Spotkanie i czat Samouczki i porady Zoom Workplace Praca zdalna

Praca z domu to dla ciebie nowość? Oto kilka wskazówek, jak profesjonalnie prowadzić spotkania

Praca z domu to dla ciebie nowość? Oto kilka wskazówek, które pomogą przygotować się do spotkania, ograniczyć rozpraszacze, zachować poufność i spotkać się jak profesjonalista.

9 min czytania

Aktualizacja: July 15, 2024

Opublikowano September 25, 2023

W tym poście na blogu

01 Właściwa licencja i oprogramowanie - Jumplink to Właściwa licencja i oprogramowanie
02 Porozmawiajmy o ustawieniach - Jumplink to Porozmawiajmy o ustawieniach
03 Rozpocznij spotkania i współpracę! - Jumplink to Rozpocznij spotkania i współpracę!
04 Inne porady dla pracy z domu - Jumplink to Inne porady dla pracy z domu
05 Dodatkowe zasoby - Jumplink to Dodatkowe zasoby
06 Rozpocznij pracę z domu - Jumplink to Rozpocznij pracę z domu

Zoom

Wiele firm zachęca obecnie pracowników do pracy zdalnej, a nawet nakazuje im to, ze względu na globalne obawy o zdrowie związane z koronawirusem i można się spodziewać, że wpłynie to na rytm dnia i styl pracy milionów ludzi. Ale nie każdy jest przyzwyczajony do pracy z domu, a wejście w tryb pracy w miejscu, które nie kojarzy się z pracą, może być dużym wyzwaniem. Zaletą pracy z domu jest fakt, że nie tracisz czasu na dojazdy, spędzasz więcej czasu z rodziną i przy okazji możesz załatwić jakieś sprawy domowe. Jednak wyzwania, takie jak samotność, pozostawanie w kontakcie i zwiększona tendencja do rozpraszania się, mogą mieć znaczący wpływ na psychikę i produktywność. Lecz my jesteśmy tu po to, aby pomóc! Bez względu na to, czy jesteś skazany na pracę z pustego pokoju, kawiarni, bibliotki czy holu budynku mieszkalnego, mamy kilka wskazówek, aby pomóc Ci przygotować się do pracy, ograniczyć czynniki rozpraszające, zachować poufność i prowadzić profesjonalne spotkania, gdziekolwiek jesteś.

Krok 1: Utwórz konto Zoom — rejestracja jest darmowa! Jest wersja dla profesjonalistów, ale jeśli potrzebujesz szybkiego rozwiązania, aby spotkać się na wideo, darmowa wersja zapewnia wszystkie potrzebne ci możliwości i funkcje. Tak czy inaczej, założenie konta Zoom zajmuje około 30 sekund. Oto główne różnice w skrócie:

Plan podstawowy Zoom: to wersja darmowa. Doskonała do nieograniczonych, indywidualnych rozmów wideo i rozmów grupowych (40-minutowy limit czasu, jeśli jesteś prowadzącym spotkanie). Zoom Team Chat daje Ci również nieograniczone możliwości przesyłania wiadomości bezpośrednich i grupowych.
Zoom dla profesjonalistów: za 15.99 $ miesięcznie otrzymujesz to co w wersji podstawowej plus dodatkową kontrolę administratora w czasie spotkania, a także nagrywanie w chmurze. Porównaj plany i cennik, aby wybrać optymalne rozwiązanie.

Krok 2: Pobierz oprogramowanie Zoom Meetings na komputer i telefon komórkowy. Nasze centrum pobierania można znaleźć tutaj. Następnie zaloguj się i gotowe!

Twój laptop (Mac lub PC) prawdopodobnie ma wbudowaną kamerę i rejestrację głosu, ale wysokiej jakości kamera internetowa i dobry mikrofon znacznie poprawia wrażenia zarówno twoje, jak i innych uczestników spotkania. Aby dobrze wyglądać w kamerze, polecam zakup kamery internetowej Logitech Brio i słuchawek Airpods (lub Plantronics Focus UC lub Logitech Zone) jeśli możesz zainwestować. Nawet przewodowe słuchawki z mikrofonem mogą sporo pomóc. Zobacz mój test. Zobacz moją wersję demonstracyjną popularnych konfiguracji głosu i wideo: https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Dobre oświetlenie też jest kluczowe. Postaraj się wykorzystać naturalne światło lub zaopatrz się w niewielką lampkę do kamery internetowej. Zoom Praca z domu - Porównanie oświetlenia I pamiętaj o internecie. Zwykle domowy internet jest mniej wydajny, niż sieć biurowa. Czyli, jeśli wszyscy w Twojej rodzinie przesyłają strumieniowo filmy i grają w gry, mogą pojawić się problemy z przepustowością. Miej jednak pewność, że Zoom jest zoptymalizowany pod kątem wydajności i doskonale sprawdza się w domu, w kawiarniach i w sieci komórkowej. A w przypadku ograniczonego pasma, Zoom nada priorytet głosowi nad wideo, aby Cię słyszano. Po skonfigurowaniu oprogramowania, ustawień i internetu, przejdź na stronę www.zoom.us/test, aby przetestować głos i wideo. Dołączysz do spotkania szybkiego testu, gdzie uporządkujesz ustawienia komunikacyjne.

Oto kilka moich pomysłów, które sprawią, że Twoje spotkania będą produktywne i bezproblemowe dzięki Zoom.

Wirtualne tła (obraz lub wideo), aby ukryć chaos

Załadowanie ładnego tła lub wideo pomoże Ci ukryć bałagan w tle i inne wizualne rozpraszacze, szczególnie, gdy pracujesz z sypialni, masz ciekawskiego psa lub zdarza Ci się pracować przy kuchennym stole teściów. Wirtualne tło

Przytrzymanie spacji na klawiaturze, aby tymczasowo wyłączyć wyciszenie

Lubię pozostawać na wyciszeniu podczas dużych spotkań, na wypadek gdyby mój pies zaszczekał lub ktoś zadzwonił do drzwi. Przytrzymanie spacji, aby wyłączyć wyciszenie i szybko skomentować, sprawia, że zarządzanie głosem jest o wiele prostsze. Ta funkcja też znajduje się we wszystkich planach Zoom Meetings. Zoom - Wyciszanie klawiaturą

Udostępnianie ekranu

Udostępnianie ekranu i współpraca są łatwe z Zoom. Nasza platforma obsługuje również wiele osób udostępniających swoje ekrany w tym samym czasie. Jest to świetne rozwiązanie dla zespołów o wysokim stopniu współpracy, takich jak inżynierowie.

Tablica

Zoom umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym dzięki funkcji tablicy. Chociaż pisanie na tablicy może być trudne w przypadku większości urządzeń bez ekranu dotykowego, warto rozważyć dołączenie do spotkania z iPadem i udostępnianie/pisanie na tablicy na iPadzie.

Zintegruj kalendarz

Używam Gmaila, więc omówię ten konkretny cykl pracy, ale możesz dowiedzieć się więcej na temat integracji kalendarza tutaj, jeśli używasz Office 365 lub Exchange.

Wejdź do portalu administratora Zoom i połącz swój kalendarz (zajmie to około 1 minuty).
Zainstaluj wtyczkę G-Suite, aby łatwo dodawać linki do Spotkań Zoom do wydarzeń w kalendarzu.

Tutaj jest <1-minutowe wideo, jak zintegrować kalendarz (wersja demonstracyjna Gmail).

Notatki na udostępnionych treściach

Wprowadzanie zmian w projekcie lub dokumencie jest o wiele łatwiejsze, gdy można wspólnie dodawać adnotacje i wprowadzać zmiany. Upewnij się, że korzystasz z możliwości wspólnego dodawania adnotacji, aby uprościć współpracę. Wspólna notatka Zoom

Wykorzystuj czat podczas spotkania, aby udostępniać pliki i zasoby

Używam czatu podczas spotkania, aby udostępniać linki lub zasoby omawiane podczas spotkania. Na przykład, członkowie zespołu będą udostępniać dokumenty Google, adresy URL lub komentarze (aby nie zakłócać toczących się rozmów).

Zoom - Czat podczas spotkania

Włącz opcję "Popraw mój wygląd", aby subtelnie poprawić wygląd wideo

Tę funkcję można włączyć w ustawieniach Zoom. Pozwala zredukować worki pod oczami i niewielkie przebarwienia skóry, nadając jej bardziej gładki wygląd. Zoom - Popraw mój wygląd

Zabezpiecz spotkanie

Twoja konfiguracja w biurze może być zgodna z preferencjami bezpieczeństwa, ale przy konfiguracja pracy zdalnej możesz potrzebować pomocy. Zoom ma masę funkcji zapewniających bezpieczeństwo spotkania oraz prywatność. Z Zoom możesz:

Zablokować spotkanie i zezwolić na dołączenie po podaniu hasła
Włączyć Poczekalnię i przyjmować/uruchamiać użytkowników tylko wtedy, gdy jesteś gotowy/a, aby dołączyli.
Ograniczyć uczestników spotkania tylko do uwierzytelnionych użytkowników z tą samą domeną
Włączyć znak wodny głosu i wideo jeśli treść spotkania jest poufna
Ograniczyć udostępnianie ekranu do treści z konkretnej aplikacji, a nie całego pulpitu, dzięki czemu uczestnicy nie będą mogli przypadkowo spojrzeć na coś, na co nie powinni.

Przechadzki po kawę, wodę lub na osobiste spotkania to typowe przerwy podczas pracy w biurze, dlatego ważne jest, aby zachować podobną rutynę w domu. Naszym głównym zaleceniem jest utrzymywanie rutyny z biura. Robienie wszystkich rzeczy, które robisz rano — mycie zębów, prysznic, jedzenie śniadania itp. — pomoże ci ogarnąć zmianę i utrzymać koncentrację. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących pracy z domu od naszych pracowników:

Ubierz się: ubierz się od stóp do głów. Włóż ubranie, które normalnie zakładasz do biura, a nie starą koszulkę, w której sprzątasz garaż.
Rób regularne przerwy: tak jak w biurze, aktywnie rób przerwy co godzinę, aby uniknąć wypalenia. Weź psa na dodatkowy spacer (pies się ucieszy!), załaduj pranie lub spędź 15 minut na dworze z dziećmi (one też będą wdzięczne!).
Porozciągaj się! Zatrzymaj wideo i porozciągaj się trochę co godzinę. Pomiędzy rozmowami zrób okrążenie po kuchni, pobaw się piłką tenisową lub użyj masażera pleców, aby pozbyć się napięcia. Albo wprowadź trochę zabawy i użyj wirtualnego wideo tła treningowego i zrób swoje powtórzenia podczas spotkania!
Komunikuj swoją dostępność: opublikuj swój kalendarz, aby wszyscy mogli go zobaczyć i zrozumieć twoje zaangażowanie. Możesz zablokować czas na pracę nad projektami, ustawić przypomnienia o ważnych zadaniach, a nawet zarezerwować czas na kolację. Możesz też przełączyć swój status Zoom Team Chat na zajęty, gdy chcesz skupić się na projekcie.
Eliminuj rozpraszacze: zamknij drzwi, aby zapewnić sobie trochę prywatności i separacji, zwłaszcza w domu. Nawet powieszenie zasłony oddzielającej przestrzeń może pomóc. Dobrze jest też zamknąć karty i wstrzymać powiadomienia, aby nie kusiło cię ciągłe sprawdzanie mediów społecznościowych. Nawet ustawienie 10-minutowego spotkania lub dwóch w ciągu dnia, aby sprawdzić swoje media społecznościowe, może zapewnić odpoczynek i coś, na co warto czekać.
Lecz unikaj izolacji i samotności: wiele osób potrzebuje osobistego kontaktu ze swoim zespołem, dlatego warto organizować codzienne spotkania zespołu i spotkania kontrolne. Możesz nawet zorganizować przez Zoom "grupowy lunch" z współpracownikami. Rozmawiaj na żywo lub wyłącz głos i czatuj z grupą lub prywatnie 1 na 1, zależnie od tego jakiego kontaktu i rozmowy potrzebujesz.