Onderweg vergaderen: vijf do's en don'ts

Een gemiddelde werkdag betekent niet dat je acht uur lang achter je bureau zit. Het leven gaat ook door: je moet weg voor een afspraak of je hond uitlaten. Of je neemt overdag de tijd om een klant te ontmoeten, een conferentie bij te wonen of met een collega af te spreken.

Als je niet achter je bureau zit, betekent dat echter niet dat de samenwerking moet stoppen. Je moet nog steeds kunnen inbellen bij die belangrijke gesprekken en informatie kunnen delen met je collega's. Maar hoe doe je dat onderweg terwijl je veilig blijft en je de communicatie professioneel en netjes houdt? Begin met het volgen van deze vijf do's en don'ts.

Of je nu op weg bent naar een vergadering met een klant of je kinderen van school haalt, je zit tijdens je werkdag vaak in de auto. Daarom bieden autofabrikanten nu infotainmentsystemen aan die zijn ontworpen om de functies van populaire mobiele apparaten te weerspiegelen, zodat bestuurders op een veilige en effectieve manier kunnen communiceren via het scherm in hun auto.

We hebben ondersteuning voor Android Auto™ toegevoegd, waardoor het voor bestuurders gemakkelijker wordt om onderweg verbonden te blijven.  Android™-gebruikers kunnen nu vergadergesprekken starten en eraan deelnemen via audio* en vergaderroosters bekijken vanaf hun compatibele autoscherm. Actieve gesprekken worden beheerd via Android Auto, zodat je je microfoon kunt dempen als dat nodig is en het gesprek kunt beëindigen als je klaar bent.

Android Auto zet zich samen met Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay en andere organisaties in voor een veiligere samenwerking onderweg met Zoom.

Android en Android Auto zijn handelsmerken van Google LLC. Om Android Auto op je autoscherm te gebruiken, heb je een Android-telefoon met Android 8 of hoger, een actief data-abonnement en de Android Auto-app nodig.

*Als je verbinding maakt met Android Auto, wordt je video automatisch uitgeschakeld.

Er is niets erger dan een gesprek onderbreken omdat je per ongeluk je microfoon aan had staan, behalve misschien als je camera je vanuit een onflatteuze hoek laat zien. Maar als je onderweg samenwerkt, is de kans groter dat deze dingen wat meer gebeuren.

Je kunt in je Zoom Meeting-instellingen instellen dat je camera en microfoon zijn uitgeschakeld wanneer je een vergadering start of eraan deelneemt, om zo mogelijk ongemakkelijke situaties te voorkomen. Deze instellingen zouden ook van toepassing moeten zijn op alle vergaderingen waaraan je vanaf je mobiele apparaat deelneemt, zodat je altijd professioneel overkomt, zelfs als je een telefoontje aanneemt terwijl je tussen andere ouders op het schoolplein staat om je kinderen op te halen.  

Soms heeft het geen zin om video te gebruiken in de situatie waarin je je bevindt, bijvoorbeeld als je onnodige afleiding tijdens het rijden wilt vermijden of als je gewoon persoonlijk met iemand over de telefoon wilt praten om de informatie te krijgen die je nodig hebt. Op zulke momenten komt een oplossing voor spraakcommunicatie, zoals Zoom Phone , van pas. Met de Zoom mobiele app op je mobiele telefoon kun je onderweg bellen met Zoom Phone zonder dat je daarbij je persoonlijke nummer hoeft te tonen om je privacy te behouden. Bovendien kun je sms-berichten sturen naar je contactpersonen als je snel informatie wilt doorgeven zodra je de auto uit bent. 

Wil je er zeker van zijn dat mensen weten dat je onderweg bent voordat ze je bellen? In Zoom Team Chat kun je een statusbericht instellen dat een notitie weergeeft als onderdeel van je profiel. Anderen kunnen deze zien wanneer ze jou als contactpersoon selecteren of met je chatten. Je kunt laten weten dat je een afspraak hebt, later zal reageren of een dag niet op kantoor bent. Je kunt ook een geldigheidsduur instellen voor dit statusbericht, bijvoorbeeld tot aan het einde van je vakantie.

Je kunt ook je aanwezigheidsstatus aanpassen (de groene, rode of grijze stip naast je pictogram in de chat) om aan te geven dat je respectievelijk beschikbaar, bezet of niet op kantoor bent. 

Soms hoef je elkaar niet te zien als een eenvoudige chat voldoende is. En als dat het geval is, kun je eenvoudig blijven communiceren als je niet aan het rijden bent en veilig kunt reageren.

Als je een vraag moet beantwoorden of snel informatie moet delen met collega's, gebruik dan een chat-app zoals Zoom Team Chat op je mobiele apparaat. Je kunt belangrijke informatie in een handomdraai doorgeven en zelfs bestanden, foto's of documenten delen die op je mobiele apparaat zijn opgeslagen. Je kunt zelfs een chat uittypen en instellen dat deze op een later tijdstip wordt verstuurd. 

Als je onderweg een vergadering hebt en je op dat moment niet op alles kunt reageren, dan kun je altijd later op onderwerpen terugkomen met doorlopende vergaderchat, waarbij je via een speciale groep in Zoom Team Chat contact kunt houden met de deelnemers aan de vergadering. Als deze functie is ingeschakeld, worden chats tijdens vergaderingen naar dat groepskanaal gestuurd als ze tijdens de vergadering worden verzonden, zodat je het gesprek kunt volgen nadat de vergadering is afgelopen en op de juiste manier kunt reageren. 

De moderne werkdag is niet meer wat die geweest is. We communiceren nu vanaf meer plaatsen dan ooit tevoren: op kantoor, thuis, onderweg, noem maar op. Je hebt technologie nodig waarmee je informatie kunt delen waar en wanneer dat nodig is.

Het Zoom-platform is ontworpen om je daarbij te helpen. Met Zoom heb je één centrale plek waar je kunt communiceren met collega's en klanten via je favoriete kanalen. En dat geldt ook voor je auto en mobiele apparaat, zodat je je geen zorgen hoeft te maken dat reizen de communicatie in de weg staat. Met Zoom gaat samenwerking met je mee, waar je ook heengaat.

Ben je er klaar voor om al deze oplossingen op één plek samen te brengen? Ga vandaag nog aan de slag met Zoom Workplace.