составлять черновики содержимого.

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Я могу решать, использовать ли мне AI Companion?

Вы можете управлять тем, какие возможности AI Companion вы хотите использовать на конференциях, которые организовываете. Эти возможности можно включать и отключать в любой момент. Кроме того, при необходимости можно выбирать, использовать ли их на своих конференциях. Можно также выбрать, когда включать или отключать AI Companion во время конференции. Если во время конференции решение AI Companion активно, в верхнем правом углу окна отображается значок алмаза. При присоединении к конференции, на которой используются возможности AI Companion, вы получите уведомление с заявлением об ограничении ответственности. 

Будут ли использоваться мои беседы на конференциях для обучения моделей ИИ?

Zoom не использует содержимое клиента в виде аудио, видео, чата, демонстрации экрана, вложений или других форм взаимодействия (например, результатов опросов, досок и реакций) для обучения моделей искусственного интеллекта Zoom или ее сторонних поставщиков.

С чего начать?

Во время использования Zoom найдите значок алмаза AI Companion — на панели инструментов Meetings, в Team Chat, Mail или Zoom Whiteboard. 

• Для того чтобы получить дополнительные сведения и узнать, как максимально эффективно использовать AI Companion в течение рабочего дня, см. руководство Zoom по началу работы. 
• Чтобы отключить некоторые возможности AI Companion, перейдите в настройки профиля Zoom и откройте вкладку AI Companion. 
• Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы о начале работы см. на странице поддержки Zoom: Использование Zoom AI Companion.

Если у вас есть вопросы или опасения, свяжитесь с нами по адресу: [COMPANY] [DEPARTMENT].

___

Советы по успешному внедрению

После представления решения AI Companion следуйте приведенным далее советам, чтобы улучшить внедрение и объяснить сотрудникам, как эффективно использовать решение.

• Настройте сеансы обучения и время работы виртуального офиса в Zoom Meetings, чтобы сотрудники могли включить AI Companion и найти ответы на возникающие у них вопросы.
• Создайте канал Zoom Team Chat, специально выделенный для AI Companion, чтобы сотрудники могли задавать вопросы или делиться собственными советами и рекомендациями друг с другом.
• Создайте комитет продвинутых или активных пользователей AI Companion, который будет помогать сотрудникам, тестировать новые возможности или проводить собственные сеансы обучения в зависимости от уровня вовлеченности.

Ресурсы для сотрудников

Обучение и вовлечение сотрудников происходит по-разному, и у нас доступно множество ресурсов по поводу AI Companion, которыми можно с ними поделиться.

• Статьи службы поддержки об AI Companion 
• Центр адаптации к работе с AI Companion
• Курсы Центра обучения Zoom
• Публикации блога об AI Companion
• Вебинар на тему AI Companion по запросу

Готовы начать работу с AI Companion? Далее приведено несколько важных ссылок.

• Информацию о последних функциях и возможностях см. на странице AI Companion.
• Загрузите наш информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion.
• Пройдите курс «Zoom AI Companion для администраторов» в Центре обучения Zoom.
• Чтобы включить AI Companion, посетите портал администратора организации.
• Узнайте больше о мнениях других руководителей и сотрудников об ИИ в нашем отчете «ИИ на рабочем месте».

Примечание редактора: эта запись блога была отредактирована 5 ноября 2024 года: в нее была добавлена наиболее актуальная информация о Zoom AI Companion.