Handleiding: hoe maak je effectief gebruik van werkchats?

Chatapps voor op het werk zijn essentieel om te communiceren met mensen in je hele organisatie, of ze zich nu in het kantoor naast jou bevinden of in een andere tijdzone. Realtime berichtenplatforms creëren een samenwerkingssfeer waarin werknemers één-op-één of in groepen kunnen chatten en vrij informatie kunnen uitwisselen, buiten de geplande vergaderingen en gesprekken om. 

De meeste werkchatapps zijn eenvoudig te gebruiken, waardoor het gemakkelijk is om een bericht naar een collega te sturen of een groepskanaal te starten zonder veel ervaring of training. Maar als je je verdiept in extra functies zoals AI-mogelijkheden en organisatietools, kan werkchat de manier waarop je communiceert veranderen. Het biedt een centrale, georganiseerde ruimte voor effectieve samenwerking, een plek waar je gemakkelijk gesprekken en bestanden kunt doorzoeken om de informatie te vinden die je nodig hebt, en waar je teamleden op de hoogte kunt houden van grote en kleine projecten.

Als zakelijke chat nieuw voor je is, vind je hier een handleiding met de basisprincipes voor chat-organisatie en -etiquette. We zullen het volgende verkennen: 

• Manieren om je werkchatruimte te organiseren
• Tips om effectief te communiceren via zakelijke chat
• Belangrijke functies om op te letten bij een chatapp
• Hoe een werkchatoplossing zoals Zoom Team Chat je teams kan helpen beter samen te werken

Of je team nu volledig op afstand, hybride of op kantoor werkt, werknemers werken tegenwoordig vaak samen met collega's die zich niet op dezelfde locatie bevinden. Een georganiseerde werkchatruimte helpt die afstand te overbruggen en bevordert effectieve samenwerking binnen het team. Hier lees je hoe je een productieve omgeving creëert in je teamchatapp.

Naamgevingsconventies voor kanalen opstellen

Een chatkanaal is meestal een plek waar je met een groep kunt chatten in een berichtenapp zoals Zoom Team Chat, Slack of Microsoft Teams. Je kunt kanalen aanmaken om mensen samen te brengen rond een specifiek discussieonderwerp. Daarom raden we aan duidelijke naamgevingsconventies voor kanalen op te stellen, zodat ze gemakkelijk herkenbaar en doorzoekbaar zijn. Door bijvoorbeeld voorvoegsels zoals 'proj-' te gebruiken voor projectkanalen of 'team-' voor teamspecifieke discussies, kan iedereen gemakkelijker vinden waar ze naar op zoek zijn. 

Door specifieke kanalen te maken voor verschillende groepen en teams binnen de organisatie, bouw je een gemeenschapsgevoel op en blijven gesprekken gefocust en relevant. 

• Een aankondigingskanaal voor het hele bedrijf kan als de primaire bron dienen voor belangrijke updates. Afhankelijk van de grootte van je organisatie kun je overwegen om de toestemmingen voor het plaatsen van berichten te beperken om zo duidelijkheid te behouden. 
• Met teamspecifieke kanalen worden gerichte discussies binnen afdelingen ondersteund. Met projectkanalen wordt samenwerking aan specifieke initiatieven vergemakkelijkt. 
• De coördinatie van multifunctionele teams is gebaat bij speciale kanalen die leden van verschillende afdelingen samenbrengen. 
• Bovendien bieden sociale, informele kanalen ruimte voor ongedwongen gesprekken en teambuilding. Zo blijft de bedrijfscultuur in digitale ruimten behouden. 

Je kunt deze verschillende typen kanalen onderscheiden met behulp van emoji's en pictogrammen, zodat je ze gemakkelijker vindt in je chatlijst.

Iedereen op de hoogte houden met gedeelde ruimtes

Gedeelde ruimtes is een chatfunctie waarmee teams gemakkelijker gesynchroniseerd blijven. In Zoom Team Chat kun je bijvoorbeeld een gedeelde ruimte maken die meerdere groepskanalen omvat waar alle leden toegang toe hebben. Als je iemand uitnodigt voor die gedeelde ruimte, wordt hij of zij automatisch toegevoegd aan al die groepskanalen. Dit is handig als je een team leidt en een nieuwe medewerker wilt onboarden door hem of haar in één keer toe te voegen aan het aankondigingskanaal voor het hele bedrijf, het kanaal voor de afdeling en je teamkanaal. Niet alle chatapps hebben deze functie, maar het is een handige manier om een lijst bij te houden van belangrijke kanalen voor teams.

Je eigen georganiseerde ruimte creëren met mappen en sterren

Hoewel kanaalnamen en gedeelde ruimtes helpen om de bredere groep georganiseerd te houden, kun je ook je eigen structuur maken met functies zoals mappen en items met een ster. Sterren zijn vaak gereserveerd voor de belangrijkste kanalen die je elke dag gebruikt of snel wilt openen. Je kunt zoveel mappen maken als je wilt om je chats in verschillende categorieën te ordenen: per afdeling, per project of per sociaal kanaal. In Zoom Team Chat kun je de weergave van die mappen uitklappen of samenvouwen zodat alles overzichtelijk blijft en je je kunt concentreren op de kanalen die je nodig hebt.

Team Chat is een onderdeel van Zoom Workplace, wat betekent dat je toegang hebt tot al je communicatie-, samenwerkings- en productiviteitstools in één app. Van videovergaderingen tot telefoongesprekken in de cloud, je kunt rechtstreeks vanuit je zakelijke chatapp gesprekken met teamleden starten of tijd inplannen. Bovendien kun je met Team Chat asynchroon communiceren met functies zoals spraakberichten, schermopname, geplande berichten, herinneringen en meer.

Team Chat is inbegrepen bij alle Zoom Workplace-abonnementen zonder extra kosten of contracten. Wil je overstappen van je bestaande chatapp? Bekijk hoe Team Chat zich verhoudt tot Slack en Microsoft Teams. 

Chatapps vergelijken