O trabalho em equipe distribuído geograficamente não é fácil. Conheça nossas dicas para a colaboração global em equipe

As equipes dispersas geograficamente geralmente precisam se esforçar mais para colaborar de forma eficaz, e muitas tarefas que ajudam a manter os colegas de trabalho atualizados podem prejudicar a verdadeira colaboração. Tarefas como enviar anotações sobre reuniões, itens de ação ou atualizar um colaborador sobre o status de um projeto podem prejudicar a capacidade de uma pessoa de se conectar com outras e de focar em um trabalho importante. De fato, com base em nosso relatório A IA no local de trabalho, 73% dos líderes e 55% dos funcionários passam pelo menos algumas vezes por semana compartilhando anotações e itens de ação com colegas, e 71% dos líderes e 51% dos funcionários fornecem atualizações de status sobre projetos várias vezes durante a semana. É muito trabalho ocupando o tempo, o que pode atrapalhar a colaboração da equipe.

Na Zoom, não estamos imunes a esses desafios. Como uma empresa global, tivemos que ser estratégicos sobre como abordamos a colaboração em equipe. Nós nos apoiamos em nossas próprias ferramentas para ajudar, e nossas experiências nos permitiram até mesmo pensar e projetar novos recursos e soluções para ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência. Veja como fazemos isso.

Com integrantes da equipe em diferentes continentes, a colaboração é um desafio logístico. Muitas vezes não tem como todos participarem de uma chamada ao vivo sem que alguém tenha que acessar no meio da noite. 

A plataforma Zoom é a cola que une as equipes, permitindo a colaboração contínua, independentemente de fusos horários e idiomas. O ponto central da plataforma é o Zoom Team Chat que oferece uma maneira de os funcionários se comunicarem de forma assíncrona ou em tempo real, individualmente ou em grupos. 

"Estou no horário da Costa Leste [nos EUA] e a maioria dos meus colegas está na Costa Oeste, mas também trabalho com pessoas na Europa e na Ásia", afirma Darin, Chefe de aplicativos de produtividade. "Temos essa colaboração verdadeiramente global em andamento."

Como gerente, Darin tenta ter cuidado ao enviar chats para seus colegas fora do horário de trabalho. "Algumas pessoas não se importam de receber mensagens após o expediente, mas outras têm esse limite. O Team Chat nos permite trabalhar das duas maneiras. Posso agendar um chat para que o destinatário o receba pela manhã, no horário dele", ensina. 

O Team Chat ajuda Darin a ficar por dentro de muitos tipos diferentes de fluxos de trabalho, seja ele um participante ativo ou apenas alguém que precisa estar ciente dos detalhes. Mesmo quando essas conversas estão acontecendo em outro idioma, Darin usa o recurso de tradução integrado ao Team Chat do Zoom para traduzir as mensagens. E quando a colaboração se estende por vários produtos, desde reuniões até o chat, por exemplo, o chat contínuo da reunião ajuda a manter a discussão em um só lugar para que ele possa continuar a conversa mesmo após o término da reunião.

Para economizar tempo, Darin usa o Zoom AI Companion, nosso assistente de IA generativa com recursos multiplataforma, para resumir longas conversas de chat. Isso o ajuda a manter o controle das atividades da equipe sem se prender aos detalhes.

"Há muita comunicação que fazemos pelo chat. Em alguns casos, preciso me aprofundar no assunto, mas outros coisas são informativos. Quando acesso um canal de chat com 30 ou 40 mensagens não lidas, posso ter um resumo, entender a essência da mensagem e seguir em frente", explica Darin. "Essa economia de tempo é inestimável."

Os Zoomies contam com o Zoom Team Chat como um centro de comunicação, discussão e tomada de decisões. Mas quando os integrantes da equipe precisam compartilhar o protótipo do produto ou apontar um bug, palavras e imagens estáticas geralmente não são suficientes. 

"Antes, era preciso fazer capturas de tela, escrever descrições e colá-las no chat ou em um documento. Era possível descobrir o que estava acontecendo, mas isso consumia muito mais tempo", afirma Darin. 

Esse processo mudou com a apresentação do Zoom Clips, uma ferramenta de vídeo assíncrona integrada à plataforma Zoom. 

"Com o Clips, podemos colaborar de forma assíncrona por vídeo. Acho que é a melhor ferramenta para uma demonstração", opina Matthieu, que é Gerente de produto. Estando na França, ele pode trabalhar com equipes de engenharia de todo o mundo para ajustar recursos específicos do produto.

"A equipe de engenharia trabalhará em um recurso e gravará uma pequena demonstração. Quando eu ficar on-line, posso conferir para ver se o recurso atende aos requisitos e ao projeto", explica Matthieu. "Posso fazer um comentário em um ponto específico do clipe se vir algo que não se encaixa em um requisito e iniciar uma discussão a partir daí."

Do outro lado desse ciclo de feedback está Kendall, Gerente de projeto de produtos, e sua equipe. "Como projetista, às vezes recebo um requisito por meio de um link do Clips. Isso me dá contexto, como se eu tivesse acabado de ter uma reunião com o Gerente de produto", explica Kendall. "Se eu tiver um rascunho de projeto pronto à tarde, posso dedicar alguns minutos para preparar um clipe e apresentar minhas ideias e, na manhã seguinte, terei comentários no meu clipe ou no Team Chat. Se tudo funcionar bem, eles dão ok no clipe."

A reações em forma de emoji não são os únicos recursos avançados do Zoom Clips. Para ajudar a melhorar a qualidade do vídeo, Kendall e Matthieu podem retocar a aparência, usar a supressão de ruído ou até mesmo um avatar. Após um clipe ser compartilhado, é possível ver quantas pessoas o visualizaram e responder a perguntas e comentários que foram deixados em pontos específicos do clipe.

Darin vê essa solução para o vai-e-vem das mensagens de chat como um enorme retorno sobre o investimento para sua equipe. "Temos uma comunicação clara em um intervalo de tempo muito curto", afirma.

Matthieu acha que, mesmo quando as diferenças de horário não são um problema, há situações em que ele prefere gravar um clipe do que fazer uma reunião. "Em reuniões, as demonstrações podem ser menos eficazes. As pessoas precisam se preparar e podem se sentir pressionadas a responder perguntas ao vivo", explica. "Com o Clips, você pode simplesmente começar a gravar. O tempo gasto em uma demonstração diminuiu significativamente."

Do ponto de vista do espectador, Matthieu prefere ter o controle de assistir a uma demonstração quando for mais conveniente, em vez de assistir ao vivo durante uma reunião. "Acho que minha atenção é maior. Posso voltar ao início ou a um ponto específico, se necessário."

A comunicação assíncrona dá a Laura, uma projetista de conteúdo sediada do Reino Unido, tempo para digerir as informações apresentadas e organizar suas ideias. "Pessoalmente, quando recebo um clipe, é maravilhoso ter um pouco de tempo para pensar sobre minha resposta", avalia. "O Clips torna a comunicação um pouco mais fácil para mim."

Os fusos horários não são o único desafio que nossas equipes globais precisam superar. As barreiras linguísticas também podem impedir que as equipes se comuniquem com clareza. As ferramentas de colaboração em equipe precisam ser capazes de suportar a comunicação em diferentes idiomas. 

Fornecer uma pauta antes da reunião geralmente é uma boa prática, mas também ajuda as pessoas que não falam o idioma principal da reunião a se prepararem com antecedência. Darin diz que mantém o controle dos itens da agenda no Zoom Notes, que podem ser compartilhados no chat e acessados na aba da reunião.

Os colegas de trabalho de Laura na engenharia e no projeto de produtos, principalmente os que falam um idioma diferente do inglês, compartilham suas agendas de reunião no Team Chat, onde ela pode traduzir as mensagens para o inglês com apenas alguns cliques. Durante a reunião, ela ativa as legendas traduzidas em tempo real para acompanhar a conversa. "Posso participar e ouvir confortavelmente sem que o idioma seja uma grande barreira", comemora.

Recentemente, incluímos ainda mais capacidade ao Zoom AI Companion e suporte para até 36 idiomas (em teste) para recursos durante reuniões para ajudar as equipes globais a se comunicarem melhor. Quando ativado, o AI Companion pode detectar automaticamente quando um idioma suportado está sendo falado em uma reunião e gerar um resumo da reunião nesse idioma. O AI Companion também pode fornecer respostas a perguntas em idiomas suportados, mesmo quando esse idioma não estiver sendo falado na reunião. Isso significa que um participante da reunião, como Laura, pode fazer uma pergunta ao AI Companion em inglês e receber uma resposta em inglês, mesmo que a conversa esteja acontecendo em um idioma diferente.

Se você quiser ajudar as equipes distribuídas geograficamente a se comunicarem melhor superando fusos horários e barreiras linguísticas, aqui estão três coisas a serem consideradas: 

1. Um hub central ajuda as equipes a permanecerem conectadas. Quando as equipes sabem onde buscar informações, elas podem colaborar melhor. Com uma plataforma para comunicação e colaboração em equipe que inclui o Meetings, o Team Chat, o Clips e o Workvivo para comunicações mais amplas da empresa, os funcionários podem ficar por dentro de seus projetos multifuncionais e receber atualizações organizacionais sem sair do Zoom. "O Workvivo é agora o melhor lugar para encontrarmos notícias atualizadas da empresa", revela Matthieu.
2. Nem tudo precisa ser "ao vivo". A comunicação assíncrona pelo Team Chat e pelo Clips pode ser tão eficaz quanto uma reunião ao vivo em determinadas situações, ou uma ótima maneira de iniciar uma conversa. Como disse Laura, "os clipes não substituem as reuniões, mas são mais um acompanhamento para manter o ritmo". E, mesmo que você não possa participar de uma reunião, os resumos de reuniões gerados por IA podem ajudá-lo a se atualizar.
3. Soluções integradas economizam tempo. Quando suas equipes não precisam alternar entre ferramentas de tradução de terceiros, elas se comunicam com os colegas de forma mais rápida e eficiente. "O recurso de tradução do Team Chat é útil para a minha equipe. É muito fácil verificar novamente o significado de uma mensagem quando temos dúvidas", avalia Kendall.

Se você tem o Zoom Workplace, pode começar a usar o Zoom Clips e o Team Chat hoje mesmo! Confira nosso guia para o usuário do Zoom Clips e o guia do Zoom Team Chat. 

Está procurando mais maneiras de melhorar a produtividade entre suas equipes globais? Confira nosso webinar sob demanda, "Liberando a produtividade: 10 dicas para melhorar sua experiência no Zoom".