Praca z domu jest dla ciebie nowością? Oto kilka wskazówek, jak profesjonalnie prowadzić spotkania

Krok 1: Utwórz konto Zoom — rejestracja jest darmowa! Jest wersja dla profesjonalistów, ale jeśli potrzebujesz szybkiego rozwiązania, aby spotkać się na wideo, darmowa wersja zapewnia wszystkie potrzebne ci możliwości i funkcje. Tak czy inaczej, założenie konta Zoom zajmuje około 30 sekund. Oto główne różnice w skrócie:

• Plan podstawowy Zoom: to wersja darmowa. Doskonała do nieograniczonych, indywidualnych rozmów wideo i rozmów grupowych (40-minutowy limit czasu, jeśli jesteś prowadzącym spotkanie). Zoom Team Chat daje Ci również nieograniczone możliwości przesyłania wiadomości bezpośrednich i grupowych.
• Zoom dla profesjonalistów: za 15.99 $ miesięcznie otrzymujesz to co w wersji podstawowej plus dodatkową kontrolę administratora w czasie spotkania, a także nagrywanie w chmurze. Porównaj plany i cennik, aby wybrać optymalne rozwiązanie. 

Krok 2: Pobierz oprogramowanie Zoom Meetings na komputer i telefon komórkowy. Nasze centrum pobierania można znaleźć tutaj. Następnie zaloguj się i gotowe!

Twój laptop (Mac lub PC) prawdopodobnie ma wbudowaną kamerę i rejestrację głosu, ale wysokiej jakości kamera internetowa i dobry mikrofon znacznie poprawia wrażenia zarówno twoje, jak i innych uczestników spotkania.  Aby dobrze wyglądać w kamerze, polecam zakup kamery internetowej Logitech Brio i słuchawek Airpods (lub Plantronics Focus UC lub Logitech Zone) jeśli możesz zainwestować. Nawet przewodowe słuchawki z mikrofonem mogą sporo pomóc. Zobacz mój test. Zobacz moją wersję demonstracyjną popularnych konfiguracji głosu i wideo: https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Dobre oświetlenie też jest kluczowe. Postaraj się wykorzystać naturalne światło lub zaopatrz się w niewielką lampkę do kamery internetowej.  I pamiętaj o internecie. Zwykle domowy internet jest mniej wydajny, niż sieć biurowa. Czyli, jeśli wszyscy w Twojej rodzinie przesyłają strumieniowo filmy i grają w gry, mogą pojawić się problemy z przepustowością. Miej jednak pewność, że Zoom jest zoptymalizowany pod kątem wydajności i doskonale sprawdza się w domu, w kawiarniach i w sieci komórkowej. A w przypadku ograniczonego pasma, Zoom nada priorytet głosowi nad wideo, aby Cię słyszano.   Po skonfigurowaniu oprogramowania, ustawień i internetu, przejdź na stronę www.zoom.us/test, aby przetestować głos i wideo. Dołączysz do spotkania szybkiego testu, gdzie uporządkujesz ustawienia komunikacyjne.

Oto kilka moich pomysłów, które sprawią, że Twoje spotkania będą produktywne i bezproblemowe dzięki Zoom. 

Wirtualne tła (obraz lub wideo), aby ukryć chaos

Załadowanie ładnego tła lub wideo pomoże Ci ukryć bałagan w tle i inne wizualne rozpraszacze, szczególnie, gdy pracujesz z sypialni, masz ciekawskiego psa lub zdarza Ci się pracować przy kuchennym stole teściów.

Przytrzymanie spacji na klawiaturze, aby tymczasowo wyłączyć wyciszenie

Lubię pozostawać na wyciszeniu podczas dużych spotkań, na wypadek gdyby mój pies zaszczekał lub ktoś zadzwonił do drzwi. Przytrzymanie spacji, aby wyłączyć wyciszenie i szybko skomentować, sprawia, że zarządzanie głosem jest o wiele prostsze. Ta funkcja też znajduje się we wszystkich planach Zoom Meetings. 

Udostępnianie ekranu

Udostępnianie ekranu i współpraca są łatwe z Zoom. Nasza platforma obsługuje również wiele osób udostępniających swoje ekrany w tym samym czasie. Jest to świetne rozwiązanie dla zespołów o wysokim stopniu współpracy, takich jak inżynierowie.

Tablica

Zoom umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym dzięki funkcji tablicy. Chociaż pisanie na tablicy może być trudne w przypadku większości urządzeń bez ekranu dotykowego, warto rozważyć dołączenie do spotkania z iPadem i udostępnianie/pisanie na tablicy na iPadzie. 

Zintegruj kalendarz

Używam Gmaila, więc omówię ten konkretny cykl pracy, ale możesz dowiedzieć się więcej na temat integracji kalendarza tutaj, jeśli używasz Office 365 lub Exchange.

1. Wejdź do portalu administratora Zoom i połącz swój kalendarz (zajmie to około 1 minuty).
2. Zainstaluj wtyczkę G-Suite, aby łatwo dodawać linki do Spotkań Zoom do wydarzeń w kalendarzu.

Tutaj jest <1-minutowe wideo, jak zintegrować kalendarz (wersja demonstracyjna Gmail).

Notatki na udostępnionych treściach

Wprowadzanie zmian w projekcie lub dokumencie jest o wiele łatwiejsze, gdy można wspólnie dodawać adnotacje i wprowadzać zmiany. Upewnij się, że korzystasz z możliwości wspólnego dodawania adnotacji, aby uprościć współpracę. 

Wykorzystuj czat podczas spotkania, aby udostępniać pliki i zasoby

Używam czatu podczas spotkania, aby udostępniać linki lub zasoby omawiane podczas spotkania. Na przykład, członkowie zespołu będą udostępniać dokumenty Google, adresy URL lub komentarze (aby nie zakłócać toczących się rozmów). 

Włącz opcję "Popraw mój wygląd", aby subtelnie poprawić wygląd wideo

Tę funkcję można włączyć w ustawieniach Zoom. Pozwala zredukować worki pod oczami i niewielkie przebarwienia skóry, nadając jej bardziej gładki wygląd.

Zabezpiecz spotkanie

Twoja konfiguracja w biurze może być zgodna z preferencjami bezpieczeństwa, ale przy konfiguracja pracy zdalnej możesz potrzebować pomocy. Zoom ma masę funkcji zapewniających bezpieczeństwo spotkania oraz prywatność. Z Zoom możesz:

• Zablokować spotkanie i zezwolić na dołączenie po podaniu hasła
• Włączyć Poczekalnię i przyjmować/uruchamiać użytkowników tylko wtedy, gdy jesteś gotowy/a, aby dołączyli.
• Ograniczyć uczestników spotkania tylko do uwierzytelnionych użytkowników z tą samą domeną
• Włączyć znak wodny głosu i wideo jeśli treść spotkania jest poufna
• Ograniczyć udostępnianie ekranu do treści z konkretnej aplikacji, a nie całego pulpitu, dzięki czemu uczestnicy nie będą mogli przypadkowo spojrzeć na coś, na co nie powinni.

• Ubierz się: ubierz się od stóp do głów. Włóż ubranie, które normalnie zakładasz do biura, a nie starą koszulkę, w której sprzątasz garaż.
• Rób regularne przerwy: tak jak w biurze, aktywnie rób przerwy co godzinę, aby uniknąć wypalenia. Weź psa na dodatkowy spacer (pies się ucieszy!), załaduj pranie lub spędź 15 minut na dworze z dziećmi (one też będą wdzięczne!).
• Porozciągaj się! Zatrzymaj wideo i porozciągaj się trochę co godzinę. Pomiędzy rozmowami zrób okrążenie po kuchni, pobaw się piłką tenisową lub użyj masażera pleców, aby pozbyć się napięcia. Albo wprowadź trochę zabawy i użyj wirtualnego wideo tła treningowego i zrób swoje powtórzenia podczas spotkania!
• Komunikuj swoją dostępność: opublikuj swój kalendarz, aby wszyscy mogli go zobaczyć i zrozumieć twoje zaangażowanie. Możesz zablokować czas na pracę nad projektami, ustawić przypomnienia o ważnych zadaniach, a nawet zarezerwować czas na kolację. Możesz też przełączyć swój status Zoom Team Chat na zajęty, gdy chcesz skupić się na projekcie.
• Eliminuj rozpraszacze: zamknij drzwi, aby zapewnić sobie trochę prywatności i separacji, zwłaszcza w domu. Nawet powieszenie zasłony oddzielającej przestrzeń może pomóc. Dobrze jest też zamknąć karty i wstrzymać powiadomienia, aby nie kusiło cię ciągłe sprawdzanie mediów społecznościowych. Nawet ustawienie 10-minutowego spotkania lub dwóch w ciągu dnia, aby sprawdzić swoje media społecznościowe, może zapewnić odpoczynek i coś, na co warto czekać.
• Lecz unikaj izolacji i samotności: wiele osób potrzebuje osobistego kontaktu ze swoim zespołem, dlatego warto organizować codzienne spotkania zespołu i spotkania kontrolne. Możesz nawet zorganizować przez Zoom "grupowy lunch" z współpracownikami. Rozmawiaj na żywo lub wyłącz głos i czatuj z grupą lub prywatnie 1 na 1, zależnie od tego jakiego kontaktu i rozmowy potrzebujesz.

Jest wiele świetnych zasobów dotyczących najlepszych praktyk pracy z domu i prowadzenia cyfrowych działań. Oto kilka:

• Webinar na żądanie: Najlepsze praktyki pracy z domu z Zoom
• 10 SPRAWDZONYCH porad, jak skutecznie stworzyć tymczasowe biuro domowe
• Najlepsze praktyki prowadzenia wydarzeń cyfrowych
• Rozwiązywanie wyzwań związanych z miejscem pracy przyszłości dzięki kulturze zorientowanej na wideo
• Przyjmowanie i zabezpieczanie pracowników zdalnych: Bezpieczeństwo cybernetyczne w czasach COVID-19
• Wskazówki dotyczące produktywnego nowego rytmu pracy

Pamiętaj — każdy w Twoim zespole najprawdopodobniej jest w podobnej sytuacji, co Ty. Szczekający pies lub dzwonek do drzwi podczas spotkania to nie koniec świata. Postaraj się jak najlepiej przygotować swój obszar pracy, dostosuj się do nowej rutyny i warunków pracy a drobiazgi pomiń. Idzie ci świetnie!! Zacznij korzystać z Zoom już dziś dzięki darmowej licencji podstawowej lub porozmawiaj ze specjalistą ds. produktów Zoom, aby dowiedzieć się, jak możesz wprowadzić Zoom do swojej organizacji.