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Vous commencez le télétravail ? Voici quelques astuces pour animer vos réunions comme un pro

Vous commencez le télétravail ? Voici quelques astuces pour vous aider à vous installer, limiter les distractions, garantir la confidentialité et animer vos réunions comme un pro.

9 min. de lecture

Mis à jour le April 22, 2024

Publié le September 25, 2023

Dans ce blog

01 Obtenir la bonne licence et télécharger le logiciel adéquat - Jumplink to Obtenir la bonne licence et télécharger le logiciel adéquat
02 Passons à votre installation - Jumplink to Passons à votre installation
03 Commencez à organiser des réunions et à travailler ensemble ! - Jumplink to Commencez à organiser des réunions et à travailler ensemble !
04 Autres astuces de télétravail - Jumplink to Autres astuces de télétravail
05 Ressources additionnelles - Jumplink to Ressources additionnelles
06 Commencez à télétravailler - Jumplink to Commencez à télétravailler

Zoom

Étape 1 : Créez un compte Zoom - l'inscription est gratuite ! Une version Pro est disponible, mais si vous avez besoin d'une solution rapide pour organiser des réunions en vidéo, la version gratuite vous offre toutes les capacités et fonctionnalités dont vous avez besoin. Quelle que soit le forfait, l'inscription à Zoom prend environ 30 secondes. En résumé, les différences sont les suivantes :

Zoom Basique : il s'agit de la version gratuite. Elle vous permet de profiter d'entretiens individuels et de réunions de groupe en vidéo illimités (limite de durée de 40 minutes si vous êtes l'hôte de la réunion). Vous profitez aussi de capacités de messagerie directe et par équipe illimitées avec Zoom Team Chat.
Zoom Pro : pour 14,99 $/mois, vous obtenez toutes les fonctionnalités du forfait Basique, plus des contrôles administrateur améliorés pour vos réunions, notamment l'enregistrement sur le cloud. Comparez les forfaits et les tarifs pour trouver la solution qui vous convient le mieux.

Étape 2 : téléchargez le logiciel Zoom Meetings sur votre ordinateur et votre mobile. Vous pouvez trouver notre centre de téléchargement ici. Connectez-vous, et vous êtes prêt(e) à commencer !

Votre ordinateur portable (Mac ou PC) est certainement équipé d'une caméra et d'un haut-parleur intégrés, mais la qualité de votre webcam et de votre microphone fera toute la différence lors d'une réunion, pour vous comme pour les autres. Pour présenter votre meilleur profil à la caméra, je vous conseille de faire l'acquisition d'une webcam Logitech Brio et d'écouteurs Airpods (ou d'un casque sans fil Plantronics Focus UC ou Logitech Zone) si vous pouvez vous le permettre. Une simple paire d'écouteurs possédant un micro vous seront très utiles. Penchez-vous sur le test que j'ai réalisé. Vous pouvez voir une brève démonstration de mes pistes audio et vidéo en fonction de différents paramétrages : https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Un bon éclairage est essentiel. Essayez de faire en sorte que votre visage soit éclairé par une fenêtre ou par une petite lampe sur votre webcam.

Et n'oubliez pas votre connexion à Internet. Généralement, votre Internet à domicile n'est pas aussi robuste que le réseau de votre bureau. Si tous les membres de votre famille regardent des films et jouent en ligne, vous rencontrerez peut-être des problèmes de bande passante. Ne vous inquiétez pas, Zoom est optimisé pour être efficace et est réputé pour son utilisation à domicile, dans des cafés et sur votre réseau mobile. En cas de bande passante insuffisante, Zoom donnera la priorité à votre audio plutôt qu'à votre vidéo afin de s'assurer que vous soyez entendu(e). Une fois que vous avez installé votre logiciel, avez fini de faire vos réglages et avez votre Internet en main, allez sur www.zoom.us/test pour tester votre audio et votre vidéo. Vous participerez à une réunion test rapide pour vous aider à définir vos paramètres de communication.

Je vous donne quelques conseils pour que vos réunions soient productives et impeccables avec Zoom.

Les arrière-plans virtuels (image ou vidéo) pour cacher le bazar

Charger un arrière-plan ou une vidéo sympathique vous aidera à dissimuler le bazar et les autres distractions visuelles, en particulier si vous travaillez dans votre chambre, si votre chien vous suit partout ou si vous vous installez parfois dans la salle à manger de vos beaux-parents.

Presser la barre d'espace de mon clavier me permet de rétablir mon son temporairement

Quand je participe à de grandes réunions, je préfère couper mon son. On ne sait jamais si mon chien aboie ou si quelqu'un sonne à ma porte ! Pour rétablir mon son et faire un commentaire rapide, il me suffit d'appuyer sur la barre d'espace, ce qui simplifie grandement la gestion de mon audio. Là encore, cette option est incluse à tous les forfaits Zoom Meetings.

Le partage d’écran

Avec Zoom, il est très facile de partager votre écran et de collaborer. Notre plateforme permet également à plusieurs personnes de partager leurs écrans en même temps. Cette fonction est idéale pour les équipes très collaboratives, comme les ingénieurs.

Tableau blanc

Zoom encourage la collaboration en temps réel grâce à la fonction du tableau blanc ! Le tableau blanc peut être difficile à utiliser sur les appareils sans écran tactile, mais, dans ce cas, participez à la réunion depuis un iPad et servez-vous du partage/tableau blanc sur celui-ci.

Intégrer votre calendrier

J'utilise Gmail, je vais donc vous parler de cette solution, mais vous pouvez trouver d'autres informations sur l'intégration aux calendriers ici si vous avez recours à Office 365 ou Exchange.

Allez sur votre portail administrateur Zoom et connectez votre calendrier. (Cela prend environ 1 minute)
Installez le module d'extension Zoom pour G-Suite pour qu'il soit super simple d'ajouter des liens Zoom Meetings à vos évènements.

Regardez cette courte vidéo de moins d'une minute pour découvrir comment intégrer votre calendrier (démo Gmail).

Annoter le contenu partagé

La création et la modification de documents est encore plus facile lorsque vous pouvez annoter et apporter des changements conjointement. Veillez à profiter des fonctions de co-annotation pour vous simplifier la collaboration.

Profitez du chat durant la réunion pour partager des fichiers et des ressources

Durant les réunions, j'utilise le chat pour partager des liens ou des ressources qui peuvent être abordés pendant les conversations. Par exemple, les membres de l'équipe partageront des documents Google, des URL ou de simples commentaires (pour ne pas perturber les conversations en cours).

Activez la fonction « Retoucher mon apparence » pour profiter d'une légère amélioration vidéo

Cette fonction peut être activée via vos paramètres Zoom. Elle vous aidera à atténuer vos cernes et à lisser votre peau, pour une apparence plus soignée.

Sécurisez votre expérience des réunions

Votre bureau est peut-être parfaitement adapté à vos préférences de sécurité, mais votre installation à la maison a besoin d'un coup de pouce. Zoom possède un grand nombre de fonctionnalités performantes pour protéger vos réunions et assurer votre confidentialité. Avec Zoom, vous pouvez :

Verrouiller votre réunion et exiger un code d'accès pour y participer
Activer la fonctionnalité de salle d'attente et accueillez/refusez les utilisateurs qui se présentent
Limiter les participants à la réunion aux utilisateurs authentifiés ayant le même domaine
Activer un filigrane sur l'audio et la vidéo si le contenu de votre vidéo est sensible
Limiter le partage d'écran au contenu d'une application spécifique, plutôt qu'à votre bureau entier, afin que les participants ne puissent pas apercevoir quelque chose qu'ils ne devraient pas voir.

Les rencontres à la machine à café, la fontaine à eau ou les réunions en personne rythment généralement vos journées au bureau, et il est important de conserver des habitudes similaires chez vous. Notre principal conseil est de maintenir votre routine, comme vous le feriez au bureau. Faire tout ce que vous faites le matin - vous laver les dents, prendre votre douche, petit-déjeuner, etc. - vous aidera à faire face au changement et à rester concentré(e). Voici quelques astuces de télétravail provenant de la communauté Zoom :

S'habiller : habillez-vous des pieds à la tête. Mettez une chemise ou la tenue que vous porteriez normalement sur votre lieu de travail, et non pas le vieux t-shirt que vous utilisez pour nettoyer votre garage.
Faire des pauses régulières : comme lorsque vous êtes au bureau, faites des pauses toutes les heures pour éviter le surmenage. Faites une promenade supplémentaire avec votre chien (il adorera ça !), lancez une lessive ou passez 15 minutes dehors avec vos enfants (ils seront ravis aussi !).
Faire de l'exercice ! Arrêtez votre vidéo et détendez-vous les jambes toutes les heures. Faites un tour de votre cuisine entre chaque appel ou utilisez une balle ou un massage pour faire disparaître les tensions. Ou amusez-vous et utilisez des exercices virtuels et faites votre sport pendant une réunion !
Donner vos disponibilités : publiez votre calendrier, afin que vos collègues puissent le voir et comprendre rapidement si vous êtes disponible. Vous pouvez vous réserver du temps pour travailler sur des projets, programmer des rappels pour des tâches importantes et même garder du temps pour préparer le repas. Vous pouvez aussi faire passer votre statut Zoom Team Chat sur occupé quand vous êtes concentré(e) sur un projet.
Supprimer les distractions : fermez la porte pour protéger votre espace privé et vous assurer une séparation, en particulier à domicile. Accrocher un simple rideau peut vous aider. Fermez les onglets inutiles et mettez vos notifications en pause pour ne pas être tenté(e) de regarder constamment vos réseaux sociaux. Programmer une ou deux réunions de 10 minutes pendant votre journée pour vous occuper spécifiquement de vos flux peut vous offrir une pause et une perspective excitante.
Éviter l'isolement et la solitude : un grand nombre de personnes ont besoin de contacts avec leur équipe, il peut donc être utile de prévoir des réunions et points réguliers tous les jours. Vous pouvez même programmer des « déjeuners d'équipe » avec vos collègues sur Zoom. Discutez en direct ou désactivez l'audio et entretenez-vous avec le groupe ou avec quelqu'un en particulier, en fonction des conversations et des relations dont vous avez besoin.

Il existe un grand nombre de ressources pour vous aider à télétravailler et à proposer des expériences numériques. En voici quelques-unes :

N'oubliez pas, toute votre équipe se trouve dans le même bâteau. Si votre chien aboie ou qu'une sonnette retentit lorsque vous êtes en réunion, ce n'est pas la fin du monde. Faites de votre mieux pour préparer votre espace de travail, habituez-vous à votre nouvelle routine et à votre nouvel environnement et ne vous préoccupez pas trop des détails. Vous vous débrouillez très bien ! Démarrez votre expérience Zoom dès aujourd'hui avec une licence Basique gratuite, ou adressez-vous à un spécialiste des produits Zoom pour comprendre comment bien utiliser Zoom au sein de votre organisation.