Gestroomlijnd chatten op het werk

Voorkom verwarring: beschrijf het doel van de groepschat duidelijk en geef aan wie lid mogen worden, zorg voor focus in het gesprek en stroomlijn de uitwisseling van informatie en bronnen.

Bedenk een nauwkeurige en beschrijvende titel voor je teamchat, zodat je teamgenoten het gesprek gemakkelijk kunnen terugvinden in de interface van het chatprogramma. Het chatgesprek is dan een bron waarin ze specifieke informatie kunnen vinden, zoals een project of beleidsupdates.

Elke contactpersoon heeft een statusindicator naast zijn of haar naam, die aangeeft of de persoon beschikbaar is, in een vergadering zit, deelneemt aan een agenda-evenement of offline is. Door de aanwezigheidsstatus te controleren voordat je een bericht stuurt, weet je zeker dat je die persoon niet stoort tijdens een belangrijke presentatie of een evenement.

Werkchats zijn bedoeld voor efficiënte en snelle communicatie, dus houd je berichten duidelijk en beknopt om de effectiviteit te waarborgen. Niemand leest graag een stortvloed aan berichten of lange en moeilijke zinnen!

Wanneer je een bron in een teamwerkchat verstuurt, zoals een link, bestand, afbeelding of video, geef deze dan een geschikte naam en leg uit wat de bron bevat. Zo kunnen je chatcontacten de bron later gemakkelijker terugvinden met behulp van de zoekbalk in je chatprogramma.

Het kan verleidelijk zijn om berichten van een collega laat in de avond of 's ochtends voor het werk te beantwoorden, maar op termijn kan dit tot uitputting en burn-out leiden. Door je aanwezigheid in de teamchat 's avonds en voor werktijd op 'Niet storen' te zetten, voorkom je dat je voortdurend wordt gebombardeerd met berichten.

Creëer een ruimte waarin je collega's gemakkelijk kunnen communiceren met senior managers en moedig managers aan om hier actief te zijn. Zo blijven de werknemers op de hoogte van de plannen van het bedrijf en voelen ze zich sterker verbonden met hun managers en leiders.

Chatten is effectiever dan steeds vergaderingen met collega's plannen. Door een chatkanaal te creëren om teamgenoten op de hoogte te houden, brainstormsessies af te trappen of gewoon relevante informatie of bronnen te delen, voorkom je onnodige vergaderingen en vorderen projecten sneller.

Door kanalen of chatgroepen te starten waarin je gemeenschappelijke hobby's en passies kunt bespreken met collega's, schep je de gelegenheid om je collega's beter te leren kennen. Dit is met name belangrijk als je veel hybride personeelsleden hebt, die elkaar mogelijk nooit in levenden lijve zullen ontmoeten.

Zie onmiddellijk of je contactpersonen in een vergadering zitten, deelnemen aan een agenda-evenement of gewoon afwezig zijn met aanwezigheidsindicators naast de naam van je contactpersoon.

Met Zoom heb je toegang tot je favoriete werkplekoplossingen binnen het geïntegreerde Zoom-communicatieplatform, zodat je kunt profiteren van integraties met Salesforce, Jira, GitHub, Mio en meer rechtstreeks in Zoom Team Chat.

Vind gemakkelijk specifieke berichten, contactpersonen, bestanden of vermeldingen van jouzelf of je contactpersonen terug met de geavanceerde zoekfunctie in Zoom Team Chat.

Je kunt bestanden, video's, documenten, links en meer moeiteloos delen en bekijken in de chat, zodat iedereen de nodige informatie heeft.

Systeembeheerders kunnen de beveiligingsinstellingen gemakkelijk bekijken en wijzigen, bijvoorbeeld hoelang chatberichten worden bewaard in de cloud, of interne medewerkers bestanden kunnen delen en kunnen communiceren met personen van buiten het bedrijf, en meer.

Dankzij de mogelijkheid om je chats en kanalen te verwijderen, als favoriet aan te wijzen of te ordenen in aanpasbare mappen, vind je altijd het gesprek waarnaar je op zoek bent.

Pas je meldingen zo aan dat je ze alleen ontvangt voor belangrijke gesprekken. Ook kun je meldingen uitschakelen tijdens agenda-evenementen en vergaderingen, evenals tijdens 'Niet storen'-uren.

Met de Zoom-desktoptoepassing en app voor mobiele apparaten kun je je chatprogramma openen terwijl je op kantoor bent, onderweg bent of vanuit huis werkt.

Stroomlijn je dagelijkse samenwerking dankzij de mogelijkheid om Zoom-whiteboards gemakkelijk te delen in Zoom Team Chat en een Zoom Team Chat-sessie met één klik op de knop om te zetten in een Zoom Phone-gesprek of Zoom-vergadering.